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Annual General Meeting Assemblée Générale Annuelle 2 June, 2012 Halifax – MEC webex.

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1 Annual General Meeting Assemblée Générale Annuelle 2 June, 2012 Halifax – MEC webex

2 Board Members Membres du CA Chair John Nisbet Président Vice Chair Vice président Secretary Lyse Boyce Secrétaire TreasurerSylvain Marcoux Trésorier Director Dean Cattell Directeur

3 Agenda Ordre du jour Call to order1 Ouverture de la séance Roll Call2 Adoption de lordre du jour Approval of Minutes from 2010 AGM3 Adoption du procès verbal AGA 2010 Organisation update4 Situation actuelle de lorganisme Financial report5 Rapport financier Amendments to bylaws6 Modification des statuts et règlements Chairs report and Strategic Plan review 7 Rapport du président et plan stratégique Confirmation of Board members8 Confirmation des membres du CA Nomination and Elections9 Nomination et élections

4 Call to order Ouverture de la séance

5 Roll Call Adoption de lordre du jour

6 Approval of minutes from 2010 AGM Adoption du procès verbal de lAGA 2010

7 Organization Update Situation actuelle de lorganisme Dean Cattell

8 Membership - Membres 150 active members / Membres actifs 49 regular / membres réguliers 106 students from training sessions (groups, schools) * étudiants de session de formation STC (groupe,écoles) * Membership is now required when taking a LNTC training course * Ladhésion est requise pour les participants des cours dambassadeurs

9 Partnership - Partenaires 53 partners 53 partenaires Corporate 2 Sociétés Educational Institutions 11 Institutions denseignement Government Agencies 7 Agences du gouvernement Outfitters 12 Producteurs Non-profit Organizations 21 Organisations sans but lucratif These numbers are from spring 2012 Ces chiffres représentent la situation au printemps 2012

10 Special thanks- Remerciements Mountain Equipment Co-op –For their continuing support and promotion of the program – Pour leur soutien continu et la promotion de notre programme Aventure Ecotourisme Quebec –For sharing their office space and providing administrative support and guidance – De partager leur bureau et nous donner du support administratif et conseils

11 Special thanks- Remerciements Tilley Endurables –For their generous donation. – Pour leur généreuse contribution The Calgary Foundation –For their generous donation made by the Kayak Foundation of the Calgary Foundation - Pour la généreuse contribution de Kayak Foundation of the Calgary Foundation

12 Board of Directors – report Conseil dadministration- rapport Training committee has approved 7 authorized providers to offer Master Educator courses in Canada. Le comité de formation a approuvé 7 fournisseurs autorisés de formation habilités à offrir les formations de moniteurs au Canada. –ALBERTA1 ALBERTA – BRITISH COLUMBIA 1* COLOMBIE BRITANNIQUE –ONTARIO2 ONTARIO –QUEBEC1 QUÉBEC –SASKATCHEWAN1 SASKATCHEWAN –YUKON1 YUKON * In process of becoming an Authorized Provider * Approbation en cours

13 Board of Directors – report (contd) Conseil dadministration- rapport (suite) After review there was some redistribution of duties between LNTC Board and the Office Administrator. Le Conseil dadministration a fait la redistribution des responsabilités entre le conseil et lagent administratif LNTC Employment policies have been prepared and approved by the Board Une nouvelle politique demploi a été préparée et approuvée par le Conseil dadministration.

14 Office update / Nouvelles du bureau New administrative agent: Bernadette Hanoul took over from Catherine Pinard on June 26, 2011 as administrative agent. Elyse Lauzon (LNTC BOD), John Nisbet (LNTC BOD) and Pierre Gaudreault (AEQ) were responsible for the hiring process. Nouvelle agente administrative remplace Catherine Pinard depuis le 26 Juin Élyse Lauzon (STC), John Nisbet (STC) et Pierre Gaudreaut (AEQ) étaient responsables de lembauche. Daily activities - Tâches quotidiennes Website: A new Donors tab has been added in partner tab. Un nouvel onglet Donateurs a été ajouté à la page partenaire Training pages have been updated and completed Mise à jour des pages de formation Database: Ongoing update Mise à jour de la base de données en cours

