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LES DEPENSES MODULE MM : GESTION DES ACHATS Annexe 3 LE SOLDE ENGAGEMENT JURIDIQUE (COMMANDE) SIFAC 2010 29/07/2010.

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1 LES DEPENSES MODULE MM : GESTION DES ACHATS Annexe 3 LE SOLDE ENGAGEMENT JURIDIQUE (COMMANDE) SIFAC /07/2010

2 2 A RETENIRp 3 COMMENT SOLDER UN ENGAGEMENT JURIDIQUEp 4 LES CONSULTATIONSp 8 CAS PRATIQUESp 19 SIFAC SOMMAIRE Les engagements juridiques sont des commandes de fournitures ou de services qui impactent le budget en créant une réserve de crédits sur le centre financier concerné. LUP11 a choisi le principe du service fait valorisé. Cela signifie que lors de la saisie dun service fait, les 3 comptabilités (budgétaire, analytique et comptable) sont impactées.

3 3 SIFAC 1 - Transaction ZME2K : le suivi des commandes. Une commande est soldée si les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. Dans le cas contraire, il est vivement conseillé de consulter lhistorique de la commande (livraison, facturation). 2 - Transaction ME2N : le suivi des services faits. Il convient de vérifier si les services faits saisis ont donné lieu à une facturation. Si un service fait ne faisant pas lobjet dune facture nest pas annulé, le système neffectuera aucune régularisation des écritures comptables et la mise à jour des crédits ne sera pas faite. 3 – Transaction MB5S : consultation des écarts EM/EF (entrée de marchandises/entrée de factures). Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture équivaut à bloquer des crédits inutilement sur le budget. La saisie dun service fait nest pas anodin. Il faut être particulièrement attentif aux écarts entre le montant du service fait (entrée de marchandises) et le montant de la facture (entrée de factures) car ces écarts bloquent des crédits inutilement. Et bien sûr des crédits bloqués sont des crédits quon ne peut utiliser… 4 – Solde et annulation. Par la transaction MIGO, il faut annuler les services faits (en quantité ou en valeur) qui ne feront pas lobjet dune facturation (en MIRO). Par la transaction ME22N, il faut cocher « livraison finale » (onglet «Livraison ») et « facture finale » (onglet « Facture ») pour chaque ligne de poste créée afin de solder totalement un engagement juridique. A RETENIR

4 4 SIFAC COMMENT SOLDER UN ENGAGEMENT JURIDIQUE LE PRINCIPE Ils existent différentes façons de solder un engagement juridique. Utiliser la Transaction ME22N Cocher « Livraison finale » et « Facture finale » Transaction ME22N Cocher « Facture finale » Transaction MIRO et cocher « Livraison finale » si nécessaireTransaction ME22N COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? CONSULTER LE SUIVI DES COMMANDES Par la transaction ZME2K, il faut vérifier : * Si la commande en quantité ou en valeur a fait lobjet dune saisie de service fait via la colonne « Reste à livrer ». * Si la commande en quantité ou en valeur a fait lobjet dune facture via la colonne « Reste à facturer ». Régulièrement, il faut vérifier si les commandes sont soldées (colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0). VERIFIER LEXISTENCE DUN SERVICE FAIT Par la transaction ME2N, il faut vérifier que chaque commande a fait lobjet dun service fait.

