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Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars 2008 1 Mars 2008 Optimiser la programmation opératoire Méthodologie de conduite de.

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1 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Mars 2008 Optimiser la programmation opératoire Méthodologie de conduite de changement

2 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Les processus comme porte dentrée…

3 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars En évitant cela…

4 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Les Blocs opératoires à Lyon Sud

5 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Quest ce quun bloc opératoire optimisé ? La même activité, Les mêmes opérateurs, Les mêmes jours - 25% de plages opératoires (PNM) - 50% de débordement Concentrer lactivité programmée et optimiser le TROS disponible Réel Reconstitution

6 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Présentation de la démarche

7 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars État des lieux : 38 salles – 30 salles intégrées au projet Bâtiment 3A 4 salles Général 3 salles ortho 2 salles ORL 4 salles Urologie 1 salle RPO 2 salles Onco 3 salles césarienne IVG Laser 2 salles gynéco 2 AG + 2 AL Endos. 2 salles ACHA 1 salle OPHT 3 salles CMF 2 salles Déchocage 1 salle Greffes 3 salles BOU 1 salle thérapie génique Marcel Bérard Bâtiment 3B - BMT Bâtiment 3CServe 2ème étage U13 1er étage RDC 5ème étage (ouverture déc 2005) 3ème étage 2ème étage17 postes SSPI 6 postes SSPI 3 postes SSPI 4 postes SSPI 3 postes SSPI 6 postes SSPI

8 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Le diagnostic de la MEAH Une photo de départ réalisée en juin 2004 –Un état des lieux organisationnel –Une comparaison quantitative –Un recueil de lactivité sur une période courte mais suffisante : environ 8% des interventions de lannée de référence Installation Databloc sur le périmètre identifié Mais la phase de diagnostic nest jamais la bonne !!! Une performance médiocre –Des indicateurs simples Temps douverture ou nombre dinterventions / jour / salle, temps pour réaliser un K 100, ressources utilisées pour une heure dintervention,… TROS = taux réel douverture des salles TPPS = taux de présence des personnels en salle –Une comparaison sévère pour les HCL Tous les ratios au rouge au regard des 8 établissements Le rapport activités / ressources le plus médiocre Une description précise des organisations « si nous étions une compagnie aérienne, nous serions sur la liste noire » dixit un chirurgien

9 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Organisation du projet

10 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars La cible de la gestion de projet : accroître lefficience Patient Programmer lactivité avec anticipation Des plages douverture des blocs conventionnels définies Une orientation des patients non connus vers le Bloc des Urgences Réguler en temps réel adapter constamment activité et ressources gérer les enchaînements sassurer du respect des règles du jeu par tous Accroître lactivité une mutualisation des plages opératoires disponibles un accroissement des plages douverture (maintenance) la suppression des heures sup des IBODE- IADE davantage en salle Adapter les ressources à la PEC une typologie des interventions un calage des horaires à larrivée du patient en salle

11 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Le phasage du projet Définition Des objectifs Et de la méthode Définition des indicateurs Création des groupes Elaboration Des supports visuels Mise en place des 5 groupes Et comité de coordination Elaboration De la gestion de projet Février MaiMai à fin octobre Le comité de coordination définit Le niveau de la régulation Les règles dans lesquelles devront travailler les groupes Novembr e - décembre février Mise en œuvre 14 novembre Evaluation Planification angle opérationnel Programmation Régulation Travaux sur les 3 processus Harmonisation w Mesure par data blocs à partir de novembre validation dune charte des blocs opératoires 11 mai : lancement6 octobre : validation AG

12 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars La description du parcours du patient T 1 installation T 2 induction T 4 pansement T 3 acte T 5 remise en état Entrée du patient en salle InductionIncision Fin acte chirurgical Sortie patient salle bloc Fin remise en état Entrée en SSPI Décision médicale de sortie Sortie de SSPI Parcours du patient BLOC OPERATOIRE SSPI SALLE DE BLOC

13 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Décliner les bonnes pratiques… Mettre à plat le circuit de lopéré 4 Planification (année / semestre) Programmation J-7 à J-1 Régulation Enregistrement J Boucle de rétroaction Décliner les principes de fonctionnement Temps réel doccupation de la salle (TROS)

