1 Le cadre et la modernisation de laction publique : son rôle, ses défis Ecole de la GRH - Nantes 30 mai 2013.

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1 1 Le cadre et la modernisation de laction publique : son rôle, ses défis Ecole de la GRH - Nantes 30 mai 2013

2 2 Sommaire Introduction : partir de vos retours sans recette magique…en vous apportant léclairage « modernisation de laction publique » 1.La question du temps 2.Le pilotage du changement 3.Lanticipation des tensions RH 4.Le positionnement et la motivation du cadre Conclusion : autres défis à relever

3 3 1. La question du temps : gestion des priorités et des flux Vos difficultés : Croissance exponentielle des réunions Urgence des dossiers Comment préserver son « écologie » de cadre en restant performant Ce que jajoute : Le temps des déplacements en région Le poids du reporting Linvasion des e mels Mes commentaires

4 4 1. La question du temps : gestion des priorités et des flux Les réunions Cela représente combien de temps en ETP Et si on réfléchissait … Les mels Lenfer des répondre à tous Imposons des règles Et si on parlait… Le reporting Cela représente combien de temps en ETP Et si on utilisait les systèmes dinformation… Lempilement des priorités et des urgences Prendre le temps de lanalyse et du discernement Garder espoir Se saisir des réflexions en cours

5 5 > 4% 1.1. Cartographier les enjeux : ex du diagnostic réalisé au sein de 3 DDCS pilotes : p armi les 98 processus analysés, 33 présentaient des potentiels damélioration Personnes handicapées En gras : également cité par l'administration centrale Difficultés perçues – zones de tension Criticité en termes de responsabilité de l'Etat et / ou d'engagement financier de l'Etat (titre 6) Financement CHRS SIAO DAHO/DALO Gestion du plan hivernal Suivi PDAHI CADA et CPH 3 Hébergement (hors CHRS) Subventions ACSé (Nord) 1 Attribution AAH 3 Commission daccessibilité (CDSA) Suivi des séjours adaptés Cartes stationnement Tutelle des majeurs protégés Commission de surendettement Commission aide sociale Pupilles de l'Etat Subventions CNDS Accompagnement du mouvement sportif Contrôle APS Formation, certification Sports Recensement des équipements sportifs Déclaration ACM Agréments JEP Interdiction dexercer animateurs Accès aux soins lutte toxicomanies Autorisation libre établissement sports Homologation enceinte sportive Accompagnement des familles Comité médical Comité de réforme 2 Politiques locales jeunesse Vie associative + - + % moyen dETPT métiers DDCS(PP) 2 à 4% 1 à 2% 0 à 1% Domaine dintervention Hébergement logement Populations vulnérables Sports JEPVA Financement CHRS Source : entretiens et ateliers, analyse équipe projet1. Nombre de dossiers traités et enjeux territoriaux différents dans le Nord et en Bretagne 2. Mission en difficulté dans le Morbihan, faute de médecins3. Accompagnements DGME en cours4. ETPT alloués pour la politique de la ville - Formations et certifications Support Prévention des expulsions ACSé 4 Processus à traiter en priorité Subventions ACSé (Bretagne) 1 Formations et certifications

6 6 1.2. Se saisir des réflexions en cours sur lATE Deux objectifs sont poursuivis : faciliter, à court terme, le bon fonctionnement de ladministration territoriale de lEtat dans son format actuel ; répondre aux enjeux dadaptation et de qualité de laction publique dans les territoires. Propositions du groupe de travail interministériel, composé de représentants des administrations centrales et des services déconcentrés validées en CIMAP autour de trois axes prioritaires : 1.La clarification des missions et des moyens de ladministration territoriale 2.Le renforcement de laccompagnement en matière de ressources humaines, en particulier pour faciliter les mobilités 3.La simplification du fonctionnement et lallègement des contraintes sur les services Suites données au groupe sur ladministration territoriale de lEtat

7 7 Améliorer les conditions du dialogue de gestion pour 2014 Les premières mesures prendront effet dès cet été afin daméliorer les conditions du dialogue de gestion pour 2014 : –Les contraintes et orientations stratégiques sur les programmes à enjeux seront présentées aux préfets de région en septembre 2013. –Les préfets de région recevront les calendriers de chaque dialogue de gestion ainsi que toute information adressée aux responsables des budgets opérationnels de programmes. –Les documents annuels de priorité 2014 pour les directions départementales interministérielles seront adressés aux préfets de région en septembre/octobre 2013 afin que les priorités pour 2014 soient connues au moment des dialogues de gestion. –Pour tous les programmes, quel que soit le ministère concerné, le niveau déconcentré sera informé des pré-cadrages de dotations prévisionnelles au plus tard fin octobre, les moyens (notamment les plafonds d'emplois) seront notifiés au plus tard fin décembre, pour une validation en CAR au plus tard mi-février. –Lexamen des BOP en pré-car et en CAR sappuieront désormais sur des documents uniques. –Les exercices de modélisation des effectifs seront généralisés afin dobjectiver les données du dialogue de gestion. Suites données au groupe sur ladministration territoriale de lEtat Pour mémoire

8 8 Dautres mesures, qui appellent des travaux complémentaires,seront mises en œuvre sur le reste de lannée Un fonds de modernisation des DDI est crée Des mesures sont à létude (missions dinspection) dont les résultats sont attendus pour lété –travaux sur les mobilités –bilan des mutualisations –réingéniérie des processus métiers et supports…etc Des mesures nécessitent un travail dapprofondissement –mise en œuvre du test « ATE » destiné à apprécier limpact de tout nouveau projet de mission confiée à un service déconcentré ; –harmonisation des terminologies, formats et calendriers de documents déterminant les orientations stratégiques des services déconcentrés ; –mise en cohérence des documents fixant des priorités aux services lorsquil sagit de politiques communes à plusieurs ministères ; –rationalisation de la cartographie budgétaire dont les crédits immobiliers… Suites données au groupe sur ladministration territoriale de lEtat