5 5 SIFAC COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? (suite) VERIFIER LEXISTENCE DUN ECART EM/EF (entrée de marchandises/entrée de factures) Par la transaction MB5S, il faut vérifier quil nexiste pas décarts entre le montant du service fait et le montant de la facture. ANNULER UN SERVICE FAIT « PARASITE » Par la transaction MIGO (code 102), il faut annuler les services faits ou les écarts existants. ATTENTION ! Il faut seulement annuler la quantité ou la valeur qui ne donnera pas lieu à une facturation. ENGAGEMENT JURIDIQUE SANS AUCUN SERVICE FAIT NI AUCUNE FACTURE A RECEVOIR TRANSACTION ME22N Il existe deux possibilités : Soit sélectionner la ligne de poste à solder et cliquer sur Soit cocher (pour chaque ligne de poste) : * « Livraison finale » dans longlet « Livraison », * « Facture finale » dans longlet « Facture ». ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI MAIS SANS FACTURE A RECEVOIR TRANSACTION MIGO – ME22N Par la transaction MIGO, on annule le service fait (code 102). Par la transaction ME22N, on coche (pour chaque ligne de poste) : * « Facture finale » dans longlet « Facture », * « Livraison finale » dans longlet « Livraison ».

6 6 COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? (fin) ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE TRANSACTION MIRO – ME22N Dans la transaction MIRO, après la saisie des données de la facture, cocher Dans la transaction ME22N, cocher « Livraison finale » dans longlet « Livraison » pour finaliser le solde. ATTENTION ! Ne pas solder un engagement juridique tant que la facture nest pas saisie. ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI ET FACTURE SAUVEGARDEE Si lors de la saisie de la facture la colonne « Facture finale » na pas été cochée, il faut se positionner dans la transaction ME22N. De là, on coche : * « Facture finale » dans longlet « Facture », * « Livraison finale » dans longlet « Livraison ». SIFAC ****

7 7 CE QUIL NE FAUT PAS FAIRE !! CE QUIL FAUT FAIRE ! Modifier le montant engagé ne solde pas la commande. Au contraire, cette saisie engendre des incohérences au niveau du budget. SIFAC Dans lexemple, le montant engagé a été ramené à 0.01 sans solde de la commande. En ZME2K, il reste logiquement 0.01 à réceptionner et à facturer. En FMAVCR01, on retrouve un crédit de 0.01 engagé. Pour solder une commande, on coche « Livraison finale » et « Facture finale » en ME22N. Il est possible aussi de vérifier, par la transaction MB5S, si il y a un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture pour cette commande. En ZME2K, il reste 0 à réceptionner et à facturer. En FMAVCR01, le montant des crédits engagés est à 0.

8 8 LES CONSULTATIONS SIFAC ZME2K ME2N MB5S Suivi des commandesp 9 Consultation des services faitsp 12 Consultation des écarts EM/EFP 15

9 9 SIFAC Indiquer un ou des centres de coûts. Indiquer un n° EOTP pour consulter une convention particulière. Consulter les commandes par enveloppe (n° ordre). Cliquer sur pour exécuter la demande. Cliquer sur pour sélectionner la mise en forme UP11 concernée. Sélectionner le mise en forme : /UP11CDE SUIVI COMMANDES DACHAT ENTREE ZME2K Cette transaction permet de suivre les commandes.

10 10 SIFAC La mise en forme saffiche à lécran. La mise en forme a été créée avec un tri par document dachat. Centre Financier et centre de coûts en consultation. N° de convention. Ligne de poste liée à la commande. Montant total HT saisi à la commande. Montant total TTC saisi à la commande. Les colonnes « Valeur nette de cde » et « Valeur totale en cours » sont des valeurs invariables. Le système vous indique seulement le montant engagé lors de la saisie de la commande. Ce montant ne se modifiera pas quelque soit le mouvement intervenu sur la commande.

11 11 SIFAC Commande en quantité (PC) Pour chaque ligne de poste, la « quantité » nayant pas fait lobjet dun service fait. Commande en quantité (PC) Pour chaque ligne de poste, la « quantité » nayant pas fait lobjet dune facturation. Commande en valeur (VAL) Pour chaque ligne de poste, la « valeur » nayant pas fait lobjet dun service fait. Commande en valeur (VAL) Pour chaque ligne de poste, la « valeur » nayant pas fait lobjet dune facturation. Date de saisie du document. Pour exemple : je lis que la commande a été entièrement réceptionnée (reste à livrer à 0) mais il me reste 11 produits soit 1770 HT à saisir en facturation (MIRO). ****

