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Agence Nationale dAppui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux LES BONNES PISTES DE LARCHIVAGE DU DOSSIER PATIENT Salon Santé Autonomie.

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1 Agence Nationale dAppui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux LES BONNES PISTES DE LARCHIVAGE DU DOSSIER PATIENT Salon Santé Autonomie 28 mai 2013

2 Sommaire 1 Aspects réglementaires de larchivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 3 2 Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA Bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spitéri, ANAP Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 5

3 Sommaire 1 Aspects réglementaires de larchivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 3 2 Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA Bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 5

4 Le Projet NHG (Nouvel Hôpital de Gonesse) du Centre Hospitalier de Gonesse Bâtiment m2 640 lits et places Choix Technologiques Les tablettes multimédia au lit des patients (téléphone, télévision,...) Le dossier Patient ne circule plus Une intégration forte des dispositifs Bio-Médicaux La robotisation du laboratoire Lautomatisation des transport : AGV (Tortues) La Pharmacie La robotisation de la pharmacie pour la préparation des médicaments Le Plein-Vide Les armoires sécurisées Le Contexte Ouverture NHG Automne 2014 Ouverture NHG Automne 2014

5 Peu de déplacement du personnel = transports automatisés (Tortues) Optimisation des déplacements Optimisation des surfaces Au niveau des services (Consultations Externes, Unités de soins) Au niveau du Rez-de-Jardin Accessibilité aux informations, En temps réel Optimisation du temps de travail Déplacement Rangement Moins de papier Pas de circulation du dossier papier « risque de disparition » Intégration à la source, proche du temps réel, Informations produites par le service Documents extérieurs 5 La Stratégie NHG Les Principes - NHG et

6 Stratégie et Principes Mise en œuvre Pas de circulation du dossier papier Gain / surfaces Numérisation des Dossiers Patients des Archives 6 Accès au DCP « à lidentique du papier » Dossier numérisé – Archive 0 1/ Structuration et Organisation pour Scan de la totalité du DCP= archive 0 2/ Au fil de leau Les nouveaux documents 1/ Structuration et Organisation pour Scan de la totalité du DCP= archive 0 2/ Au fil de leau Les nouveaux documents Alimentation Accessibilité permanente aux archives numérisées et au DMC depuis Cristal-Net Accès direct au dossier numérisé en cas darrêt de Cristal-Net ET

7 7 Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans le service des archives Phase de numérisation de masse des archives vivantes (2,5 ans) Evaluation dossiers – pages Atelier de numérisation Dépollution des dossiers Identification des documents à publier vers Cristal-Net Géo-référencement des radios Avant louverture de NHG Phase de mise en œuvre du logiciel de Numérisation Au fil de leau Intégration Cristal-Net Signature électronique des documents numérisés Copie fidèle et conforme Horodatage Tiers de confiance dispositif est conforme aux dispositions de larticle 1348 du Code Civil mouvements de DCP 495 entrées 555 sorties mouvement des dossiers

8 Intégration dans le service des informations produites ou reçues (Fil de leau) Dès la création dun document, intégration dans le Dossier Patient Informatisé Directement sur Cristal-Net OU Manuscrite Scannérisée Intégration automatique dans Cristal-Net et le Système dArchivage Electronique (SAE) Enregistrement et intégration dans Cristal-Net des documents extérieurs Lettre du Médecin Traitant Documents des Pompiers Résultats dexamens extérieurs… Scannérisée Intégration automatique dans Cristal-Net Prescription et administration des soins informatisée Déploiement en cours (85% de déploiement) Evolution des organisations Dictée numérique Circuit de validation informatisé des courriers, Comptes rendus… 8 Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans les services de soins

9 Intégration des comptes rendus dans Cristal-NET (Opérationnel) Anapath (DIAMIC) Biologie (LaboServeur) Résumé de Passage aux Urgences (DMU) EFN (Xplore) Imagerie Médicale (Xplore) PACS Anesthésie (OPESIM) Examens de Laboratoire réalisés à lextérieur Arrêt de la production des comptes rendus papier 9 Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans les services Médicotechniques

10 Méthodologie - Préparation Préparations des consultations ++++ Gérer au préalable les doublons Accompagnement d un groupe de médecins (4 ou 5 par AMA) Observation Réponses Meilleures utilisations pour une rapidité de réponse Nouveaux médecins Epuration du dossier papier par les AMA Installation Maquettage Test Eté 2013 début de la numérisation Préparation de la Numérisation Accompagnement Préparation de la Numérisation Accompagnement Numérisation des Archives Médicales