14 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Toutes les plages opératoires définies sont ouvertes à la programmation dinterventions La Planification : une visibilité à 3 mois Déterminer les horaires théoriques douverture de chaque salle Exemple : salle urologie Ouverture : 7h30 Entrée premier patient : 7h45 Sortie dernier patient : 14h30 Définir les moyens minimaux nécessaires à louverture dune salle Exemple : salle orthopédie 1 MAR + 1 AS + 1 IADE + 1 IBODE Répartir les plages opératoires entre praticiens Anticiper les absences des personnels médicaux 3 mois à lavance pour les absences > 5j 1 mois à lavance pour les absences < 5j LundiMardiMercred i JeudiVendred i Salle A JLLBMJLLDDJLL Salle B BMCFCLBMJCR Salle C JLBJCRBB/CGJLBCF

15 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars La programmation LundiMardiMercr edi JeudiVendr edi Salle A Salle B Fiche outil de programmation Proposition dinscription au programme Réunion de programmatio n hebdomadaire Fiche outil de Typologie des interventions Transmission au régulateur le jeudi avant 14h Proposition de programme Validation par le régulateur: Critères de déprogrammation indisponibilité du personnel et/ou du matériel et/ou de place (SIPO, SSPI,…); Incompatibilité de lintervention avec le programme prévisionnel déjà proposé ; non respect des règles incluses dans la charte Diffusion du programme opératoire par le régulateur Vendredi avant 10h Mutualisation des plages disponibles

16 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Les arguments opposés pour ne pas avancer... Le rôle du Bloc opératoire des Urgences vis-à-vis des blocs de spécialité : laccessibilité Une dégradation de la qualité de prise en charge : course au productivisme, sécurité de prise en charge, déni des compétences, ignorance de la vocation universitaire,… Lharmonisation des modes de programmation : les spécificités évoquées, un formalisme perturbateur Linstauration dun régulateur central et la délimitation de ses compétences –Perte du « pouvoir » de programmation par les chirurgiens –Droit dannulation dune intervention si non respect des règles définies collectivement Le repositionnement des fonctions de cadre de bloc opératoire : face aux chirurgiens et aux MAR Le principe du suivi en temps réel de lactivité : la confidentialité opposée «Je ne vois pas à quoi peut servir linformation selon laquelle jai des plages opératoires disponibles dans mon bloc » dixit un chirurgien

17 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Les points clé…

18 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Communication formation information Des groupes de travail qui avancent bien De fortes faiblesses dans les relais –Une faible implication active des équipes médicales ne participant pas aux groupes (chirurgiens et anesthésistes) –Une absence du personnel soignant des blocs opératoires (hors cadres participant aux groupes) –Une inexistence de lien avec les équipes des unités de soins (secteur consultation pour la gestion des rendez-vous ; unités de soins pour préparation des transferts aux blocs) Des risques majeurs en phase opérationnelle –Une incompréhension dans les enjeux du dossier un risque de rejet face aux changements à opérer –Une absence dassimilation des nouvelles organisations de travail un risque de perturbations dans la mise en œuvre opérationnelle Un choix de mise en œuvre en big bang –Une impossibilité à gérer une montée en charge graduée –Mais une entrée différée pour le BOU sur sa propre activité programmée –À long terme : le pari dune « déformation progressive» des organisations

19 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Le rythme du changement –Des phases annoncées, des engagements respectés –Pendant la phase préparatoire 1 réunion de 2h / 15 jours pendant 2,5 mois Des questions précises – des réponses précises –Pendant la phase expérimentale une réunion mensuelle dévaluation Une formalisation – analyse de tous les incidents Une anticipation à longue portée –Prévoir globalement lenchaînement de toutes les étapes Caler le maximum de règles en amont –Annoncer la charge de travail collective sollicitée –Sy tenir : rattraper les moments perdus et les erreurs danticipation … Réactivité Une volonté davancer commune –Le consensus nexiste pas… inutile de lattendre ! –Mais changer contre et sans les acteurs est voué à léchec ! Une gestion collective, transparente et objectivée des difficultés

20 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Lévaluation, un TOC transparence, objectivation, comparaison Une évaluation formalisée hebdomadaire : des indicateurs comparatifs –Nombre de salles ouvertes, taux de réservation des plages, respect des règles de programmation –Nombre dinterventions réalisées, TROS, taux de débordement, taux de démarrage à lheure, –Nombre dinterventions annulées, ajoutées, réalisées hors spécialité, orientées vers le BOU Un rapport dévaluation sur les dysfonctionnements majeurs annulation patients, surprogrammation Une réunion mensuelle dévaluation –Présentation des résultats –Proposition de décisions –Évaluation formelle systématique des actions décidées Une gestion collective, transparente et objectivée des difficultés