12 12 SIFAC ME2N Cliquer sur pour sélectionner la variante souhaitée. Sélectionner « UP11SF CONSULTATION SERVICES FAITS ». ENTREE Cette transaction permet de consulter les services faits. Indiquer le n° de la commande ou des commandes à consulter. Sélectionner plusieurs commandes est possible en cliquant sur

13 13 SIFAC Ou cliquer sur pour afficher les commandes saisies par un utilisateur précis ou par des utilisateurs différents. Cliquer sur pour exécuter la demande. Quantité commandée (quantité ou valeur) non réceptionnée.

14 14 SIFAC Double-cliquer sur le n° de la commande pour afficher la commande. Il est possible de solder la commande (si nécessaire) à ce niveau. Cliquer sur pour passer en « mode modification ». ****

15 15 SIFAC MB5S Cette transaction permet didentifier les écarts entre une entrée de marchandises (EM) et une entrée de factures (EF). Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture peut bloquer des crédits inutilement. Cliquer sur pour effectuer une sélection multiple. Effectuer une sélection en valeur individuelle (des valeurs qui ne se suivent pas). Effectuer une sélection en intervalle (des valeurs qui se suivent). ENTREE Cliquer sur pour exécuter la demande. Cette transaction propose une sélection restreinte de données. Vous pouvez sélectionner néanmoins une ou plusieurs commandes afin de les consulter. Si vous nindiquez aucun n° de commande, le système affichera lensemble des commandes de lUP11. Cocher cette zone pour afficher les commandes livrées et facturées sans écart de prix.

16 16 EM = entrée de marchandises EF = entrée de factures Montant total TTC du service fait. Cette colonne affiche la valeur totale imputée sur le budget. Montant HT de la facture. Montant HT du service fait. N° de la commande et n° de la ligne de poste SIFAC Dans le menu « Saut(L) » sélectionner « Liste détaillée » pour afficher la mise en forme adéquate (comme ci-dessous). 1 1 Il existe un écart de Il existe un écart de 75 … mais aucune facture na été saisie.

17 17 Pour consulter lhistorique dune commande par ligne de poste, sélectionner la ligne de poste à consulter puis double-cliquer. Pour afficher une commande dans son intégralité, cliquer sur Il est possible de solder la commande (si nécessaire). Cliquer sur pour passer en « mode modification ». Le système affiche à lécran la fenêtre spécifique concernant lhistorique de la commande pour la ligne de poste sélectionnée. SIFAC

18 18 SIFAC A NOTER : Si la ligne est en rouge cela signifie quil y a une incohérence entre la quantité ou la valeur livrée et la quantité ou la valeur facturée. Le montant saisi à la facture est supérieur au montant du service fait. Le montant du service fait est à 0 mais une facture a été saisie pour … ****

19 19 SIFAC CAS PRATIQUES COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : PAS DE SERVICE FAIT SAISI NI FACTURE A RECEVOIR p 19 COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : SERVICE FAIT SAISI MAIS PAS DE FACTURE A RECEVOIR p 24 COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE p 28 Cas 1 QUANTITE ENGAGEE = QUANTITE RECEPTIONNEE = QUANTITE FACTUREE MONTANT ENGAGE = MONTANT DE LA FACTURE p 28 CAS 2 QUANTITE ENGAGEE = QUANTITE RECEPTIONNEE = QUANTITE FACTUREE MONTANT ENGAGE MONTANT DE LA FACTURE p 33 COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE p 39 Cas 1 MONTANT ENGAGE = MONTANT DU SERVICE FAIT = MONTANT DE LA FACTURE MONTANT ENGAGE = MONTANT DE LA FACTURE p 39 Cas 2 MONTANT ENGAGE MONTANT DU SERVICE FAIT = MONTANT DE LA FACTURE MONTANT ENGAGE MONTANT DE LA FACTURE p 44 Cas 3 MONTANT ENGAGE = MONTANT DU SERVICE FAIT MONTANT DE LA FACTURE MONTANT DU SERVICE FAIT MONTANT DE LA FACTURE p 50 COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT p 57 Cas 1 COMMANDE EN QUANTITE p 57 Cas 2 COMMANDE EN VALEUR p 60

