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Organisation du temps de travail des personnels soignants dans 4 EHPAD de la Région de Franche-Comté Journée IDEC Besançon 2 octobre 2012 A. LUCAS, Consultant.

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1 Organisation du temps de travail des personnels soignants dans 4 EHPAD de la Région de Franche-Comté
Journée IDEC Besançon 2 octobre 2012 A. LUCAS, Consultant CNEH

2 CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation -
La mission CNEH • Evaluer les organisations mises en place et comparer les résultats atteints dans des établissements au contexte, à la taille, à l’environnement différents • Répondre aux besoins d’accompagnement des établissements demandeurs sur ce thème. Il s’agira, après analyse des organisations du temps de travail, des tâches et de leur gestion au quotidien, d’aider les établissements retenus à évoluer en fonction de leur situation propre • Participer au travail de formalisation et de capitalisation de l’ARS. Pour ce faire, les modalités de travail de terrain du titulaire doivent permettre l’exploitation transversale la plus efficace et la plus rapide des données recueillies dans les établissements. CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

3 Les facteurs clés de réussite
Les phases de l'étude Phase 1 : Réaliser le diagnostic organisationnel entretiens avec les personnels observations sur le terrain analyse de la charge de travail analyse de la prestation au résident analyse des effectifs analyse de la gestion du temps de travail Phase 2 : Elaborer un plan d'actions Phase 3 : Aider à la mise en œuvre du plan d'actions Phase 4 : Formaliser et capitaliser les modalités de terrain Les facteurs clés de réussite méthode participative : diagnostic partagé implication dans le projet "outillage" adapté : les outils du "consultant" deviennent ceux de l'équipe calcul des effectifs : avec intégration de l'absentéisme gestion du temps de travail : règles communes et équitables CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

4 Analyse de la charge de travail
Analyse de la mobilisation des agents sur 24h CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

5 Analyse de la charge de travail
Analyse de répartition de la charge totale CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

6 Analyse de la charge de travail
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7 Diagnostics concernant l'organisation du travail
Les points à améliorer les plus souvent rencontrés : peu de projets de vie individualisés pas de prise en charge individualisée fiche de goût souvent absente durées des repas souvent très courte notamment le dîner (30 mn) temps de jeûne nocturne > à 12h (mais collation souvent possible) pas de distinction entre les métiers aide-soignant et ASH temps de transmissions souvent importants horaires des postes de travail multiples et pas forcément conçus et adaptés aux habitudes de vie des résidents les personnels sont souvent tous en pause en même temps absentéisme élevé : en moyenne plus de 25j / agent nombre de postes semaine < à ceux du WE CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

8 Diagnostics concernant les effectifs
Les points à améliorer les plus souvent rencontrés : pas de "vrais" calculs d'effectifs nécessaires pour l'organisation décrite confusion fréquente entre postes de travail et effectifs notions d'etp, d'effectif rémunéré, d'effectif rémunéré présent mal maîtrisées effectif autorisé < à l'effectif nécessaire effectif rémunéré > à l'effectif autorisé CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

9 Diagnostics concernant la gestion du temps de travail
Les points à améliorer les plus souvent rencontrés : sujet mal maîtrisé pour ne pas dire non maîtrisé par les cadres soignants et administratifs gestion du temps hors règlementation (horaires discontinus, durée annuelle opposable, décompte de la maladie, etc.) décompte du temps en heures et jours (fériés, hors saison, etc.) pas de cycle de travail (mais des plannings "à la carte") rappel fréquent d'agents sur repos règles de décompte du temps différentes d'une unité à l'autre pas de logiciel de gestion du temps CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

10 Le plan d'actions : exemple
Axe 1 : améliorer l'individualisation de la prise en charge du résident CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

11 PHASE 3 exemple de mise en œuvre d'un plan d'actions
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12 CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation -
AXE 1 : Adapter l'organisation du travail pour permettre une prise en charge individualisée CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

13 Organisation existante Impact nouvelle organisation :
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future Petit déjeuner : 7h15/8h30 Déjeuner : 11h45/12h30 Diner : 17H45/19H ALIMENTATION Petit déjeuner : 7h15/9h30 Déjeuner : 11h45/13h15 Diner : 18h/19h30 Impact nouvelle organisation : Petit déjeuner : 1H de plus Déjeuner : 45 mn de plus Diner : 30 mn de plus Réduction du temps du jeûne nocturne de 1h15 CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

