Formation Microsoft® Office Outlook® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Outlook® 2007 [Note à l'attention de l'instructeur : pour obtenir de l'aide sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Vous trouverez également des commentaires sur la leçon dans le volet Commentaires de certaines diapositives.] Devenir un pro 1

2 Sommaire du cours Vue d'ensemble : Une nouvelle version d'Outlook
Leçon 1 : Ce qui a changé et pourquoi Leçon 2 : Trouver les commandes usuelles Leçon 3 : Envoyer et recevoir des pièces jointes et des images Chaque leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Devenir un pro 2

3 Vue d'ensemble : Une nouvelle version d'Outlook
Regardez ! Une nouvelle version d'Outlook. Il a une toute nouvelle apparence et de nouvelles fonctionnalités. Mais ne vous inquiétez pas, cela ne signifie pas qu'il vous faudra du temps pour le maîtriser, comme s'il s'agissait d'un nouveau programme. Au contraire, le nouveau design et les nouvelles fonctionnalités vous aideront à réaliser plus efficacement et plus facilement les tâches que vous faites chaque jour dans Outlook. Devenir un pro 3

4 Objectifs du cours Se déplacer dans Outlook Découvrir ce qui a changé et pourquoi. Repérer les commandes sur le ruban et faire ce que vous faites chaque jour : envoyer et recevoir du courrier, organiser des rendez-vous et des réunions, et utiliser vos contacts. Envoyer et recevoir des images et des pièces jointes. Veiller à ce que les destinataires soient en mesure d'ouvrir les pièces jointes aux formats de fichier de la version de Microsoft Office. Devenir un pro 4

5 Ce qui a changé et pourquoi
Leçon 1 Ce qui a changé et pourquoi 5

6 Ce qui a changé et pourquoi
La première fois que vous créerez un message dans Outlook 2007 (ou en ouvrirez un que vous aurez reçu), vous découvrirez le ruban. Il s'agit de la bande qui court le long du bord supérieur de la fenêtre. Le ruban, une des nouveautés les plus marquantes, donne à Outlook son nouveau visage. Mais à mesure que vous vous familiariserez avec la nouvelle version, vous constaterez que le changement n'est pas uniquement visuel. Il vous permet de faire ce que vous avez à faire plus facilement, et en moins d'étapes. Et les grands changements ne s'arrêtent pas au ruban. Des nombreuses fonctionnalités nouvelles vous permettent de travailler plus vite et plus efficacement. Pour n'en nommer que certaines, citons la Barre des tâches, une nouvelle forme de navigation dans le calendrier ou un nouveau format pour les contacts. Remarque :: Si vous recherchez des informations sur les nouvelles fonctionnalités offertes par Outlook, ou si vous souhaitez en savoir plus sur les différences entre les versions antérieures d'Outlook et celle-ci, consultez l'aide-mémoire vers lequel vous trouverez un lien à la fin du cours. Il contient une liste de ressources supplémentaires. Devenir un pro 6

7 Présentation du ruban Voici un nouveau message électronique. Le ruban apparaît en haut de la fenêtre. Le ruban est visible chaque fois que vous créez ou modifiez quelque chose dans Outlook. Pourquoi ce nouveau système ? Microsoft a étudié avec soin comment les utilisateurs utilisent les commandes dans Outlook. Conséquence de cette étude, certaines commandes Outlook sont désormais plus visibles, tandis que les commandes courantes sont affichées et regroupées de manière à être plus faciles à trouver et à utiliser. Spécifiquement, vous rencontrerez le ruban en créant ou en modifiant des messages électroniques, des éléments de calendrier, des contacts, des tâches ou des entrées de journal. Remarque :Si vous avez utilisé Microsoft Office Word 2007, vous êtes déjà familiarisé avec le ruban des messages Outlook. Étant donné que l'éditeur Outlook 2007 est basé sur Word 2007, nombre des commandes et options qui sont disponibles dans Word le sont également lorsque vous créez des messages dans Outlook. Devenir un pro 7

8 Le ruban à la loupe Pour mieux vous aider à vous familiariser avec le ruban, voici un guide sur son organisation générale. Les onglets Le ruban est constitué de plusieurs onglets, chacun étant associé à des types de tâches particulières que vous effectuez dans Outlook. Les groupes Chaque onglet contient plusieurs groupes qui réunissent des éléments connexes. Les commandes Une commande est un bouton, une zone pour entrer des informations, ou encore un menu. Les onglets : Les onglets renferment les commandes et boutons que vous avez déjà utilisés. L'onglet Message est illustré ici. Les groupes: Texte simple, illustré ici, est un groupe. Les commandes: Le bouton Gras et la liste Police (qui, dans cette image, représente la police Calibri) sont des commandes. Les commandes les plus fréquentes, telles que Coller, possèdent les boutons les plus grands. Devenir un pro 8

