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Séminaire Règles financières Réunion des représentants des projets Anvers 6-7 décembre 2010.

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1 Séminaire Règles financières Réunion des représentants des projets Anvers 6-7 décembre 2010

2 Agenda Postes budgétaires & plafonds contractuels Passation de marché Contrat de sous-traitance Taux de change Rapport financier et pièces justificatives Obligation daudit externe Modifications du budget Concept de cofinancement Détermination de la subvention finale Cycle de paiement Audits ex-post N.B. : Veuillez noter que ce document na aucune valeur légale et que le document de référence est la version anglaise.

3 ANNEXE II de la Convention de subvention Budget prévisionnel de laction COÛTS DU PROJET IFrais de personnel (max. 40% du total des coûts directs éligibles) ,00 IIFrais de voyage et de séjour ,00 III Equipement (max. 30% du total des coûts directs éligibles) ,00 IV Impression et publication80.000,00 VAutres frais20.000,00 Coûts directs éligibles (total I - V) ,00 VI Coûts indirects (7% du total des coûts directs éligibles)70.000,00 Montant total des coûts éligibles (total I - VI) ,00 FINANCEMENT DU PROJET Cofinancement: correspondant au moins à 10 % du total des coûts éligibles ,00 Subvention Tempus: comprend un financement correspondant au maximum à 90 % du total des coûts éligibles ,00 FINANCEMENT TOTAL DU PROJET ,00

4 Postes budgétaires & plafonds contractuels II. Frais de voyage et de séjour IV. Impression & Publication V. Autres frais VI. Coûts indirects Max. 40% du total des coûts directs éligibles Cofinancement doit respecter le plafond de 40% Jusquà 10% de flexibilité sans autorisation Taux de salaires locaux à respecter 7% du total des coûts directs éligibles recalculés à la fin du projet sur base des coûts éligibles réels. Cofinancement n´est pas permis Jusquà 10% de flexibilité sans autorisation Frais de voyage: Frais réels par personne Frais de séjour: Plafonds par personne Max. 30% du total des coûts directs éligibles Cofinancement doit respecter le plafond de 30% Jusquà 10% de flexibilité sans autorisation I. Frais de personnel (et coûts de remplacement) III. Equipement Jusquà 10% de flexibilité sans autorisation

5 I. Frais de personnel (frais de remplacement incl.) Couvrir les tâches directement nécessaires à laccomplissement du projet et non couvertes par dautres sources : Tâches académiques ou administratives (3.1 Lignes directrices): Développement de cours, maintenance de cours en ligne/Site Internet, etc. Cours de langue/dinformatique, travaux de traduction, évaluation dactivités, etc. effectués par du personnel interne (mais en cas de sous-contrat Autres Frais) Frais de remplacement pour du personnel de lUE (3.3 Lignes directrices) But Les frais de personnel doivent respecter les tarifs locaux et refléter la politique usuelle de rémunération de linstitution. Voir barèmes journaliers de référence maximum: Lignes directrices/Annexe 3. Les dépenses totales relatives aux frais de personnel ne peuvent pas excéder la limite des 40 % (avec 10 % de flexibilité). Le cofinancement est également soumis à la limite des 40 %. Règlescontractuelles Le coordinateur doit conserver : Pour les employés: convention de personnel (Lignes directrices/Annexe 1); Pour les non- employés: contrat de sous-traitance ou convention de personnel et une facture (plus 3 offres si contrat > EUR); Pour le remplacement de professeurs de lUE: confirmation dengagement de linstitution européenne et convention de personnel. Le coordinateur doit fournir : Copies des contrats de sous-traitance et des factures uniquement si le contrat ou la rémunération > EUR; Explications et pièces justificatives seront fournies dans les états financiers (rapport final) si les taux salariaux appliqués sont supérieurs (Lignes directrices/Annexe 3). Piècesjustificatives

