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La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 La gestion de projet chez Easi-Wal Aide-mémoire À extraire pour le triptique de bureau Octobre.

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1 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 La gestion de projet chez Easi-Wal Aide-mémoire À extraire pour le triptique de bureau Octobre 2008

2 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 "Le temps nécessaire pour accomplir une tâche varie en fonction du temps disponible" "Chaque chose prend plus de temps qu'on ne l'imagine au départ" "Lindividu va spontanément vers ce qui est facile ou ce qui lui fait plaisir et s'arrange pour fuir ou repousser ce qui est difficile ou lui procure un déplaisir" "Au delà d'un certain seuil, la productivité du temps investi décroît puis devient négative" "Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue" … le faites-vous aussi … ? CHECK-LISTE 6 : pour tous … ne pas oublier … Les règles de temps … Le Ne pas se laisser systématiquement interrompre Plus on a de temps, plus on en prend Se discipliner … On estime toujours trop court …

3 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Contenu FICHES METHODES 1 : Les activités dEasi-Wal 2 : Quest ce quun projet? 3 : Un projet se gère 4 : Les qualités dun chef de projet 5 : Les 6 phases dun projet 6 : Les outputs de chaque phase 7 : Les acteurs 8 : Rôles du chef de projet et du commissaire 9 : Le pilotage du projet 10 : Acteurs, comités et degré dimplication 11 : Acteurs et flux dinformation « reporting » CHECK-LISTE : les questions à se poser 1 : pour le chef de projet 2 : pour le commissaire 3 : pour léquipe projet 4 : pour les fonctions transversales 5 : Objectifs SMART 6 : les règles du temps MODELES 1 : le dossier projet 2 : Exemple de scenarios 3 : Le plan de communication 4 : Le reporting davancement 5 : Le planning détaillé 6 : Fiche « changement de périmètre » 7 : Aide pour l« évaluation des risques » ZOOM sur les rôles et responsabilités

4 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELES

5 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 FICHES METHODE

6 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Le dossier projet permet de systématiser la formalisation des « éléments de référence » relatifs au projet, par le commissaire ou par le chef de projet selon les éléments. Le dossier devra être constitué pour chaque nouveau projet lancé par Easi-Wal, avec validation pour chaque partie du dossier par le commissaire en charge et/ou commissaire. 1.Loutput de la phase 1 : Initiation (ordre de mission) Rempli par le commissaire en charge lors de la phase dinitiation ; Description des éléments de contexte et des objectifs du projet, des contraintes, de sa criticité. 2.Loutput de la phase 2 : Etude Remplie par le chef de projet lors de la phase détude ; Scenarios utilisateurs (avec personas), options de réalisation, étapes du projet et 1er plan dactions, conditions de mises en œuvre et risques potentiels ; Si marché, premiers éléments du CSC. 3.Loutput de la phase 3 : Modalités de réalisation Détail des modalités de réalisation : option choisie, planning détaillé, plan de communication, interactions avec les services transversaux, … ; Si marché, la partie 3 référencera le CSC (+ rapport de sélection du fournisseur) qui aura été lancé en début de phase 3 (lien avec PuRe). MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (1/2) Les modèles se trouvent sur le serveur

7 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 1 : Les activités dEasi-Wal Les différents types dactivités menées au quotidien Étude veille Projet Apport dexpertise Maintenance et suivi opérationnel « Core business » dEasi-Wal 1 activité DES PHASES UNE STRUCTURE DE GESTION ET DE REPORTING DES ROLES ET DES RESPONSABILITES méthode de gestion adaptée

8 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Éléments de référence Date XX Les éléments de référence du projet peuvent évoluer dans le temps en fonction des aléas de la phase de réalisation qui pourraient justifier une modification du planning détaillé et des étapes, voire des phases et du timing initialement prévus. Un autre document aura pour but de formaliser systématiquement ces évolutions : le suivi de réalisation ou état davancement du projet Dossier projet Suivi de réalisation (reporting détat davancement) Suivi projet Si modifications importantes lors de la réalisation du projet, la partie 3 (voire 1 et 2) de la dossier projet pourrait être mise à jour Éléments de référence Date YY Suivi de réalisation (reporting détat davancement) MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (2/2)

9 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 2 : Quest-ce quun projet ? Un projet OBJECTIFSOBJECTIFS Client ou Usager (interne, externe) Produits finis Livrables Contraintes Temps Ressources (fin, mat, RH) Budget Périmètre Structure de gouvernance Un début Une fin Solution ou opportunité Multi - disciplinaire Unique

10 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 2 : Exemples de scenarios (1/2) Quelques bons scenarios : Pour le site Easi en refonte Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais savoir quel concurrent a été retenu et quels étaient les autres sociétés qui ont remis une offre. Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais connaîre les critères déterminants qui ont motivé ce refus. Pour le portail patrimoine Mon cabinet est aménagé dans une maison de maître classée, je souhaite connaître les aides et subsides liés au classement, et notamment les éléments de déductibilité fiscale. Je me rends compte que je peux trouver un boulot dans la construction. On ma dit quil existe une école pratique qui apprend à travailler des charpentes en bois et de pratiquer la taille dardoises à lancienne, je voudrais en savoir plus et connaître les conditions dadmission.