20 20 SIFAC Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Transaction : ME21N Création de la commande. Quantité commandée : 5 Prix net : 10 /pièce soit un montant total de 50 HT soit TTC Actuellement, sont engagés sur le compte budgétaire 604. COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : PAS DE SERVICE FAIT SAISI NI FACTURE A RECEVOIR

21 21 SIFAC Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Le montant des crédits engagés a augmenté suite à la saisie de la commande. Transaction : ME22N Solde de la commande. Sélectionner la ligne de poste concernée puis cliquer sur Cliquer sur OUI 1ère façon de solder la commande

22 22 SIFAC La commande est soldée. Dans longlet « Facture », cocher « Facture fin. ». Dans longlet « Livraison », cocher « Livrais. Finale ». La commande est soldée. 2nd façon de solder la commande Sauvegarder

23 23 SIFAC Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits après solde de la commande. Le montant des crédits engagés est de nouveau à ****

24 24 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Transaction : ME21N Création de la commande. Quantité commandée : 2 Prix net : 10 /pièce soit un montant total de 20 HT soit TTC COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : SERVICE FAIT SAISI MAIS PAS DE FACTURE A RECEVOIR SIFAC Aucuns crédits engagés (1). Le montant des crédits disponibles (crédits non consommés) est de 1500 (2). 12

25 25 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Transaction : MIGO Création du service fait. La commande est entièrement réceptionnée. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. (1) Montant des services faits en attente de facturation. Le montant des crédits engagés (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont inchangés. 123 Le montant des crédits engagés (1) est venu diminuer le montant des crédits disponibles (2). Aucun service fait saisi pour cette commande (3). 321

26 26 SIFAC Transaction : ME23N Vérification de lhistorique de la commande. On constate, dans lhistorique de la commande, que le service fait est toujours actif. A ce niveau de saisie, le solde de la commande ne permet pas de récupérer les crédits engagés. La colonne « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget. Transaction : MIGO Annulation du service fait. Sélectionner le code « 102 » (annulation). Indiquer le n° de la commande. Saisir la quantité ou la valeur à annuler puis cocher sur « OK ». Sauvegarder. ATTENTION ! NE PAS ANNULER UN SERVICE FAIT QUI A FAIT LOBJET DUNE FACTURE. La commande doit être soldée. Transaction : ME23N Vérification de lhistorique de la commande après annulation du service fait. Dans lhistorique de la commande, on peut voir que le service fait est annulé et le montant imputé est à 0.

27 27 SIFAC Transaction : ME22N Solde de la commande. Cocher « Facture finale ».Cocher « Livraison finale ». Sauvegarder Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après annulation du service fait et solde de la commande. Le montant des crédits engagés et le montant des services faits sont à 0. Les crédits disponibles sont mis à jour. Transaction : ZME2K Consultation de la situation de la commande. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est entièrement soldée. ****

28 28 SIFAC COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Transaction : ME21N Création de la commande. CAS 1 :Quantité commandée = Quantité réceptionnée = Quantité facturée Montant de lengagement = montant de la facture Quantité : 1 montant engagé : 100 HT soit TTC (ME21N) Quantité réceptionnée : 1 (MIGO) Montant facturé : 100 HT soit TTC (MIRO) Achat dune fourniture pour 100 HT/unité en UEXO. Les crédits disponibles sont de 1500.

