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Copyright © 2006 Yves Marcoux1 Encoded Archival Description: tout sauf DEAD ! Yves MARCOUX Atelier précongrès Congrès AAQ - 1 juin 2006.

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2 Copyright © 2006 Yves Marcoux1 Encoded Archival Description: tout sauf DEAD ! Yves MARCOUX Atelier précongrès Congrès AAQ - 1 juin 2006

3 Copyright © 2006 Yves Marcoux2 Plan de latelier EAD 1.Introduction (10 min.) 2.Historique dEAD (15 min.) 3.Nature exacte dEAD (35 min.) 4.Ressources EAD (15 min.) 5.Projets / initiatives EAD (10 min.) 6.Regards critiques (10 min.) 7.Conclusion (10 min.) 8.Discussion / questions (15 min.) Fin: 11h30 Pause: 10h-10h30 Début: 9h

4 Copyright © 2006 Yves Marcoux3 1. Introduction Objectifs de latelier Qui suis-je? Petit sondage

5 Copyright © 2006 Yves Marcoux4 Objectifs de latelier Donner au participant une idée générale: –De ce quest EAD –Des liens entre EAD et les autres normes archivistiques –Des possibilités offertes par EAD –Des limites dEAD –Des façons possibles de mettre en œuvre EAD 1. Introduction

6 Copyright © 2006 Yves Marcoux5 Qui suis-je? Informaticien de formation École de bibliothéconomie et des sciences de linformation (EBSI) depuis 1991 (!) Informatique documentaire Gestion dinformation numérique (GIN) Groupe départemental de recherche sur les documents structurés (GRDS) Pourquoi moi, ici? 1. Introduction

7 Copyright © 2006 Yves Marcoux6 Petit sondage! Qui… a déjà entendu parler des RDDA? utilise les RDDA dans son travail? a déjà entendu parler de EAD? lutilise? utilise un logiciel (autre que traitement de texte) pour produire des instr. de rech.? a déjà diffusé un instrument de recherche sur le Web? a déjà produit / utilisé du XML? Unicode? 1. Introduction

8 Copyright © 2006 Yves Marcoux7 2. Historique N.B.: Une histoire états-unienne… Le besoin originel Évolution des normes Apparition dEAD

9 Copyright © 2006 Yves Marcoux8 Le besoin originel Daprès Daniel V. Pitti, le créateur dEAD: –Distribution géographique des fonds est LE problème no 1 des chercheurs –Deux niveaux: accès intellectuel (savoir que ça existe) accès au contenu (difficile; encore à peine touché) –Accès intellectuel: diffusion / partage des instruments de recherche (IR) –La normalisation est bien sûr cruciale 2. Historique

10 Copyright © 2006 Yves Marcoux9 Les premiers efforts Bibliothèques: 1909, Library of Congress –idée de partager les cartes de catalogues En 1951, une commission nationale é.-u. (NHPRC) dresse un répertoire national de dépôts darchives –publié en 1961 –LC a une idée similaire, aussi en 1951; publié sur papier de 1962 à 1994! 2. Historique

11 Copyright © 2006 Yves Marcoux10 Le numérique: MARC-AMC MARC = Machine Readable Cataloguing –Grand succès pour les bibliothèques dès 1970 Archives and Manuscript Control Défini par NISTF* de la SAA* vers Historique * National Information System Task Force de la Society of American Archivists

12 Copyright © 2006 Yves Marcoux11 APPM Archives, Personal Papers, and Manuscripts Stephen L. Hensen, e éd (APPM2) Donne des règles décriture pour le MARC- AMC, mieux adaptées que les AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules) 2. Historique

13 Copyright © 2006 Yves Marcoux12 MARC-AMC + APPM Grand succès pour la description des dépôts et collections, mais pour les instruments de recherche… Longueur limitée à caractères –Trop restrictif pour certains instruments de recherche (IR) Traite très mal les descriptions hiérarchiques (fonds, série, sous-série, …) 2. Historique

14 Copyright © 2006 Yves Marcoux13 Pré-EAD 1993: Berkeley Finding Aid Project (BFAP), Université de Berkeley, Californie Identifie SGML* en remplacement du MARC comme syntaxe de base pour une norme de description dinstruments de recherche –SGML est la base de HTML, le langage du Web, qui commence alors à remplacer Gopher pour les accès en ligne 2. Historique * Standard Generalized Markup Language, norme ISO 8879, 1986