9 Le ruban affiche ce dont vous avez besoin
Une fois encore, vous rencontrerez le ruban à l'occasion de certaines actions telles que créer des messages, des entrées de calendrier ou des contacts. Le ruban propose des onglets et des commandes appropriées pour l'opération que vous êtes en train de réaliser. Cela signifie que les onglets du ruban diffèrent suivant la zone d'Outlook dans laquelle vous travaillez. Devenir un pro 9

10 Le ruban affiche ce dont vous avez besoin
L'image montre certaines de ces différences. Un nouveau message affiche les onglets Message et Options. Un nouveau rendez-vous affiche l'onglet Rendez-vous. Un nouveau contact affiche l'onglet Contact. Les onglets Message et Options rassemblent les groupes et les commandes que vous utilisez pour écrire et envoyer un message. L'onglet Rendez-vous rassemble les groupes et les commandes qui vous permettent d'effectuer les tâches liées à l'utilisation des entrées de calendrier. L'onglet Contact rassemble les groupes et les commandes qui vous permettent de conserver les informations de contact à jour. Devenir un pro 10

11 Ne vous contentez pas des apparences
Une petite flèche au bas d'un groupe signifie que vous disposez de plus d'informations que vous n'en voyez au premier regard. Ce bouton     s'appelle le Lanceur de boîte de dialogue. L'image montre que pour voir une liste complète d'options de police, vous devez cliquer sur la flèche en regard du groupe Texte simple sous l'onglet Message d'un nouveau message électronique. Devenir un pro 11

12 Mini-barre d'outils La mini-barre d'outils vous permet d'accéder rapidement aux commandes de mise en forme à l'endroit où vous en avez besoin : dans le corps d'un message électronique. L'image montre comment cela fonctionne : Sélectionnez votre texte en le faisant glisser à l'aide de la souris, puis pointez sur la sélection. La mini-barre d'outils apparaît, mais elle est estompée. Si vous pointez dessus, elle devient solide. Vous pouvez cliquer sur une option de mise en forme. Devenir un pro 12

13 La barre d'outils Accès rapide
La barre d'outils Accès rapide est une petite barre d'outils située au- dessus du ruban. Elle a pour but de mettre à votre disposition permanente les commandes que vous utilisez le plus. Quelle est la plus grande qualité de la barre d'outils Accès rapide ? Ce qu'elle contient dépend de vous. Cela signifie que vous pouvez y ajouter vos commandes préférées d'un simple clic droit. L'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours, indique la procédure détaillée d'ajout de commandes à la barre d'outils Accès rapide. Devenir un pro 13

14 La barre d'outils Accès rapide
Vous utiliserez différentes barres d'outils Accès rapide suivant la zone d'Outlook dans laquelle vous travaillez. Par exemple, les personnalisations effectuées dans la barre d'outils Accès rapide des messages envoyés n'apparaissent pas dans la barre d'outils Accès rapide des contacts.  Devenir un pro 14

15 Raccourcis clavier Si vous utilisez des raccourcis clavier plutôt qu'une souris ou un autre dispositif de pointage, sachez que certains raccourcis sont les mêmes mais que d'autres ont changé. Avec l'introduction du ruban, les commandes se trouvent à de nouveaux emplacements, c'est pourquoi les raccourcis qui commencent par ALT sont différents des versions antérieures. Devenir un pro 15

16 Raccourcis clavier Si vous utilisez des raccourcis clavier plutôt qu'une souris ou un autre dispositif de pointage, sachez que certains raccourcis sont les mêmes mais que d'autres ont changé. Pour vous repérer : Remarques    La plupart des raccourcis clavier qui utilisent la touche CTRL, tels que CTRL+N pour Nouveau, CTRL+C pour Copier et CTRL+V pour Coller, n'ont pas changé. L'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours, contient des pointeurs vers des informations supplémentaires sur l'utilisation du clavier pour accéder aux menus et aux commandes. Commencez par appuyer sur ALT. Appuyez sur la touche indiquée pour afficher l'onglet voulu, puis sur la lettre pour accéder à la commande souhaitée. Devenir un pro 16

17 Connaître vos options Outlook offre de nombreuses options permettant de changer l'apparence et le fonctionnement des éléments. La manière dont vous accédez à ces options de programme n'a pas changé. Comme le montre l'image, vous cliquez encore sur Options dans le menu Outils depuis la fenêtre principale d'Outlook et utilisez la boîte de dialogue Options. Les exemples d'options de programme comprennent la fréquence des rappels standard pour les rendez-vous ou l'emplacement de stockage par défaut des messages envoyés. Notez que certains choses ont changé avec les options. La section suivante détaille ces changements. Devenir un pro 17

18 Plus d'informations sur les options
Dans Outlook 2007, vous définissez les options depuis plusieurs emplacements différents. Options d'écriture de courrier électronique Si vous souhaitez changer les paramètres définis pour l'écriture du courrier électronique, par exemple, pour que le vérificateur d'orthographe cesse d'ignorer les mots en majuscules, vous devez désormais le faire depuis la boîte de dialogue Options de l'éditeur. Devenir un pro 18

