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Gouvernance des TI « Quest-ce que cest et en quoi est-ce que cela mintéresse? » 25 juin 2007.

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1 Gouvernance des TI « Quest-ce que cest et en quoi est-ce que cela mintéresse? » 25 juin 2007

2 Panélistes Gerry Miller Directeur exécutif, services et technologie de linformation, University of Manitoba Debbie Jones Directrice, services de technologie de linformation, University of Western Ontario James Yung Directeur adjoint, groupe de vérification des systèmes dinformation, Harvard University Lori MacMullen (animatrice) Vice-rectrice adjointe, services de technologie intégrés, University of New Brunswick

3 25 juin 2007 Déroulement Présentations Messages clés Dialogue

4 25 juin 2007 Objectifs Présenter trois perspectives, Cerner les messages clés, et Créer un dialogue autour du thème... « Gouvernance des TI : Quest-ce que cest et en quoi est-ce que cela NOUS intéresse? »

5 25 juin 2007 University of Manitoba Gerry Miller

6 25 juin 2007 Contexte University of Manitoba étudiants membres du personnel Budget dexploitation 410 M$ Revenus de recherche 103 M$

7 25 juin 2007 Services dinformation et de technologie (SIT) Responsable de toute linformatique de base, des télécommunications, des réseaux de données, de la technologie utilisée dans les salles de cours et de la production graphique Soutien à ladministration, à lenseignement et à la recherche Modèle centralisé Budget annuel Exploitation et équipement 16,8 M$ Immobilisations 10,6 M$ 150 ETP Total des dépenses de lUniversité en TI, environ 35 M$ (notre estimation) Tout près de 9 % des dépenses dexploitation

8 25 juin 2007 Buts de lUniversité Donner accès à un enseignement exceptionnel Attirer et garder les meilleurs éléments Être un lieu où la recherche et les programmes des cycles supérieurs contribueront véritablement à la province, au pays et au monde entier Fournir linfrastructure humaine, physique et technologique nécessaire à lapprentissage et à la recherche Être un centre pour la communauté

9 25 juin 2007 Buts des SIT Optimiser laccès à la technologie Améliorer linfrastructure et les services de TI pour attirer des chercheurs, des étudiants et des professeurs de calibre international Passer des anciens systèmes administratifs à des systèmes aux fonctionnalités plus riches Fournir aux professeurs lappui nécessaire pour ce qui est de lenseignement Fournir aide et installations aux professeurs qui font de la recherche Améliorer et optimiser la gestion de la sécurité – environnement local et réseau Gestion du portail

10 25 juin 2007 Méthode de lUniversité du Manitoba Processus dattribution des ressources À base de modèles Pour toutes les unités – enseignement et recherche aussi bien quadministration Plan de ressources stratégiques Énoncés de vision et de mission Activités fondamentales Réalisations Influences stratégiques et analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités, menaces) Planification dhypothèses

11 25 juin 2007 Plans stratégiques Pour la stratégie de chaque unité Priorité de lUniversité appuyée Indicateurs de rendement clés Objectifs de rendement Répercussions en cas de financement inadéquat Série dobjectifs et de stratégies nécessaires à la réalisation Répercussions sur les ressources Répercussions financières Source de financement – nouvelle ou existante

12 25 juin 2007 Pourquoi la gouvernance des TI est une fonction qui compte Définition «… leadership ainsi que structures et processus organisationnels qui font en sorte que les TI dune organisation permettent de réaliser, voire de dépasser les stratégies et objectifs de lorganisation. » (Association des professionnel(le)s en Vérification et Contrôle des Systèmes d'Information, APVCSI) [traduction] Valeur des TI Créer une valeur organisationnelle par lapplication de la technologie. Dans une université, il ny a pas de valeur actionnariale, mais plutôt des améliorations du point de vue des services, de la productivité, de la communication des idées, des communautés dintérêts, etc. Il faut des structures de gouvernance pour contenir les TI, à lheure où les projets se multiplient Voix sur IP, gestion intégrée des ressources, salles de cours, infrastructure, appui à la recherche, etc. Les priorités des TI (sauf en ce qui a trait à linfrastructure de base) nappartiennent pas aux services de TI, mais plutôt aux diverses unités daffaires et unités denseignement et de recherche Processus qui permet davaliser les décisions de létablissement au sujet des systèmes dinformation

13 25 juin 2007 Investissement en TI et RCI Les dépenses en TI représentent une part considérable des dépenses totales – généralement de 8 % à 10 % ou plus Lorsque les finances sont serrées, le rendement du capital investi (RCI) devient un facteur important Les priorités de létablissement devraient orienter les priorités des TI Les services des TI sont utilisés par tous Délais relativement courts de remplacement de linfrastructure des TI Les dépenses et services de TI sont assujettis aux forces du marché et à la réglementation

14 25 juin principaux enjeux en matière de gouvernance des TI Amener les unités à être parties prenantes des décisions relatives aux TI Financement des coûts dexploitation généré par linvestissement en capital Amener la direction à considérer linvestissement dans les TI comme une mesure stratégique Mise à jour continue de léquipement Difficultés liées au marché et à la réglementation Gestion du portefeuille de projets

15 25 juin 2007 University of Western Ontario Debbie Jones

16 25 juin 2007 À propos de Western Fondée en 1878 à London, Ontario Mission de Western – Fournir la meilleure « expérience étudiant » parmi les universités canadiennes fortement axées sur la recherche Par lentremise de ses 12 facultés et écoles, et de ses 3 collèges affiliés, lUniversité offre plus de 60 programmes différents menant à un diplôme.

