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Organisation de projet Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet Institut Supérieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 –Cocody Tél : 20 01 05 75.

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2 Organisation de projet Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet Institut Supérieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 –Cocody Tél : Fax : Mail MAE

3 La Gestion Du Temps

4 Sommaire Généralités Maladies du temps Chronophages Lois du temps Sorganiser pour être efficace Rythmes biologiques Outils de gestion du temps

5 Généralités

6 Enjeux Rythme soutenu (pauses rares) Imprécis Brièveté (10mn) Variété Fragmenté (interrompu) Le manager a trop de choses à faire en trop peu de temps

7 Quest ce que le temps ? « Si personne ne m'interroge, je le sais ; si je veux répondre à cette demande, je l'ignore. » Saint Augustin dans ses Confessions. Saint Augustin

8 Pourquoi gérer son temps ? Celui qui gère bien son temps, est: Organisé Productif Compétent Content (distraction) Calme (sans stress)

9 Les dimensions du temps 2 dimensions Cyclique : jours, saisons, vie… Linéaire : évolution, transformation irréversible, passage de la naissance à la mort… Tous les peuples connaissent la linéarité du temps: hier, aujourdhui, demain.

10 La valeur du temps Un bien précieux : les actifs Capital confort : les « bon vivants » Capital financier : les « affairés »

11 La valeur du temps Le temps, Cest de largent « Time is money » Ne peut être stocké Le justicier suprême (24h/jour pour tous)

12 Les maladies du temps Quels sont vos obstacles?

13 La ouite La difficulté à: Refuser les urgences de dernière minute Refuser les échéances irréalistes Demander de l aide quand on a besoin Causes: Manque de confiance en soi On ne veut pas: affronter les mécontentements déplaire paraître incompétent

14 La chronophagie Être constamment dérangé par: Chronophages biologiques: relations, patrons, moi.. Chronophages électroniques :téléphone, fax…. Causes: Réunionnite Informationnite Mauvaise coordination des projets Politique de la porte ouverte

15 La tempsdinite Le sentiment: de toujours manquer de temps quil y a trop de choses à faire que les échéances sont trop serrées Causes: Difficulté à évaluer les délais, la durée des tâches Difficulté à estimer la charge de travail Difficulté à mesurer lampleur des tâches

16 La lifophilie La tendance à: Exécuter une tâche le dernier moment Faire beaucoup de choses, mais à en finaliser peu Préférer laction à la réflexion Procrastination Causes : Sarrêter de travailler Ne pas se concentrer sur les priorités Manquer de discipline au quotidien Ne pas penser au long terme Ne pas faire la différence entre l urgent et l important

17 Les voleurs de temps (chronophages)

18 Chronophages extérieurs Réunions répétées, trop longues Appels téléphoniques Repas daffaires Dérangement des patrons Politique de

19 Chronophages personnels Perfectionnisme Délégation insuffisante Absence de plan de travail Priorités et objectifs confus Incapacité à simposer des échéances…

20 Les lois du Temps

21 La loi de LABORIT Lhomme a tendance à toujours faire: Ce qui est facile, avant ce qui est difficile Ce qui lui plaît, avant ce qui lui déplaît Ce qui va vite, avant ce qui prend du temps Ce quil sait faire, avant ce qui est nouveau

22 La loi de Parkinson Plus on a de temps pour exécuter une tâche, plus on en prend effectivement. La tâche se dilate pour occuper la totalité du temps disponible. On étire le travail pour remplir le temps disponible! Temps disponible:1heure Temps nécessaire:30minutes Tendance à lauto-inflation du temps dépensé. Cyril Northcote Parkinson

23 La loi dIllich Au – delà dun certain seuil, le temps investi dans le travail nest plus productif. Notre capacité de concentration décrit une sinusoïde. Danger! Temps Efficacité Quelle est votre limite?

24 La loi de Carlson Un travail interrompu puis repris, à plusieurs reprises, prendra plus de temps et le résultat ne sera pas forcement meilleur. Où en étais-je? Durée prévue Interruptions( ) Bilan Loi des séquences homogènes

25 Sorganiser pour être efficace

26 Définir des objectifs Un objectif doit être concret: Énoncer clairement ce que lon veut atteindre Mesurer les résultats à atteindre(chiffrage) Spécifier léchéancier (date de réalisation) Désigner un responsable(dans la délégation) Préciser les contraintes (humaines…) « Il nest de vent favorable que pour celui qui sait où il va ». Sénèque

27 Définir des priorités Tâche C Tâche urgente, moins importante que A Exécuter rapidement Déléguer rapidement Tâche A Tâche importante et urgente A exécuter soi-même et immédiatement Tâche D Tâche inutile Laisser tomber Déléguer Tâche B Tâche importante,moins urgente Fixer un délai dexécution Éventuellement déléguer Degré durgence Degré dimportance SecondaireImportant La matrice dEÏSENHOWER