19 Plus d'informations sur les options
Dans Outlook 2007, vous définissez les options depuis plusieurs emplacements différents. Commencez par créer un message, puis procédez comme suit : Remarque : Certains paramètres, tels que ceux que vous définissez dans la zone Personnaliser de la fenêtre Options de l'éditeur, sont partagés par tous les programmes de Microsoft Office System Toutefois, la plupart des changements que vous apportez dans Options de l'éditeur ne s'appliqueront qu'à Outlook. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Cliquez sur Options de l'éditeur. Devenir un pro 19

20 Plus d'informations sur les options
Dans Outlook 2007, vous définissez les options depuis plusieurs emplacements différents. Options d'envoi du courrier électronique Vous pouvez par exemple choisir si le message sortant est mis en forme en Texte brut, HTML ou RTF. Vous pouvez également changer l'endroit où vous gardez une copie d'un message envoyé particulier (ou spécifier si vous en conservez une copie tout court). Lorsque vous envoyez un message électronique, vous pouvez choisir la manière dont le message est envoyé. Vous définissez ces options dans les onglets disponibles sur le ruban pour le message ouvert. Devenir un pro 20

21 Nouveauté supplémentaire : la barre des tâches
Située à l'extrême droite de la fenêtre, la Barre des tâches est visible partout où vous travaillez dans Outlook. La barre des tâches vous aide à effectuer le suivi des tâches et rendez-vous à venir. Vous pouvez voir la barre des tâches dans les zones Courrier, Calendrier, Contacts, et ainsi de suite. Devenir un pro 21

22 Nouveauté supplémentaire : la barre des tâches
Située à l'extrême droite de la fenêtre, la Barre des tâches est visible partout où vous travaillez dans Outlook. L'image attire l'attention sur certains de ses éléments clés : Navigateur de dates Rendez-vous du calendrier L'emplacement où consigner les nouvelles tâches Votre liste des tâches Devenir un pro 22

23 Un calendrier nouveau look
La nouvelle présentation du calendrier dans Outlook 2007 facilite l'identification de son contenu. Il est également plus facile d'y circuler. L'image montre quelques exemples : Des boutons de plus grande taille permettent de basculer plus facilement entre les affichages quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Les boutons Précédent et Suivant vous permettent d'accéder rapidement au jour, à la semaine ou au mois suivant dans le calendrier. Devenir un pro 23

24 Un calendrier nouveau look
La nouvelle présentation du calendrier dans Outlook 2007 facilite l'identification de son contenu. Il est également plus facile d'y circuler. L'image montre quelques exemples : Dans la zone Tâches , les éléments terminés de cette liste sont barrés et restent associés au jour de leur accomplissement ; les tâches non terminées sont automatiquement reportées au jour suivant jusqu'à ce que vous les accomplissiez. L'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours, fournit des informations supplémentaires sur le calendrier Outlook. Autre nouveauté : la zone Tâches. Elle contient vos tâches actuelles et à venir, et assure également le suivi de ce que vous avez effectué. Devenir un pro 24

25 Des contacts nouveau look Dans Outlook 2007, des cartes de visite électroniques facilitent la lecture et le partage des contacts. Vous remarquerez la nouvelle apparence des contacts lorsque vous cliquerez sur Contacts pour accéder à cette zone d'Outlook. Vous pouvez envoyer des cartes de visite électroniques par courrier électronique. Vous pouvez inclure vos propres cartes de visite électroniques dans votre signature électronique. Devenir un pro 25

26 Des contacts nouveau look Notez que dans cette image, le volet de navigation est réduit pour afficher un volet Contacts plus grand.  Vous pouvez réduire le volet de navigation depuis n'importe quelle zone d'Outlook en cliquant sur le bouton Réduire le volet de navigation.  Conseil : Notez également que dans cette image, le volet de navigation est réduit pour en montrer plus du volet Contacts. Vous pouvez réduire le volet de navigation depuis n'importe quelle zone d'Outlook en cliquant sur le bouton Réduire le volet de navigation. Devenir un pro 26

27 Exercices pratiques Créer un message et voir le ruban.
Utiliser la mini-barre d'outils, utiliser un lanceur de boîte de dialogue et ajouter une commande dans la barre d'outils Accès rapide. Ouvrir un message et voir le ruban pour un message reçu. Définir des options de programme, des options d'éditeur de courrier électronique et des options de message électronique. Utiliser des raccourcis clavier. Explorer la barre des tâches et apprendre à la personnaliser. Explorer votre calendrier et consulter les contacts dans le nouvel Affichage Carte de visite (facultatif). [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Devenir un pro 27

28 Test 1, question 1 Le ruban a le même aspect pour un nouveau message électronique et un message reçu. (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 28

29 Test 1, question 1 : Réponse
Faux. Le contenu du ruban n'est pas le même car vos besoins en matière de traitement d'un nouveau message et d'un message reçu sont différents. Devenir un pro 29

30 Test 1, question 2 Vous avez affiché le calendrier et êtes prêt à explorer sa nouvelle interface. Pour lui ménager plus de place dans la fenêtre Outlook, que pouvez-vous faire depuis Outlook ? (une réponse possible) Utiliser les boutons du haut pour masquer les détails. Réduire le volet de navigation. Changer vos paramètres de résolution d'écran. Devenir un pro 30