15 Copyright © 2006 Yves Marcoux14 enfin… EAD ! BFAP avait défini une « DTD » SGML (Document Type Definition) –appelée FindAid juillet 1995: Rencontre à Ann Arbor –rebaptisée « Encoded Archival Description » EAD Version 1.0 (1998) EAD Version 2002 –Plus aligné sur ISAD(G)v2 2. Historique

16 Copyright © 2006 Yves Marcoux15 Statut normatif dEAD Norme maintenue par: –Network Development and MARC Standards Office de la Bibliothèque du congrès (Library of Congress) états-unienne –en partenariat avec la Society of American Archivists, qui est responsable du développement intellectuel 2. Historique

17 Copyright © 2006 Yves Marcoux16 3. Nature exacte dEAD EAD est un langage pour des descriptions de fonds darchives (i.e., dinstruments de recherche) –Contexte darchives historiques Lien avec dautres normes archivistiques EAD spécifie un encodage informatique –Vocabulaire (DTD) XML Quelques exemples

18 Copyright © 2006 Yves Marcoux17 EAD sert à décrire des fonds Tout comme les instruments de recherche traditionnels… Donc, un document EAD est simplement un instrument de recherche! Mais dune forme particulière (numérique) Respectant des règles qui facilitent son échange et son traitement informatique 3. Nature exacte dEAD

19 Copyright © 2006 Yves Marcoux18 De quoi est composée une norme de description archivistique? Contrôle dautorité –codage informatique des « notices dautorité » Éléments descriptifs + règles de structuration Règles décriture Règles de codage informatique 3. Nature exacte dEAD

20 Copyright © 2006 Yves Marcoux19 Quelques normes de description Contrôle dautorité ISAAR (CPF) 2 [ + EAC ] RDDA ( = RAD) Éléments descriptifs + structure ISAD(G)v2 DACS MARC-AMC Règles décriture APPM Codage informatique EADMARCEAD [ + EAC ] États-unisEtats-Unis (avant) Canada 3. Nature exacte dEAD N.B.: EAD ajoute aussi certains éléments descriptifs et structurels

21 Copyright © 2006 Yves Marcoux20 Norme de structure, non de contenu « EAD is a data structure and not a data content standard. It does not prescribe how one formulates the data that appears in any given data element - that is the role of external national or international data content standards. » –(Design Principles for Enhancements to EAD Dec. 2002) Mais aussi norme de codage informatique 3. Nature exacte dEAD

22 Copyright © 2006 Yves Marcoux21 ISAD(G)v2 ISAD(G): Generalized International Standard for Archival Description –Norme générale et internationale de description archivistique Conseil international des archives Deuxième édition, adoptée par le Comité sur les normes de description, Stockholm, Suède, septembre Nature exacte dEAD

23 Copyright © 2006 Yves Marcoux22 ISAAR (CPF) 2 International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families –Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles Commission du CIA sur les normes de description 2 e édition, Nature exacte dEAD

24 Copyright © 2006 Yves Marcoux23 DACS Describing Archives: A Content Standard Reprend les idées de APPM, mais de façon plus compatible avec ISAD(G) Endossé par la SAA aux É.-U. –Au Canada: RDDA (RAD) 3. Nature exacte dEAD

25 Copyright © 2006 Yves Marcoux24 Extensible Markup Language XML 3. Nature exacte dEAD

26 Copyright © 2006 Yves Marcoux25 XML, cest quoi? eXtensible Markup Language = Langage de balisage généralisable Définie par le W3C en février 1998 (v1.0) W3C = World Wide Web Consortium Format de documents numériques Format de documents structurés Format normalisé 3. Nature exacte dEAD

27 Copyright © 2006 Yves Marcoux26 Format de documents numériques Tout comme Word, HTML, PDF,... Documents fichiers (.xml ) Documents peuvent être: –imprimés, échangés, diffusés sur le Web –convertis vers autres formats (ex. PDF, HTML) –liés à dautres documents par des liens hypertextuels 3. Nature exacte dEAD

28 Copyright © 2006 Yves Marcoux27 Format de documents structurés Un format utilisant le balisage par dessus un format texte –Les documents XML sont aussi des fichiers texte (Unicode) Balises (à la ) identifient début et fin des éléments constitutifs du document Un exemple: un mémo 3. Nature exacte dEAD

29 Copyright © 2006 Yves Marcoux28 Quest-ce quun fichier texte? Suite de caractères codés en binaire Aucune mise en forme (couleur, police, taille, italique, etc.) –sauf majuscules / minuscules, espaces et changements de ligne Structure informatique la plus simple –Avantages de la simplicité –Avec Unicode: universel malgré tout 3. Nature exacte dEAD

