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Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Dématérialisation, Gestion de contenu et archivage.

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1 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Dématérialisation, Gestion de contenu et archivage électronique sécurisé Qu'en est-il en 2009, comment se préparer pour ? Conférence présentée par : Anne Bouget, chargée détudes serdaLAB Caroline Buscal, consultante expert et manager de serda Maîtrise Michel Remize, rédacteur en chef magazine Arch imag

2 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Le marché français de la dématérialisation et des échanges sécurisés

3 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Périmètre et méthodologie de létude Périmètre de létude 272 acteurs identifiés en France : éditeurs de solutions logicielles, prestataires de services, intégrateurs, sociétés de conseil et AMOA, tiers de confiance, fabricants de scanners Domaines couverts : - Logiciels de Ged, Lad/Rad/OCR/ICR, BPM, pilotage des scanners - Plateformes de dématérialisation : marchés publics, comptabilité publique, contrôle de légalité, factures, courrier, bulletins de paie, etc. - Solutions de certification, de signature électronique, de gestion de la preuve - Conseil, AMOA, MO, externalisation en numérisation, indexation, vidéocodage, saisie, archivage électronique

4 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Un marché en croissance de +9% en 2007

5 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Les tendances du marché

6 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Les évolutions majeures du marché Les offres packagées matériels-logiciels se développent avec de nombreux partenariats OEM entre les constructeurs de matériels et les éditeurs spécialisés Les solutions en mode SaaS se généralisent (Esker, Deskom, STS Group) => flexibilité, facturation à lutilisation, absence de maintenance, déploiement rapide La dématérialisation des factures en forte croissance => dématérialisation fiscale La dématérialisation du courrier entrant (structuré, semi-structuré, non structuré) se développe avec la maturité logicielle (Iris, A2IA, Athic) Solutions de dématérialisation spécialisées pour les PME (Everial, Vdoc Software)

7 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Les évolutions majeures du marché La dématérialisation des documents patrimoniaux se poursuit avec le développement des bibliothèques numériques. Le marché se répartit entre des prestataires de services globaux (Jouve, Pitney Bowes Asterion) et des prestataires spécialisés (Arkhenum, Azentis) La dématérialisation des bulletins de paye : un nouveau marché (Novapost)

8 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Définitions Dématérialisation La dématérialisation des flux entrants et sortants désigne l'ensemble des projets qui s'attachent à transformer ces flux documentaires papier en flux électroniques avec pour principal objectif d'optimiser les processus et opérations faits sur ces flux. Gestion de contenu gestion de contenu dentreprise (entreprise content management, ECM) : ensemble des technologies utilisées pour capturer, gérer, partager, stocker, archiver et publier les informations et les documents dune organisation, sappuyant notamment sur un référentiel unique et la gestion du cycle de vie de linformation. gestion de contenu web (web content management, WCM) : technologie de gestion de contenu traitant les contenus web, permettant la gestion des contenus d'un ou plusieurs sites web et la réalisation de la mise en page des informations présentées dans les pages web et la navigation entre ces pages, ceci en rendant plus autonome lutilisateur-contributeur. Archivage électronique sécurisé Ensemble des opérations appliquées aux documents permettant, dune part, de les conserver, den assurer la pérennité et lintégrité, sur une période donnée et, dautre part, de les mettre à disposition. On parle de système darchivage électronique (SAE) ou delectronic records management system (ERMS)

9 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Dématérialisation, gestion de contenu, archivage électronique : points communs Le document numérique Gérer de linformation Processus Le cycle de vie du document Question de besoins Mieux répondre aux clients Partager des informations à loccasion dun projet Mieux diffuser linformation sur des intranets Pouvoir produire une preuve électronique Etc. Réponse par la gestion de projet Méthodologie de gestion de projet Plus ou moins formel ; tous les projets ne supposent pas un appel doffres Définitions