31 Test 1, question 2 : Réponse
Réduire le volet de navigation. Dans cette version d'Outlook, vous pouvez réduire le volet de navigation en cliquant sur le bouton Réduire le volet de navigation. Devenir un pro 31

32 Test 1, question 3 Pour utiliser un clavier pour accéder aux commandes du ruban, sur quelle touche appuyez-vous en premier ?  (une réponse possible) CTRL. ALT. MAJ. Devenir un pro 32

33 Test 1, question 3 : Réponse
ALT. Appuyez sur ALT pour afficher les lettres qui vous aideront à choisir la prochaine commande. Devenir un pro 33

34 Trouver les commandes usuelles
Leçon 2 Trouver les commandes usuelles 34

35 Trouver les commandes usuelles
Vous avez Outlook installé et vous avez pris le temps de noter certaines des différences qui le distinguent des versions précédentes. Il est temps à présent de passer à la pratique. Sera-t-il facile de faire les choses que vous avez toujours faites dans Outlook ? Cette leçon va vous montrer que la réponse est oui. Devenir un pro 35

36 Créer un message Il est temps d'écrire et d'envoyer votre premier message à l'aide du nouvel Outlook. Que devez-vous savoir ? Pour commencer, certaines choses n'ont pas changé. La première chose à savoir pour commencer est qu'il n'y a rien de nouveau à savoir. Tout ce que vous savez déjà est encore valable pour créer un message. Dans un nouveau message, intéressez-vous au ruban. L'onglet Message est au-dessus, présentant les commandes que vous utilisez probablement chaque fois que vous créez et envoyez un message. Toutes les anciennes méthodes de travail dans Outlook restent valables: que vous préfériez utiliser le bouton Nouveau ou appuyer sur CTRL+N, vous pourrez continuer à faire ce que vous faites habituellement pour ouvrir un nouveau message. Devenir un pro 36

37 Créer un message Utilisation d'autres onglets
Si vous éprouvez des difficultés à trouver une commande ou un bouton, poursuivez vos recherches dans un autre onglet. Par exemple, pour insérer une image de sorte qu'elle apparaisse alignée sur le texte de votre message (pas comme une pièce jointe distincte), vous devrez activer l'onglet Insertion. Remarque : Ce n'est pas nouveau mais il est bon de s'en souvenir : certains groupes et boutons ne sont disponibles que lorsque le curseur se trouve dans le corps du message électronique. Par exemple, sous l'onglet Texte simple, les commandes de mise en forme ne sont pas disponibles lorsque le curseur se trouve dans le champ À ou Objet. Pour utiliser ces commandes, vous devez placer le curseur dans le corps du message. Devenir un pro 37

38 Utiliser le carnet d'adresses pour ajouter des destinataires
Utilisez-vous le carnet d'adresses pour ajouter des noms dans les champs À, Cc, et Cci ? Vous trouverez la commande Carnet d'adresses sous l'onglet Message. Devenir un pro 38

39 Afficher ou masquer le champ Cci
Si vous préférez taper les adresses électroniques directement dans les zones À et Cc, vous pouvez également souhaiter savoir comment afficher le champ Cci pour pouvoir également y taper des noms. L'image montre l'emplacement de la commande Afficher Cci. Comme vous pouvez le voir, elle se trouve sous l'onglet Options. La fonction Cci (copie carbone invisible) permet d'envoyer des messages sans divulguer le nom de chaque destinataire ; c'est une façon de respecter la confidentialité des personnes à qui vous envoyez votre message. Conseil : Vous pouvez afficher ou masquer le champ Cci à votre convenance en ajoutant le bouton Afficher Cci dans la barre d'outils Accès rapide. Toutefois, vous n'êtes pas tenu d'activer ou de désactiver le champ Cci chaque fois que vous envoyez un message ; le champ Cci n'apparaît pas dans le message reçu, même si vous ne le désactivez pas dans le message envoyé. Devenir un pro 39

40 Inclure votre signature
Utilisez-vous une signature électronique personnelle à la fin de vos messages ? La signature que vous utilisiez dans les versions antérieures restera disponible lorsque vous mettrez à niveau votre programme vers Outlook 2007. Si vous n'utilisiez pas de signatures (elles vous semblaient peut-être trop complexes, difficiles à créer ou à retrouver), vous serez surpris de constater combien les signatures sont faciles dans Outlook 2007. Devenir un pro 40

41 Inclure votre signature
Vous pouvez modifier des signatures existantes ou en créer de nouvelles, ou encore définir une signature par défaut. Commencez par cliquer sur la flèche en regard de la commande Signature. L'image montre ce qui se passe ensuite : Si vous avez précédemment créé des signatures, vous les verrez listées ici. Pour créer de nouvelles signatures, définir une signature par défaut ou modifier des signatures existantes, cliquez sur Signatures. Devenir un pro 41