15 Office update (daily activities) Bureau (Tâches quotidiennes) Receive and respond to s and telephone calls Recevoir et répondre aux courriels et appels téléphoniques Pick-up mail – Ramasser le courriel Pay bills, invoices, deposit monies, and maintain financial records Envoyer les factures, payer les factures, faire les depots et tenir les états financiers Provide financial records to bookkeeper Présenter les rapports financiers Renew partnerships and create new ones Renouveller les partenariats et en créer de nouveaux Prepare and send out membership and partnership packages Préparer et envoyer les kits de membres et partenaires Maintain member, partner and instructor databases Tenir à jour la banque de données de membres, partenaires et instructeur Prepare reports for the BOD Préparer les rapports pour le conseil dadministration Order material from the Leave No Trace Centre Commander du matériel du Leave No Trace Centre

16 Office update (daily activities) Contd Bureau (Tâches quotidiennes) Suite Order print material and purchase other supplies as necessary Commander du matériel et autres fournitures Prepare and ship orders for material Préparer et envoyer les commandes de matériel Maintain inventory list Te nir une liste d inventaire Maintain and updating our website and calendar of events Maintenir et tenir à jour le site web et le calendrier dévénement Respond to inquiries about courses Répondre aux demande cours Prepare Trainer kits Préparer les les kit de moniteurs et ambassadeurs Send out Trainer and Master Educator certificates and collect course rosters and Training Agreements Envoyer les certificats dambassadeurs et moniteurs et recevoir les listes et entente de formation Help facilitate workshops Faciliter la mise sur pied dateliers.

17 Financial Report Rapport financier Sylvain Marcoux

18 Revenues, 2011 Revenus 2011 Membership & partnership dues Cotisation membres et partenaires13 329,63 Donation / Dons 595,42 Grants / Octrois36 067,71 Sales didactic material Vente de matériel didactique14 276,23 Shipping revenue Revenus de transport 677,05 Others / Autres 151, ,15

19 Expenses, 2011 Dépenses 2011 Cost of material / Coût du matériel10 950,23 Wages & social benefit / Salaires et avantages sociaux35 386,43 Training / Formations 527,17 Legal and account. Expenses / Dépense légales et comptables2 662,50 Meeting & travel expenses / Dépenses de déplacement et rencontres 832,62 FACE 2 FACE BOD / Rencontre face à face du CA6 879,14 licences expenses / Dépenses pour licences3 792,21 Web Project / Projet web 728,15 Postal fees, furnitures and printing / Frais de poste, fournitures et impr.2 298,54 Insurance / Assurance1 306,80 Other expenses / Autres dépenses 486,81 Renting / Loyer4 000,00 Phone & teleconference / Téléphone et conférence2 195,86 Total credit card commissions- Commission totale cartes de crédit 592, ,00

20 Balance, 2011 Solde 2011 Revenues /Revenus65 097,15 Expenses / Dépenses72 639,00 Balance/ Revenu -perte nette-7541,85 Budget deficit between revenues and expenses diminished our reserve Le déficif du budget entre nos revenus et nos dépenses a diminué notre solde

21 Revenues, preliminary, 2012 Revenus préliminaires 2012 Membership & partnership dues Cotisation membres et partenaires10 517,30 Donation / Dons ,80 Grants / Octrois Sales didactic material Vente de matériel didactique7 245,33 Shipping revenue Revenus de transport 572,57 Others / Autres 4 425, ,00

22 Expenses, preliminary, 2012 Dépenses préliminaires 2012 Membership & partnership dues / Cotisation membres et part ,98 Donation / Dons ,08 Grants / Octrois 1 825,00 Sales didactic material /Vente de matériel didactique 637,50 Shipping revenue / Revenus de transport 1 625,70 Others / Autres 65,30 Membership & partnership dues / Cotisation membres et part. 383,10 Donation / Dons 2 062,30 Grants / Octrois 734,82 Sales didactic material / Vente de matériel didactique 4 200,00 Shipping revenue / Revenus de transport 1 147,93 Others / Autres 803, ,96

23 Balance, preliminary, 2012 Solde Préliminaire 2012 Revenues /Revenus44 469,00 Expenses / Dépenses44 410,96 Balance/ Revenu -perte nette58,04

24 Balance Solde NET ASSET, AVOIR NET –Beginning of period –Début de la période35 190$34 571$ –End of period –Fin de la période27 647$35 190$

25 Chairs report Rapport du président John Nisbet, Chair - Président

26 Leave No Trace is a Great Program. Elements of, love and appreciation for the natural world, social responsibility, and acquiring knowledge & skill, combine to enhance our enjoyment of nature. Sans Trace est un program formidable Alliant, amour et appreciation du milieu naturel, responsabilité sociale et apprentissage de connaissance et techniques. Much good and important work in promoting the program in Canada has been done since LNTC has stood up. Un part importante et profitable de la promotion au Canada a été réalisée depuis la fondation de STC.