30 Copyright © 2006 Yves Marcoux29 Exemple dun fichier texte 3. Nature exacte dEAD

31 Copyright © 2006 Yves Marcoux30 Julia Royer Jean Picard Émilie Dugré Invitation Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil dadministration se tiendra le 27 septembre SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister. Un mémo en XML 3. Nature exacte dEAD

32 Copyright © 2006 Yves Marcoux31 mémo corps sujet destinataires auteur para nom "Émilie Dugré""Jean Picard" "Invitation""Julia Royer" "Veuillez noter que... le 27 septembre 2012." "SVP, avisez-moi... pouvez pas y assister." 3. Nature exacte dEAD

33 Copyright © 2006 Yves Marcoux32 XML: à quoi ça sert? Documents textuels (rapports, mémoires) Fiches, dossiers (médical, demployé) Métadonnées (MARC, GILS, Dublin Core) Formulaires, documents administratifs (PV) Communication savante (revues) Référence (dictionnaires, encyclopédies) Multimédia, hypermédia (présentations) Etc. 3. Nature exacte dEAD

34 Copyright © 2006 Yves Marcoux33 Comment ça marche? Balisage logique… Balisage extensible (généralisable)… Séparation contenu-traitement Pour la restitution: feuilles de styles Autres applications de traitement 3. Nature exacte dEAD

35 Copyright © 2006 Yves Marcoux34 Balisage logique Philosophie: les balises traduisent la structure logique du contenu, et non sa mise en page ou un autre traitement Les documents ne contiennent aucune information de mise en page Amène une séparation contenu-traitement bénéfique Exemple: XML versus Word 3. Nature exacte dEAD

36 Copyright © 2006 Yves Marcoux35 Sur papier MÉMORANDUM De: Julia Royer À: Jean Picard Émilie Dugré Sujet: Invitation ____________________________________________ Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil dadministration se tiendra le 27 septembre SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister. 3. Nature exacte dEAD

37 Copyright © 2006 Yves Marcoux36 (...) \adjustright \fs20\lang3084\cgrid \b\f2\fs38\cf1\cgrid0 MÉMORANDUM}{\f2\fs38\cf1\cgrid0 \par }\pard \nowidctlpar\widctlpar\adjustright {\f2\fs38\cf1\cgrid0 \par }{\b\f2\fs38\cf1\cgrid0 De:}{\f2\fs38\cf1\cgrid0 Julia Royer \par }{\b\f2\fs38\cf1\cgrid0 À: }{\f2\fs38\cf1\cgrid0 Jean Picard \par Émilie Dugré \par \par }{\b\f2\fs38\cf1\cgrid0 Sujet: } {\f2\fs38\cf1\cgrid0 Invitation \par \par }\pard nowidctlpar\widctlpar\brdrt\brdrs\brdrw10\brsp20 \par }\pard \nowidctlpar\widctlpar\adjustright {\f2\fs38\cf1\cgrid0 Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil d'administration se tiendra le 27 septembre \par \par SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister.}{ \par }} Word (RTF) * * Sans feuille de styles 3. Nature exacte dEAD

38 Copyright © 2006 Yves Marcoux37 XML (rappel) Julia Royer Jean Picard Émilie Dugré Invitation Veuillez noter que la prochaine réunion du conseil dadministration se tiendra le 27 septembre SVP, avisez-moi dans les plus brefs délais si vous ne pouvez pas y assister. 3. Nature exacte dEAD

39 Copyright © 2006 Yves Marcoux38 Balisage généralisable XML est en fait un métalangage On définit les balises utilisables pour une classe de documents (ex.: les mémos dans une compagnie) Via une Document Type Definition (DTD) et/ou un « schéma XML » Un exemple: une DTD pour des mémos 3. Nature exacte dEAD

40 Copyright © 2006 Yves Marcoux39 Une DTD XML pour les mémos 3. Nature exacte dEAD

41 Copyright © 2006 Yves Marcoux40 3. Nature exacte dEAD

42 Copyright © 2006 Yves Marcoux41 EAD est dabord et avant tout une DTD XML, pour les IR Quelques autres DTD célèbres –Docbook, documentation technique –Text Encoding Initiative (TEI), littérature, sciences humaines, sciences sociales –MathML, formules mathématiques –DTD Biblio-ML, catalogues bibliographiques

43 Copyright © 2006 Yves Marcoux42 Feuilles de styles Spécifie comment restituer (ex.: mettre en page) tout document conforme à une DTD (Feuilles de styles x documents) = réutilisation de linformation Exemples EAD 3. Nature exacte dEAD