6 Pays Personnel dencadrement Enseignants Chercheurs Formateurs Personnel Technique Personnel Administratif Belgique/België – BE Bulgarie - BG République Tchèque – CZ Danemark - DK Allemagne – DE Estonie – EE Grèce – EL Espagne –ES France – FR Irlande – IE Italie - IT Exemple:Frais de personnel – Barèmes journaliers de référence maximum pour le personnel UE (en ) (barèmes bruts) Lignes directrices pour lutilisation de la subvention (Annexe 3)

7 II. Frais de Voyage et de Séjour II. Frais de Voyage et de Séjour - Personnel Couvrir les frais de voyage et de séjour du personnel et sous-traitants pour les mobilités liées à: missions denseignement/de formation, recyclage et mise à niveau, stages pratiques, développement des activités académiques, réunion de coordination, cours de langue, visites de dissémination. Le budget pour les frais de voyage et de séjour doit : uniquement couvrir les frais de voyage réels (y inclus les frais de visa, assurance voyage obligatoire et les frais dannulation si justifiés) respecter le montant maximum journalier: les plafonds par personne, indiqués au point des Lignes directrices, doivent être respectés Les voyages pour des activités de recherche ne sont pas éligibles Le coordinateur doit conserver : un rapport individuel de mobilité dûment SIGNÉ et complété pour chaque mobilité sur la base du formulaire standard (Lignes directrices/Annexe 2) des copies lisibles des titres de transport, cartes dembarquement, factures, reçus. Le coordinateur ne doit pas fournir les pièces justificatives lors de la soumission du Rapport final. But Règlescontractuelles Piècesjustificatives

8 Missions denseignement/de formationPP EU et PP / EU PP * Recyclage et mise à niveauPP EU et PP * Stages pratiquesPP EU et PP Visites de courte durée pour coordination et programmation Toutes (PP et EU) Cours de langue Dans le PP lui-même ou en-dehors si combiné avec une autre mobilité PP EU et mobilité PP Visites de dissémination Mobilité éligible auprès de tierces parties dans les Pays Partenaires ActivitéDirection * Principe général: mobilités entre les bénéficiaires participant au projet Personnel – Activités éligibles et directions des mobilités Point Lignes directrices Point Lignes directrices Une autorisation écrite préalable de lEACEA est nécessaire pour toutes autres destinations différentes de celles mentionnées ci-dessus.

9 Couvrir les frais de voyage et de séjour des étudiants du consortium liés à: des périodes détude à létranger, stages pratiques en entreprise, cours intensifs pour les étudiants des pays partenaires et participation de représentants étudiants à des réunions de coordination ou de contrôle qualité. Le budget pour les frais de voyage et de séjour doit: uniquement couvrir les frais de voyage réels (y inclus les frais de visa, assurance voyage obligatoire et les frais dannulation si justifiés) respecter le montant mensuel couvrant le séjour, lhébergement, le transport local et lassurance personnelle: le plafond par mois et par personne, indiqué au point des Lignes directrices, doit être respecté. Les universités daccueil peuvent réclamer des frais institutionnels pour laccueil des étudiants étrangers effectuant une période détudes (point des Lignes directrices). Durée minimale de deux semaines et maximale de trois mois. Le coordinateur doit conserver : un rapport individuel de mobilité dûment complété et SIGNÉ pour chaque mobilité sur la base du formulaire standard (Lignes directrices/Annexe 2) des copies lisibles des titres de transport, cartes dembarquement, factures, reçus. Le coordinateur ne doit pas fournir les pièces justificatives lors de la soumission du Rapport final. But Piècesjustificatives Règlescontractuelles II. Frais de Voyage et de Séjour II. Frais de Voyage et de Séjour - Etudiants

10 Etudiants - Activités éligibles et directions des mobilités Point Lignes directrices Point Lignes directrices ActivitéDirectionDurée Période détudes EU PP PP PP et EU Min 2 semaines Max 3 mois Stage pratique EU PP PP EU et PP Min 1 mois Max 3 mois Cours intensif PP EU et PP Min 2 semaines Max 3 mois Participation de représentants étudiants (PP et EU) à des réunions de coordination ou activités de contrôle qualité PP et EU Courte durée acceptée et taux identiques aux frais de séjour du personnel * Principe général: mobilités entre les partenaires du consortium Une autorisation écrite préalable de lEACEA est nécessaire pour toutes autres destinations différentes de celles énumérées ci-dessus.