11 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Gestion des aspects transversaux FICHE METHODE 3 : Un projet se gère Gérer le projet Gérer son temps Maîtriser le cadre (périmètre, dépendances, change request) Anticiper, gérer les risques et les points en suspens Gestion de la qualité Gérer les ressources et planifier (fin, rh, mat) Gérer le changement Gérer la documentation φ 1 φ 2 φ 3 φ 4 φ 5 φ 6 Acteur1Acteur2ActeurN … Liste des tâches Rendre compte : reporting et suivi Communication Lega l Sécurit é …

12 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 2 : Exemples de scenarios (2/2) Un mauvais exemple … Remplissant mon formulaire de demande de prime électroniquement, j'ai vu qu'on pouvait le signer avec sa carte d'identité électronique que je viens justement de recevoir mais qu'il faut se procurer un lecteur de carte. Je me dis que cet appareil servira bien à autre chose comme signer ma déclaration d'impôt et je vais donc en acheter un. Je n'arrive pas à l'installer sur mon ordinateur et, comme j'ai obtenu toutes mes informations auprès du guichet à l'énergie, je m'y rends pour qu'ils me montrent comment faire. Puisqu'ils proposent de signer une prime de la sorte, ils doivent bien savoir. … en bonne version, ce serait … Je remplis un formulaire en ligne et je vois qu'on peut le signer électroniquement. Je dispose d'une carte d'identité électronique mais je ne sais pas comment l'utiliser et je voudrais savoir comment faire. Le site ou l'application de vra répondre d'une manière ou d'une autre à cette question de l'usager

13 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Le Savoir-Faire C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques en produits, process, services,... Savoir-faire théorique Savoir-faire technique Savoir-faire organisationnel Savoir-faire managérial Le Savoir-Faire C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques en produits, process, services,... Savoir-faire théorique Savoir-faire technique Savoir-faire organisationnel Savoir-faire managérial Le Savoir C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait Savoir théorique Savoir technique Le Savoir C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait Savoir théorique Savoir technique Le Savoir-Etre C'est le champ de l'interpersonnel et du relationnel Communiquer Echanger Négocier Motiver Transmettre Animer Le Savoir-Etre C'est le champ de l'interpersonnel et du relationnel Communiquer Echanger Négocier Motiver Transmettre Animer FICHE METHODE 4 : Les qualités dun chef de projet

14 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 3 : Le plan de communication Quatre éléments à définir dans un plan de communication relatif à un projet : vers qui communiquer (acteurs), quel sera le type dinformation à communiquer (objet de communication), sur quel support et à quel moment (fréquence et timing).

15 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Phase d opportunité Action/projet de simplification ou de-gov A intégrer dans le Plan dAction? FICHE METHODE 5 : Les 6 phases d un projet Phase 1 : Initiation Est-on capable de la faire en interne ou doit- on passer par un/des marché(s) externe(s) ? Phase 2: Étude Comment va-t- on le faire? Phase 3 : Réalisation Être « USER AWARE » Réaliser le projet Phase 4 : Validation Validation du client : sassurer que le résultat correspond à la demande Phase 5 : Finalisation Faire en sorte que ce soit « utilisable » livrer un produit fini Phase 6 : Bilan Externe : Est- ce utilisé? Est-ce que cela fonctionne bien? Interne : ressources, délais, budget, … PROJET De lidée au projet Si marché : définir éléments de base pour CSC Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur Si marché : faire valider le CSC et la sélection Si marché : évaluation du sous-traitant

16 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 4 : Le reporting d avancement (1/2)

17 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Phase d opportunité Action/projet de simplification ou de-gov A intégrer dans le Plan dAction? FICHE METHODE 6 : Les outputs de chaque phase Output: Plan dactions Note du Gouv. Notes officielles pour les projets supplémentaires Output Dossier projet partie 1: Ordre de mission (description, contraintes, criticité, besoin marché ou non) Output Dossier projet partie 2 : Etude (scenarios, options, plan daction, conditions de mise en œuvre, risques + Eléments de base pour le marché) Output (1) CSC et désignation du fournisseur (2) Dossier projet partie 3 : Modalités de réalisation (3) Outputs spécifiques (4) Reporting d'avancement Output Compte- rendus de validation Output PV de clôture + réception provisoire Produit « qui tourne » Documents de support Formation Output Compte-rendus des bilans interne et externe Réception définitive Plan daction suite au bilan (communication, mesures…) PROJET De lidée au projet Phase 1 : Initiation Est-on capable de la faire en interne ou doit- on passer par un/des marché(s) externe(s) ? Phase 2: Étude Comment va-t- on le faire? Phase 3 : Réalisation Être « USER AWARE » Réaliser le projet Phase 4 : Validation Validation du client : sassurer que le résultat correspond à la demande Phase 5 : Finalisation Faire en sorte que ce soit « utilisable » livrer un produit fini Phase 6 : Bilan Externe : Est- ce utilisé? Est-ce que cela fonctionne bien? Interne : ressources, délais, budget, … Si marché : définir éléments de base pour CSC Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur Si marché : faire valider le CSC et la sélection Si marché : évaluation du sous-traitant