42 Utiliser des indicateurs et des rappels
Les indicateurs et les rappels peuvent vous aider ainsi que d'autres personnes à ne pas oublier, de faire certaines choses. Pour ajouter un indicateur, un rappel, ou les deux, lorsque vous créez un message, commencez par cliquer sur Assurer un suivi dans le groupe Options d'un nouveau message. Devenir un pro 42

43 Utiliser des indicateurs et des rappels
Suivi pour vous- même Supposons que vous envoyiez un message à un collègue pour lui dire « Je te rappelle demain à ce sujet. » Pour être sûr de ne pas oublier de le faire, appliquez un indicateur au message pour vous-même en cliquant sur Assurer un suivi, puis sur Demain. Le message porte l'indicateur et est ajouté à votre liste des tâches dans Tâches. Il figure également parmi les éléments de votre propre barre des tâches. Le message lui-même est placé dans le dossier Éléments envoyés une fois qu'il est parti. Devenir un pro 43

44 Utiliser des indicateurs et des rappels
Suivi pour le destinataire Vous pouvez également joindre un indicateur de suivi pour vos destinataires à l'aide de la commande Marquer les destinataires, mise en surbrillance dans l'image. Avant d'envoyer le message, vous spécifiez à quel moment vous souhaitez que le destinataire reçoive un rappel. Comme le montre l'image, le message reçu inclut un indicateur et une icône de cloche. Tant que le destinataire conserve le message dans sa boîte aux lettres Outlook, un rappel sera affiché à l'heure que vous avez spécifiée. L'icône en forme de cloche signale au destinataire que le message inclut un rappel. Notez que l'élément ne sera pas ajouté à la barre des tâches. La création d'une liste des tâches est une question de choix personnel. Devenir un pro 44

45 Répondre à un message Le courrier électronique ne se résume pas à l'envoi… …il implique aussi de recevoir et de répondre. Lorsque vous répondez à partir d'un message ouvert, vous utilisez les boutons du groupe Répondre sous l'onglet Message du ruban. Vous noterez que le contenu du ruban d'un message reçu est différent de ce qu'il contient pour un nouveau message. Devenir un pro 45

46 Oups ! Vous devez rappeler un message ?
Vous venez d'envoyer un message et réalisez soudain qu'il contient une grosse erreur. (Vous avez écrit « gestation » au lieu de « gestion » dans votre commentaire sur les résultats du dernier conseil d'administration.) Si vous utilisez Microsoft Exchange Server pour votre courrier électronique, vous avez peut-être la possibilité de rappeler ce message que vous venez d'envoyer. Si vous agissez avant qu'un destinataire lise le message, le rappeler vous permettra d'en renvoyer une version corrigée et d'éviter ainsi une situation embarrassante. Devenir un pro 46

47 Oups ! Vous devez rappeler un message ?
Vous venez d'envoyer un message et réalisez soudain qu'il contient une grosse erreur. (Vous avez écrit « gestation » au lieu de « gestion » dans votre commentaire sur les résultats du dernier conseil d'administration.) Voici la procédure à suivre : Dans le volet de navigation, cliquez sur Éléments envoyés pour accéder à ce dossier. Dans le dossier Éléments envoyés, double-cliquez sur le message que vous voulez rappeler pour l'ouvrir. Devenir un pro 47

48 Oups ! Vous devez rappeler un message ?
Vous venez d'envoyer un message et réalisez soudain qu'il contient une grosse erreur. (Vous avez écrit « gestation » au lieu de « gestion » dans votre commentaire sur les résultats du dernier conseil d'administration.) Voici la procédure à suivre : Remarque : Si la commande Rappeler ce message n'apparaît pas, cela signifie probablement que vous n'utilisez pas Microsoft Exchange Server pour votre courrier électronique. L'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours, contient des informations supplémentaires sur la manière dont vous pouvez vérifier ceci. Dans le message ouvert, cliquez sur Autres actions dans le groupe Actions, et cliquez sur Rappeler ce message. Devenir un pro 48

49 Prendre du temps et ne plus rien oublier
Outlook ne se limite pas au courrier électronique. Il vous permet également d'organiser votre temps, ce que vous faites dans le calendrier. Lorsque vous créez ou ouvrez un élément dans votre calendrier, vous voyez que le ruban montre des groupes et des commandes à même de vous aider à gérer votre temps. Devenir un pro 49

50 Prendre du temps et ne plus rien oublier
Dès que vous créez une entrée de calendrier, un rappel est défini automatiquement. Pour modifier l'heure du rappel d'un rendez-vous : Remarque : La manière dont vous définissez l'heure de rappel standard pour les rendez-vous n'a pas changé. Vous continuez à le faire en cliquant sur Options dans le menu Outils dans la fenêtre principale d'Outlook, puis en définissant l'heure par défaut sous l'onglet Préférences , sous Calendrier. Sous l'onglet Rendez-vous, cliquez sur la flèche pour ouvrir la liste Rappel, puis sélectionnez une heure. Une fois que vous apportez une modification, cliquez sur Enregistrer et fermer à l'extrême gauche du ruban. Devenir un pro 50