11 III. Equipement Couvrir les frais déquipement concernant directement les objectifs du projet (matériel informatique/logiciel), les coûts dinstallation relatifs à la connexion Internet, laccès aux bases de données, lassurance, le transport et linstallation déquipement, la maintenance. Autorisation préalable est nécessaire pour la location déquipement. Léquipement doit : être exclusivement destiné aux universités des PP inclues dans le partenariat du projet (Projets communs) être exclusivement destiné aux universités/institutions/organisations des PP inclues dans le partenariat du projet (Mesures Str.) être exempté de la TVA et des frais de douane (ils ne sont pas éligibles) l´amortissement n´est pas applicable: lensemble des frais déquipement est couvert. Dépenses totales pour léquipement ne doit pas excéder la limite de 30% (10 % de flexibilité). Le cofinancement est également soumis à cette limite ! Le bénéficiaire doit conserver des copies lisibles de: toutes les factures concernant l´achat d´équipement preuve de la passation de marchés (min. 3 offres) pour des achats de plus de Euros (pas de saucissonnage !). Le bénéficiaire doit fournir: des copies lisibles des factures concernant l´achat d´équipement si > EUR. Les noms des compagnies contactées (min. 3) doivent être indiqués dans les états financiers (Rapport final). But Règlescontractuelles Piècesjustificatives

12 IV. Frais dimpression et de publication Cette ligne budgétaire peut couvrir: coûts relatifs à l´édition et la publication (y compris sous forme électronique) conception et développement de sites Internet photocopies de matériel pédagogique/documentation Photocopies générales Frais indirects Les frais de personnel internes ne peuvent pas être couverts par cette rubrique (par ex. mise à jour et maintenance de site Internet). Le bénéficiaire doit conserver, avec la comptabilité du projet, des copies lisibles de toutes les factures (factures internes à émettre en cas dimpression et publication faits en interne). Le bénéficiaire ne doit fournir aucune pièce justificative avec le Rapport final. But Règlescontractuelles Piècesjustificatives

13 V. Autres frais Couvrir les autres dépenses non-inclues dans d´autres catégories: Frais relatifs à la dissémination d´information (publicité, matériel promotionnel tel que stylos, sacs, affiches, etc.) Coordination entre projets (maximum de EUR) Frais bancaires (y compris frais de garantie bancaire si requise) Frais daudit externe Cours de langues / IT, travaux de traductions, activités dévaluation si sous-traitance avec un fournisseur extérieur (si effectués par du personnel interne frais de personnel) Location de locaux pour événements liés à la dissémination (autorisation préalable dEACEA requise). Frais inéligibles: frais de réception, frais liés à l´utilisation de matériel par les institutions qui accueillent des étudiants ou du personnel, frais d´inscription à des cours/conférences, pertes de change, etc. Le bénéficiaire doit conserver, avec la comptabilité du projet, des copies lisibles de toutes les factures et relevés bancaires. Le bénéficiaire ne doit fournir aucune pièce justificative avec le Rapport final. But Règlescontractuelles Piècesjustificatives

14 VI. Coûts Indirects Les frais indirects peuvent couvrir: fournitures de bureau, photocopies générales frais d´envoi et de télécommunication liés au projet frais dInternet et dutilisation de logiciels Les coûts indirects sont éligibles à un financement forfaitaire de 7 % du total des coûts directs éligibles (art. I.4.2 et II.14.3). A la fin du projet, les frais indirects engagés et déclarés seront éligibles aussi longtemps quils: nexcèdent pas le montant absolu identifié pour les frais indirects dans lAnnexe II de la Convention (budget prévisionnel) ne représentent pas plus de 7 % du total des coûts directs réels éligibles selon lévaluation financière. Aucune pièce justificative nest requise. But Règlescontractuelles Piècesjustificatives Aucun cofinancement nest autorisé sous cette rubrique.

