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Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre 2009 I Ordre du jour 1 I Introduction 2 I Présentation « ULISSE » par son directeur,

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1 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre 2009 I Ordre du jour 1 I Introduction 2 I Présentation « ULISSE » par son directeur, Philippe BRION 3 I Consommation de crédits 5 I Préparation fin dexercice 2009 – calendrier 6 I Carte achat et politique dachat 7 I Réglementation missions 8 I Audits 9 I Questions diverses 4 I Réseau Financier et Comptable

2 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre 2009 Le Réseau Financier et comptable (RFC) du CNRS

3 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Organisation / fonctionnement 1.1 I Lorganisation - Animation et pilotage par lAgence comptable principale et la Direction des finances - Membres Correspondant ACP + DFI Référent : 1 par délégation 1.2 I Fonctionnement - 2 Réunions par an + téléconférence mensuelle - Liste de diffusion RFC

4 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Objectifs 2.1 I Valoriser lexistant BFC - Actions de formation métiers/outil - Mise en place dun support de proximité aux utilisateurs 2.2 I Faire évoluer BFC - Mutualiser les bonnes pratiques et les compétences par la création dune communauté de travail et parvenir ainsi à une meilleure appropriation de BFC

5 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Différents chantiers - Préparation fin dexercice Documentation Mode opératoire Notes explicatives : remontées crédits / reports / CAP - Support de proximité BFC - Requêtes BFC - Fiches de procédures - Suivi de la qualité des données financières entre Xlab et BFC Les Ecarts 3.1 I 8 chantiers dont :

6 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Les ECARTS : Objectif / organisation 4.1 I Objectif - Edition mensuelle détats pour tous les laboratoires faisant apparaître des déphasages Xlab / BFC - Analyse et corrections des anomalies par le gestionnaire en DR en collaboration avec le gestionnaire du laboratoire - Lobjectif principal est de mettre en évidence des anomalies qui créent des déphasages entre Xlab et BFC. Cela génère des différences sur les disponibles entre Xlab et BFC et créent une consommation anormale des crédits de paiement 4.2 I Organisation

7 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Cas rencontrés 5.1 I Cas dune commande dont le montant facturé na pas été ventilé sur tous les postes Déphasage Xlab/BFC Exemple : 1 ère ligne commande Achat matériel : 100 avec SF ème ligne commande Frais de port : 20 avec SF 20 Si saisie facture sur 1 ligne commande pour montant total : 120 Xlab : Consommation : 120 BFC : Consommation : 140 ( SF engagé en trop (ligne frais de port)) Si une commande à x lignes la facture doit avoir x lignes Si ce nest pas le cas pensez à annuler, dans Xlab, les services faits non facturés

8 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Cas rencontrés 5.2 I Cas dune commande facturée pour le montant total dont la quantité facturée totale est inférieure à la quantité réceptionnée Saisie des quantités facturées doit être égale aux quantités réceptionnées Déphasage Xlab/BFC Explication : - 1 commande et SF : quantité 4 à facture : quantité 1 à 20 Xlab : Consommation : 20 BFC : Consommation : 35 (20 + (3 x 5 = 15 SF engagé en trop))

9 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Cas rencontrés 5.3 I Les avoirs Règle : - Sont saisis dans Xlab si traités en même temps que la facture - Sont transmis pour saisie dans BFC si la facture a déjà été payée Intégrer lavoir dans Xlab sans omettre de saisir un service fait négatif Déphasage Xlab/BFC BFC : lavoir saisi annule tout ou partie de la facture mais les services faits demeurent dans BFC tant quils nont pas été annulés dans Xlab

10 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Cas rencontrés 5.5 I Missions avec frais et liquidation à 0 - Xlab : La saisie dune mission pour un agent engage le montant évalué des frais à lui rembourser -BFC : Si pas de montant à rembourser à lagent mission liquidée à zéro Dans Xlab saisie dune facture à 0 Déphasage Xlab/BFC Explication : -BFC : Montant mission a été désengagé par la saisie dune liquidation à 0 -Xlab : Engagement reste présent et donc > à celui de BFC

11 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Cas rencontrés 5.6 I Facture droits de douane - Code famille : P4.15 (autres droits et taxes) - Lignes commandes à saisir : Droits de douane : code TVA E1 (Exonéré) Frais de dossier : code TVA DA (19,60 %) 1/3000 : code TVA E1 (Exonéré) Le montant de la TVA douanière nest pas à saisir dans la commande Xlab.

12 Karine Cabandé l Réunion des gestionnaires dunité – Jeudi 22 octobre I Rappels 6.1 I Facture étrangère -Xlab : Saisie commande et service fait Envoi de la facture signée à la Délégation - BFC : Saisie facture en facturier en devises 6.2 I Facture interne à létablissement - Utiliser le code famille P616 - Création fournisseur avec identifiant : code division laboratoire uniquement - Exonéré de TVA


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