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1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses IX. Configurer.

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1 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses IX. Configurer Octopus pour une bonne gestion des caisses

2 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses Introduction Octopus permet de gérer vos caisses de manière opérationnelle et comptable. Pour comprendre cette fonctionnalité, il est nécessaire dexpliquer dabord la logique opérationnelle, puis comptable de la gestion des caisses qui détermineront la configuration dOctopus. Suivez pas à pas lexemple suivant (simple) pour comprendre la gestion des caisses dans Octopus.

3 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses Première partie 1. Logique opérationnelle $ + 250$ $ $ $ 0$10 000$10 250$ La logique opérationnelle de la gestion des caisses est la suivante : 1) En début de journée ma caisse est vide et jai $ sur mon compte en banque. 2) Le caissier va chercher $ à la banque pour remplir la caisse. 3) Un client arrive et procède à un dépôt de 250$ sur son compte dépargne. 4) A la fin de la journée le caissier place le montant de la caisse en banque $

4 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 2. Logique comptable 3 comptes vont être affectés par ces opérations : 2 comptes au débit : D Banque 1100 CD Caisse 1200 C 1 compte au crédit: D C ompte dépargne client 2300 C

5 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 2. Logique comptable Reprenons les étapes de la logique opérationnelle : D Banque 1100 CD Caisse 1200 C D Compte dépargne client 2300 C 1) En début de journée, mon compte bancaire est débiteur de $ (1) 2) Le caissier remplit la caisse de $ (2) 3) Le client dépose 250$ sur son compte dépargne. 250 (3) 4) A la fin de la journée, le caissier place le montant dans de la caisse en banque (4) D Fonds propres 2100 C

6 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 2. Logique comptable Quel est le bilan comptable (simplifié) à la fin de la journée ? ACTIF PASSIF Capitaux propres $ Compte courant client 250$Banque $ Caisse 0$

7 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses Deuxième partie : Configuration de la gestion des caisses La configuration de la gestion des caisses dans Octopus suit les étapes suivantes : Créer des comptes dans le plan comptable Effectuer des entrées manuelles pour créditer ou débiter certains comptes Configurer les règles comptables Configurer le rôle du guichetier et le guichet

8 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 3. Configuration comptable Cliquez dans « Comptabilité » puis dans « Plan comptable ». Passons maintenant à la configuration comptable dOctopus : par défaut le plan comptable est vide. Vous avez la possibilité de migrer votre plan comptable directement depuis Excel vers Octopus ou entrer des comptes manuellement. Nous allons créer les 4 comptes de notre exemple. Pour en savoir plus, consultez la page du guide dutilisateur prévue à cet effet :

9 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 3. Configuration comptable – Ajouter un compte Cliquez sur « Ajouter un compte » Créez et enregistrez le compte Banque en actif et au débit. Créez et enregistrez le compte caisse en actif et au débit. Créez et enregistrez le Compte courant client au passif et en crédit. Créez et enregistrez le compte Fonds propres au passif en crédit. Retrouvez les comptes créés dans votre plan comptable.

10 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 3. Configuration comptable – entrée manuelle Nous allons utiliser 2 entrées manuelles : 1) pour créditer le compte des fonds propre et débiter le compte banque de ) Pour remplir la caisse depuis le compte en banque Pour plus de détails sur les entrées manuelles, référez vous à la partie 15.5 du guide dutilisateur. Allez dans « Comptabilité » et cliquez sur « Entrées manuelles ». Faites lentrée manuelle suivante : Cliquez sur « Balances » dans « Comptabilité » pour constatez le changement dans la balance de vos comptes. Puis la deuxième.

11 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 3.Configuration comptable – Règles comptables Pour que les événements de dépôts entraînent un changement dans le solde des comptes nous allons configurer des règles comptables. Pour plus dinformation sur les règles comptables référez vous à la partie 12.3 du guide dutilisateur. Cliquez dans « Comptablité » puis dans « Règle comptable ». Créez la règle comptable relative au premier dépôt dun client lors de la création de son compte dépargne. Créez la règle comptable relative au dépôt dun client sur son compte dépargne.

12 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 4. Configuration opérationnelle Félicitation! Vous avez fini la configuration comptable dOctopus relatif à la gestion des caisses. Passons maintenant à la configuration opérationnelle en définissant dabord le rôle de caissier.

13 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 4. Configuration opérationnelle Paramétrez dans un second temps le rôle de guichetier : Dans Configuration allez dans rôle et sélectionnez le rôle « Cashi ». Dans longlet « action » sélectionnez « Toutes les actions » et dans options cochez toutes les options. Cliquez sur « Mettre à jour ». Remarque : ce paramétrage est facilité pour ce tutoriel et ne prend pas en compte les règles de sécurité de votre institution Allez ensuite dans « Utilisateur » et créez un nouvel utilisateur ayant le rôle « Cashi ». Double-cliquez sur cet utilisateur et dans longlet « branche » cochez « Défaut ». Dans longlet paramétrage allez dans « Paramètres Généraux », entrez la valeur « True » pour le paramètre « Use teller Management ». Allez dans longlet « Configuration » puis cliquez sur « Guichet ». Ajouter un guichet comme ci-dessous : Quittez Octopus

14 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 4. Configuration opérationnelle Ouvrez Octopus en utilisant le login et mot de passe du nouvel utilisateur ayant le rôle de caissier. Sélectionnez le guichet « Caisse Jean Linux ».

15 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 5. Exemple Créez un nouveau client ainsi quun nouveau produit dépargne. Ouvrez un compte dépargne pour ce client. Pour plus de précisions sur ces points consultez les tutoriels précédents. Effectuez un premier dépôt de 100$. Cette action génère lévénement SVIE, pris en compte par la première règle comptable. Effectuez un deuxième dépôt de 150$. Cette action génère lévénement SVDE, pris en compte par la deuxième règle comptable.

16 1. Logique opérationnelle 2. Logique comptable 3. Configuration comptable 4. Configuration opérationnelle 5. Exemple Gestion des caisses 5. Exemple Consultez la balance de vos comptes : après les deux dépôts votre caisse présente un solde de 10250$. Afin de générez les règles comptables, effectuez une clôture comptable. Allez dans « Comptabilité », cliquez sur « Clôture des crédits », puis sur effectuer une clôture. Fermez Octopus en confirmant le montant de la caisse.


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