28 Définir des priorités Démarche pour établir des priorités Dresser une liste des activités Formuler des objectifs vérifiables Dresser une liste exhaustive Déterminer les priorités de degré 1,2,3 Décider de: A-la faire B-la déléguer C-la reporter D-la refuser Conserver une marge de sécurité Tenir compte des personnes dans lexécution des activités Fixer des objectifs pour la période Déterminer le degré de priorité des activités Prendre une décision pour les activités Estimer le temps dexécution des activités Spécifier la date déchéance des activités

29 Activité non planifiée Gain de temps Activité Planification Planifier les activités Planifier,cest sengager et gagner du temps

30 Planifier les activités Temps consacré Problèmes à résoudre Résultats obtenus 80 % Problèmes secondaires 20 % Problèmes importants 80 % Méthode ABC

31 Planifier les activités Nature des tâches % par rapport au volume total des tâches Valeur de ces tâches pour atteindre des objectifs A (importante)15%65% B (moins importante)20% C (pas importante)65%15% Loi de PARETO

32 Planifier les activités La démarche Choisir une période Fixer vos objectifs pour cette période Établir les priorités de la période Réserver des espaces de temps dans lagenda Année Jour … Mois Semaine Spécifier les résultats et léchéancier Utiliser la liste des priorités Tenir compte des activités planifiées antérieurement

33 La méthode NERAC Les 5 étapes de la méthode: Noter toutes les activités et tâches à exécuter Estimer la durée de leur exécution Réserver du temps pour exécuter ces tâches Arbitrer par priorités(tâches A,B,C,D) Contrôler lexécution des tâches(réalisé/prévu) Il faut 8 minutes pour planifier son activité du jour

34 Savoir dire NON D écrire la situation problématique E xprimer vos sentiments, préoccupations S pécifier une alternative raisonnable Conséquence: intéresser lautre à lalternative La méthode DESC

35 Les rythmes biologiques

36 Le niveau de concentration baisse chaque 10 minutes. Faire une pause après une heure de travail Exécuter : -Les taches les plus importantes les 10 premières minutes -Les tâches importantes les 30 minutes suivantes -Les taches les moins importantes les 20 minutes restantes avant la fin de lheure Concentration Heure en minutes % 50% 100% Pause Le rendement de la concentration

37 Les rythmes biologiques On nest pas intellectuellement efficace à 100% à tout moment de la journée 8H- 11H :Efficacité maximum. -Exécuter des tâches complexes 12h-15h: Baisse defficacité -Effectuer des travaux de groupe 16-18: Assez dénergie - Exécuter des tâches répétitives Potentiel intellectuel Heure % 100% +50% Courbe standard REFA La courbe defficacité

38 Les rythmes biologiques Charge Décharge Durée:23j Cycle physique Durée:28j Cycle émotionnel Durée:33j Cycle intellectuel Chaque homme est traversé par de multiples rythmes biologiques Ces trois cycles apparaissent à la naissance et se chevauchent tout le long de la vie. Il y a des jours néfastes, sans Loi de SWOBODA-FLIESS-FELTSCHER

39 Outils de gestion du temps

40 Lequel me convient ? Papier PC NTIC …..

41 Outils de gestion du temps Gantt Délégation Conduite de réunion efficace

42 Démarche de gestion du temps

43 Les étapes 1.Diagnostic 2.Objectifs 3.Stratégie et plan daction 4.Mise en œuvre, 5.Suivi et évaluation

44 Le diagnostic Analyser lécart entre le prévu et le réalisé (sur plusieurs jours) Déceler les causes : chronophages….

45 Fixer des objectifs Quest-ce-que je désire vraiment ? … Quest-ce que jattends de ma vie professionnelle et personnelle ? …

46 Élaborer une stratégie Se connaître et connaître lusage quon fait de son temps (forces & faiblesses) Planifier les objectifs à court, moyen et long terme Définir les tâches des objectifs et leurs durées Positionner les tâches dans le temps Déterminer les priorités des tâches Affecter des ressources aux tâches

47 Mettre en œuvre Mettre en place le changement (Se doter dune nouvelle attitude et dun nouvel état desprit: savoir dire NON… Acquérir outils de gestion du temps : agenda…. Suivre, modifier, faire le bilan

48 Des ouvrages pour aller plus loin o " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) o " Les stratégies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique o Selles et Jean-Pierre Testa) mai o " Le culte de l'urgence : la société malade du temps" (Nicole Aubert ; o Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars o " Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-être au travail" (Marc o Loriol) 2000.


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