29 29 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Transaction : MIGO Saisie du service fait. La commande a été entièrement réceptionnée: 1 quantité de 100 HT est alors saisie. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Le montant des crédits disponibles est inchangé (1) puisque le montant des crédits engagés (2) correspond au montant des services faits (3). 312 Le montant des crédits engagés (1) est venu diminuer le montant des crédits disponibles (2). Aucun service fait saisi pour cette commande (3). 2 13

30 30 SIFAC Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. La commande a été entièrement réceptionnée (colonne « reste à livrer » à 0). La commande na fait lobjet daucune saisie de facture (colonne « reste à facturer » : 1 quantité à facturer pour un montant de 100 HT). Transaction : MIRO Saisie de la facture. Le montant de la facture (1) correspond au montant du service fait (2). Le système ne calcule aucun écart (3). Si cette facture solde la commande, il convient de cocher « Facture finale »

31 31 SIFAC Transaction :ZME2K Consultation de la situation des commandes après saisie de la facture. Transaction :ME23N Consultation de lhistorique de la commande. Transaction :ME22N Vérification du solde de la commande après saisie de la facture. Dans longlet « Facture », cocher « Facture finale ». Si « Facture finale » a été cochée lors de la saisie de la facture (MIRO) « Facture finale » apparaîtra comme ci-dessus. Aucun écart entre le service fait (WE) et la facture (RE-L). Le « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. Dans longlet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la quantité réceptionnée est égale à la quantité commandée.

32 32 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande. SIFAC **** Le montant des crédits engagés (1) et le montant des services faits/factures (2) sont cohérents. Les crédits disponibles sont mis à jour (3). 123

33 33 COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Transaction : ME21N Création de la commande. CAS 2 :Quantité commandée = Quantité réceptionnée = Quantité facturée Montant de lengagement du montant de la facture Quantité : 1 montant engagé : 100 soit TTC (ME21N) Quantité réceptionnée :1 (MIGO) Montant facturé : 90 soit TTC (MIRO) Crédits engagés sur le compte 604. Achat dune fourniture pour 100 HT/unité en UEXO.

34 34 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Transaction : MIGO Saisie du service fait. Le montant des crédits engagés a augmenté de TTC. Les crédits disponibles ont diminué. La commande est réceptionnée en totalité: 1 quantité de 100 HT est alors saisie en service fait. Il apparaît désormais une différence entre le montant des services faits et le montant des crédits engagés.

35 35 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. Le montant des services faits correspond au montant des crédits engagés. Les crédits disponibles sont inchangés. La commande a été entièrement réceptionnée (colonne « reste à livrer » est à 0). La commande na fait lobjet daucune saisie de facture (colonne « reste à facturer » : 1 quantité à facturer pour un montant de 100 HT).

36 36 SIFAC Transaction : MIRO Saisie de la facture. 1 - Saisie du montant TTC de la facture. 2 - En indiquant le n° de la commande, le système a rapatrié automatiquement la quantité saisie lors du service fait. 3 - Logiquement le système calcule un écart entre le montant HT de la facture et le montant HT lié à la quantité réceptionnée. Rappel ! montant de la facture : 90 HT soit 107,60 TTC Pour corriger cet écart, il convient de modifier le montant lié à la quantité réceptionnée. Saisir dans la colonne « Montant » le montant HT de la facture. Nous avons saisi une commande en quantité. Le flux dépenses seffectue alors uniquement sur la quantité saisie et non sur le montant.

37 37 Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). SIFAC Si cette facture solde la commande alors il convient de cocher « Facture finale ». Transaction :ME23N Vérification de la commande après saisie de la facture. Dans longlet « Facture », « Facture finale » est bien cochée. La service fait (WE) correspond à la facture (RE-L) (1). Le système a pris en compte la modification du montant facturé (2). Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison ». 1 2

38 38 Dans longlet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la quantité réceptionnée est égale à la quantité commandée. Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison » (suite). SIFAC Transaction :ZME2K Consultation de la situation des commandes après saisie de la facture. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande. Le système a comptabilisé le montant TTC de la facture (1) (en MIRO) et non plus le montant engagé (2) (MIGO). Les crédits disponibles sont mis à jour (3). **** 123

39 39 SIFAC COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. CAS 1 :Valeur commandée = Valeur réceptionnée = Valeur facturée Montant de lengagement = montant de la facture Quantité : 100 soit TTC prix net : 1 (ME21N) Montant réceptionné : 100 HT soit TTC (MIGO) Montant facturé : 100 soit TTC (MIRO) Transaction : ME21N Création de la commande. Montant des crédits disponibles avant la saisie dune nouvelle commande. Saisie dune commande de 100 HT en UEXO.

