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Titel: Powerpoint Mustervorlage Département fédéral des affaires étrangères DFAE Direction du développement et de la coopération DDC Aide humanitaire et.

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1 Titel: Powerpoint Mustervorlage Département fédéral des affaires étrangères DFAE Direction du développement et de la coopération DDC Aide humanitaire et CSA Aide alimentaire sous forme de produits laitiers suisses

2 1. Identification de linstitution LONG visite linstitution bénéficiaire potentielle, pour définir les besoins de celle-ci et pour éclaircir les points suivants: Activités/rayon daction de linstituion – groupe ciblé Emplacement géographique / situation – en ville, à la campagne Ressources humaines – personnel médical, administratif, etc. Capacité financière – Prise en charge dune part des frais du fonctionnement (mise en œuvre de laide), de transport et dédouanement possible La structure a la capacité dassurer lutilisation de laide en produits laitiers selon les critères de la DDC Infrastructures – salles de soins, cuisine, dépôt, etc. Laccès à leau potable assurée en tout temps.. Collaboration possible – est-ce que le monitoring du projet peut être assuré par lONG Est-ce que le flux dinformation est assuré

3 3 2. Clarification des besoins Identification des besoins du groupe cible potentiellement bénéficiaire et de la remise possible de produits laitiers Catégorie et nombre des bénéficiaires (enfants, adultes, malades, etc.) Forme de traitement – interne, ambulatoire Les critères de la DDC prévoient une préparation et remise centralisée des produits laitiers, seulement en cas exceptionnel de traitement ambulatoire, pas de distribution! Sous quelles formes les produits laitiers seront utilisés - Sous forme liquide (lait pour nourrissons, lait entier) - Mélangés avec des denrées alimentaires traditionnelles (lait écrémé vitaminé et enrichi en protéines) - formules thérapeutiques (lait entier ou lait écrémé)

4 La personne responsable du projet du centre remplit la demande de façon véridique avec toutes les données nécessaires: Nom et adresse du centre Type dinstitution - hôpital, centre de santé, école, etc. Un seul demandeur nominatif par demande – pas de demande collective Quantité journalière en moyenne des bénéficiaires par mois et groupe cible correspondant Utilisation des produits laitiers – Forme de remise Quantité quotidienne remise par année (par exemple durant 5 jours pendant 10 mois) Calcul de la quantité 2dl = 27,4g / jour / personne Ajouter à la demande une description détaillée du projet dans laquelle il faut répondre aux questions du formulaire de demande. Si un traitement ambulatoire est prévu, il doit en plus être évoqué, comment les bénéficiaires seront accompagnés (rations remises, fréquence de contrôle de poids, visites à domicile, etc.) Signature de la personne responsable du centre 3. Demande

5 LONG contrôle la demande concernant lintégralité de son contenu et contrôle les quantités calculées Des données manquantes ou déficientes seront complétées en concertation avec la personne responsable du centre La demande contrôlée et, si besoin, révisée est adressée à la DDC Contrôle de la demande par la DDC. Un protocole dévaluation est établi, les besoins de clarification sont discutés avec lONG avant létablissement du contrat Etablissement du contrat de donation entre la DDC et lONG – liste détaillée dattribution par centre – délai de livraison fixé => Linfo doit être communiquée par les ONG aux centres Achat des produits laitiers par la DDC – Commande trois mois avant le mois denvoi 4. Traitement de la demande - Attribution

6 Afin déconomiser des frais, les attributions de produits laitiers à différentes ONG travaillant dans un même pays doivent faire lobjet dun envoi groupé si possible. LONG adresse à la DDC pour contrôle au moins deux offres de transport, le mandat est ensuite confié par lONG au prestataire meilleur marché choisi La DDC se charge entièrement des frais de transport du producteur jusquà et avec le fret du Rhin et participe aux frais par voie maritime et dautres frais de transport de liaison éventuels à lintérieur des pays à hauteur de 50%. LONG fixe, avec le producteur et lexpéditeur, la date exacte denvoi et exige, après consultation avec la personne dédouanant la marchandise, les certificats nécessaires pour limport auprès du producteur. La personne dédouanant la marchandise obtient sur place les documents dimportation nécessaires et informe les centres de larrivée prochaine de la marchandise. 5. Organisation du transport

7 La personne dédouanant la marchandise soccupe des formalités douanières et dédouane les produits La personne dédouanant la marchandise informe les responsables des centres de larrivée des produits et coordonne la suite du transport La marchandise est livrée conformément à la liste dattribution aux centres concernés Les frais pour le transport maritime sont à la charge de lONG. Pour lorganisation du transport à lintérieur du pays, ce sont les centres eux- mêmes qui sen occupent. Transport à lintérieur du pays et frais de douane sont à la charge des centres. Chaque centre atteste de la réception de la marchandise au moyen dun accusé de réception entièrement rempli pour la DDC En cas de difficultés de dédouanement, la DDC doit être informée à temps, afin quelle puisse, si besoin est, faire une demande dappui auprès de la représentation Suisse 6 Dédouanement de la marchandise

8 Le personnel responsable est familiarisé avec les critères de la DDC et connaît les formes de préparation Les produits seront utilisés avant les dates dexpiration En cas de traitements ambulatoires, les mères sont formées sur la préparation des produits laitiers – Ensuite des consultations régulières par semaine, visite à la maison, etc. sont assurées. Un accompagnement des bénéficiaires sera assuré par le centre, par exemple par des contrôles réguliers Toujours enlever les étiquettes des boites vides avant den faire un autre usage 7. Utilisation des produits laitiers

9 Le flux dinfos DDC – ONG – Centres est assuré par lONG. Circulaire! Les centres sont visités régulièrement par les ONG – Contrôle de: - Quantité de bénéficiaires - Préparation et distribution des produits laitiers – rations, accompagnement, etc. - Accès à leau potable - Hygiène, cuisine, salles de traitement, personnel - Stock Appui aux responsables des centres dans lélaboration des documents de projet (rapports dutilisation, demandes, descriptions de projet) Rapport dutilisation dans les délais fixés à la DDC 8. Monitoring et accompagnement

10 Tous les documents de référence, nommés ci-dessous, sont disponibles en cinq langues, à ladresse suivante: Critères de la DDC pour lutilisation des produits laitiers Formulaire de demande Accusé de réception Modèle de rapport dutilisation Aide-mémoire concernant la participation aux frais de transport de la confédération Modèle de demande doffre Documents de référence


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