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LARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE ir. Luc GOLVERS Consultant et expert judiciaire en informatique Maître de conférences à lUniversité Libre de Bruxelles Président.

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Présentation au sujet: "LARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE ir. Luc GOLVERS Consultant et expert judiciaire en informatique Maître de conférences à lUniversité Libre de Bruxelles Président."— Transcription de la présentation:

1 LARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE ir. Luc GOLVERS Consultant et expert judiciaire en informatique Maître de conférences à lUniversité Libre de Bruxelles Président du CLUSIB (Club de la Sécurité Informatique Belge) Baron de Vironlaan, 108 B11Tel B-1700 DILBEEKFax Belgium

2 Archivage électronique Lensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps ir. Luc GOLVERS

3 Archivage électronique : buts obligations légales sauvegarde des droits (litiges) fins historiques (titre informatif) ir. Luc GOLVERS Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié.

4 Conservation Lensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour : o stocker o sécuriser o pérenniser o restituer o tracer o transférer voire détruire ir. Luc GOLVERS

5 Ne pas confondre Archivage Contenu figé Consultation Moyen et long terme Sauvegarde Contenu évolutif Restauration Court terme 5

6 ir. Luc GOLVERS La théorie des 3 âges Archives définitives Archives intermédiaires Archives courantes Raisons historiques ou patrimoniales Conservation pour besoins réglementaires ou juridiques Traitement des affaires courantes des services

7 Garanties à offrir o lexistence et laccessibilité des documents o leur authenticité o leur fiabilité et leur intégrité o permettre quils soient exploitables o assurer la traçabilité des documents o respecter les droits daccès o respecter la politique de conservation o détruire les documents « expirés » ir. Luc GOLVERS

8 Types darchivage 8 Archivage de documents papier via numérisation Archivage de données numériques

9 ir. Luc GOLVERS Gestion électronique de documents permet la modification des documents et la production de plusieurs versions ; peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs ; peut comporter la gestion de durées de conservation ; peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs ; est a priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la conduite des affaires. Système darchivage électronique interdit la modification des documents ; interdit la destruction de documents en dehors dun contrôle strict ; comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation ; comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par ladministrateur ; peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution dun fonds sécurisé des documents probants de lentreprise. 9

10 ir. Luc GOLVERS Système daccès et performance 1. Tester à pleine charge 2. Prévoir les critères de recherche 3. Moteur de recherche performant (bruit !) 10

11 ir. Luc GOLVERS Formats logiques 1. Images (JPEG, PNG, SVG, GIF, TIFF, PNG, BMP, PCX) 2. Texte sans mis en forme (ASCII TXT) 3. Texte avec mise en forme (HTML, RTF, ODF, DOC) 4. Pages prêtes à limpression (PDF, PDF/A, PostScript) 5. XML 6. Métadonnées EAD Éliminer tous les formats propriétaires, dont la pérennité nest pas assurée ! 11

12 ir. Luc GOLVERS Formats physiques (supports) 1. Supports magnétiques Bandes magnétiques Disques magnétiques 2. Supports optiques CD DVD 3. Juke-box 12

13 ir. Luc GOLVERS WORM (Write Once, Read Many) 1. Type A : transformation du support (substrat) 2. Type B : micro code WORM inclue dans le support, protégeant contre effacement et ré- écriture en conditions normales dutilisation (p.ex. disques magnéto-optiques) 3. Type C : génération dun micro code WORM enregistré avec linformation traité par le logiciel de gestion du support 13

14 Critères de choix des supports Durée de conservation Criticité des données Accessibilité Volume Coût Stabilité intrinsèque et robustesse Technologie largement répandue Simplicité des opérations de recopie Protection contre leffacement accidentel Outils de contrôle des supports Chemin daccès aux données protégé ir. Luc GOLVERS

15 Évolutivité - Migration Rafraîchissement du support (copie bit à bit) Duplication (p.ex. pour faciliter des migrations vers dautres types de support) Ré-empaquetage (méta-données et structure) Transformation : réversible (p.ex. changement de jeu de caractères – ex. ACSII vers UNICODE) irréversible (p.ex. Représentation de la virgule flottante) ir. Luc GOLVERS