9 9 Mesures de clarification des missions et des moyens de ladministration territoriale Mesure validée 1 er semestre 2013 2 nd semestre 2013 Commentaire 1) Décision n° 11 : « Les conséquences des textes législatifs et réglementaires intéressant les missions ou lorganisation des services déconcentrés, au niveau régional comme départemental, feront désormais lobjet dune étude dimpact préalable. Sur le modèle du test « PME », un test « ATE » sera réalisé sur les instructions et circulaires à destination de ces services. » Le test est en cours de définition avec les ministères. 2) Demander à chaque ministère ou direction dadministration centrale, de formuler chaque année des propositions de hiérarchisation, de simplification et dabandon de tâches. Cette mesure sera mise en œuvre dans le cadre de la validation des PMMS 3) Outiller le recours à linterdépartementalité et à linter- régionalité Une mission inter-inspections est engagée pour définir les outils juridiques/réglementaires pour faciliter le recours à linterdépartementalité/inter- régionalité – Bilan fin juin 2013 4) Indiquer dans les circulaires les missions de pilotage et/ou de mise en œuvre attendues des directions régionales et/ou départementales Cf. Mission REBIERE WEISS Administration territoriale de lEtat Pour mémoire

10 10 Mesures sur le renforcement de laccompagnement en matière de ressources humaines, en particulier pour faciliter les mobilités Mesure validée 1 er semestre 2013 2 nd semestre 2013 Commentaire 5) Faciliter les mobilités interministérielles en région et développer les mobilités inter-fonctions publiques en région, grâce à l'action des PFRH, en lien avec les services RH des administrations de l'Etat, les centres de gestion et les employeurs territoriaux. Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24) dont le rapport sera connu mi-juillet au plus tard. Son périmètre porte sur les 3 versants de la fonction publique. 6) Améliorer la connaissance sur les offres demploi public dans les bassins demploi (notamment via la BRIEP) Mise en œuvre en 2013 et 2014 7) Les demandes de mutation ou de changement d'affectation déposées par des agents en cas de suppression de service ou de poste, seront examinées en priorité, à compétence égale, dans un cadre interministériel. Une disposition législative est inscrite dans le projet de loi relatif aux valeurs et à la rénovation de la fonction publique et est soumise à larbitrage au cabinet du Premier ministre. Le projet de loi devrait être présenté au Conseil des ministres du 10 juillet. 8) Les critères dattribution de lindemnité temporaire de mobilité (ITM) doivent être mieux ciblés et davantage précisés et intégrer la dimension liée à lattractivité des territoires Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24) 9) Définition dun parcours de formation structurée dans un souci de professionnalisation des agents exerçant des fonctions support. Ces formations pourront être valorisées dans le cadre d'un parcours professionnel global. Création dun catalogue avec les ministères concernés et la DB et diffusion par circulaire DGAFP 10) Les agents sinscrivant dans un parcours de mobilité interministérielle, de reconversion suite à fermeture de service ou suppression de poste, doivent bénéficier dune garantie du maintien de leur rémunération perçue antérieurement (salaire et indemnités) Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24) 11) Favoriser les conditions de la mise en place dun droit au retour, limité dans le temps, au profit des agents faisant lobjet dune mobilité interministérielle dans la cadre dune restructuration ou dune reconversion. Cf. Mission Affectation et Mobilités des fonctionnaires (EPP 24) Echanges avec les ministères et premières pistes daction : été 2013 Administration territoriale de lEtat Pour mémoire

11 11 Mesures de simplification du fonctionnement et dallègement des contraintes sur les services : les directives et instructions en provenance des administrations centrales Mesure validée 1 er semestre 2013 2 nd semestre 2013 Commentaire 12) Harmoniser les terminologies, formats et calendriers des documents qui déterminent les orientations stratégiques des services déconcentrés. Réduire le volume des axes de priorités politiques Travaux en cours 13) Organiser une mise en cohérence interministérielle avant la diffusion par les ministères des documents fixant les priorités annuelles des services déconcentrés, dès lors quil sagit de politiques communes à plusieurs ministères, bien ciblées et qui le nécessitent. Administration territoriale de lEtat Pour mémoire

12 12 Mesures de simplification du fonctionnement et dallègement des contraintes sur les services : dialogue de gestion Mesure validée 1 er semestre 2013 2 nd semestre 2013 Commentaire 14) Mieux synchroniser les calendriers ministériels de dialogue de gestion en informant le niveau déconcentré des pré-cadrages des dotations prévisionnelles au plus tard fin octobre, en notifiant les moyens (notamment les plafonds d'emplois) prévisionnels au plus tard fin décembre, pour une validation en CAR au plus tard mi-février. Ces mesures prendront effet dès lété afin daméliorer les conditions du dialogue de gestion pour 2014 15) Pour les programmes à enjeux, les RPROG présenteront aux préfets de région les contraintes et orientations stratégiques en septembre n-1. 16) Rendre obligatoire l'envoi aux préfets, par les RPROG, en même temps qu'aux RBOP des calendriers de chaque dialogue de gestion, et des documents transmis au fur et à mesure pour l'exercice de dialogue de gestion. 17) Produire les documents annuels de priorités (instruction du Premier ministre du 18 novembre 2011) émanant de chaque ministère et adressés au préfet de région en septembre/octobre n-1 afin de permettre aux dialogues de gestion de lannée n de se dérouler avec la connaissance des priorités de cette même année. 18) Lexamen des BOP en pré-CAR et en CAR sappuiera désormais sur les éléments budgétaires (notamment la programmation) qui figurent dans les maquettes-types définies avec la direction du budget dans le cadre de lapplication du décret GBCP. Des orientations seront données pour limiter les éléments supplémentaires demandés aux RBOP. 19) Généraliser les exercices de modélisation des effectifs métiers Administration territoriale de lEtat Pour mémoire