15 Les bénéficiaires sont tenus d´effectuer une mise en concurrence (appel d´offres) (Art. II.9) pour: l´achat de tout type de biens ou services dans le cadre du projet Tempus (sous tout type de ligne budgétaire, donc pas seulement équipement) MAIS SEULEMENT SI le montant de l´achat/sous-traitance dépasse le seuil de Les justificatifs d´une passation de marché (min. 3 devis/offres) doivent être conservés avec la comptabilité du projet Les noms des fournisseurs consultés (min. 3) seront indiqués dans les états financiers du Rapport final. N.B. La pratique du « saucissonnage du marché » n´est pas accepté. Appel doffres

16 Contrat de sous-traitance TOUJOURS DEMANDER LACCORD PRÉALABLE DEACEA (même si mentionné dans la candidature! Voir FAQ n°51); Suivre les procédures mentionnées dans lArt. II.9; les offres sont exigées pour les montants supérieurs à ; Coûts alloués dans les mêmes rubriques budgétaires que les dépenses internes, exceptés pour: Prestations linguistiques et de traduction externes (Autres frais) Audits et évaluations externes de qualité (Autres frais) Cours externe IT (Autres frais) Voir aussi FAQ n°28!

17 Taux de change Toute transaction EUR doit être convertie et indiquée en EUR dans les états financiers du Rapport final Quel taux de change ? 1.Depuis le début de la période d'éligibilité jusquà la date de réception du second préfinancement: le taux mensuel correspondant au mois au cours duquel vous avez perçu le premier préfinancement doit être appliqué; 2.De la date de réception du second préfinancement jusqu'à la fin de la période d'éligibilité: le taux mensuel correspondant au mois au cours duquel vous avez perçu le second préfinancement doit être appliqué. Le taux de change à appliquer est le taux de change mensuel établi par la Commission européenne et publié sur son site web: N.B. Les pertes de change ne sont pas éligibles.

18 Pièces justificatives: résumé Poste budgétaire Pièces justificatives À soumettre À conserver avec la comptabilité du projet (sur demande de lEACEA, le bénéficiaire doit être en mesure denvoyer immédiatement les pièces justificatives) I. Frais de personnel Copie du contrat de sous-traitance et de la facture dans le cas de contrat > 25,000 * Une justification formelle pour les salaires dépassant les taux de référence. Conventions pour le personnel Contrats de sous-traitance et factures pour les sous-traitants Pour des contrats > , les documents relatifs à la procédure dappel doffres (min. 3 devis/offres) Pour les frais de remplacement, une confirmation de linstitution EU que le poste vacant a été pourvu + Convention pour chaque remplaçant. II. Frais de voyage et de séjour Néant Rapport individuel de mobilité et copies de tous les titres de transport, cartes dembarquement, factures, tickets de caisse. III. Equipement Copies des factures pour des achats de valeur > * Toutes les factures Trois devis / offres pour des achats > * Les noms des compagnies consultées doivent être indiqués dans les états financiers du Rapport final

19 Pièces justificatives: résumé Poste budgétaire Pièces justificatives À soumettre À conserver avec la comptabilité du projet (sur demande de lEACEA, le bénéficiaire doit être en mesure denvoyer immédiatement les pièces justificatives) IV. Frais dimpression & de publication NéantToutes les factures V. Autres FraisNéant Toutes les factures, extraits de compte bancaire VI. Coûts IndirectsNéant Néant, mais doit être identifiable et justifiable (Art. II.4.3) Un rapport daudit externe relatif aux états financiers et aux comptes concernant les activités réalisées doit être soumis pour les subventions dun montant de et plus.

20 Rapport financier et pièces justificatives Des tableaux financiers détaillés doivent être fournis pour justifier toutes les dépenses. Notez également que tout défaut de déclaration dintérêts bancaires perçus sera considéré comme une FRAUDE ! Les règles concernant les pièces justificatives sappliquent aux dépenses payées par Tempus ainsi quaux dépenses cofinancées ! Conseils généraux: Contactez lEACEA en cas de doute; Si nécessaire, veuillez fournir des explications détaillées dans létat financier; Recueillir les pièces justificatives requises dès que les dépenses sont effectuées.