40 40 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Transaction : MIGO Saisie du service fait. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande. La commande na, pour linstant, ni été réceptionnée ni été facturée. Le montant des crédits engagés (1) a augmenté et les crédits disponibles (2) ont logiquement diminué. 21 Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » correspond au montant engagé. Le service fait est saisi en conséquence (soit 100 HT).

41 41 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après la saisie du service fait. La valeur saisie lors du service fait a été comptabilisée (1). Le montant des crédits disponibles reste inchangé (2) puisque le montant engagé (3) correspond à la valeur « réceptionnée ». 12 La colonne « Reste à livrer » est à 0. La totalité de la commande a été livrée ou le service effectué. Aucune facture na été saisie en MIRO. 3

42 42 Transaction : MIRO Saisie de la facture. Transaction :ME23N Consultation de lhistorique de la commande. SIFAC Le montant de la facture correspond au montant engagé. Le système ne détecte aucun écart de montant. Cocher « Facture finale » si la facture solde la commande. La valeur « réceptionnée » (WE) est égale au montant facturé (RE-L).

43 43 Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture. **** SIFAC Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison ». Dans longlet « Facture », la commande est bien cochée en « Facture finale ». Dans longlet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la valeur réceptionnée est égale à la valeur commandée. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. Le montant des services faits (1) correspond au montant des crédits engagés (2). Les crédits disponibles sont mis à jour (3). Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande. 123

44 44 SIFAC COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. CAS 2 :Valeur commandée Valeur réceptionnée = Valeur facturée Montant de lengagement montant de la facture Quantité : 100 prix net : 1 Montant réceptionné : 90 Montant facturé : 90 Transaction : ME21N Création de la commande. Montant des crédits disponibles avant la saisie dune nouvelle commande. Saisie dune commande de 100 HT en UEXO.

45 45 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande. SIFAC Le montant engagé a augmenté de TTC suite à la saisie de la commande. Les crédits disponibles ont diminué. Une différence existe entre la colonne « Montant engagement juridique » et la colonne « Facture MM/SD »: des services faits nont pas encore été saisis. La commande na, pour linstant, ni été réceptionnée ni été facturée. Transaction :ME2N Consultation des services faits. Cette consultation confirme que ni de service fait ni de facture nont été saisis.

46 46 SIFAC Transaction : MIGO Saisie du service fait. Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » ne correspond pas au montant engagé. Le service fait est saisi pour 90 HT. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. La colonne « Reste à livrer » indique le montant restant à réceptionner ou représentant un excédent dengagement. Surveillez ces petits restes car ils bloquent inutilement des crédits. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Le montant des services faits est correct mais le montant des crédits engagés et le montant des crédits disponibles nont pas été mis à jour.

47 47 Transaction :ME2N Consultation du suivi des services faits. De même par cette transaction, le système nous indique que le service fait na pas été saisi en totalité. SIFAC Transaction : MIRO Saisie de la facture. Le montant de la facture correspond au montant du service fait. Le système ne détecte aucun écart. Cocher « Facture finale » si la facture solde la commande. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture. Il reste 10 « à réceptionner » et à facturer.

48 48 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. Lécart relevé dans les transactions précédentes se retrouve lors de la consultation du budget. Le montant des engagements juridiques présente toujours une différence avec le montant des services faits. Le montant des crédits disponibles est toujours erroné. Transaction :ME22N Solde de la commande. Pour corriger cet écart, il faut cocher « Facture finale » (si cela na pas été fait lors de la MIRO) dans longlet « Facture » et « Livraison finale » dans longlet « Facture ». Ecart de 10 Dans lhistorique de la commande, on peut voir lécart existant entre le montant engagé et la valeur « réceptionnée ».

