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1. 2 Formation SINFONIE Présentation générale Mars 2010.

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2 2 Formation SINFONIE Présentation générale Mars 2010

3 3 A titre dinformations ANNEXE - Reporting : sujet en cours de réflexion et de mise en œuvre, cela ne fait pas partie de la formation. - Périmètre de données : les adhérents ont été migrés de SOFIA, mais pas les dossiers, qui eux sont des dossiers tests. Ne vous fiez pas aux données !!! - Périmètre de la formation : Présentation générale de l'application avec livret, consultation des éléments standards.

4 4 Agenda de la formation PROGRAMME A.Journée 1 1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant 2.Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD 3.Présentation du module adhérent du logiciel CRD

5 5 Agenda de la formation PROGRAMME B.Journée 2 (matinée) 1.Présentation du moteur dédition 2.Présentation du livret dadhérent

6 6 1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant Le système SINFONIE se découpe en plusieurs logiciels : I.Portail accessible via le lien http suivant: II.CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules métiers III.Moteur dédition Générer des courriers Les modifier Les imprimer et valider les impressions IV.Livret adhérent : GED ( Gestion électronique de documents )

7 7 1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant I. Portail Le Portail accessible via le lien http suivant: Permet daccéder aux autres logiciels de Sinfonie (en fonction des habilitations de lutilisateur) :

8 8 1. Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant I. Portail Création du portail : Important pour éviter tout problème la Google bar doit être enlevée et les options de sécurité pour ce site doivent être au minimum

9 9 1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant II. CRD ( Collecte Référentiel Dispositif ) : modules métiers Utilisateur en cours Groupe(s) de lutilisateur

10 10 1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant III. Moteur dédition Documents : Modifier Imprimer Liste des lots : Supprimer Valider

11 11 1.Présentation du système SINFONIE et des logiciels le composant IV. Livret adhérent : GED (Gestion électronique de documents) Liste des documents Données adhérent Documents Entrants (GED Canon) Documents émis (CRD) Recherche

12 12 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD I.Principes ( barre dinformation, menu gauche, seconde fenêtre ) II.Lécran daccueil: menus et liste des tâches III.Les modules du CRD: référentiel, financement, dispositifs, tâches IV.Principes de recherche, création et modification V.Liste des anomalies

13 13 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD I. Principes Barre dinformation Menu général Menu gauche

14 14 Seconde fenêtre 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD I. Principes Les liens de la première fenêtre souvrent dans la deuxième fenêtre Dans le système SINFONIE on ne cumuler que 2 fenêtres Dans la deuxième fenêtre tous les liens 2 1

15 15 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD II. Lécran daccueil Menus Liste des tâches

16 16 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Référentiel Gestion des adhérents Entreprise Etablissement Entité GGF Anomalies Gestion des O.F. Recherche dO.F. Anomalies Gestion des Tiers

17 17 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Financement Collecte Régime de collecte Versements Remise en banque Ordres de virement Reversements/Régularisation Anomalies Editions Appels de fonds FA Attribution

18 18 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Dispositifs Dossiers Plan Recherche de dossiers Recherche de DR Dossiers Multi-adhérents Recherche de dossiers Recherche de DR Contrats de professionnalisation Recherche de contrats Anomalies

19 19 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Tâches : tableau de bord des tâches

20 20 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Liste des tâches Rechercher des tâches Historique des tâches sur lobjet sélectionné Tâche en cours par lutilisateur Liens concernant la tâche Traiter la tâche

21 21 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD III. Les modules du CRD : Déverrouille la tâche en cours par lutilisateur Le traitement dune tâche se fait à partir du dossier ou contrat

22 22 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification Les créations se font à partir dun écran de recherche ou dune liste afin déviter la création de doublons (création dentreprise à partir de lécran de recherche, création détablissement à partir de la liste des établissements dune entreprise)

23 23 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification Lance la recherche par critères Réinitialise la recherche Créer un nouvel O.F. Liste de résultats Donnée par les critères Historique des dernières recherches effectuées Détail dun O.F.

24 24 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Principes de recherche, création et modification Modification Liste des agences concernant lO.F. Ajout, modification, détail Contacts, adresses, transactions de lagence

25 25 2. Ergonomie et manipulation générale du logiciel CRD IV. Liste des anomalies Sur chaque module, ou ensemble de modules, un écran « anomalies » fournit la liste des objets en anomalie permettant un accès à lobjet via les liens afin de corriger le problème Le click sur une anomalie permet daccéder dans le menu de gauche au lien ou la correction pourra être effectuée.

26 26 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD I.Terminologie et structuration des données II.Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche B.Création 1.Entreprise 2.Etablissement 3.Entité C.Modification 1.Entreprise 2.Etablissement 3.Entité

27 27 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD I. Terminologie et structuration des données Entreprise : SIREN, taille, assujettissement Etablissement : NIC (Numéro Interne de Classement) identifie chaque établissement de lentreprise. Entité : unité de gestion ( dossiers, collecte… ) La collecte est gérée sur lentité principale.