21 Obligation daudit externe Obligatoire pour les subventions supérieures à QUOI? Vérification si les coûts sont déclarés correctement, sincèrement et justifiés par des documents adéquats, conformément aux dispositions de la convention de subvention. Voir la présentation détaillée dans la FAQ n° 3 ! PAR QUI? Par un auditeur certifié au niveau national avec les compétences linguistiques nécessaires (le rapport daudit doit être rédigé dans la langue du projet!). COÛT? N'oubliez pas de prévoir ces coûts sous la rubrique Autres frais ! Le montant peut sélever entre et

22 Modifications du budget Une demande PRÉALABLE dautorisation auprès dEACEA est nécessaire pour toute augmentation, de plus de 10%, du montant approuvé dans chacun des postes budgétaires des coûts directs. Les demandes doivent expliquer les raisons et limpact de la modification budgétaire sur les activités et les résultats découlant de la modification. Elles doivent être soumises, au plus tard, un mois avant la fin de la période déligibilité. Le plafond pour l´équipement et pour les frais de personnel (30% et 40% du total des coûts directs éligibles de lAnnexe II) n´est pas négociable. La flexibilité de 10% sapplique aussi à ces plafonds. Le montant alloué aux coûts indirects ne peut pas être modifié et la flexibilité de 10% ne sapplique pas à ce poste budgétaire.

23 Le concept de cofinancement La contribution à la subvention Tempus ne peut excéder 90% du budget total du projet (= Tempus + cofinancement) considéré comme éligible à la fin du projet; Le pourcentage de cofinancement est spécifique pour chaque projet (et est indiqué à lArt. I.4 de votre convention de subvention). Cofinancement réel (minimum 10%): Doit être déclaré et justifié dans le Rapport final et sera examiné et évalué pour le calcul du total des coûts éligibles à la fin du projet; Ne peut pas concerner des frais qui ne sont pas éligibles au financement Tempus; Peut être déclaré sous tout poste budgétaire sauf Coûts Indirects; Doit respecter les mêmes règles sur les pièces justificatives que celles qui sappliquent aux dépenses payées par Tempus.

24 Détermination de la subvention finale Art. II.17 Convention de subvention La subvention finale correspondra au montant le plus bas parmi les plafonds suivants qui seront calculés à la fin du projet: Plafond A:% du total des coûts éligibles réels à la fin du projet comme indiqué à lart. I.4.3 Plafond B:Total des dépenses déclarées moins le montant total de cofinancement déclaré Plafond C:Montant maximal de la subvention Tempus = montant indiqué à lart. I.4.3

25 Détermination de la subvention finale COÛTS DU PROJET Budget Approuvé IFrais de personnel ,00 IIFrais de voyage et Frais de séjour ,00 IIIEquipement ,00 IVFrais dimpression et de publication80.000,00 VAutres Frais20.000,00 Coûts directs éligibles (total I - V) ,00 VI Frais indirects (7% du total des coûts directs éligibles) ,00 Montant total des coûts éligibles (I - VI) ,00 FINANCEMENT DU PROJET Cofinancement dau moins 10% du total des coûts éligibles ,00 Subvention Tempus: comprend le financement dun maximum de 90% du total des coûts directs ,00 FINANCEMENT TOTAL DU PROJET ,00 DECLARÉE PAYÉE PAR TEMPUS DECLARÉE CO-FINANCÉE DÉPENSES TOTALES , , , , , , , , , , , , , , , , ,00* , , ,00 Plafond A: 90% of = EUR Plafond B: = EUR Plafond C: EUR Décision finale de paiement: PLAFOND A = EUR Hypothèse: toutes les dépenses déclarées sont éligibles y compris les coûts indirects Art. I.4.2 Budget total (y inclus le cofinancement): ex Art. I.4.3 Montant maximal de la subvention Tempus: ex = 90% des coûts totaux éligibles * = 7 % du total des coûts éligibles directs (cofinancement + couvert par Tempus) ** = pourcentage variant selon chaque projet (voir Article I.4.3)

