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Rapport de Stage Lefèvre Charlotte 3éme3 J.L.International.

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1 Rapport de Stage Lefèvre Charlotte 3éme3 J.L.International

2 Sommaire 1)Présentation de lentreprise 2)Fonctionnement de lentreprise 3)Observation et présentation dune activité 4)Compte-rendu hebdomadaire 5)Description des taches accomplies 6)Conclusion

3 Présentation de lentreprise Sommaire 1 rue Paul Henri Spaak Vert Saint Denis Tél : Courriel : La société J.L.International a été créée en 1998 et est spécialisée dans le transport scolaire de personnes handicapées sur lensemble de la France. Laccueil, la disponibilité et le professionnalisme font de J.L.International la référence dans ce domaine dactivité. Source : Google Maps

4 Fonctionnement de lentreprise Sommaire Directeur Général Délégué Chauffeurs Service Gestion Service Financier Déléguée Commerciale Terrain Directeur dexploitation Assistante de Direction Directeur Administratif et Financier Responsables marches publiques Service Commercial, Département Nord Responsable Parc Automobile Président Assistante de Direction Assistante Gestion Ressources Humaines Hôtesse dAccueil Agent dEntretien Techniciens Parc Auto GestionnairesAssistante Gestion Gestion

5 Observation et présentation dune activité Sommaire Les véhicules de la société ont tous un contrat de maintenance. Cela permet aux chauffeurs, en cas de problème, de ce rendre au garage référencé pour faire réparer et entretenir le véhicule. Pour la maintenance, une lettre type est envoyée aux chauffeurs. Cette lettre type leurs explique la démarche a suivre et a qui sadresser selon le problème. Exemple : Si il y a un pneu crevé Aller chez SPEEDY Lenvoie de la lettre aux 800 chauffeurs évite les appels téléphoniques et permet une procédure plus rapide. Jai du moccuper de lenvoi de ces 800 courriers. Logiciel utilisé : SIP2 SIP2 est un logiciel pour la gestion de la flotte automobile. Il permet aux gestionnaires dentrer toutes les informations relatives aux véhicules. Les informations techniques telles que : les numéros de châssis, limmatriculation, numéro de carte Total, Speedy, contrat dassurance … ou informations administratives (A quel chauffeur le véhicule est attribué, depuis quand, lindex compteur a la date de livraison et restitution).les numéros de châssis Le service Parc Automobile

6 Annexe Ce logiciel informe automatiquement les alertes aux gestionnaires qui se connectent. Les alertes peuvent porter sur différents domaines : échéances estimées de fin de contrat (pour les véhicules a restituer), échéances techniques (révisions, contrôles réglementaires…),anomalies diverses… Ce logiciel permet également le rattachement de tous types dévènement (sinistre, PV…) ce qui simplifie le travail des gestionnaires puisquil ny a plus besoin daller récuperer des documents dans les dossiers.sinistre Le Parc Automobile soccupe aussi de la préparation des véhicules. Ceci seffectue dans latelier technique de lentreprise : -Lavage extérieur et intérieur du véhicule -Nettoyage des plastiques et vitres - Vérification des niveaux de lhuile, liquide de refroidissement, lave glace - Contrôle des pneumatiques - Mettre le triangle et gilet de secours - Vérification de la roue de secours - Mettre les étiquettes sur le véhicule (transport de personnes handicapées) Le véhicule retourne ensuite sur la plateforme de livraison. Ensuite il sera attribué à un chauffeur. Sommaire

7 Compte-rendu hebdomadaire Sommaire LundiMardiMercrediJeudiVendredi Matin Affranchissement du courrier Suppression des cartes Total rattachées a des véhicules restitués sur le site Total. Enregistrements de candidatures chauffeurs par téléphone. Répartition du courrier dans lentreprise. Envoie dune lettre type pour la maintenance* des véhicules aux 800 chauffeurs. maintenance* Affranchissement du courrier. Mise a jour des relevés kilométriques des véhicules sur le logiciel SIP2. Suppression des cartes Total rattachés aux véhicules restitués sur le site Total. Destruction des cartes Total supprimées sur le logiciel. Après - Midi Affranchissement du courrier. Observation de la gestion* service paye et participation à quelques taches administratives gestion* (photocopies, classements). Enregistrement des contrats de location de voitures dans le logiciel SIP2 puis faire un classement dans les classeurs appropriés. Envoie dune lettre type pour la maintenance des véhicules aux 800 chauffeurs.(suite) Préparation des colis de Noël pour les salariés administratifs. Observation des restitutions des véhicules pour les chauffeurs avec un des gestionnaires. Préparation de 10 véhicules (collage des étiquettes « transport de personnes handicapées » sur lavant et larrière du véhicule. Affranchissement du courrier. Archivages* Archivages* des dossiers des véhicules 2010 (véhicules étant loués a lannée).

8 Descriptions des tâches accomplies Sommaire Pour laffranchissement du courrier, il sagissait de peser le courrier et de le passer dans la machine daffranchissement avant de pouvoir lenvoyer par la poste. La suppression des cartes Total consiste a annuler les cartes selon les procès verbaux de restitution. Grâce a des codes daccès je me suis connectée au site Total. Lenregistrement des candidatures se fait par téléphone. Il y a quelques questions précises a poser: Nom, Prénom, Age, Ville et Département du lieu d habitation, dispose ou non dun véhicule personnel. La préparation des colis de Noël consistait à faire lemballage et noter le nom de chaque personnes concernées. Relevé kilométrique dans un tableau : dans deux colonnes du tableau il fallait entrer lindex compteur de chaque véhicules (relever les kilomètres sur les véhicules qui sont sur le Parc Automobile de lentreprise). La première colonne était un relevé au 30/06/11 et la deuxième un nouveau relevé au 15/12/11.

9 Conclusion Sommaire Jai aimé de faire ce stage dans un service Parc Automobile. Les tâches a effectuer étaient très variées, tous le travail ce faisait en équipe ce qui permet de partager différentes expériences. Lapprentissage du logiciel de gestion Parc Automobile (SIP2) était enrichissant. La partie la moins intéressante était larchivage car ceci prend beaucoup de temps. Jai beaucoup apprécié les personnes avec qui jai travaillé et qui mon fait confiance pour effectuer certaines tâches importantes et difficile (Ex : Suppression cartes Total et larchivage)

10 Annexe Logiciel SIP2. Exemple de lettre type a envoyer au chauffeurs.

11 Lexique Gestion : Administration dune entreprise. Archivage : Classer et conserver des documents ne présentant plus un intérêt immédiat. Maintenance : Ensemble des opérations, permettant de maintenir ou de rétablir un véhicules dans un état donné, ou de lui restituer des caractéristiques de fonctionnement spécifiées. Numéro de châssis : Numéro de série du véhicules Relevé kilométrique : Nombre de kilomètres parcourue par le véhicule Sinistre : = Accident


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