28 28 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche Critères de recherche Réinitialiser le formulaire Pour rechercher une entreprise : sélectionner Référentiel, Gestion des adhérents puis entreprise

29 29 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent Si La recherche sur le SIREN ne ramène pas dentreprise, le bouton de création apparaît A.Recherche

30 30 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche Fil dAriane SIREN ENTREPRISE

31 31 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche Liste des contacts de lentreprise Liste des établissements de lentreprise ENTREPRISE

32 32 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche Entité de lentreprise Assujettissement de lentreprise ENTREPRISE

33 33 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche ETABLISSEMENT

34 34 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche ETABLISSEMENT

35 35 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche ENTITE

36 36 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche ENTITE Lien établissement Lien entreprise Synthèse financière Accès à la collecte Zones historisées Contacts adresses et transactions

37 37 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent A.Recherche ENTITE détail de la synthèse financière Collecte de lentité Budget de lentité Détail des mouvements de lentité Accès au détail du Dossier, de ladhérent

38 38 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent En rouge les zones obligatoires Enregistrement : valide la saisie entreprise et ouvre lécran de saisie établissement B.Création La création dune entreprise se fait en plusieurs étapes. On crée lentreprise elle-même en premier.

39 39 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Saisie détablissement de lentreprise Enregistrement : valide la saisie de létablissement et ouvre lécran de saisie de lentité Suite à la création dune entreprise, on arrive sur la création de létablissement.

40 40 B.Création Saisie de lentité de lentreprise Informations à renseigner : Contacts, Adresses, Transactions Affectation automatique des régimes de collecte. A vérifier dans les anomalies pour éviter les erreurs Sur validation contrôle de saisie 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent Différentes zones sont à renseigner suite à la création de lentité

41 41 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Les zones Contacts, adresses et transactions de lentité sont à renseigner. Le principe de fonctionnement ( création, modification) sur les fenêtres Contacts, et Adresses et Transactions reste identique sur un O.F. ou un Tiers Contacts Pour enregistrer le contact créé Ajouter de nouveaux contacts

42 42 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Adresses Trouvé automatiquement via le CP Une adresse GEOPOSTALE est obligatoire

43 43 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Transactions Lien entre un contact et une adresse pour un type déchange donné, porteur du mode de règlement et de lordre à indiquer sur les chèques. Au moins une transaction « toutes transactions tous volets » ( par défaut ) doit être définie. Chaque modèle de courrier utilise une transaction spécifique, si elle nest pas définie pour lentité destinatrice, la transaction « toutes transactions tous volets » est utilisée. Une transaction peut porter sur un autre établissement ou sur un tiers : si une entité ou un tiers est sélectionné, les adresses et contacts proposés sont les siens - Renseignements administratifs : utilisé par le service adhérent pour demander des renseignements administratifs (si gestion par un cabinet comptable, il sagit du cabinet comptable). - Courrier formation : les courriers concernant un contrat ou un dossier - Règlement : pour les règlements

44 44 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Transactions Ordre du chèque Mode de règlement Contact Adresse

45 45 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Affectation automatique de lassujettissement Données historisées Convention Simplifiée Administrative Formules dadhésion Une fois les contacts, ladresse et les transactions de lentité créée, les données bureaux, volets peuvent être renseignées.

46 46 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Détail du bureau Modification du bureau Données sur le bureau

47 47 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Ouverture des volets de lentité définit par le régime de lentreprise Données sur le volet

48 48 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent B.Création Lentité peut faire parti dun Groupe de Gestion Financier (GGF). Lécran ci-dessous permet de renseigner son Groupe de Gestion financier Ajout dun GGF

49 49 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent C.Modification Pour modifier une entreprise Il faut déjà la rechercher Modifier lentreprise Pour modifier une entreprise, un établissement ou une entité, il faut aller dans le menu Référentiel puis Gestion des adhérents.

50 50 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent C.Modification En rouge les champs obligatoires Des contrôles sexécutent sur la validation si des occurrences sont manquantes sur lentreprise Valider les modificationsAnnuler les modifications

51 51 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent C.Modification Les assujettissements de lentreprise sont historisées Réinitialiser les assujettissements Sur longlet Assujettissement de lentreprise, on peut réinitialiser les assujettissements en créer, ou les modifier en se rendant sur son détail. Détail de lassujettissement Ajouter un assujettissement

52 52 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent C.Modification Pour modifier lentité, on va dabord la rechercher. Modifier lentité

53 53 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent C.Modification Modification des contacts, de ladresse ou des transactions sur lentité Sur lentité les contacts, ladresse et les transactions sont modifiables. De même les différents onglets vu précédemment sont modifiables aussi. Liens contextuels sur lentreprise, létablissement, le livret, la génération de courrier et la synthèse financière

54 54 3. Présentation du module adhérent du logiciel CRD II. Recherche, création et modification dun adhérent Généralités Longlet événement historise tous les événements en cours sur ladhérent ( le cas dun changement de libellé par exemple). Les événements sont générés automatiquement. Cet onglet se retrouve sur le détail des entités et des établissements et de lentreprise

55 55 Agenda de la formation PROGRAMME B.Journée 2 1.Présentation du moteur dédition 2.Présentation du livret dadhérent