51 Vous voulez créer une réunion ? Invitez d'autres personnes
Un rendez-vous ne concerne que vous. Lorsque d'autres sont impliqués, créez une réunion. Sous l'onglet Rendez-vous, cliquez sur Inviter des participants. Un bouton et une zone À apparaissent. Tapez les noms directement dans la zone ou cliquez sur le bouton À pour ajouter des participants en les sélectionnant dans une liste. Devenir un pro 51

52 Vous voulez créer une réunion ? Invitez d'autres personnes
Un rendez-vous ne concerne que vous. Lorsque d'autres sont impliqués, créez une réunion. Une fois que vous avez entré tous les détails de la réunion, cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation aux autres participants de la réunion. Devenir un pro 52

53 Travailler avec un contact
Lorsque vous ouvrez ou modifiez un contact, vous utilisez les boutons du groupe Afficher pour afficher ou masquer des informations supplémentaires à propos d'un contact. Par exemple, si vous souhaitez noter l'anniversaire ou la fête d'un contact, cliquez sur le bouton Détails et sélectionnez la date appropriée en regard de Anniversaire ou Anniversaire de mariage ou fête. Pour modifier la carte de visite électronique d'un contact, cliquez sur le bouton Modifier la carte de visite sous l'onglet Contact. Devenir un pro 53

54 Exercices pratiques Utiliser le carnet d'adresses et Cci.
Vérifier l'orthographe et la grammaire. Afficher les signatures. Ajouter un indicateur de suivi. Répondre à un message ; rappeler un message (facultatif). Planifier un rendez-vous et paramétrer un rappel. Créer un nouveau contact. Modifier une carte de visite. [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Devenir un pro 54

55 Test 2, question 1 Pour commencer un nouveau message, vous utilisez le ruban. (une réponse possible) Vrai. Faux. Devenir un pro 55

56 Test 2, question 1 : Réponse
Faux. Vous créez un message comme vous l'avez toujours fait. Devenir un pro 56

57 Test 2, question 2 Parmi les éléments suivant, lequel vous permet d'afficher ou de masquer rapidement le champ Cci dans un message ? (une réponse possible) Le Carnet d'adresses. La barre d'outils Accès rapide. Le bouton Afficher Cci sous l'onglet Options. Devenir un pro 57

58 Test 2, question 2 : Réponse
Le bouton Afficher Cci sous l'onglet Options. La dernière leçon a décrit les nombreuses options dont vous disposez dans Outlook. Vous accédez au bouton depuis un onglet spécifiquement conçu pour les options de message, l'onglet Options. Devenir un pro 58

59 Test 2, question 3 Vous venez d'envoyer un message contenant une faute de frappe embarrassante et vous souhaitez le rappeler. Quelle est la première étape ? (Vous savez déjà que vous utilisez Microsoft Exchange Server.) (une réponse possible) Dans la fenêtre principale d'Outlook, cliquez sur Rappeler ce message dans le menu Actions. Repérez et ouvrez le message dans le dossier Éléments envoyés. Repérez et sélectionnez le message dans le dossier Éléments envoyés. Devenir un pro 59

60 Test 2, question 3 : Réponse
Repérez et ouvrez le message dans le dossier Éléments envoyés. Vous ouvrirez le message dans le dossier Éléments envoyés, puis utiliserez une commande dans le ruban : cliquez sur Autres actions dans le groupe Actions, puis cliquez sur Rappeler ce message. Devenir un pro 60

61 Envoyer et recevoir des pièces jointes et des images
Leçon 3 Envoyer et recevoir des pièces jointes et des images 61

62 Envoyer et recevoir des pièces jointes et des images
Envoyer et recevoir des pièces jointes dans Outlook 2007 est toujours aussi facile, voire plus, dans certains cas. Qu'est-ce qui est plus simple ? Lorsque vous recevez des images ou des fichiers Microsoft vous pouvez en afficher un aperçu à l'aide du Générateur d'aperçus de pièces jointes directement dans le volet de lecture Outlook. Si vous envoyez des images, le ruban vous aide à les envoyer exactement comme vous le souhaitez. Devenir un pro 62

63 Insertion d'une pièce jointe
Joindre un document ou une image à votre message n'a jamais été aussi simple. Commencez par créer un message, comme vous avez l'habitude de le faire. Utilisez ensuite la commande Joindre un fichier du ruban. Devenir un pro 63

64 Insertion d'une pièce jointe
Où vous trouverez Joindre un fichier Insérer une pièce jointe étant une activité commune, vous trouverez Joindre un fichier à la fois sous l'onglet Message et sous l'onglet Insertion. L'image le montre sous l'onglet Insertion. Devenir un pro 64