14 Organisation existante Impact nouvelle organisation :
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future EHPAD 1 : 4 AS/ASH EHPAD 2 : 4 AS/ASH/étage USLD : 5 AS/ASH Participation non systématique de l’IDE aux soins de nursing HYGIENE ET TOILETTE Participation systématique de l’IDE dans les soins de nursing dans chaque unité, notamment en raison du renfort IDE le matin sur EHPAD 2 Impact nouvelle organisation : Respect du réveil du résident Même effectif sur les 2 organisations avec suppression de coupés et collaboration plus forte entre IDE/AS pour réaliser soins nursing Introduction dans ce temps de l’entretien de l’environnement proche du résident et déplacement du résident CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

15 Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future
Thème inexistant auparavant DEPLACEMENT DU RESIDENT Installation en salle à manger ou dans les chambres après les repas, mobilisation, aide aux déplacements Impact nouvelle organisation : amélioration et individualisation de la prise en soins CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

16 Organisation existante
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future 1 ETP d’animatrice pour 126 résidents Horaire dédié en EHPAD1 et USLD pour les soins personnalisés selon possibilités de service ANIMATION Installation en salle à manger ou dans les chambres après les repas, mobilisation, aide aux déplacements Impact nouvelle organisation : Individualisation de la prise en soins des résidents avec une augmentation des stimulations physiques et cognitives et des soins relationnels CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

17 Organisation existante
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future Réveil des résidents la nuit SOMMEIL Les protections de nuit seront mises le plus tard possible par équipe de jour ou de nuit (Revu le 21/06 avec le laboratoire xxxxxx qui proposera des changes plus adaptés en vue de notre nouvelle organisation). Impact nouvelle organisation : Respect du sommeil des résidents, diminution des réveils nocturnes CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

18 Organisation existante
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future A partir de 6H30 SOINS IDE A partir de 7h30-8h pour respect des bonnes pratiques Premier passage du laboratoire pour les prélèvements à 9h45 Impact nouvelle organisation : Respect du sommeil des résidents. Collaboration nécessaire AS/ASH/IDE : l’équipe doit s’assurer que les prélèvements et glycémies sont effectués avant distribution du petit déjeuner CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

19 Organisation existante
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future 7h30-8h45 MEDICAMENTS 8h00-9h15 Impact nouvelle organisation : Dispensation décalée d'une demi-heure CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

20 Organisation existante
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future MATIN: 15mn par étage pour chaque service MIDI : 20mn par étage pour EHPAD1 et USLD 30mn à 40mn par étage pour EHPAD2 SOIR : 15mn par service TRANSMISSIONS 1 relève le matin de 15mn par service faite par IDE de nuit et AS de jour Relève le soir par IDE jour et nuit de 15mn par service en ne ciblant que les problèmes du jour pour les résidents concernés. Impact nouvelle organisation : Diminution du temps de transmissions au profit du temps de présence auprès du résident Pertinence de la transmission du soir entre IDE (changements de prescriptions) CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

21 Organisation existante
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future Effectué par des agents différents pour horaire de M2 en EHPAD1 et USLD 2 Agents identifiés pour horaire de T2 en EHPAD2 BIONETTOYAGE ENTRETIEN DES LOCAUX Agents qui seront identifiés en bionettoyage uniquement, sur 7h (pénibilité travail). Cet agent ne fera que les sols et salles de bains des chambres, le bionettoyage de l’environnement proches des résidents sera effectué par l’agent ayant réalisé les soins de nursing Impact nouvelle organisation : Les agents seront bien identifiés avec des cycles spécifiques de travail en 7h CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

22 REDEFINITION DES POSTES DE TRAVAIL
Mesures concrètes Thème Organisation future REDEFINITION DES POSTES DE TRAVAIL USLD : 1 IDE sur 11h30 4 AS sur 11h30 (3 horaires ≠) 1 AS sur 7 h 1 référent hôtelier sur 7 h 1 IDE Nuit USLD / EHPAD 1 sur 12 h EHPAD 1 : 3 AS sur 11h30 (3 horaires ≠) EHPAD 2 (1er étage ) : EHPAD (2ème étage) : 1 IDE sur 7 h CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