44 Copyright © 2006 Yves Marcoux43 Avantages et désavantages de XML Avantages du balisage logique Avantages de la normalisation Internationalité et internationalisation (i18n): Unicode Désavantages: coûts 3. Nature exacte dEAD

45 Copyright © 2006 Yves Marcoux44 Avantages du balisage logique Réutilisation de linformation, versatilité daccès Spécification des applications indépendante des contenus (temps et "espace") Factorisation du travail entre auteurs, typographes, informaticiens, etc. Indexation automatique, recherche d'information améliorées (Web sémantique) 3. Nature exacte dEAD

46 Copyright © 2006 Yves Marcoux45 Avantages de la normalisation Diffusion « universelle » Échange, interopérabilité (commerce électronique) Potentiel de pérennité Logique + normalisé: indépendance par rapport aux logiciels et au matériel de restitution Convient au stockage permanent 3. Nature exacte dEAD

47 Copyright © 2006 Yves Marcoux46 Coûts de XML Changements culturels (surtout auteurs) Complexité technique relative Traitement intellectuel denrichissement (capital informationnel) Logiciels spécialisés pour le traitement Faibles comparés à son prédécesseur SGML 3. Nature exacte dEAD

48 Copyright © 2006 Yves Marcoux47 Structure générale dEAD 3. Nature exacte dEAD Tiré des Application Guidelines v1.0

49 Copyright © 2006 Yves Marcoux48 4. Ressources EAD Documentation Solutions / méthodes –Pour la création Solutions logicielles Impartition Production sans informatique! –Dow, 2005: sur papier –Pour la diffusion / recherche

50 Copyright © 2006 Yves Marcoux49 Documentation Bibliothèque de balises (Tag Library) (269 p.) Recommandations dapplication (Application Guidelines) (308 p.) « EAD Cookbook » (50 p.) RLG Best Practice Guidelines for EAD (22 p.) –Intègre ISAD(G)v2, DACS et EAD –Idéal pour les états-uniens Guide de mise en œuvre EAD 2002, Centre historique des Archives nationales (CHAN), France; en ligne: Voir la bibliographie, particulièrement Dow, Ressources EAD

51 Copyright © 2006 Yves Marcoux50 Impartition pour la création Si la production est trop faible pour investir (matériel, formation) Sil y a de grandes quantités à produire rapidement (conversion rétrospective) 4. Ressources EAD

52 Copyright © 2006 Yves Marcoux51 Solutions logicielles de création Éditeurs XML généraux –oXygen, XMetal, XML-Spy, etc. –Gratuits : XMLSpy (home edition), EditXML, XMLPad, etc. –acceptent nimporte quelle DTD, mais peuvent être paramétrés pour une en particulier –paramétrage pour certains éditeurs disponibles dans le « Cookbook » 4. Ressources EAD

53 Copyright © 2006 Yves Marcoux52 (suite) Logiciels documentaires (bases de données) avec fonction dexportation EAD: Archilog (Infoka), Arkheïa (Anaphore), Gaïa, etc. –Ce sont les outils les plus appropriés pour les documents dont la nature se prête à une saisie dans une base de données structurée (peu narratifs) –Offrent plus ou moins de possibilités dadaptation (évolution du produit) –Pour exploiter la pleine richesse dEAD, les extrants doivent souvent être enrichis à la main –Ergonomiques, peuvent être pris en main rapidement 4. Ressources EAD

54 Copyright © 2006 Yves Marcoux53 Pour diffusion / recherche Lutilisation techniquement simple dune feuille de styles CSS pour gérer laffichage du document Solution un peu plus complexe: transformations XSLT pour obtenir une version statique affichable Conversion vers MARC pour intégration dans un catalogue de bibliothèque Outil de gestion et de publication de documents XML (SDX) Pour limprimé: des outils permettent la production automatique de PDF à partir du XML (voir « Cookbook ») 4. Ressources EAD

55 Copyright © 2006 Yves Marcoux54 Un outil de gestion et de publication de documents XML PLEADE (logiciel libre = « open source ») –gratuit, mais relativement complexe à mettre sur pied –publication / recherche en ligne de documents EAD –bâti sur la plate-forme SDX (également en logiciel libre) 4. Ressources EAD

56 Copyright © 2006 Yves Marcoux55 5. Projets / initiatives Recommandation de la Direction des Archives de France (DAF) sur XML/EAD en juin 2002 pour sa Base dOrientation et de Recherche dans les Archives (BORA) Clavaud & Sévigny, 2005