65 Insertion d'une pièce jointe
Vous ne pouvez pas joindre tout ce qui vous passe par la tête Outlook bloque certains types de pièce jointe. C'était déjà le cas dans les versions antérieures. Toutefois, il vous intéressera peut-être de savoir que certains types de fichier qui étaient précédemment bloqués sont désormais autorisés et que de nouveaux types ont été ajoutés à la liste des types bloqués. Pour consulter une liste complète des types de fichiers bloqués et en savoir plus sur la façon d'éviter qu'un fichier que vous attachez soit bloqué, consultez l'article Pièces jointes bloquées dans Outlook. L'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours, contient un lien vers cet article. Devenir un pro 65

66 Insérer une image alignée sur le texte
Dans Outlook, il est facile d'envoyer des images dans le corps de vos messages électroniques au lieu de les envoyer sous forme de pièces jointes. Pour cela, procédez comme suit : Remarque : Lorsque vous insérez une mage dans votre message, vous l'ajoutez en tant qu'objet incorporé. C'est-à-dire, en tant qu'élément du texte du message. Pour pouvoir afficher l'image, les utilisateurs doivent pouvoir lire les messages HTML ou RTF. Cliquez sur la commande Image sous l'onglet Insertion. Comme le montre l'illustration, une image apparaîtra dans le corps du message. Devenir un pro 66

67 Imaginez ceci : des onglets qui apparaissent et disparaissent
La discussion sur les images offre la possibilité d'expliquer une chose supplémentaire à propos du ruban : certains onglets n'apparaissent qu'à l'occasion de tâches spécifiques. Par exemple, lorsque vous : Lorsque vous cliquez en dehors de l'image, les Outils Image disparaissent. La même chose se produit lorsque vous insérez un graphique, un dessin, un diagramme ou un tableau à votre message. Sélectionnez une image que vous avez insérée dans un message… …vous verrez que Outils Image apparaît sur le ruban. L'onglet Format comprend des commandes qui vous permettent de modifier l'image avant de l'envoyer. Devenir un pro 67

68 Afficher un aperçu des pièces jointes avant de les ouvrir
Outlook 2007, vous recevez les pièces jointes de la même manière que dans les versions antérieures. À présent, certaines pièces jointes peuvent être prévisualisées directement dans le volet de lecture. Supposons que quelqu'un vous envoie deux diagrammes Microsoft Office Visio® sous forme de pièces jointes, mais qu'un seul vous intéresse : celui qui montre la nouvelle salle de formation dans votre bâtiment. Comment décidez-vous rapidement quel fichier ouvrir ou enregistrer sur votre disque dur ? Devenir un pro 68

69 Afficher un aperçu des pièces jointes avant de les ouvrir
Comme le montre l'image, l'aperçu des pièces jointes peut être la réponse. L'aperçu des pièces jointes vous permet d'afficher des aperçus de certains types de fichier directement depuis le volet de lecture d'Outlook. Vous pouvez le faire sans devoir ouvrir la pièce jointe. Pour afficher un aperçu d'une pièce jointe, cliquez sur son icône. L'aperçu de la pièce jointe apparaît dans le volet de lecture. Une fois que vous avez identifié la pièce jointe que vous voulez ouvrir ou enregistrer, vous pouvez le faire en cliquant sur son icône avec le bouton droit de la souris. Remarque : Pour veiller à la protection de votre ordinateur, le code incorporé dans les pièces jointes est désactivé lors de l'affichage de l'aperçu. Devenir un pro 69

70 Comment les autres reçoivent-ils les pièces jointes que vous envoyez ?
Lorsque vous utilisez Outlook 2007, vos destinataires reçoivent les pièces jointes que vous envoyez de la même manière qu'auparavant. Ce qui a changé est le format de fichier utilisé par certains programmes de Microsoft Office System 2007. Les pièces jointes que vous envoyez ou recevez peuvent utiliser ce nouveau format, qui permet de réduire la taille des fichiers tout en les rendant plus sûrs. Outlook prend totalement en charge l'envoi et la réception de fichiers qui utilisent les nouveaux formats. Quelques informations supplémentaires sur les formats de fichier principaux utilisés dans les programmes Microsoft Office 2007 : Microsoft Office Word 2007 utilise désormais le format .docx. Microsoft Office PowerPoint®2007 utilise désormais le format .pptx. Microsoft Office Excel® 2007 utilise désormais le format .xlsx. Microsoft Office Access 2007 utilise désormais le format .accdb. Devenir un pro 70

71 Comment les autres affichent-ils les pièces jointes que vous envoyez ?
Si vous envoyez un fichier Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007 à quelqu'un qui n'a pas encore procédé à la mise à niveau vers Office 2007, deux options sont possibles. Vous pouvez enregistrer le fichier au format de fichier avant de l'envoyer. Les collègues qui ont des versions de Microsoft Office de 2000 à 2003 peuvent ouvrir, modifier et enregistrer les fichiers 2007 en installant le module de compatibilité Microsoft Office pour formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007, offert gratuitement par Microsoft. Le module de compatibilité décrit dans la deuxième option permet d'ouvrir uniquement les fichiers créés avec les programmes de Office System Nous recommandons l'utilisation de ce pack aux seuls utilisateurs qui connaissent et comprennent cette restriction. Remarque : Vous pouvez envoyer des fichiers .accdb Office Access 2007 sous forme de pièce jointe, mais ceux-ne pourront être ouverts dans Access 2007 uniquement. Pour plus d'informations sur les formats de fichier Access 2007, reportez-vous à l'aide-mémoire à la fin de ce cours. Devenir un pro 71