23 REDEFINITION DES POSTES DE TRAVAIL Impact nouvelle organisation :
Mesures concrètes REDEFINITION DES POSTES DE TRAVAIL Impact nouvelle organisation : Equité au niveau des postes AS/ASH Augmentation du temps de présence IDE dans les services d’EHPAD Suppression des horaires "coupés" = respect de la réglementation au niveau des amplitudes Suppression des bascules après-midi/matin Plusieurs amplitudes de travail pour équilibrer la charge de travail Répartition du personnel de manière plus équitable dans chaque unité Arrêt du clivage entre les 2 bâtiments en raison de la mobilité des agents CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

24 Organisation existante POSTES DE TRAVAIL LE WEEK-END
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future Pas d’horaire de T2 le WE en EHPAD2. Pas de M2 le Dimanche en EHPAD1 Le M2 le Dimanche en USLD est intégré aux soins de nursing POSTES DE TRAVAIL LE WEEK-END Présence IDE identique semaine et week-end Ajout du référent hôtelier les samedis et dimanches sur 7 h (ASH dédié) Impact nouvelle organisation : Amélioration de l’effectif IDE sur l’ensemble des unités Amélioration de l’effectif en EHPAD2 CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

25 AXE 2 : Gérer le temps de travail et suivre les effectifs
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26 Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future
Repos fixe : h Repos variable 1 : 1 547h Repos variable 2 : 1 540h Nuit : 1 430h DUREES ANNUELLES OPPOSABLES Repos fixe : h Repos variable 1 : 1 561h Repos variable 2 : 1 547h Nuit : 1 457h Impact nouvelle organisation : Retour strict à la règlementation Plus de 600h agent "retrouvées" Guide de gestion du temps en cours d'élaboration Adoption de DAO invariables conseillée CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

27 Organisation existante Impact nouvelle organisation :
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future 20mn le matin et l’après midi + 30mn pour le déjeuner. Les pauses se prennent dans le service, les agents sont dérangés par les appels des résidents. Temps de repas inégaux entre les différents services. PAUSE DU PERSONNEL Les moments de pauses identiques matin et après-midi dans le contexte de postes en 12h Ces pauses seront prises entre 2 ou 3 agents. Le temps de repas n'est pas compris dans le temps de travail Respect de l’équité entre les deux bâtiments. Impact nouvelle organisation : Le « roulement » de pause permettra aux agents de ne pas être dérangés, la durée sera respectée CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

28 Organisation existante Impact nouvelle organisation :
Mesures concrètes Organisation existante Thème Organisation future Absence de régularité dans les présences "bas de planning" Planning donné par le cadre de santé le 15 de chaque mois pour le mois suivant CYCLES DE TRAVAIL Elaboration de cycles de travail au sens du décret Bas de planning régulier Mise en œuvre du management solidaire Impact nouvelle organisation : L'introduction de cycles de travail permet une équité de présence pour les agents et consolide le "bas de planning" en termes de couverture des besoins en simplifiant l'élaboration des plannings – à condition d'utiliser un logiciel de gestion du temps – CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

29 Mesures concrètes Organisation existante Thème
Arguments nouvelle organisation Fort taux d’absentéisme LUTTE CONTRE L'ABSENTEISME Suppression des horaires discontinus Cycle de travail Management solidaire Passage en 12h (1/3 de jours en moins à venir travailler) Rééquilibrage de la charge de travail sur la journée CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

30 Absentéisme : premiers résultats
Absentéisme du 01/01 au 31/05/2012 : CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

31 CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation -
Synthèse Management du projet annonce et clarté du projet directorial : "donner du sens" implication très forte de la directrice (présence et suivi groupes de travail, exigence d'une cohésion des cadres) renforcement du dialogue social : information aux organisations syndicales (réunion du 13/06 et CTE du 29/06/2012) – accord de la CFDT de mettre en place le test d'une organisation en 12h – lettre d'information au personnel implication et très fort investissement des cadres réelle participation des agents à la redéfinition de l'organisation des unités CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation - ARS FRANCHE COMTE - Journée IDEC - 2 octobre A. LUCAS -

32 CNEH – Reproduction interdite sauf autorisation -
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