13 13 Mesures de simplification du fonctionnement et dallègement des contraintes sur les services dans le domaine budgétaire Mesure validée 1 er semestre 2013 2 nd semestre 2013 Commentaire 20) Harmoniser les seuils de contrôle budgétaireNouveaux arrêtés de contrôle ministériels pour lexercice 2014 et les suivants préparés par la DB. 21) Systématiser la circulation des informations au travers doutils de partage des données pour éviter les enquêtes redondantes et faciliter la mise en commun ainsi que lutilisation des informations budgétaires, RH, physico- financières etc. relatives aux services déconcentrés. Ces mesures font lobjet de travaux dapprofondissement par le GT ATE. 22) Renforcer lappropriation de CHORUS en veillant à ce que tous les services déconcentrés participent aux Clubs utilisateurs locaux, qui assurent la diffusion des bonnes pratiques, notamment en matière dutilisation des restitutions. 23) Adopter des unités de décompte des emplois semblables, quel que soit le programme, pour un même service. 24) Limiter lémiettement des crédits en diminuant le nombre dUO voire de BOP régionaux. 25) Conduire une réflexion sur la rationalisation de la cartographie des crédits support en DDI et déterminer les crédits concernés 26) Conduire une réflexion sur la rationalisation de la cartographie des crédits immobiliers (programmes 309, 333 et 723). 27) Réduire le nombre dindicateurs et favoriser les indicateurs interministériels pour les fonctions transverses Administration territoriale de lEtat Pour mémoire

14 14 Mesures de simplification du fonctionnement et dallègement des contraintes sur les services : les fonctions support Mesure validée 1 er semestre 2013 2 nd semestre 2013 Commentaire 28) Le référentiel des fonctions support réalisé pour les DDI en avril 2012 avec 8 fonctions et 23 sous fonctions sappliquera aux DDI, DR et préfectures. Cf. Mesure 31 29) Optimiser les processus métiers et support via une démarche participative Cette approche fondée sur une analyse fine des processus opérationnels et sur la participation des agents, déjà utilisée en préfectures, en DIRECCTE et en DDI, permet daméliorer la qualité et lefficience du service. Les résultats obtenus tant sur les processus métier que support incitent à en poursuivre le déploiement. Dans le cas des processus métiers, la démarche s'appliquera sur initiative des ministères concernés. Le SGMAP a lancé des travaux avec les ministères pour identifier les processus métiers et support sur lesquels ils souhaitent mettre en oeuvre cette démarche doptimisation. Les premières réunions portent sur les DDT(M). 30) Accompagner toute mutualisation dune convention de gestion afin de définir les attentes mutuelles, la prise en compte des contraintes, les niveaux de services attendus et la gouvernance. Cette dimension sera abordée dans le cadre de la mission inter-inspections sur les mutualisations (rapport fin juillet) 31) Généraliser lutilisation dun modèle interministériel partagé dallocation des ressources dans les DDI afin dobjectiver le dimensionnement des fonctions support et les contributions des différents ministères. Un système de compensation de régularisation en n+1 sans mouvement réglementaire pourrait être mis en œuvre pour les ministères qui ne sont pas en mesure daffecter des agents en fonctions support en DDI. Cette mesure sera mise en œuvre pour faciliter le dialogue de gestion 2014 sur les fonctions support en DDI. Administration territoriale de lEtat Pour mémoire

15 15 2.3. Le choc de simplification : des contributions multiples qui alimentent un programme densemble Consultation des entreprises Consultation des préfets et services déconcentrés Programmes ministériels de modernisation et de simplification (PMMS) Mission Th. Mandon sur les simplifications pour les entreprises Consultation des agents innover.modernisation.gouv.fr Programme pluriannuel de simplification des normes - Logement - Construction - Urbanisme - Environnement - Vie des entreprises - … Mission A. Lambert –J-C. Boulard sur les simplifications pour les CT Mesures prioritaires PLH logement PLH Simplifications administratives PLH Compétitivité …

16 16 Simplifier à légard des entreprises Consultation des préfets et services déconcentrés 514 propositions ont été remontées par les préfets de région à ce jour Près dun quart concerne le ministère de lEcologie 65% des mesures se concentres sur 5 ministères

17 17 Été 2013 Réduire les collectes dinformations auprès des entreprises via la suppression de la redondance des informations demandées et la systématisation des échanges entre organismes publics Réduction de 30% de la redondance dici 2015 Réduction de 50% de la redondance dici 2017 Réduction de 30% de la redondance dici 2015 Réduction de 50% de la redondance dici 2017 « Aujourdhui une entreprise est obligée denvoyer 3.000 informations par an à ladministration. Demain il faut réduire 2 à 3 fois ce chiffre ». Président de la République, le 28 mars 2013 « Aujourdhui une entreprise est obligée denvoyer 3.000 informations par an à ladministration. Demain il faut réduire 2 à 3 fois ce chiffre ». Président de la République, le 28 mars 2013 Recensement et test anti- redondance 15 démarches prioritaires Recensement et test anti- redondance 15 démarches prioritaires Annuaire de données V0 avec les administrations de référence Adaptation des SI Déploiement par vagues Adaptation des SI Déploiement par vagues Un objectif fixé par le Premier ministre et confirmé lors du CIMAP du 2 avril Automne 20132014 Un programme de travail qui mobilise dès à présent tous les services Une illustration : le programme « Dites-le nous une fois » Pour mémoire