49 49 **** SIFAC Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après solde de la commande. Les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. Lécart nexiste plus, la commande est soldée. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après solde de la commande. Transaction :ME2N Consultation des services faits. Aucun service fait ne reste à saisir pour cette commande. De même aucune facturation nest en attente de saisie. Le montant des crédits engagés a été modifié. Le montant des crédits disponibles est mis à jour.

50 50 SIFAC COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. CAS 3 :Valeur commandée = Valeur réceptionnée Valeur facturée Montant du service fait montant de la facture Quantité : 100 HT Prix net : 1 (ME21N) Montant réceptionné : 100 HT (MIGO) Montant facturé : 90 HT (MIRO) Transaction : ME21N Création de la commande. Montant des crédits disponibles avant la saisie dune nouvelle commande. Saisie dune commande de 100 HT en UEXO.

51 51 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande. SIFAC Le montant des crédits engagés a augmenté de TTC suite à la saisie de la commande. Les crédits disponibles ont diminué. Une différence existe entre la colonne « Montant engagement juridique » et la colonne « Facture MM/SD » : des services faits nont pas encore été saisis. La commande na, pour linstant, ni été réceptionnée ni été facturée. Transaction : MIGO Saisie du service fait. Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » correspond au montant engagé. Le service fait est donc saisi pour 100 HT.

52 52 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. Transaction : MIRO Saisie de la facture. A ce niveau de saisie, le montant des engagements juridiques (1), le montant des services faits (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont cohérents. Pour cette commande, il reste 100 HT à facturer (à mettre en paiement). Rappel ! Le fournisseur a établi une facture pour un montant de 90 HT soit TTC. Le système calcule dès lors un écart de 10 (1) entre le montant saisi lors du service fait (2) et le montant de la facture (3)

53 53 SIFAC Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). Transaction :ME2N Consultation du suivi des services faits après facturation. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture. Il convient de modifier le montant et la quantité du poste 1 afin de corriger lécart existant. On y indique le montant HT de la facture (1). En ZME2K et en ME2N, on note lécart issu de la saisie de la facture. Si cette valeur (ici 10 ) ne doit pas faire lobjet dune facture, ce sont alors des crédits bloqués inutilement. 1

54 54 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. Transaction :ME22N Solde de la commande. La correction du montant effectuée lors de la facturation (de 100 HT à 90 HT) na pas donné lieu à une mise à jour automatique des crédits disponibles ( TTC), du montant des crédits engagés et du montant des services faits. Il faut procéder au solde de la commande. Dans longlet « Facture » cocher « Facture finale » si cela na pas été fait lors de la MIRO. Dans longlet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement car la valeur engagée est égale à la valeur « réceptionnée ». Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après solde de la commande. Les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée.

55 55 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après solde de la commande. La commande est soldée mais… les crédits disponibles ne sont toujours pas mis à jour. Lhistorique de la commande montre lécart existant entre le montant saisi lors du service fait et le montant de la facture. Transaction :ME23N Consultation de lhistorique de la commande. Pour corriger cet écart, il faut donc intervenir au niveau du service fait. Transaction :MIGO Annulation du service fait. ATTENTION ! Si votre commande a fait lobjet de plusieurs services faits, il faut annuler uniquement la valeur non facturée. Différence entre le montant saisi à la facture et le montant saisi lors du service fait. En annulant cette valeur, lécart existant sera corrigé.