10 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Avec quels outils Scanners 1.De bureau (< 29 ppm) 2.Départementaux (30 à 79 ppm) 3.De production (> 80 ppm) 4.De réseau 5.De chèques 6.De livres 7.De plans 8.De photos 9.Micrographiques Ged Capture et reconnaissance (Lad, Rad, OCR, ICR) : A2iA, Abbyy, Itesoft, Readsoft Gestion : Archimed, Cincom, Docubase, EMC, Ever, IBM, Iris, Xerox, Zylab… ECM Alfresco, EMC, Ever, IBM, Jalios, Microsoft, Nuxeo, Open Text, Oracle + certains outils venant de la Ged

11 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte WCM Open source très présent : Drupal, EZ Publish, Typo3… Silverpeas, SDL Tridion, Wedia (Noheto)… AE Outils de gestion de linformation et darchivage (ArchivAlpha, Iron Mountain, Locarchives, Recall…) / (Z42-013) Outils spécifiques : CDC Arkhineo, Certeurope (tiers de confiance), Cecurity.com (coffre fort électronique) Avec quels outils

12 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Crédit agricole du Nord : dématérialisation des chèques 1 million de clients, 40 millions de chèques/an Fusion de 2 caisses du CA remise à plat du SI Fonctionnement : numérisation des chèques en agence et envoi des images au prestataire externe pour intégration dans le Ged, suivre en temps réel le travail du prestataire, extraction des données vers les applications métier, vidéocodage pour les cas litigieux 270 scanners / Banctec (logiciel et intégration) et A2IA (reconnaissance de lécriture cursive) Résultat : chèques crédités en 2 h Air Liquide : gestion de contenu web collaborateurs, 75 pays Besoin : réviser les sites internet du groupe (charte graphique, contenu corporate), pas de compétence HTML (50 contributeurs) Outil : Noheto Web Motion Software de Wedia (usine à sites), hébergement centralisé Résultats : 104 sites en ligne (entités et marques AL), coûts rationalisés Conseil général des Yvelines : plateforme darchivage électronique Besoin : réception de données électroniques Fonctionnement : réception, contrôle, conservation, gestion et communication Accès : archivistes / services producteurs et versants / public 2 serveurs : Hôtel du département et Dir. des AD Pour quels résultats

13 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Dématérialisation de lensemble des flux (papiers entrants, sortants, fax, mails, documents internes, données issues des applicatifs métier,…) Concerne lensemble des acteurs dune organisation (tous niveaux de hiérarchie) Mise en place dune organisation optimisée entre les services qui produisent des documents et génèrent des flux documentaires quotidiens et le service archives (organisation du versement au service archives notamment) Automatisation des traitements Réorganisation des services courrier avec centralisation courriers arrivés et à terme des flux courriers sortants Lien avec des projets connexes comme : Mise en place dun centre dappel unique multi-canal Transformation par des flux électroniques des échanges papier actuels avec des entités partenaires, fournisseurs, et clients (e-services) Limportance des enjeux : au nombre de 6

14 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Limportance des impacts Organisationnel : environnement, méthodologie, types de Flux dinformation, évolution des activités et processus Humain : formation, résistance au changement, …. Technique : intégration SI, réseaux, accessibilité des documents, sécurité échanges, archivage électr., pérennité du stockage, …. Juridique : conformité à lenvironnement réglementaire et normatif