18 18 Simplifier les normes pour les entreprises : une mobilisation densemble Consolidation des propositions de simplification Chantiers de simplification à instruire : Domaines Concertation Calendrier Moyens Consultation des entreprises et des organisations professionnelles Mission parlementaire de M. Mandon Consultation des préfets Consultation des agents publics Mesures prioritaires CIMAP 3 – Programme pluriannuel de simplification des normes 30 avril Arbitrages fin mai 4juillet Conseil restreint Simplification Séminaire des directeurs dadministration centrale 3 mai Arbitrages pré-CIMAP 7 mai 14 mai Pour mémoire

19 19 Une illustration : le « Test PME » une modalité de consultation directe des entreprises un moyen denrichir les fiches dimpact Guide pratique de consultation Le guide pratique de consultation est disponible sur le portail de la qualité du droit (extraqual) et sur le portail de la modernisation de laction publique. 1 test PME déjà réalisé avec la DGFIP (décret relatif aux obligations de facturation et au stockage des factures électroniques) 2 tests PME en cours avec la DGPR (décret relatif à la signalétique de tri) et à venir avec la DGCIS (décret dapplication sur les indications géographiques contrôlées) Choix des modalités de consultation Test PME Fiche dimpact Le test PME est un outil qui développe le dialogue entre lEtat et les entreprises Il est déjà à la disposition de tous les services Pour mémoire

20 20 Simplifier à légard des particuliers Pourquoi simplifier la vie des usagers ? Aujourdhui, - 1 usager sur 3 estime que les démarches administratives sont compliquées à réaliser - 39% des usagers ne sont pas satisfaits de leur relation avec ladministration.

21 21 Simplifier la relation de service en se mettant « dans les pas de lusager » : Lexemple du parcours usager pour le RSA

22 22 Activité Exemple déléments de diagnostic par profil Lempilement des démarches Le cas théorique dun travailleur à bas revenus vivant seul Complexité Déc.Janv.Fév. Mars.Avril 2 sem. 6p 2p 2 D 1 mois 12 p 18 p 1p CPAM : CMU-C. CAF : dde RSA CAF : DTR RSA CAF : Chgt sit. : activité 1p CAF : Chgt sit. : inactif PE : Chgt sit. : activité 1p PE : Chgt sit. : inactif 1p 2 sem. 6p 2p 1 D Insc. PE : suivi RSA 2 sem. 1p PE : ASM 1p PE : ASM 1p 2 sem. Exemple dune situation : une personne seule, à activités irrégulières percevant déjà les allocations logement. Elle demande le RSA, est suivie par Pôle emploi, et demande la CMU-C 1p 2 sem. PE : ASM 1p 2 sem. 1p 2 sem. PE : ASM Activité CAF : Chgt sit. : activité 1p PE : Chgt sit. : activité 1p 2 sem. 1p 2 sem. PE : ASM Légende : Nombre de déplacements Nombre de pages de PJ Nombre de pages de formulaires Temps de traitement dun dossier PE Pôle Emploi ASMActualisation de la situation mensuelle DTRDéclaration trimestrielle de ressources 1 D 2p 1p 2 sem. CAF : Chgt sit. : inactif 2 sem. 1p 2 sem. CAF : AL : attestation loyer 6 mois 2 sem. 6p 2p 1 D Insc. PE : suivi RSA 2 sem. 6p 2p 2 D CAF : dde RSA 1 mois 12 p 18 p CPAM : ACS. Mois

23 23 + - % de complexité ressentie - % dusagers* + - Je vais à lhôpital Je me fais rembourser mes soins de santé Jétablis mes papiers didentité Je scolarise mon enfant Je poursuis des études sup. Je prépare ma retraite Je me loge Je cherche un emploi Je perds mon autonomie Je construis Impôts Je conduis un véhicule Je déménage Je suis victime dun délit Je suis handicapé Je perds un proche Je me marie, pacse Jattends un enfant Je suis ressortissant hors EU Je tombe dans la précarité financière Moyenne 2012 : 25% Moyenne 2012 : 22% Moyenne 2010 : 21% À périmètre constant * Ayant eu des contacts avec les services publics au cours des deux dernières années Nouveau en 2012 Complexité en hausse > 5 pts Ressortissant EU Simplifier pour les particuliers : faire baisser la complexité ressentie Pour mémoire

24 24 2.4. Les évaluations de politiques publiques : partager un diagnostic et définir des scénarios de transformation audacieux ObjectifsRésultats Process Besoins Impacts Efficacité Régularité Evaluation de laction publique remise en question de laction elle-même Au-delà de liso norme et de l «iso objectif » Périmètre dévaluation à iso-objectif

25 25

26 26 Besoins Problèmes Objectifs globaux Objectifs spécifiques Objectifs opérationnels Ressources (imputs) Impacts Résultats (outcomes) Réalisations PertinenceUtilité Efficacité CohérenceEfficience La démarche évaluative Pour mémoire

27 27 Collectivités territoriales Protection sociale Etat et opérateurs 370 Md 520 Md 230 Md Dès 2013 49 évaluations Impliquant tous les ministères, les collectivités, les organismes de protection sociale Représentant plus de 20% de la dépense publique (250 Md) En 2013, 49 évaluations couvrant plus de 20 % de la dépense publique 1.120 Md Modernisation de laction publique