72 Exercices pratiques Joindre un fichier à un message et vous l'envoyer.
Insérer une image dans le texte d'un message. Afficher un aperçu d'une pièce jointe. Consulter les générateurs d'aperçu que vous avez installés (facultatif). [Note à l'attention de l'instructeur : si Outlook 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Outlook à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Outlook 2007 requis) Devenir un pro 72

73 Test 3, question 1 Comment insérer une image dans le texte de votre message ? (une réponse possible) Utiliser le format RTF. Utiliser la commande Fichier sous l'onglet Insertion . Utiliser la commande Image à partir d'un fichier sous l'onglet Insertion. Devenir un pro 73

74 Test 3, question 1 : Réponse
Utiliser la commande Image à partir d'un fichier sous l'onglet Insertion . Devenir un pro 74

75 Test 3, question 2 Vous avez reçu un message auquel ont été jointes deux images JPEG. Quel est le moyen le plus rapide pour déterminer si vous souhaitez enregistrer les pièces jointes ? (une réponse possible) Ouvrir le message et double-cliquer sur chaque icône de pièce jointe. Cliquer sur les icônes de pièce jointe dans le volet de lecture. Cliquer avec le bouton droit sur l'icône de pièce jointe et cliquer sur Ouvrir. Devenir un pro 75

76 Test 3, question 2 : Réponse
Cliquer sur les icônes de pièce jointe dans le volet de lecture. Cliquer sur les icônes de pièce jointe vous permettra d'afficher un aperçu des images, l'une après l'autre, directement dans le volet de lecture. Cette technique fonctionne également avec les autres types de pièce jointe : présentations PowerPoint, documents Word ou classeurs Excel, pour ne citer que ceux-là. Devenir un pro 76

77 Test 3, question 3 Dans la version Office 2007, plusieurs programmes utilisent un nouveau format de fichier. Comment ce format de fichier affecte-t-il Outlook 2007 ? (une réponse possible) Lorsque vous créez un message électronique, il utilise ce nouveau format de fichier. Les pièces jointes que vous envoyez ou recevez peuvent utiliser le nouveau format. Les pièces jointes apparaissent insérées dans le corps du texte du message électronique. Devenir un pro 77

78 Test 3, question 3 : Réponse
Les pièces jointes que vous envoyez ou recevez peuvent utiliser le nouveau format. Outlook prend totalement en charge l'envoi et la réception des fichiers dans ce nouveau format. Par ailleurs, si vous travaillez avec des collègues qui n'ont pas encore procédé à la mise à niveau, vous aurez différentes possibilités de vous assurer qu'ils pourront lire ces fichiers. Pour plus d'informations à ce sujet, consultez l'aide-mémoire, vers lequel vous trouverez un lien à la fin de ce cours. Devenir un pro 78

79 Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Devenir un pro 79

80 UTILISATION DE CE MODÈLE
Ce modèle Microsoft Office PowerPoint fournit une présentation des mises à jour et des avantages qu'offre Outlook Il est conçu pour être présenté à un groupe et personnalisé selon vos besoins. Le contenu de ce modèle est une adaptation du cours de formation Microsoft Office Online intitulé « Devenir un pro d'Outlook 2007 ». Fonctionnalités du modèle Diapositive de titre Sur la toute première diapositive, tapez le nom de votre entreprise dans l'espace réservé. Vous pouvez également supprimer la zone de texte si vous ne souhaitez pas mentionner le nom de votre entreprise. Animations: des effets d'animation personnalisés sont appliqués d'un bout à l'autre de la présentation. Ces effets incluent Insertion furtive, Étirer, Dissolution et Damier. Ces effets fonctionnent dans toute version antérieure de Microsoft PowerPoint, jusqu'à PowerPoint 2000. Pour modifier les effets d'animation, ouvrez le menu Diaporama , cliquez sur Personnaliser l'animation, et utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Macromedia Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez enregistrer un contrôle Microsoft ActiveX®, appelé Shockwave Flash Object, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Macromedia Flash Player à partir du site Web Macromedia. Transitions entre les diapositives : La transition Balayage en bas est appliquée dans tout le diaporama. Si vous souhaitez utiliser une autre transition, accédez au menu Diaporama , cliquez sur Transition, et utilisez les options proposées. Liens hypertexte vers le cours en ligne : Ce modèle contient des liens vers la version en ligne de cette formation. Ces liens vous permettent d'accéder aux exercices pratiques de chaque leçon et à l'aide-mémoire publié pour ce cours. Remarque : Outlook 2007 doit être installé pour que vous puissiez afficher les exercices pratiques. Si Outlook 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page mentionnant le titre du cours. Vous pouvez changer ou supprimer les pieds de page dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page (qui s'ouvre à partir du menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menu Affichage) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle. 80