18 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 4 : Le reporting d avancement (2/2)

19 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 est celui qui … … exprime un besoin Linitiateur (usager, Easi- Wal, Administration, Cabinet) … est gardien du projet (en général, le commissaire en charge, exceptionnellement le(s) Cabinet(s)) Le sponsor … contrôle lavancement du projet, aide à la résolution des problèmes, prend les décisions stratégiques Le comité de pilotage … est responsable de la gestion du projet au jour le jour Le « chef » de projet … est en charge de réaliser / exécuter les activités du projet Chaque membre de léquipe projet (interne ou externe) … intervient ponctuellement dans le projet pour ses compétences spécifiques ou interagit avec le projet Chaque autre personne ressource …… FICHE METHODE 7 : Les acteurs

20 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 5 : Le planning détaillé (input/complément au reporting davancement)

21 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Chef de projet = coordinateur, chef dorchestre oest responsable de la gestion du projet au jour le jour oanticipe les risques et les points de blocage, propose des solutions et fait remonter ces points pour information, avis, décision au commissaire en charge opropose et fait en sorte de prendre/faire prendre toutes les mesures qui simposent pour que le projet aboutisse selon les modalités prévues Commissaire en charge oest gardien de la vision et des objectifs du projet ovalide les options prises oprend les décisions qui simposent suite aux risques détectés ou aux problèmes identifiés par le chef de projet (qui aura fait des propositions de solutions) ovalide la communication vis-à-vis des tiers oarbitre les priorités orecadre si nécessaire FICHE METHODE 8 : Rôles du chef de projet et du commissaire en charge

22 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 MODELE 6 : Fiche changement de périmètre (input/complément pour reporting davancement) Description de la demande : Objectifs : Risques de ne pas le faire : Alternatives : Impacts : - Charge : - Délais : - Ressources : Proposition :

23 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 9 : Le pilotage du projet

24 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Gravité d'un risque en fonction des impacts potentiels Probabilité estimée de réalisation du risque Gravité "Coûts" + Gravité "Délais" + Gravité "Livrables" Probabilité de réalisation du risque = Gravité relative du risque + Appréciation MODELE 7 : Aide pour lévaluation des riques (input pour reporting davancement)

25 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 FICHE METHODE 10 : Acteurs, comités et degré dimplication Opportunité Cabinet +++ Demandeur (*)+++ Comité daccompagnement Commissaire Comité de projet (+) Chef de projet +++ Équipe projet (+) Autres intervenants (++) Légende : + : Degré dimplication faible ++ : Degré dimplication moyen +++ : Degré dimplication fort (*) : +++ pour la gestion du changement chez eux φ6 Bilan φ5 Finalisation φ4 Validation φ3 Réalisation φ2 Etude φ1 Initiation

26 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités

27 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 Chef de projet Commissaire en charge Trium Virat Equipe projet Sous- traitants Autres chefs de projets Mr Budget Acteurs Transversaux Le Gouvernement Le Cabinet Partenaires sociaux (RW, villes, communes) Comité scientifique Les Cabinets Les administrations (DG) Groupes thématiques Le coordinateur des projets transversaux Ensemble de léquipe EASI- Wal Légende : Orange : Easi Bleu : Acteurs institutionnels RW Vert : Partenaires publics Jaune : Prestataires privés (*) : Reporting ici est pris au sens large = communication dinformation entre les acteurs Membres du pôle FICHE METHODE 11 : Acteurs et flux d information reporting (*)

28 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (1/6)

29 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 CHECK-LISTE: les questions à se poser

30 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (2/6)

31 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 CHECK-LISTE 1 pour le chef de projet

32 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (3/6)

33 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 CHECK-LISTE 2 pour le commissaire

34 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (4/6)

35 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 CHECK-LISTE 3 pour léquipe projet

36 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (5/6)

37 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 CHECK-LISTE 4 pour les fonctions transversales

38 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (6/6)

39 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 SMARTSMART … quon les donne ou quon les reçoive … CHECK-LISTE 5 : pour tous … ne pas oublier … Objectifs SMART

40 La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 ZOOM sur les rôles et responsabilités (6/6)


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