28 28 Politiques publiques toutes administrations Les thèmes dévaluation retenus à ce stade: une typologie Services collectifs Services individualisables (ménages) Recherche Fonctions régaliennes Action économique Services généraux et supports Protection de lenvironnement, logement Santé et protection sociale Éducation et formation 5 3 5 124 31 49 11 18 7 Culture et loisirs 2 Modernisation de laction publique

29 29 Lexemple des aides aux entreprises Des acteurs multiples, certains concentrant des dispositifs de montants importants Hors activités de prêts, garantie et fonds propres de la BPI et du PIA Taux réduit TIPP (agriculteurs) 2 100 M E xonérations saisonniers 490 M Aides CNC 710 M Taux réduit TIPP (routiers) 330 M Réseaux consulaires 1 600 Mds Fiscalité des valeurs mobilières 3 123 M Subventions 250 M E xonérations cotisations 1 140 M Dons associations 2 100 M Extinction de la loi TEPA 1 000 M Epargne salariale 1 940 M Pôles compétitivité 350 M Sources : données DB retraitées Décomposition du périmètre budgétaire et fiscal de lévaluation MAP par mission du budget général (2013, en Md) Pour mémoire

30 30 LocalDépartementalRégional NB : un même dispositif peut couvrir plusieurs domaines dintervention Principaux acteurs hors collectivités (partie grisée) : Consulaires, pépinières, agences de dév. éco Associations spécialisées, consulaires, pépinières Consulaires, pôles/clusters Pôles/clusters, consulaires, centres tech., incubateurs Consulaires Fonds dinvestissement Consulaires Consulaires, pôles/clusters Consulaires, pôles/clusters, agences de dév. éco Consulaires Analyse par dispositif des interventions des collectivités Répartition des interventions par domaine dintervention Des domaines dintervention partagés concentrant un grand nombre de dispositifs : création, reprise, développement général, immobilier Une spécialisation des acteurs régionaux sur certains domaines mettant en œuvre un nombre limité de dispositifs : haut de bilan, innovation, international Sources : Semaphore Pour mémoire

31 31 2. Le pilotage du changement Vos difficultés : Surmonter les résistances Faire face à la démotivation des équipes en labsence de leviers Faire monter en compétences les collaborateurs affectés à de nouvelles fonctions Piloter les projets transversaux Rassurer sur lavenir du service public en labsence de : –Visibilité –Pilotage stratégique –Soutien de ladministration centrale Ce que jajoute : Savoir travailler en mode projet Savoir animer des focus groupe Mes commentaires

32 32 Exemple : retour statistique sur la campagne nationale ISAP Plus de 3 000 contributions réparties en : –988 suggestions –2 058 commentaires 4 000 inscriptions (350 agents des collectivités locales ont cherché à sinscrire) Plus de 15 000 visites 2.1. Faire confiance aux capacités dinnovation des agents

33 33 Retour statistique sur la campagne Contributions par thème 18% 61% 21% 15% 75% 10% Rendre un meilleur service Améliorer le fonctionnement interne Simplifier les réglementations Des contributions concentrées sur le fonctionnement interne

34 34 Analyse qualitative Les propositions les plus populaires PropositionsVotesCommentaires Rendre lisible et efficiente l'action de l'état envers le consommateur, citoyen à part entière 578 Permettre à l'usager de préparer en ligne sa demande de vote par procuration 3412 Etendre les horaires douverture des services au public 279 Simplifier les noms des administrations (DDI, DDCSSPP…) et assurer une communication sur ce sujet par les Préfets 304 Limiter la profusion de sigles dans ladministration 294 AMELIORER LE FONCTIONNEMENT INTERNE Evaluer ses chefs en mettant en place une notation par les agents de leur hiérarchie 26491 Arrêter les changements de logos et de charte graphique à chaque changement ministériel 25542 Généraliser le télétravail 22776 Donner des formations aux chefs de service ou de bureau sur les problèmes psycho-sociaux 15641 Faciliter la procédure de détachement lors d'une mobilité pour les agents 11526 Développer le logiciel libre au sein des services publics 9531 SIMPLIFIER LES REGLEMENTATIONS Supprimer quelques médailles (distinctions honorifiques) 526 Assurer une validité permanente des actes d'état civil 469 Supprimer les commissions inutiles 360 Créer un WIKI interne pour mutualiser fiches de procédure et modèles d'arrêtés 342 Supprimer les CAP 308 RENDRE UN MEILLEUR SERVICE Pour mémoire

35 35 ACTIONS CLEEXIGENCE CLEQUESTIONS A SE POSER 2.2. Retour dexpérience sur les appuis aux transformations REUSSIR LINTÉGRATION DE LA DIMENSION RH DANS LES PROJETS DE TRANSFORMATION Les évolutions stratégiques sont déclinées de manière concrète Ladéquation des missions prioritaires et des moyens au plan quantitatif et qualitatif est contrôlée Des perspectives lisibles sont données aux agents Les organisations sont agiles Traduire au plan opérationnel les transformations et besoins de compétences associées Identifier dès la phase de cadrage les métiers / compétences sur lesquels il existe déjà des inadéquations résultant des situations antérieures (en associant la DRH, les directions métiers et les chefs de service déconcentrés) Accompagner les AC dans les évolutions nécessaires (formation, outillage,…) Réaliser une documentation fine, allant au-delà dune simple traduction budgétaire en ETP, des impacts RH du projet (évolution voire création de fiches de postes, construction de nouveaux parcours,…) Sassurer de la capacité de la hiérarchie intermédiaire à accompagner les agents (formation action etc) Les nouveaux métiers sont ils précisément documentés Les agents sont ils en capacité de les exercer les conséquences des projets de transformations sur la posture et le rôle de ladministration sont elle analysées (passage dune administration de gestion à une administration de projet, dingénierie ou de pilotage) ? La répartition des emplois est elle cohérente avec les priorités annoncées Les perspectives dévolution à moyen terme sont lisibles pour les agents La communication sur le sens du projet est elle assurée à tous les niveaux de la hiérarchie