27 This past year three people, who each have made significant and important contributions of their time and talents to Leave No Trace Canada have left our Board Of Directors. Lannée dernière, trois personnes qui ont contribué de manière importante en consacrant temps et talent à Sans Trace Canada, ont quitté le Conseil dadministration. Todd Ward from Ontario, Joanne Reynolds from Alberta, and Elyse Lauzon, from Quebec. Todd Ward en Ontario, Joanne Reynolds en Alberta et Élyse Lauzon au Québec. Please join me in thanking them for the work they have done and their contributions to our program. Joignez vous à moi pour les remercier pour leur travail et contribution à notre programme.

28 Please also join me in thanking Catherine Pinard, our former coordinator, for the good work she did for Leave No Trace Canada. Joignez –vous à moi pour remercier Catherine Pinard, pour le bon travail fait pour Sans Trace Canada. It is also important that we thank Bernadette Hanoul, our current administrator for the good work she is doing. Il est aussi important de remercier Bernadette Hanoul, notre actuelle agente administrative pour son bon travail. Also, Lyse, Sylvain and Dean, all presently serving LNTC as volunteer members of our Board of Directors are to be applauded for the volunteer hours they put in. Applaudissons également Lyse, Sylvain et Dean qui consacrent de nombreuses heures bénévolement en tant que directeurs du Conseil dadministration.

29 However now in 2012, we are at a crossroads. Toutefois, actuellement en 2012, nous sommes à la croisée des chemins. To see Leave No Trace Canada continue to grow and thrive, as a viable contributing actor in helping people to learn about, take care of, and enjoy the natural world, more needs to be done. Afin de voir Sans Trace Canada continuer à grandir et se développer en tant quacteur viable aidant le public à en apprendre plus, prendre soin et apprécier le milieu naturel, Il fauten faire plus. Time is a precious thing. We each have only 24 hours a day. Le temps est précieux et nous navons que 24 heures dans une journée. Isnt our natural world precious too? Notre milieu naturel nest-il pas lui aussi précieux?

30 Please keep this in mind and consider spending some of your precious time helping all of us take care of our collective precious world. Merci de garder ça en tête et envisager de passer un peu de votre précieux temps pour nous aider à prendre soin de ce monde précieux. Your reward will be uniquely yours but shared by all. Votre récompense sera grande pour vous mais aussi partagée par tous. We are specifically looking for help in securing stable funding by increasing membership and growing partnerships. Nous avons grand besoin daide au niveau du financement stable visant à augmenter le nombre de membres et développer des partenariats Please help. Merci de nous aider Thank-you. Merci

31 Strategic Plan Review Revue du plan stratégique John Nisbet, Chair- Président

32 STRATEGIC GOALS OBJECTIFS STRATEGIQUES Secure stable funding. Assurer un financement stable. 2. Encourage, facilitate and support training activities. Encourager, favoriser et supporter les formations 3. Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. Augmenter notre capacité dagir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada

33 STRATEGIC GOAL #1: Secure stable funding OBJECTIF STRATEGIQUE# 1: Assurer un financement stable 1.Increase membership / Augmenter le nombre de membres. a.Membership drive Course aux membres a.Connect with partners such as MEC, Paddle Canada, and Scouts Canada to increase our membership. Communiquer avec des partenaires tels que MEC Paddle Canada et Scouts Canada afin daugmenter le nombre de membres c.More training will increase membership. Plus de formation nous amènera plus de membres 2. Secure new partnerships / Sécuriser nos partenariats: a.3 new top-tier Non-Profit Partnerships / 3 nouvelles ASBL b.2 new top-tier Commercial Partnerships / 3 nouveaux partenaires commerciaux c.1 new national Media Partnership / 1 nouveau partenaire Media

34 STRATEGIC GOAL #1: Secure stable funding. OBJECTIF STRATEGIQUE# 1: Assurer un financement stable 3.Maintain existing partnerships / Consolider les partenariats actuels: a. Increase partners involvement with LNTC projects. Augmenter limplication des partenaires dans des projets SansTrace. b. Update Partnership database – ensure records are completely up-to- date 2 times/year Mettre à jour la base de données des partenaires et sassurer 2 fois par années que les données sont à date. 4.Explore grant opportunities. Explorer les subventions potentielles