15 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Le mode projet 2010 initialisation 2009 Lancement de la d é marche Sourcing : étude de besoins, Étude de marché, benchmarks, Études juridiques, études économiques Mise en place du Dispositif projet et instances Construction du planning détaillé et de la Politique de communication Analyse détaillée du Besoin : périmètre Documentaire, volumes, Utilisateurs, modèle Dimplantation (centralisé, Décentralisé,…) Construction des processus et du corpus de procédures, les profils et droits daccès,… Construction de plan de classement arborescent (idéalement ne pas descendre en dessous de 3/ 4 niveaux) … Spécifications techniques Aide à externalisation Intégration de la dématérialisation dans les processus métier Actions daccompagnement au changement : formation et communication Programme de mise en œuvre, de la conception à la recette finale Intégration, développement Site pilote et phases de tests Reprise de données existantes Organisation du service de dématérialisation Régie de ressources spécialisées (opérateurs, coordinateur,….) Cahiers des charges fonctionnels décrivant les fonctions de numérisation, Indexation, workflow, gestion Électronique de documents, recherche, Interfaces, les bases administrateur (index, annuaires, documents,…) Pilotage et communication

16 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Les étapes projet

17 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte La gestion du courrier – quels processus ? - Diversité de documents - Ouverture et lecture des courriers entrants - Distribution vers le service destinataire - Evolution de la position de gestion de courrier - Meilleure traçabilité des flux entrants - Recherche d'optimisation dans les processus de distribution - meilleur service rendu à l'utilisateur et valeur ajoutée pour le service courrier Archivage papier ? ExternalisationInternalisation

18 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Exemple de démarche adoptée dans le cadre dun projet de dématérialisation et de gestion de courriers (étapes danalyse) Périmètre documentaire 1 courrier = désigne tout document ou toute communication reçu ou envoyé, quel que soit le support. Quels Contenus documentaires? Plis, enveloppes, Courriers électroniques Courriers institutionnels Factures fournisseurs Courriers partenaires Courriers clients Marchés publics Publications Publicités …. Définition des rôles Utilisateurs et contributeurs D°de courrier / SGX Secrétariats Encadrement Agents / salariés Administrateur système Avec description des tâches afférentes Volumes Ne pas oublier létude quantitative car les volumes à traiter ont une incidence directe sur tout le schéma à mettre en place : Volumes et flux :nombre de pages, de plis, de fax, de- mails, de courriers internes, dusagers,… Exclusion

19 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte La démarche en 4 étapes danalyse (suite) Schéma global de Gestion des courriers : en 5 étapes E1 : acheminement E2 : dématérialisation E3 : Distribution dans Les services E4 : Attribution Du courrier E5 : Enregistrement Collecte du courrier sur différents sites et livraison du courrier non numérisable pour les sites distants Collecte, pré-tri, numérisation, indexation, distribution et destruction du papier après conservation temporaire Via le Si Workflow avec alerte sur boite aux lettres services ou individualisées Attribution du courrier, indexation, instruction De fax ou s

20 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte Quelques mots de conclusion … -Volumétrie des données et documents numériques, dématérialisation accrue (flux entrant et éditique en flux de sortie,…), - Baisse des tarifs des infrastructures, - Evolution des normes et réglementations, - Implication des niveaux de management, - Et le contexte de recherche defficacité et déconomie,…. CatalyseursTendances clés - Immatérialisation des échanges dans les organisations, - Offre globale de gestion de contenu et de gestion de larchivage électronique, - Externalisation, et les solutions clés en main, - Consolidation entre acteurs (rapprochement, fusion,….), approches multiples, … Compétences - Retours dexpérience et Réussites (bonnes pratiques, REX réussis,…) - Infrastructures au rendez vous -Conseil, Accompagnement au changement, -Sensibilisation accrue des ressources qui pilotent ces projets, ….

21 Groupe serda-Arch i mag ©groupe serda 17 novembre 2009 – Lyon Rhône-Alpes IT DAYS Espace Double Mixte sources Étude serdaLAB Dématérialisation et échanges sécurisés, publiée en septembre 2009 Pour en savoir plus, cliquer icicliquer ici Guide Pratique « Gestion de contenu : les meilleurs pratiques », Archima, publié en octobre Pour en savoir plus, cliquer icicliquer ici Méthodologie Go Best©, serda Maîtrise. Pour en savoir plus, cliquer icicliquer ici


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