36 36 ACTIONS CLE EXIGENCE CLE QUESTIONS A SE POSER LAPPROPRIATION DU CHANGEMENT Des objectifs partagés Une vision pluriannuelle Un climat de confiance Des résultats concrets pour les agents et pour les usagers Une anticipation des risques et difficultés du déploiement Le diagnostic justifiant le projet est il partagé? Les attentes des différentes parties prenantes sont elles bien comprises ? Le test est il suffisant pour démontrer la pertinence du projet Le bilan de lexpérimentation est il partagé (quels sont les résultats concrets incontestables ? comment améliorer lapproche méthodologique pour la déployer à léchelle de toute ladministration? …) Les évolutions nécessaires du niveau central sont elles identifiées Léquipe projet et les outils du déploiement sont ils adaptés aux besoins des services impactés Identifier les leviers : conduire des entretiens approfondis avec un panel dacteurs diversifié pour qualifier les difficultés, les causes, les conséquences Comprendre les résistances au changement : entretiens semi-directifs auprès des acteurs concernés, synthèse étayée de verbatims et restituée collectivement Fournir un effort constant de pédagogie sur le sens de la transformation (informer dès le début, notamment les organisations syndicales, afin de dissiper les ambigüités éventuelles) Associer les parties prenantes à la lévaluation de la phase de test Etre vigilant sur « lembarquement » des managers de proximité Statuer sur le principe de déploiement à laune de trois critères :Quels éléments sont réplicables et à quelles conditions (mobilisation de lencadrement, formation,… ?) Quels sont les acteurs relais les plus efficaces pour porter la transformation ? Contextualiser les formations 2.2. Retour dexpérience sur les appuis aux transformations

37 37 ACTIONS CLEEXIGENCE CLEQUESTIONS A SE POSER PENSER LARTICULATION ENTRE LÉCHELON CENTRAL ET LES SERVICES DÉCONCENTRÉS Le pilotage du réseau permet dêtre lucide sur leffectivité de la mise en œuvre des politiques La dynamique de co construction est privilégiée Larticulation entre les échelons est efficiente Mettre en place un mode danimation du réseau dynamique et interactif qui permette la co construction des leviers de transformation Approfondir les échanges sur les retours dexpérience terrain Expliciter les raisons des prises de position centrales par rapport à des expériences innovantes et attentes du terrain Assurer le portage des leviers au plus haut niveau des organisations Mettre en place une équipe de projet pour assurer un suivi resserré et régulier de la mise en œuvre des leviers Organiser lélaboration des leviers nationaux directement par les équipes en services déconcentrés (légitimation des leviers présentés en central) Valoriser régulièrement les succès et avancées obtenus par les services déconcentrés, qui sont généralement moteurs dans de telles démarches Les services centraux ont-ils une vision actualisée sur la mise en œuvre des politiques dans leurs réseaux, sur leurs attentes et sur leurs difficultés ? Lanimation de réseau permet elle des échanges interactifs (et non plus seulement « top down ») ? Les services qui mettent en œuvre de nouveaux leviers de transformation sont ils appuyés et reconnus ? Ces expériences sont elles partagées avec lensemble du réseau ? Pour la mise en ouvre des projets de transformation, les risques de blocage réglementaire, RH, SI, organisationnels sont ils identifiés et maitrisés ? 2.2. Retour dexpérience sur les appuis aux transformations

38 38 2.3. Lélaboration dun plan daction Affinage du périmètre et des résultats attendus –Quelle est la vision du succès ? Elaboration du contenu et identification des moyens à mobiliser : –Quelles sont les actions et sous-actions à engager / résultats attendus –Qui sont mes parties prenantes (responsable/contributeurs) –Quels sont les coûts de mise en œuvre (moyens humains, équipements éventuels, etc.) –Quelles sont les actions prioritaires Construction du calendrier –Principales grandes phases –Au sein de chacune delles, phasage des chantiers qui la composent –Echéances par action Définition de la gouvernance du plan daction : rôles et responsabilités des différents acteurs et pilotage du déploiement –Pour chacune des actions (voire sous-actions sil y a lieu) identifier, les responsables et contributeurs –Pour chacun des acteurs du projet, définir les responsabilités respectives en termes danimation de chantier, de suivi, de remontée et dagrégation des informations –Définir la comitologie et les modèles doutils permettant de suivre lavancement des actions (niveau davancement, échéances initiales, suivi des re-planifications éventuelles,…) –Prévoir une modalité de suivi des risques 1 2 3 4

39 39 RETOURS DEXPERIENCE & ELEMENTS DE METHODE Elaboration dun plan daction Bonnes pratiques: –Associer les acteurs concernés à lélaboration du plan daction (sécurise la pertinence de la liste des actions, renforce la responsabilisation des acteurs au moment de la mise en œuvre) –Renforcer la culture projet au sein de(s) organisation(s) concernée(s) : la réalisation du plan daction peut impacter fortement le plan de charge des services –Sappuyer sur un canevas type pour élaborer le plan daction et prendre le temps de partager un glossaire commun –Prévoir une communication régulière sur létat davancement du plan daction Erreurs à éviter : –Elaborer le plan daction en parallèle du plan stratégique (logique séquentielle à respecter) –Planifier les activités de manière trop détaillée (micro tâche) ou insuffisamment détaillée (macro action peu opérationnelle) –Planifier den faire trop en un laps de temps trop restreint –Ne pas expliquer de manière suffisamment claire qui est responsable et bénéficie de lautorité de sassurer que toutes les étapes sont réalisées –Ne pas réfléchir rigoureusement aux implications en matière de ressources (un plan daction représente la démarche préalable à lexécution effective de la proposition de scénario et constitue de ce fait un outil daide à la décision) Pour mémoire