21 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Régulation et compétences de lencadrement soignant État des lieux : un constat effectué pendant la gestion de projet Une sectorisation forte conduisant à un encadrement étoffé –Un cadre par bloc opératoire (en moyenne 2 à 4 salles) –Des équipes soignantes par CI peu nombreuses (par rapport aux unités de soins) Des fonctions dencadrement menées avec difficulté –les cadres ne se sentent pas légitimes pour revoir les organisations de travail et les plannings des équipes –les programmes opératoires sont arrêtés de facto par les praticiens (absence de règle écrite à respecter, absence de tiers pour arbitrer) Une absence dengagement et dinitiative dans la gestion du changement –Une crainte face à la gestion des conflits –Un positionnement attentiste, sceptique et pessimiste sur les changements possibles –Un positionnement en retrait sur les fonctions de régulateur

22 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Perspectives

23 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Les résultats à Lyon Sud en % dinterventions chirurgicales sur le PAM de Chirurgie du GH Sud + 2,5% entrées en hospitalisation complète au sein des unités du PAM de chirurgie (vs 2% pour lensemble HCL) + 4% recettes du PAM de chirurgie (en T2A 100% ; GHS et activité externe) (vs 1% pour lensemble HCL) Une amélioration des indicateurs R-H Une baisse de la progression des heures supplémentaires Une hausse et un resserrement des écarts de TPPS Mais une baisse dactivité en 2007 –Une fermeture supplémentaire de 1,5 salle / jour en moy

24 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Résultats par chirurgien Résultats au 30 juin 2006Résultats au 30 juin 2007 Nom du chirurgien % plages théoriques TROS total Nombre de patients TROS total Nombre de patients P JL 25%544:00: :00: Autres blocs27:00:001892:00:0062 Total571:00: :00:00336 G O 20%520:00: :00: Autres blocs61:00:002284:00:0032 Total581:00: :00:00154 G B + M P + CCA 20%506:00: :00: Autres blocs23:00:001015:009 Total529:00: :00:00264 F Y 15%389:00: :00:00166 Autre bloc119:00: :00:0085 Total508:00: :00:00251 L JC 10%394:00: :00:00146 Autre bloc126:00:005178:00:0035 Total520:00: :00:00181 Pr G JN + CCA 10%573:00: :00:00126 Autre bloc281:00: :00:00135 Total854:00: :00:00261 Total SPECIALITE 3563:00: :00: Autres blocs = Bloc ACHA, bloc Gynécologie, Bloc Urgence, bloc CMF,…

25 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Le suivi des heures supplémentaires Des heures supplémentaires en baisse de 47% sur lensemble des blocs* Bloc Compteur IBODE au 1er semestre 2006 Compteur IBODE au 1er semestre 2007 Évolution Bloc général Bloc gynéco -onco Bloc ortho22879 Bloc CMF - Opht Bloc ACHA5641 Pool11638 Bloc urologie61344 Bloc ORL86204 Total * Source Gestor – Ne tient pas compte des mutations et des dépannages de personnel interbloc

26 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Synthèse du projet de pôle Plateforme CHLS 2013 Accroître notre activité Valoriser et améliorer la qualité Optimiser lutilisation de nos ressources Promouvoir un management responsable Stratégie de différenciation Stratégie de croissance Stratégie de productivité Mobilisation – Responsabilisation Des Fiches Actions opérationnelle s Contenant des indicateurs de suivi

27 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars Vers un pilotage intégré des blocs opératoires… UTILISATION DES CAPACITES DE PRODUCTION ACTIVITE REALISEE QUALITE GESTION BLOC OPERATOIRE SSPI DE LA PROGRAMMATION DES R-H Taux de fermeture des plages par motif Taux de réservation des plages opératoires Taux de démarrage à lheure Nombre total dinterventions programmées Nombre dinterventions longues programmées Calcul du TPPS IBODE Taux dinstrumentation Heures sup / BO (stock et flux) Taux dinterventions annulées par motif Taux de rajout au programme Taux de respect de fin de programme Taux de débordement brut Temps moyen patient daccès au BO (entre CE et BO) ICR / bloc Nombre total dinterventions réalisées TROS par salle TROS par chir Suivi du T5 Indicateurs SSPI …au GHS Du recrutement … Gestio n des US Gestio n des CE DRH Stratégie DAM G d R + E.I. Vigilance s ENC EPRD

28 Journée Lean Santé 11 mars 2008 Première Journée Lean Santé, 11 mars En surface… Apparemment, rien ne bouge… Pire même, les résultats financiers se dégradent… « La difficulté nest pas de comprendre les idées nouvelles, mais déchapper aux idées anciennes » J-M. KEYNES « Le succès, cest daller déchec en échec sans perdre son enthousiasme » (W. CHURCHILL ) La force du projet, le changement de culture,… Sa faiblesse, le temps !


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