56 56 SIFAC Transaction :ME23N Consultation de lhistorique de la commande. La valeur « réceptionnée » correspond maintenant à la valeur facturée. Le « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget. Transaction :ME22N Vérification du solde de la commande. En intervenant sur le service fait (annulation), le système a décoché « Livraison finale ». Ne pas oublier de cocher « Livraison finale » pour solder définitivement la commande. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après annulation du service fait et solde de la commande. Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés. ****

57 57 SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT CAS 1 : Commande en quantité Quantité : 1 Prix net : 100 HT soit TTC (ME21N) Montant réceptionné : 1 pour 100 HT soit TTC (MIGO) Montant facturé : 110 HT soit TTC (MIRO) Transaction : MIRO Saisie de la facture. Le poste de commande réceptionné est ramené dans le poste de facture (pour le montant et la quantité réceptionnés). La démonstration commence après la saisie du service fait. Le montant des crédits engagés (1) a diminué le montant des crédits disponibles (2). Le service fait (3) correspond au montant prévu à la commande. 123 Un écart de 10 est analysé par le système. Cet écart est la différence entre le montant de la facture et le montant du service fait.

58 58 SIFAC Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). ATTENTION ! La modification du montant nest possible que dans la limite de la marge de tolérance de 10 %. Transaction :ME23N Consultation de lhistorique de la commande. ATTENTION ! La quantité facturée ne peut être supérieure à la quantité réceptionnée. Pour rectifier cet écart, il convient alors de saisir dans la zone « Montant » (1) le montant HT de la facture. 1 La quantité ne doit et ne peut pas être modifiée. La quantité réceptionnée et facturée est cohérente. Le système a pris en compte la modification du montant facturé.

59 59 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. SIFAC **** Cocher « Facture finale » si cela na pas été fait lors de la MIRO. Transaction : ME22N Vérification du solde de la commande. « Livraison finale » est déjà cochée car la quantité commandée est = à la quantité réceptionnée. Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés. Pour résumer : Le compte du fournisseur est crédité du montant TTC de la facture ( TTC). Le compte 4081 (service fait) est soldé (débit/crédit : ). Un poste supplémentaire (ici en 604), correspondant à lécart, est généré sur les axes budgétaires, comptables et analytiques.

60 60 SIFAC COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT CAS 2 : Commande en valeur Quantité : 100 HT soit TTC Prix net : 1 (ME21N) Montant réceptionné : 100 HT soit TTC (MIGO) Montant facturé : 110 HT soit TTC (MIRO) Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. La démonstration commence après la saisie du service fait. Transaction : MIRO Saisie de la facture. A ce niveau de saisie, le montant des engagements juridiques (1), le montant des services faits (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont cohérents. 123 Rappel ! Le fournisseur a établi une facture pour un montant de110 HT soit TTC. Le système calcule dès lors un écart de 10 (1) entre le montant saisi lors du service fait (2) et le montant de la facture (3)

61 61 SIFAC Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). Transaction :ME23N Consultation de lhistorique de la commande. ATTENTION ! La quantité facturée ne peut être supérieure à la quantité réceptionnée. ATTENTION ! La modification du montant nest possible que dans la limite de la marge de tolérance de 10 %. Il convient de modifier le montant du poste 1 afin de corriger lécart existant. On y indique le montant HT de la facture (1) (il faut augmenter uniquement la zone « Montant » dans le cas où le montant de la facture est supérieur au montant du service fait). 1 La quantité réceptionnée et facturée est cohérente. Le système a pris en compte la modification du montant facturé.

62 29/07/ SIFAC Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. Cocher « Facture finale » si cela na pas été fait lors de la MIRO. Transaction : MB5S Vérification des écarts EM/EF. Pour résumer : Le compte du fournisseur est crédité du montant TTC de la facture. Le compte 4081 (service fait) est soldé (débit/crédit : ). Un poste supplémentaire (ici en 604), correspondant à lécart, est généré sur les axes budgétaires, comptables et analytiques. Transaction : ME22N Vérification du solde de la commande. « Livraison finale » est déjà cochée car « la valeur commandée » est = à la « valeur réceptionnée ». Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés. Il nexiste pas décarts entre la « valeur réceptionnée » et le montant facturé. ****


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