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OpenSoft « Inventer, cest penser à côté » Albert Einstein Patrick Barantal version 4 juin 2008.

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1 OpenSoft « Inventer, cest penser à côté » Albert Einstein Patrick Barantal version 4 juin 2008

2 MicroCourrier

3 Pourquoi Papyrus ? Papyrus est un logiciel métier Il a été conçu dès sa création ( 1997 ) pour assurer la parfaite gestion des courriers Il reprend les mécanismes classiques dans la gestion du courrier Les bannettes du courrier Arrivée et départ + les bannettes de distribution aux utilisateurs Il assure la gestion automatique du numéro Chrono

4 Avant Papyrus Le cahier Chrono rempli à la main Version évoluée sous Excel qui atteint vite ses limites dans la recherche Mise en place dun répertoire réseau propre –Cette gestion atteint vite ses limites –Retrouver un courrier nest pas intuitif ( seule la personne qui a classé le document sait le retrouver) –La gestion des répertoires nest pas homogène –Certains documents sont enregistrés plusieurs fois dans des répertoires différents. –Certains documents « sensibles » sont accessibles à tous

5 Avec Papyrus Retrouver un document hyper rapide et hyper simple (un document parmi en 2 secondes ) Fini les répertoires et sous répertoires : un seul répertoire darchivage Gestion ses sécurités des documents conservés Gestion des profils utilisateurs administrateur, superviseur, user, consultation Le document nest pas modifié il reste dans son état original Loriginal est conservé ne circule que la copie électronique du document En cas dabsence le courrier est accessible à tous

6 Papyrus est un produit évolutif Papyrus bénéficie dune mise à jour par an doù la nécessité du contrat de maintenance Cette mise à jour, cest la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs On questionne et on écoute nos clients Création dun club dutilisateurs Papyrus intègre les dernières technologies Intégration de la recherche Plein Texte Module de formation en ligne au format Flash Papyrus est bâti sur des standards de linformatique professionnelle

7 Objectifs et enjeux de Papyrus Simplifier la gestion du courrier Répondre aux exigences de la loi –(contraintes règlementaires) loi N° du 12 avril 2000 ( garantie des délais de réponse et daccusés de réception) Suivre le courrier entrant / sortant 1.Enregistrer les courriers entrants et sortant ( courrier papier, courriel,fax) 2.Établir un lien entre courrier « arrivé » et courrier « départ » Simplifier larchivage et la recherche de documents –Favoriser le travail collaboratif

8 Une interface Intuitive Papyrus Micro courrier est simple dutilisation : tout dans un écran

9 Parfaite gestion des scanners Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents_entrants Un simple clic droit de la souris et vous classez ce document qui sera déplacé dans votre répertoire darchivage. Papyrus permet de rapatrier les documents à partir dun répertoire de travail.

10 La copie électronique Station MicroGED Postes MicroGED (consultant) Lutilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants Sur le poste Chaque utilisateur Dun simple Clic droit de la souris le Document est transféré dans MicroGED et le document est déplacé dans une Zone dArchivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le circuit Papyrus

11 Papyrus en résumé Plate-forme Papyrus Produit évolutif Archive Tous les types de fichiers Information rapidement accessible Annuaire Unifié des contacts Orienté Utilisateur Facilité administration

12 Principe du produit Une application de la Gamme Papyrus est toujours constituée de 2 fichiers Un fichier de lapplication : le frontal client Un fichier des données : le fichier à sauvegarder

13 Les plus de Papyrus Sa simplicité dutilisation Sa simplicité dadministration Son puissant gestionnaire de contacts La possibilité dadaptation à tous types dorganisation –Possibilité dauthentification basée sur le login du poste –Visualisation uniquement des courriers dédiés à un service. Son puissant module de publipostage

14 Il suffit de sauvegarder uniquement le fichier DATA_Papyrus.mdb Papyrus en poste autonome En mono poste Le fichier de lapplication: Papyrus.mde Et Le fichier des données :Data-Papyrus.mdb Sont présents sur la même machine

15 Papyrus en réseau Données à sauvegarder En plus de vos documents Le ou les fichiers DATA-Papyrus.mdb Chaque poste client possède le fichier Application Papyrus.mde Clients Papyrus Serveur de données Papyrus Attache des bases Au premier lancement de lapplication Numérisation

16 L accès sécurisé de Papyrus En activant laccès sécurisé A chaque utilisateur, est associé un profil Consultation Utilisateur Superviseur Administrateur

17 L accès sécurisé de Papyrus En activant laccès sécurisé A chaque utilisateur, est associé un profil Cest ladministrateur qui est habilité à créer les utilisateurs et leur affecter un profil Consultation Utilisateur Superviseur Administrateur

18 Les 4 profils Papyrus Administrateur possède tous les droits Consultation : ne peut que visualiser les courriers Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression dun courrier Lutilisateur : opérateur de saisie, ne peut créer les entrées dans les fichiers annexes

19 Papyrus La solution courrier Facilité Productivité Performances Fiabilité Adaptabilité Support Minimisé EvolutivitéSécurité Facilité ProductivitéPerformance EvolutivitéFiabilitéAdaptabilité Sécurité Interface simple et puissant Interface simple et puissant Navigation en 3 D Navigation en 3 D Reproduit les processus classiques de gestion du courrier Reproduit les processus classiques de gestion du courrier Routage par mail Routage par mail Solution éprouvée Solution éprouvée Puissance dans la recherche Puissance dans la recherche Une nouvelle version par an Une nouvelle version par an Remontée des utilisateurs Remontée des utilisateurs Basé sur les standard de linformatique Basé sur les standard de linformatique Ne modifie pas les documents existant Ne modifie pas les documents existant Interface intuitive Interface intuitive Facilité de navigation Facilité de navigation Support Utilisateurs minimisé Support Utilisateurs minimisé Formation en ligne Formation en ligne Héritage des permissions existantes Héritage des permissions existantes Accès sécurisé aux données Accès sécurisé aux données Administrateur Utilisateur Utilisateurs-Administrateurs

20 Les avantages de Papyrus FacilitéRapiditéTraçabilitéQualité Une interface très Conviviale Et Intuitive Traitement Automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tous Moment un document Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus

21 Charte graphique Papyrus Dans une zone déroulante sur fond jaune indique quil est possible daccéder au détail de la fiche par un simple double clic La flèche Bleue permet dajouter un élément nexistant pas dans la liste Un fond bleu indique en champ verrouillé, son contenu est mis à jour depuis un autre formulaire

22 Papyrus le logiciel Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours

23 Questions?


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