Le Secrétariat RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 1 En relation avec les structures du district En relation avec les clubs.

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1 Le Secrétariat RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 1 En relation avec les structures du district En relation avec les clubs

2 2 Le Secrétaire En relation avec les Clubs Assiduité Notification -Nombre de membres, Nombres de réunions -Pourcentage d'assiduité du mois -Admissions: Noms et Prénoms -Départ: Noms et Prénoms avec indication de la raison (Décès, Mutation, Démission) -Distinctions (PHF, distinctions civiles) avec nom & Prénom des bénéficiaires Envoi & Délais -pierre_r_ott @ orange.fr -Pour le 05 du mois suivant (parution dans la lettre du District) -Par après enregistrement dans la « mémoire » du District RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

3 3 Le Secrétaire En relation avec les Clubs Lettre du District Envoi -A tous les membres du District -9% sans adresse électronique notifiée -Envoi version papier par le secretaire du club Comité de rédaction -Serge Thirode, Georges Payeur, Gabriel Braeuner Résumé (texte daccroche) -Renvoi sur article? -Renvoi sur la lettre de District en entier? RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

4 4 Le Secrétaire En relation avec les Clubs Gestion des événements Envoi Programme & Inscriptions -A tous les membres du District Efficacité des rappels -Augmentation significative -Avec le risque dimportuner les membres et/ou bureaux des Clubs RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Rappels -Aux membres -Aux Présidents et secrétaires des clubs absents

5 5 Le Secrétaire En relation avec le District Structure du District RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Réflexion sur un outil de gestion Réunions du bureau, de lACRODI, etc. Secrétariat - Chronophage Chaque Secrétaire part de zéro, réinvente la « roue » Mutualisation des moyens de communication dune équipe à lautre? Mémoire du District: Archive? Instrument proactif?

6 6 Le Secrétaire Outil de Gestion RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Un outil de gestion? Un avant-projet: Outil en ligne, accessible aux bureaux des Clubs et du District Une Equipe: Georges Payeur, Hervé Helfer, Pierre Ott

7 7 Le Secrétaire Outil de Gestion Un outil de gestion: Pourquoi? RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Gestion des membres, de leurs adresses électroniques Mémoire des fonctions des Rotariens (clubs et District)

8 8 Le Secrétaire Outil de Gestion RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Gestion des Evénements Calendrier Description (bibliothèque) Envoi des invitations Etats, Badges, Paiements

9 9 Le Secrétaire Outil de Gestion En préparation: Online RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Assiduité Inscriptions aux événements Bénéficiaires: -Jeunesse / Individus -Actions / Associations Pérennité dun tel outil Gestion commune par les deux équipes Suivi administratif dédié?

10 10 Le Secrétaire RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014 Je vous remercie de votre attention Pierre Ott pierre_r_ott @ orange.fr