40 40 Exemple de « fiche objectif » pour la structuration des actions à entreprendre au démarrage RéférenceIntitulé de lobjectif Responsable de lanimation et du suivi de la mise en œuvre Nom du responsable Finalités, acquis et résultats attendus Finalités Travaux déjà réalisés :Outils à disposition : Résultats attendus (livrables) -… Détail des actions constitutives du plan daction -…-… Calendrier prévisionnel / jalons clés Démarrage prévisionnel du plan daction : Principaux jalons courts termes du projet : Pour mémoire

41 41 Exemple de macro planning MarsAvrilMaiJuinJuil.AoûtSept.Oct. 04.11.18.25.01.08.15.22.29.06.13.20.27.03.10.17.24.01.08.15.22.29.05.12.19.26.02.09.16.23.30.07.14.21. Activité Cadrage méthodologique national DIAGNOSTIC PARTAGE COPIL CIMAP Vacances SCENARIOS & EXPERIMENTATION Cadrage des scénarios Approfondissement des scénarios Plan d'action Cahier des charges des expérimentations Coordination de l'association des parties prenantes et pilotage 21/03 Synthèse et qualification des enjeux au niveau national Consultation des bénéficiaires : Pertinence et cohérence de l'accompagnement sur le territoire Concertation avec les acteurs : Cohérence des dispositifs & efficacité et efficience de la gouvernance territorialisée Calendrier de travail Pour mémoire

42 42 3. Lanticipation et la gestion des tensions RH Vos difficultés : Gérer les conflits et personnes difficiles Gérer des équipes en diminution deffectifs constante et aux conditions de travail durablement dégradées Gérer des personnels en difficulté psychologique Sensibiliser les équipes aux risques psycho sociaux Intégrer une démarche de responsabilités sociales de lEmployeur Mes commentaires

43 43 3. Lanticipation et la gestion des tensions RH Gérer les conflits et personnes difficiles Formation adaptée / coaching Gérer des équipes en diminution deffectifs constante et aux conditions de travail durablement dégradées Ce sont autant de leviers du changement Gérer des personnels en difficulté psychologique Sensibiliser les équipes aux risques psycho sociaux Intégrer une démarche de responsabilités sociales de lEmployeur Axe fort de la DGAFP Auto diagnostiquer les risques

44 44 3.1. Risque psycho sociaux : éléments dauto diagnostic 1) Le plan ministériel est-il décliné? 2) La communication autour de ce plan a-t-elle été assurée au niveau hiérarchique supérieur ? 3) La mise en œuvre des dispositifs est-elle suivie, contrôlée ? 4) Les cadres ont-ils détectés des personnes fragiles ? 5) La mobilisation des acteurs du soutien a-t-elle été réactive Axes damélioration habituels : renforcement de la coordination des acteurs ; meilleure communication interne facilitant linformation sur les réseaux de soutien ; construction dun plan de formation intégrant ouvertement la prévention du risque de suicide et favorisant des formations initiales ou continues communes entre policiers et gendarmes ; développement du « débrieffing » déquipe Développement des échanges entre professionnels de soutien du ministère et, hors du ministère, En cas de taux de suicide très élevé : engagement de recherches universitaires

45 45 4. Le positionnement et la motivation du cadre Vos difficultés : Manque daccompagnement du cadre / souffrance au travail du cadre Concentration extrême des responsabilités / problématique de la délégation Relations avec la hiérarchie Difficulté à porter des décisions avec lesquelles on est en désaccord Donner du sens à son action Mes commentaires

46 46 4. Le positionnement et la motivation du cadre Manque daccompagnement du cadre / souffrance au travail du cadre Coaching et espace de parole Difficulté à porter des décisions avec lesquelles on est en désaccord ?? !! Concentration extrême des responsabilités / problématique de la délégation Relations avec la hiérarchie Quelle pratique managériale promouvoir ? Comment anticiper les difficultés ? Donner du sens à son action Du management au leadership

47 47 4.1. Quelle pratique managériale promouvoir Management participatif ? Management directif ? Management par objectif ? Management affectif ? Autre ?

48 48 4.1. Confiance et exemplarité Le cadre Jattends quoi de mes collaborateurs Mon chef attend quoi de moi Mes collègues attendent quoi de moi Jattends quoi de mes collègues Mes partenaires attendent quoi de moi Jattends quoi de mes partenaires Jattends quoi de mon chef mes collaborateurs attendent quoi de moi

49 49 Loyauté Engagement Rigueur Autonomie / prise dInitiative Equité Disponibilité Écoute Courage Franchise Esprit déquipe Compréhension Imagination Ethique Que devons nous à la société 4.1. Confiance et exemplarité

50 ETAPE 1 ! quelles sont les exigences clés et comment vérifier quelles sont satisfaites Exigences clé pour atteindre le but, quelles sont les exigences clé Risque quel sont les principaux risques de non satisfaction de cette exigence inhérent au processus Vérification clé quest ce qui permettrait destimer que le risque est maitrisé modalités concrètes de vérification impact du risque / exigence clé 1 = Faible 2 =modéré 3 = Élevé 4 =Très élevé IMPACT 1à 4 PROBABILITE 1à 4 GRAVITE 1 à 16 RISQUE 4.2. Le management par les risques