16 Signature électronique Risques dêtre craquée prévoir système de remplacement Re-signer régulièrement les documents Vérification de la signature : lors de lutilisation (conserver listes de révocation, certificats des autorités concernées) – aléatoire à terme lors de lintégration dans larchive par le système darchivage par un tiers de confiance ir. Luc GOLVERS

17 Modèle OAIS (Open Archival Information System) 17 OAIS (archive) ProducteurUtilisateur Management

18 ir. Luc GOLVERS OAIS : Paquet dinformations 18

19 ir. Luc GOLVERS OAIS : Paquet dinformations Informations de pérénnisation : Provenance (origine, personnes qui ont eu linformation en charge, historique) Contexte (relations avec dautres informations) Identification (identifiant unique, ex. ISBN) Intégrité (p.ex. checksum contre laltération) 19

20 ir. Luc GOLVERS OAIS : Entités fonctionnelles 20

21 Quelques normes ISO Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs ISO/TR Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique ISO 22310:2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les rédacteurs de normes pour les exigences de "records management" dans les normes (EN) ISO :2006 Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements -- Partie 1 : Principes (EN) ir. Luc GOLVERS

22 Les processus ISO Décision de mise en oeuvre du RM au niveau de la direction de lentreprise 2. Organisation du système de RM 3. Plan de classement des activités 4. Sélection des documents 5. Charte darchivage 6. Durée de conservation 7. Enregistrement dans le système 8. Stockage et conditionnement 9. Accès 10. Traçabilité 11. Mise en oeuvre du sort final 12. Contrôle et audit 13. Formation 22

23 MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records _policy/moreq/index_fr.htm ir. Luc GOLVERS

24 Exigences dun SAE Document darchives un contenu une structure un contexte une présentation ir. Luc GOLVERS

25 Exigences dun SAE Plan de classement hiérarchique ou thésaurus sans arborescence configuration du plan de classement séries et dossiers sous-dossiers maintenance du plan de classement ir. Luc GOLVERS

26 Exigences dun SAE Contrôles et sécurité contrôle de laccès historique des événements sauvegarde et restauration (documents et métadonnées) traçabilité des mouvements authenticité Indices de sécurité et habilitations ir. Luc GOLVERS

27 Exigences dun SAE Conservation et sort final tableau des durées de conservation révision : contrôle des documents arrivés à échéance de conservation transfert, export et destruction ir. Luc GOLVERS

28 Exigences dun SAE Capture des documents Classement (code rubrique) + ID unique documents internes et externes de formats variés arrivant de divers canaux (réseau, messagerie, fax, scan, etc.) possibilité daffectation à plusieurs dossiers ir. Luc GOLVERS

29 Exigences dun SAE Import en masse (p.ex. messagerie) Identifiant unique (plutôt automatisé) Recherche et navigation, repérage et restitution (affichage, impression) ir. Luc GOLVERS

30 Exigences dun SAE Fonctions dadministration Administration générale : gestion des utilisateurs, contrôle de capacité de stockage, restaurations Reporting et statistiques Modification, suppression et édition dextrait des documents archivés ir. Luc GOLVERS

31 Exigences dun SAE Autres fonctions Gestion et archivage des documents non électroniques Conservation et sort final des documents mixtes Workflow (communication des systèmes) Signature électronique, chiffrement, filigranes numériques, etc. Interopérabilité et ouverture ir. Luc GOLVERS

32 Exigences dun SAE Exigences non fonctionnelles Facilité dutilisation, performance, extensibilité, disponibilité Normes techniques Environnement législatif et réglementaire Conservation à long terme et obsolescence Possibilité de conversion / migration en masse avec les métadonnées (supports, matériels, formats) ir. Luc GOLVERS

33 Exigences dun SAE Métadonnées Métadonnées distinctes mais coordonnées pour: le plan de classement les séries, dossiers et sous-dossiers les documents les extraits de documents les utilisateurs et les profils ir. Luc GOLVERS

34 Organisation de la sécurité dun SAE ir. Luc GOLVERS Sécurité physique des bâtiments Contrôle daccès du personnel aux matériels et bâtiments Règlement de sécurité à signer par le personnel Sécurité des matériels Logiciels et progiciels

35 ir. Luc GOLVERS Tiers archiveurs Importance du contrat et du Service Level Agreement (SLA) 35

36 Références utiles _version_francaise.pdf ir. Luc GOLVERS


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