26 Détermination de la subvention finale COÛTS DU PROJET Budget Approuvé IFrais de personnel ,00 IIFrais de voyage et Frais de séjour ,00 IIIEquipement ,00 IVFrais dimpression et de publication80.000,00 VAutres Frais20.000,00 Coûts directs éligibles (total I - V) ,00 VI Frais indirects (7% du total des coûts directs éligibles) ,00 Montant total des coûts éligibles (I - VI) ,00 FINANCEMENT DU PROJET Cofinancement dau moins 10% du total des coûts éligibles ,00 Subvention Tempus: comprend le financement dun maximum de 90% du total des coûts directs ,00 FINANCEMENT TOTAL DU PROJET ,00 DECLARÉE PAYÉE PAR TEMPUS DECLARÉE CO-FINANCÉE DÉPENSES TOTALES , , , , , , , , , , , , , , , , ,00* , , ,00 Plafond A: 90% of = EUR Plafond B: = EUR Plafond C: EUR Décision finale de paiement: PLAFOND B = EUR Hypothèse: toutes les dépenses déclarées sont éligibles y compris les coûts indirects Art. I.4.2 Budget total (y inclus le cofinancement): ex Art. I.4.3 Montant maximal de la subvention Tempus: ex = 90% des coûts totaux éligibles * = 7 % du total des coûts éligibles directs (cofinancement + couvert par Tempus) ** = pourcentage variant selon chaque projet (voir Article I.4.3)

27 Détermination de la subvention finale COÛTS DU PROJET Budget Approuvé IFrais de personnel ,00 IIFrais de voyage et Frais de séjour ,00 IIIEquipement ,00 IVFrais dimpression et de publication80.000,00 VAutres Frais20.000,00 Coûts directs éligibles (total I - V) ,00 VI Frais indirects (7% du total des coûts directs éligibles) ,00 Montant total des coûts éligibles (I - VI) ,00 FINANCEMENT DU PROJET Cofinancement dau moins 10% du total des coûts éligibles ,00 Subvention Tempus: comprend le financement dun maximum de 90% du total des coûts directs ,00 FINANCEMENT TOTAL DU PROJET ,00 DECLARÉE PAYÉE PAR TEMPUS DECLARÉE CO-FINANCÉE DÉPENSES TOTALES , , , , , , , , , , , , , , , , ,00* , , ,00 Plafond A: 90% of = EUR Plafond B: = EUR Plafond C: EUR Décision finale de paiement: PLAFOND C = EUR Hypothèse: toutes les dépenses déclarées sont éligibles y compris les coûts indirects Art. I.4.2 Budget total (y inclus le cofinancement): ex Art. I.4.3 Montant maximal de la subvention Tempus: ex = 90% des coûts totaux éligibles * = 7 % du total des coûts éligibles directs (cofinancement + couvert par Tempus) ** = pourcentage variant selon chaque projet (voir Article I.4.3)

28 Cycle de paiement - Après la signature de la Convention de subvention par la dernière des 2 parties (OU après réception de la garantie bancaire si demandée) - Après réception de: - Après lapprobation du Rapport Final y inclus: Demande de paiement + Rapport Intermédiaire (IR) 45 jours 1er préfinancement: 60% 2ème préfinancement: 30% solde: max 10% Etats Financiers & Demande de paiement Etats Financiers & Demande de paiement Rapport Final Rapport dAudit Externe deux mois après la fin du projet Demandé pour les subventions de 750,000 ou plus Rapport Intermédiaire à soumettre dans tous les cas, au plus tard à la moitié de la durée du projet Quand 70% du 1er préfinancement a été dépensé

29 AUDITS EX-POST Peuvent être proposés par EACEA ou organisé au hasard Jusquà 5 ans après que la fin de la période déligibilité du projet Vérification si: A)les dépenses déclarées ont réellement été effectuées (pour les 6 rubriques du budget!) ; B)les dépenses déclarées sont conformes à la convention de subvention ; C)des intérêts bancaires ont été perçus et déclarés.

30 Documents de référence à consulter régulièrement: Convention de subvention Lignes directrices pour lutilisation de la subvention Foires Aux Questions

31 Vous avez besoin daide: Contactez-nous ! Merci pour votre attention !


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