56 56 1. Présentation du moteur dédition I.Mode daccès ( portail ou génération de lots ) II.Lots et documents : modification, de lots et de documents, validations ou suppression de lots, demandes dimpression

57 57 1. Présentation du moteur dédition I. Mode daccès ( portail ou génération de lots ) Laccès au moteur dédition peut se faire soit sur le portail

58 58 Soit par génération de lots sur les adhérents, dossiers 1. Présentation du moteur dédition I. Mode daccès ( portail ou génération de lots )

59 59 Soit par génération de lots en série 1. Présentation du moteur dédition I. Mode daccès ( portail ou génération de lots ) 1 2 Génération du lot

60 60 1. Présentation du moteur dédition II. Lots et documents Supprimer le lotValider le lot Application ou le lot a été généré Imprimantes Modifier le documentSupprimer le document du lot

61 61 1. Présentation du moteur dédition II. Lots et documents Modification du document après ouverture Sauvegarde du document Ne pas sauvegarder en local Après réouverture les données modifiées sont bien sauvegardées

62 62 1. Présentation du moteur dédition II. Lots et documents Suite à lajout dune demande dimpression Supprimer la demandeRedemander limpression sélectionnée Informations de limpression

63 63 1. Présentation du moteur dédition II. Lots et documents Après validation du lot, celui nest plus modifiable. La validation archive les documents dans le livret. Les documents ou lots valider sont à imprimer. Les lots ou documents sont à imprimer sinon les données seront perdues.

64 64 2. Présentation du livret adhérent I.Mode daccès ( portail ou liens contextuels du CRD ) II.Paramétrages : installation de contrôle ActiveX III.Concepts : livret, communication, document, communications GED/ communication livret Recherche, navigation et affichage

65 65 2. Présentation du livret adhérent I. Mode daccès ( portail ou liens contextuels du CRD ) Le livret adhérent est accessible via le portail Livret sur le portail

66 66 2. Présentation du livret adhérent I. Mode daccès ( portail ou liens contextuels du CRD ) Ou via les liens dans le menu CRD aussi bien sur ladhérent que sur le dossier Lien contextuel dans le CRD

67 67 2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Installer les contrôles ActiveX pour les visualisations de documents Ouverture du document

68 68 2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Autoriser dans la barre jaune linstallation du contrôle ActiveX Lautorisation entraîne linstallation du module

69 69 2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Click sur la zone est renseignée les données pour lactivation de la clé Une fois les données enregistrées les TIFF apparaissent sur chaque click. Relancer le livret adhérent

70 70 2. Présentation du livret adhérent II. Paramétrages Activer le contrôle ActiveX suivant

71 71 2. Présentation du livret adhérent III. Concepts Volet de Recherche Par Correspondant Ou Communication Volet de Résultat : les adhérents principaux sont en verts Partie centrale du livret Communications GED/Canon entrantes Communications livrets sortantes. Documents émis par lAGEFAFORIA à ses adhérents Index de la communication Documents de la communication Informations du documents

72 72 2. Présentation du livret adhérent III. Concepts Affichage du document sur la partie centrale sur click pour les TIF Retour sur la partie centrale du livret

73 73 2. Présentation du livret adhérent III. Concepts Ouverture de Word pour les livrets

74 74 Bonus : Lexique des icônes Rafraichissement et accueil du CRD Rafraichir Fermer la fenêtre Réduire la fenêtre Agrandir la fenêtre Synthèse financière Réinitialiser Rechercher Contacts Adresses Transactions Détail du dossier Création Données incomplètes Impression via le moteur dédition Versement Tâche à créer Tâche à traiter Traiter la tâche Tâche verrouillée Déverrouiller la tâche Tâches Rechercher Réinitialiser Imprime écran Ouvrir un autre CRD en mode consultation Ouvrir le livret Modifier Entreprise Etablissement Génération de courriers Financement de lentité Module Adhérent Généralités

75 75 Bonus : FAQ Peut on modifier un stagiaire, un adhérent sur une DPC sur un dossier engagé ? On ne peut plus toucher un dossier engagé. Pour une DPC sur un domaine dINGENIERIE, le stagiaire doit il être obligatoirement renseigné ? Si DIF, ou période : stagiaire obligatoire sinon non bloquant Pour une DPC avec des Heures DIF, si on renseigne un stagiaire avec 1 an dancienneté, cela nest pas possible ? Pas de règles, en plus que sur SOFIA. Si on change de thème en étant en modification dune tâche, on repasse sur la fenêtre de recherche de tâches. Le changement de thème entraîne un rechargement du module de SINFONIE. Il faut changer le thème au début pour ne pas être géné.

76 76 Bonus : FAQ Quel est la différence entre lopération et la commission sur onglet instruction dune DPC. Lopération est soit FA soit non FA ( Formule dadhésion ). Cest une donnée renseignée sur ladhérent. Ce ne sont pas les mêmes couts ni les mêmes règles de calcul. Comment une enveloppe est elle trouvée ? Dans Opération toutes les enveloppes et tous les budgets de la branche sont définis pour une date donnée.


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