57 Copyright © 2006 Yves Marcoux56 Participation de BAC et BAnQ IR convertis en EAD par ANF (semi- automatiquement) Lien avec les documents primaires numérisés 5. Projets / initiatives

58 Copyright © 2006 Yves Marcoux57 Clavaud & Sévigny, projets au CHAN avec AJLSM –Extraction automatique de métadonnées Dublin Core (OAI-PMH) –Publication Web avec images numérisées des documents décrits –Utilisent un DTD plus restrictive quEAD pur 2 logiciels libres –PLEADE: recherche et diffusion Web –Navimages, pour laffichage sophistiqué de documents numérisés 5. Projets / initiatives

59 Copyright © 2006 Yves Marcoux58 6. Critiques dEAD Matthew Y. Eidson, J.Arch.Org., v.1, no 4, 2003 Dennis Meissner, in: Dooley, J.M., 1998 Lenteur dadoption

60 Copyright © 2006 Yves Marcoux59 Eidson, 2003 EAD a été conçu sans participation des utilisateurs –Non centré sur les besoins des utilisateurs –Prend pour base lIR traditionnel Centré sur la description, et sur non lévaluation Problèmes techniques EAD non retenu par NARA (ca. 2000) Conclusion: plus de bien que de mal 6. Critiques dEAD

61 Copyright © 2006 Yves Marcoux60 Meissner, 1998 Met en lumière le problème de la conversion rétrospective en EAD EAD impose une structure qui nest pas toujours présente dans les IR existants Mais si on connaît et comprend cette structure, elle nest pas très dure à respecter et apporte des bénéfices! 6. Critiques dEAD

62 Copyright © 2006 Yves Marcoux61 Lenteur dadoption Application Guidelines pour 2002 pas encore disponibles… Yakel & Kim, JASIST, 2005 –Enquête: 399 dépôts é.-u. intéressés à EAD –58% nont pas adopté –La diffusion est plus difficile que lencodage –Usage du MARC augmente possibilité dadoption dEAD –EAD difficile pour les petits dépôts 6. Critiques dEAD

63 Copyright © 2006 Yves Marcoux62 7. Conclusion Rappel des caractéristiques importantes Le futur dEAD –Authorités: EAC (Encoded Archival Context) –Nécessité de normes de contenu Au Canada: RDDA2 –Avec numérisation: accès aux contenus Distinction prospectif – rétrospectif importante Revue des différentes mises en œuvre possibles

64 Copyright © 2006 Yves Marcoux63 « Un investissement non négligeable… qui vaut la peine! »* Il nexiste pas de solution qui ne demande pas un investissement important: –lors de la rédaction dun cahier des charges complet et cohérent (pour acquérir un logiciel propriétaire ou pour faire paramétrer un logiciel libre) –pour sapproprier les logiciels (libres ou non) –pour garantir linteropérabilité entre les systèmes Des inventaires pérennes Un public élargi Un meilleur service De nouveaux usages * Sibille, Conclusion

65 Copyright © 2006 Yves Marcoux64 (suite) Projet intéressant pour lAAQ – « guidelines » ou « pratiques recommandées » pour EAD –en accord avec RDDA2 –dabord sur papier, puis avec outils informatiques libres 7. Conclusion

66 Copyright © 2006 Yves Marcoux65 Bibliographie sélective - Clavaud, Florence; Sévigny, Martin. Controlling the Production of EAD Encoded Documents, Extracting Metadata and Publishing Them on the Web: Methods and Tools, France. Journal of Archival Organization, vol. 3, no 2/3, pp , Dooley, Jackie M. Encoded Archival Description: context, theory, and case studies. Society of American Archivists, Dow, Elizabeth H. Creating EAD-Compatible Finding Guides on Paper. Scarecrow Press, Eidson, Matthew Young. Describing Anything That Walks: The Problem Behind the Problem of EAD. Journal of Archival Organization, vol. 1, no 4, pp. 5-28, Pitti, Daniel V; Duff, Wendy M., ed. Encoded Archival Description on the Internet. Haworth Information Press, Redding, Clay. Reengineering Finding Aids Revisited: Current Archival Descriptive Practice and Its Effect on EAD Implementation. Journal of Archival Organization, vol. 1, no 3, pp , Sibille, Claire. XML et les DTD spécifiques à la description archivistique. Présentation en ligne , Yakel, Elizabeth; Kim, Jihyun. Adoption and Diffusion of Encoded Archival Description. Journal of the American Society for Information Science and Technology, vol. 56, no 13, pp , 2005.

67 Copyright © 2006 Yves Marcoux66 8. Discussion / questions Merci de votre attention! À vous la parole… Pour me joindre:


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