11 La procédure dAppel dOffre Dialogue Compétitif Publication : 6 septembre 2012 Remise des candidatures : 8 octobre 2012 Audition des 4 candidats : 16 octobre 2012 Groupe daudition : Médecin responsable GDR, DIM, Responsable des Archives, Coordonnatrice des AMA, DSI Remise de l'offre initiale 5 novembre 2012 Auditions du 1 er dialogue les 15 et 16 novembre 2012 Elimination de 2 candidats Auditions du 2 ième dialogue les 18 et 19 décembre 2012 Présentation offre finale le 25 février et 1 mars 2013 : Présence du Directeur Commission de choix 18 mars

12 Communication Interne sur le projet Présentation du Projet au Directoire du 14 février 2012 Présentation de la méthodologie de numérisation au Directeur le 31 juillet 2012 Présentation de lavancement du projet au Directoire du 13 novembre 2012 Le projet La méthodologie Lappel doffre en cours Présentation du Projet à la CME du 27 novembre 2012 Présentation de lavancement du projet au Directoire du 27 mars 2013 Présentation prévu : prochaine CME en juin Les différentes présentations validations par les instances et

13 Les principes, la mise en œuvre et les impacts Principes - Mise en œuvreImpacts Dès sa numérisation, un Dossier Papier nest plus adressé Les médecins maîtrisent lutilisation de Cristal-Net La numérisation au fil de leau est opérationnelle. Volume des dossiers à numériser Coût à la page Les AMA suppriment des dossiers papiers les documents inutiles Destruction des dossiers numérisés. Réponses des archives de France : «Concernant la destruction des documents papier : l'autorisation de destruction du support papier en cas de numérisation doit être envisagée dans les conditions prévues par la circulaire Archives de France que vous trouverez en copie. Je vous adresserai prochainement à cet effet un projet de protocole de destruction qui vous permettra de procéder à la destruction des dossiers papier au fur et à mesure de leur numérisation. » Formalisation de la Politique dArchivage en lien avec les travaux du groupe de travail dans le cadre dune numérisation et de linformatisation du dossier patient. 13

14 Les principes, la mise en œuvre et les impacts Principes - Mise en œuvreImpacts Les images Radio Dans la mesure du possible les rendre au patient Les images Radio qui seront présentes dans les dossiers numérisées seront Géo référencées dans létape de numérisation Conservées dans des containers Stockées dans létablissement La plateforme Informatique Hébergée à lextérieur, dans le cadre du projet régional piloté par le GCS-D-SISF Société agrée « Hébergeur de données de santé » par lASIP Engagement de disponibilité 7/7 - 24/24 14

15 Sommaire 1 Aspects réglementaires de larchivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 3 2 Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA Bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 5

16 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 16 Les dossiers patient sont des archives Le code du patrimoine définit ce que sont les archives Article L : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » Les dossiers patient sont donc des archives, dès leur création et quel que soit leur support (électronique ou papier)

17 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 17 Les dossiers patient peuvent être des archives publiques Les établissements publics produisent des archives publiques. Les établissements privés chargés d'une mission de service public ne produisent des archives publiques que dans le cadre de cette mission.

18 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 18 Des obligations pour tous les établissements: La gestion de l'information médicale Définition du contenu du dossier patient (code de la santé publique - CSP-, article R ) Des règles d'accès et de communication (CSP, art. L , R et 2 et R et 4) Une durée de conservation fixée par décret (CSP, art. R ) : 20 ans à compter de la dernière venue Un encadrement de l'externalisation (CSP, art. article L )

19 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 19 Des obligations pour tous les établissements: La protection des données à caractère personnel Un encadrement strict par la loi n° modifiée du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

20 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 20 Une reconnaissance par la loi de la valeur juridique de l'écrit numérique Code civil, articles 1316, à 4. Art : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

21 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 21 Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public La gestion de l'information numérique Le référentiel général de sécurité (arrêté du 6 mai 2010) Le référentiel général d'interopérabilité (arrêté du 9 novembre 2009) Ces deux référentiels ont valeur réglementaire et sont la conséquence de lordonnance n° du 8 décembre 2005

22 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 22 Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public La gestion des archives publiques Des règles générales énoncées dans le livre II du code du patrimoine (CdP, parties législative et réglementaire). Des règles particulières établies par le service interministériel des Archives de France sous la forme de circulaires interministérielles contraignantes.

23 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 23 Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public La gestion des archives publiques Les hôpitaux sont responsables de la conservation de leurs archives (CdP, art. L et 8) pendant la durée réglementaire de conservation. Ils doivent ensuite verser celles qui ont un intérêt historique à un service public darchives. Tout document d'archives publiques est sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des Archives de France (CdP, art. L et R à 4). Toute destruction est contrôlée (CdP, art. L et 3).

24 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 24 Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public Lexternalisation des archives publiques est encadrée Si un établissement public ou privé chargé d'une mission de service public souhaite externaliser la conservation de documents ou de données, elle doit le faire chez un prestataire agréé par l'administration des Archives de France (CdP, art. L et R à R ). Cet agrément s'ajoute pour le numérique à celui du ministère de la santé. Lexternalisation ne décharge pas lhôpital de ses responsabilités sur ses archives.