51 51 4.3. Des convictions à faire partager… Limpératif du changement : « avons-nous le choix? » Lexigence de sens, qui appelle une compréhension des attentes et une participation des agents La faisabilité du « mieux avec moins » et de lamélioration continue avec des « projets» à cycle court et forte visibilité Pas de transformation des organisations sans cadres et leaders et sans transformation du management Une nécessaire stratégie de développement de lencadrement / du leadership public

52 52 4.3 …du management au leader ship Donne le Sens Donne le Sens Exerce lAutorité Exerce lAutorité Pilote la Performance Pilote la Performance Développe les Talents Développe les Talents Crée des liens Communique Libère les Energies Libère les Energies Le cadre public en contexte de changement Cohorte dirigeant public … en cascade depuis le haut de la hiérarchie administrative

53 53 Enquête Prix du manager public – mars 2012 SONDAGE : quelle pratique du leader ship autour de vous

54 54 Enquête Prix du manager public – mars 2012 La pratique optimale

55 55 Amélioration de la qualité du service rendu à lusager, et du service public Amélioration des conditions dexercice du métier des agents de lEtat Pris en compte de la contrainte sur les moyens identifier les besoins et les attentes du citoyen et du service public identifier et supprimer les tâches inutiles ou redondantes, en simplifiant le flux et en limitant la variabilité Simplifier le reporting, en fluidifiant la remontée des problèmes et en accélérant leur traitement Impliquer lensemble du personnel dans la démarche par des ateliers ciblés où les idées daméliorations sont testées et mises en œuvre pendant latelier ou les jours suivants Dimension supplémentaire prise en compte : amélioration de la maîtrise des processus (enjeux contrôle interne) Ce que la démarche doptimisation permet Acquérir des savoirs techniques essentiels (même chorus !) Travailler en mode « hélicoptère » Questionner les processus avec les agents Conclusion : autres défis à relever ?

56 56 Annexes

57 57 La modernisation de lÉtat en France depuis 25 ans 1989 le renouveau du service public 1995 Comité interministériel pour la réforme de lÉtat (CIRE) Commissariat à la réforme de lÉtat (CRE) 1998 Délégation interministérielle à la réforme de lÉtat (DIRE) les « programmes pluriannuels de modernisation » 2003 Délégation à la modernisation de la gestion publique et des structures de lÉtat (DMGPSE) Délégation aux usagers et aux simplifications administratives (DUSA) Agence pour le développement de ladministration électronique (ADAE) les « stratégies ministérielles de réforme » 2003 Direction de la réforme budgétaire (DRB) la réforme budgétaire et comptable (LOLF du 1 er août 2001) 2005 Direction Générale de la Modernisation de lÉtat (DGME) les « audits de modernisation » 2007 Le Ministère du Budget regroupe la DB, la DGME et la DGAFP, toutes trois chargées de la modernisation de lEtat la « Révision Générale des Politiques Publiques » RGPP 2011 Direction interministérielle des systèmes dinformation et de communication (DISIC) 2011 Etalab 2012 Secrétariat général pour la modernisation de laction publique (SGMAP) la « Modernisation de lAction Publique » MAP - évaluations, PMMS, opendata …

58 58 Les objectifs de la MAP : cohésion sociale et compétitivité, le modèle français de service public La MAP, une ambition de réforme destinée à assurer compétitivité et cohésion sociale : –Renforcer la cohérence sociale et territoriale des services publics, dans le respect de notre modèle social –Assurer le redressement de léconomie et des finances publiques de notre pays, en réalisant les efforts nécessaires à sa compétitivité … Sur un périmètre plus large que le seul Etat : –Les politiques publiques sont « co-produites » entre lEtat et les autres acteurs publics (collectivités territoriales, organismes de protection sociale, établissements publics et agences) –La qualité des services publics dépend de la qualité des interactions, autant et plus que de la bonne gestion de chaque acteur –Enfin, le respect de la trajectoire de redressement budgétaire impose une approche « toutes finances publiques ». … En partant des attentes des usagers : –Refonder les services publics en partant des besoins des usagers et des citoyens, … Et en impliquant les agents dans le processus de transformation : –Mobiliser ladhésion et les capacités dinnovation des agents au service du changement

59 59 Lassociation du Parlement Un portage politique par les ministres en charge des politiques publiques Lassociation des agents et des représentants syndicaux Une approche globale des politiques Etat, protection sociale, collectivités Une approche globale des politiques Etat, protection sociale, collectivités Une approche partagée des diagnostics et des réformes à conduire avec tous les parties prenantes Art. 92 LFI 2012 Parlementaires en mission Collectivités territoriales dans 18 COPIL sur 27 évaluations Mobilisation des instances existantes de dialogue (Conseil national de lEau, Haut conseil à la famille innover.modernisation.gouv.fr Agenda social Les principes de la MAP : Faire avec les acteurs

60 60 Evaluations Simplifications Plusieurs chantiers transversaux, La transition numérique Ladministration territoriale de lEtat La relation entre lEtat et ses opérateurs La fonction financière de lEtat La politique immobilière La politique dachat Lexpertise des grands investissements Chacun de ces chantiers est planifié et piloté Son avancement est rythmé par les CIMAP La MAP en action : les chantiers de modernisation Ajuster les organisations et les processus aux missions et aux ressources Evaluer Moderniser Simplifier Missions de service public Ressources Attentes des usagers