35 STRATEGIC GOAL #2: Encourage, facilitate and support training activities. OBJECTIS STRATEGIQUES # 2: Encourager, favoriser et supporter les formations 1.Establish liability insurance program to support Master Educators and Trainers. Trouver une assurance responsabilité civile pour aider les Moniteurs et ambassadeurs 2. Continue to build the national database of Master Educators and Trainers Compléter la banque nationale de moniteurs et ambassadeurs 3.Monitor Authorized Providers LNT courses. Superviser les cours des Fournisseurs autorisés 4.Publish a newsletter that is regular, informative, bilingual and appealing. Publier un envoi régulier, bilingue, informatif et séduisant 5.Maintain and improve calendar of courses. Tenir à jour et améliorer le calendrier des cours. 6.Continue discussions with Parks Canada to implement LNT messaging through PC programs. Continuer les discussion avec Parcs Canada pour amplifier le message dans leurs programmes

36 STRATEGIC GOAL #3: Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. STRATEGIC GOAL #3: Augmenter notre capacité dagir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada 1.Recruit new Directors. Recruter de nouveaux directeurs 2. Get our members involved in membership drives and other projects. Impliquer les membres par des courses aux membres et autres projets. 3. Develop and implement a plan to integrate new board members into the BOD and match their individual competencies with LNTC projects and needs Développer et amélioer pour intégrer de nouveaux directeurs au Conseil dadminstration et assortir leurs compétences aux projets et besoins. 4.Develop and implement a Director Recognition Plan to build and maintain board motivation Développer et améliorer le programme de plan de reconnaissance des directeurs et maintenir la motivation au niveau du Conseil dadministration.

37 STRATEGIC GOAL #3: Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. STRATEGIC GOAL #3: Augmenter notre capacité dagir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada 1.Support, monitor and do follow ups with training providers Supporter, surveiller et faire des suivis avec les fournisseurs autiorisés. 2. Provide supporting documentation (training, technical and administrative) in both official languages Fournir de la documentation ( formation, techniques et administrative) dans les deux langues officielles. 3. Optimise and review the authorised provider model to identify potential improvements and better support our partners Optimiser et réviser le modèles de fournisseurs autorisés pour identifier des améliorations possibles et mieux supporter nos partenaires. 4. Continue providing promotional material for Leave No Trace Canada Continuer à transmettre du matériel promotionnel de Sans Trace Canada

38 PRIORITIES FOR THE YEAR AHEAD PRIORITÉ POUR LA PROCHAINE ANNÉE Stay the course: continue implementation of Strategic Plan Garder le cap: Poursuivre la mise en application du plan stratégique 1.Secure stable funding. Assurer un financement stable. 2. Encourage, facilitate and support training activities. Encourager, favoriser et supporter les formations 3. Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. Augmenter notre capacité dagir en tant que clé de voûte des activités Sans Trace au Canada

39 Proposed revisions to the Bylaws: Changements proposés aux statuts : None proposed / Aucune proposition

40 Challenges / Défis Difficult financial situation / Situation financière difficile. More volunteer & director time needed to respond to the demand and develop the program. Plus de bénévoles et directeurs au besoin afin de répondre à la demande et au développement du programme. BOD is a working board, requires great involvement of its members Le conseil daministration est un conseil qui travaille et demande une grande implication des membres Corporate/media Board members need to be recruited Membres dans le monde des affaires et medias doivent être recrutés

41 Challenges (contd) / Défis ( Suite) Our visibility needs to be increased Notre visibilité doit être accrue. Many documents to adapt, translate and produce : bylaws, training agreements, educational material, etc. Nombreux documents à adapter, traduire et produire: Statuts et règlements, ententes de formation, matériel éducatif More training opportunities required: we need to train more Instructors and re-connect with people who are already trained Plus de demande de formation: former plus de moniteurs et re- connecter avec des personnes déja formées.

42 Challenges (contd) / Défis ( Suite) Partnerships/Memberships need to be increased Augmenter le nombre de membres et partenaires. More long-term partnerships need to be created Créer des partenariats à long terme. Difficult to coordinate nationally Difficulté de coordonner nationalement. Our visibility needs to be increased Augmenter notre visibilité.

43 Amendments to bylaws Amendements aux statuts John Nisbet

44 Confirmation of Board members Confirmation des membres du CA None/ Aucune

45 Nominations and Elections Nominations et élections


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