25 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 25 Des outils pour sy retrouver Des fiches-conseil sur le contexte réglementaire du dossier patient. Une annexe présentant lessentiel des textes législatifs et réglementaires à connaître pour sécuriser la gestion de linformation dans les établissements de santé

26 Sommaire 1 Aspects réglementaires de larchivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 3 2 Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA Bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 5

27 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 27 Définition de la politique darchivage Cest une brique de la gouvernance de létablissement qui contribue à la gestion de son patrimoine, Elle constitue lexpression des besoins de cet établissement pour son archivage en termes de sécurité et de services attendus, tant en interne quen externe.

28 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 28 La démarche 1/2 : Elle se divise en trois grandes étapes Mettre en place une démarche en mode projet efficace, Construire la politique darchivage, Faire vivre la politique darchivage.

29 La démarche 2/2 :

30 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 30 Construire la politique darchivage Recenser lexistant Documents papiers et numériques/référentiel Pratiques en interne et en externe/niveau de sécurité Formaliser Chiffrer Valider Attention : 1 - cadre législatif 2 - processus à mettre en œuvre papier/numérique

31 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 31 Les besoins Estimer les moyens nécessaires en mode routine Quels moyens matériels ? Quels moyens humains ? Quelles compétences ? Quel plan daction ?

32 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 32 Le suivi de la politique darchivage Il faut impérativement accompagner le projet Création dun comité de suivi, Evaluation de la politique darchivage, Contrôle de lapplication de la politique darchivage Actualisation de la politique darchivage.

33 Sommaire 1 Aspects réglementaires de larchivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 3 2 Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA Bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 5

34 34 Principe de la DPA Document décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs/besoins définis dans la politique darchivage JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

35 PA DPA MOO Positionnement de la DPA PSSI Cahier des charges JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

36 36 Prérequis Existence dune PA (cf. définition des besoins) Solution(s) darchivage mise(s) en œuvre Interne Externe JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

37 37 Les principaux éléments de la DPA Objectifs Périmètre / champ dapplication Intervenants Infrastructures Principes de sécurité (compléments / PSSI) Description des principales fonctions (formats) Suivi / évolution Annexes (éléments complémentaires et évolutifs) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

38 Exemple dinfrastructure JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

39 39 Présentation de linformation (ex. OAIS) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

40 Documents CDA R2 (à implémenter) JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

41 entête Corps non structuré De lOAIS au CDA entête Corps non structuré Information pérennisation Information empaquetage JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

42 PIV (SIP), paquet information versée (submission) PIA (AIP), paquet information archivée PID (DIP), paquet information diffusée (dissemination) Fonctions du SAE JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

43 Fonction Versement JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

44 44 Fonction Stockage JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

45 45 Complément sécurité Sassurer du respect (comment ?) des critères Intégrité du contenu informationnel Confidentialité (contrôle accès / droits-habilitations) Origine de linformation (signature, …) Intelligibilité (compréhensible par lhumain) Caractère authentique et pérenne du document JM RIETSCH - Déclaration des pratiques darchivage – Salon Santé Autonomie

46 46 Prévoir les évolutions incontournables Evolution technologique (matériel / logiciel) Modification des besoins de la PA Changement dinfrastructure technique (ex hébergement) Ajout de nouvelles fonctionnalités renforçant les fonctions de base (meilleure ergonomie) Traitement de la signature électronique …

47 Sommaire 1 Aspects réglementaires de larchivage Blandine Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances 3 2 Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc Rietsch, FEDISA Bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey Spiteri, ANAP Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine Autran, CH de Gonesse 5

48 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 48 Cible : Directions des établissements de santé publics ou privés Objectifs : Fournir les éléments essentiels permettant de structurer et gérer larchivage des dossiers patient Offrir des arguments nécessaires à la mobilisation des acteurs

49 Enjeux de larchivage du dossier patient Enjeux Médicaux Organisationnels et financiers Techniques Scientifiques et historiques Immobiliers Stratégiques Légaux et réglementaires Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 49

50 Gains générés par larchivage Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 50

51 Points dattention Risques liés à labsence de gouvernance Risques liés à la mise en œuvre de la démarche darchivage Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 51

52 52 Facteurs clés de succès Gouvernance adaptée et impliquée Démarche darchivage organisée en mode projet Communication autour du projet Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie

53 53 MERCI DE VOTRE ATTENTION

54 Les bonnes pistes de larchivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 54 Contacts Martine Autran : Anne-Marie Bailloux : Nathalie Berriau : Marie-Noëlle Billebot : Olivier Corniou : Blandine Maurier : Antoine Meissonnier : Jean-Marc Rietsch : Audrey Spiteri :


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