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Gestion des demandes Formation des 23 et 24 avril 2007.

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1 Gestion des demandes Formation des 23 et 24 avril 2007

2 Gestion des demandes Programme de la matinée Présentation du logiciel Travaux pratiques

3 Gestion des demandes Quest ce quune demande ? Il sagit des demandes externes au Muséum adressées à une collection : –Emprunt (étude,prélèvement,prolongation) –Prélèvement –Echange –Image –Web Microscope –Visite

4 Gestion des demandes Lapplication informatique Elle offre des outils pour gérer le processus –Depuis la saisie par la demandeur –Jusquà lacceptation ou le refus … Mais pas après : elle ne gère ni les prêts ni les visites

5 Gestion des demandes Pourquoi une gestion des demandes ? Offrir un point dentrée unique à lextérieur du Muséum Avoir une gestion collective des dossiers Conserver lhistorique de leur traitement Harmoniser les pratiques entre collections

6 Gestion des demandes Une application à 2 faces

7 Gestion des demandes Application WEB Accessible à tout internaute Nécessite de sinscrire et de fournir un mail valide En anglais ou en français

8 Gestion des demandes Application Intranet Réservé aux personnels des collections Nécessite un mot de passe Différents niveaux dhabilitation Système dalerte mail pour être informé du traitement du dossier

9 Gestion des demandes Création dune demande 1) Choix de la collection 2) Choix du type de demande 3) Acceptation des conditions générales 4) Saisie du détail de la demande La demande est ensuite transmise au « dispatcher »

10 Gestion des demandes Lapplication Intranet Liste des demandes –En cours : une action est nécessaire –En attente : au moins une action a été lancée –A terminer : après acceptation –Historique : les archives … Préférences

11 Gestion des demandes Notion de responsable Un seul responsable a un moment donné Au départ le « dispatcher » Il peut transmettre la responsabilité dune demande … ou demander des avis ou des actions

12 Gestion des demandes Actions du responsable AccepterAccepter la demande et en informer le demandeur RefuserRefuser la demande et en informer le demandeur AvisDemander à qqun du muséum son avis ActionDemander à qqun du muséum de faire quelque chose

13 Gestion des demandes Actions du responsable (suite) TransmettreTransmettre la responsabilité du dossier à qqun du muséum CloreHistoriser la demande CommenterAjouter un commentaire dans le dossier de la demande SuiviInformer qqun du muséum de l'avancement du dossier

14 Gestion des demandes Apres une demande AVIS/ACTION RépondreRépondre au responsable qui m'a demandé une Action ou un Avis Demande d'informationEnvoyer un mail au demandeur RelancerRelancer qqun du muséum auquel on a demandé une Action ou un Avis ou relancer une Demande d'information AnnulerAnnuler une Action ou un Avis demandé à qqun du muséum ou annuler une Demande d'information

15 Gestion des demandes Traitement des mails extérieurs Les mails sont régulièrement enregistrés dans la base de données Seul le sujet du mail permet de lier le mail au dossier !

16 Gestion des demandes Liste des demandes Un clic dans la liste donne le détail de la demande Mais attention un clic sur le nom du demandeur fournit une autre liste

17 Gestion des demandes … et les actions du demandeur Repondreà une demande dinformation Renoncerà sa demande initiale

18 Gestion des demandes Les URLs Pour faire des essais et se former Pour travailler : Pensez aux favoris et marque pages !

19 Gestion des demandes Travaux Pratiques 1 : changer son mot de passe Login : votre mail sans Mot de passe initial : linnaeus1707

20 Gestion des demandes Travaux Pratiques 1 : le faire « en vrai » La même chose sur : … puis fermer le navigateur pour la suite

21 Gestion des demandes TP2 : créer une demande Ouvrir un compte sur Nécessite de pouvoir accéder au webmail https://webmail.mnhn.fr/

22 Gestion des demandes TP3 : traiter une demande Accepter ou refuser la demande après avoir demandé une action à un collègue

23 Gestion des demandes TP4: à vous de jouer … Essayer les autres actions


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