17 25 juin 2007 À propos de Western 155 hectares Plus de 100 bâtiments (et cela augmente!) étudiants (y compris collèges affiliés) en résidence professeurs et autres membres du personnel Budget dexploitation 446 M$ Revenu de recherche 209 M$

18 25 juin 2007 Structure organisationnelle de Western 4 vice-recteurs relèvent du recteur vice-recteur à la recherche vice-recteur aux affaires externes vice-recteur aux ressources et à lexploitation vice-recteur principal et vice-recteur à lenseignement Services de technologie de linformation (STI) Les STI relèvent du vice-recteur principal, au même titre que 12 facultés, les registraires, le service de planification et budgétisation ainsi que les bibliothèques.

19 25 juin 2007 Services de technologie de linformation Organisation centrale responsable du soutien en matière de technologie de linformation, notamment : Réseau de données de lensemble du campus, y compris réseau sans fil Télécommunications Gestion de plus de 300 serveurs répartis dans 2 centres de données Applications fondamentales : inscription réseau, répertoire dadresses de Western, protocole LDAP, courriel, gestion dagenda, gestion de cours, protection antivirus… Centre de ressources en technologie éducative et soutien connexe Laboratoires dinformatique pour étudiants (usage général) Sécurité des TI et politique relative aux TI Nombreux autres services, certains « gratuits »

20 25 juin 2007 Qui guide et soutient les TI? Sous-comité sénatorial des TI Groupe de travail sur la sécurité de linformation Enquêtes ponctuelles ou groupes de travail sur les politiques Conseil des TI Comité directeur des TI Autres membres du personnel des TI répartis sur le campus STI compte 120 employés et 20 étudiants De 1 à 7 employés des TI dans chaque faculté

21 25 juin 2007 Ressources consacrées aux TI Processus dattribution des ressources Chaque faculté et unité administrative soumet un plan qui décrit tous les aspects du budget. Tous les plans doivent tenir compte dune réduction continuelle du financement de base, réinvestissement stratégique discrétionnaire. Les nouvelles initiatives qui reçoivent un appui dans plusieurs budgets soumis et ceux qui sarriment au plan stratégique du campus passent en priorité.

22 25 juin 2007 Défis qui attendent les TI Rythme de changement des TI Augmentation des répercussions des TI ou de labsence de TI Gestion de la sécurité Exigences en matière de réglementation (vie privée, droits dauteur, propriété intellectuelle, archivage…) Accroissement de la création de données et nécessité de gérer cette croissance Augmentation des attentes (réponse instantanée, jour et nuit)

23 25 juin 2007 Défis qui attendent les TI de lUniversité Nombreuses sources de financement – prise de décisions Accent sur lamélioration des services ou de « lexpérience étudiant », non sur laugmentation des profits – plus difficile de calculer le RCI Équilibre entre la gestion de la sécurité et la facilité dutilisation pour des groupes dutilisateurs variés Soutien pour une très grande variété de choix en informatique Moins dinfluence sur les nouvelles technologies et le moment où elles entrent dans lenvironnement

24 25 juin 2007 Importance de la gouvernance des TI Les TI servent à presque tout membre de la communauté universitaire et on compte sur elles pour un nombre croissant de processus de travail et denseignement Les investissements en TI représentent une part considérable du budget de lUniversité Il faut de saines communications, de la collaboration et des décisions pour centraliser ou décentraliser des services spécifiques Les investissements et services de TI stratégiques doivent être subordonnés aux besoins de lorganisation

25 Harvard University James Yung

26 25 juin 2007 Harvard University – points saillants 12 écoles 143 centres de recherche et centres détudes Environ étudiants de premier cycle et aux cycles supérieurs Plus de professeurs et autres membres du personnel Fonds de dotation 25 G$ Recherche commanditée 623 M$ Budget dexploitation 2,7 G$

27 25 juin 2007 Question Comment la plupart des universités axées sur la recherche régissent-elles le vaste ensemble dinitiatives se déroulant sur le campus et portant sur la technologie de linformation, qui évolue rapidement? RÉPONSE : De façon inefficace, non efficiente, pas aussi bien quelles le devraient. ~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

28 25 juin 2007 Enquête Educause La gouvernance des TI, lorganisation et le leadership figurent parmi les grands enjeux auxquels il faut sattarder pour garantir la réussite stratégique de létablissement. 2.Le volet gouvernance est encore plus stratégique dans le cas des grandes universités axées sur la recherche. 3.Le chef des services dinformation na pas de pouvoir réel pour ce qui est de mettre en œuvre des normes à léchelle du campus ou de faire appliquer des politiques de sécurité. ~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

29 25 juin 2007 Quest-ce que la gouvernance des TI? Cest une question de leadership de lorganisation Prendre des décisions qui conduisent à un meilleur arrimage des TI avec lorganisation Amener les TI à générer plus de valeur Employer les ressources en TI de façon responsable Gérer les risques en matière de TI de façon appropriée

30 25 juin 2007 Risques en matière de gouvernance des TI dans les universités Mauvaise stratégie des TI entrave la croissance et la pérennité des activités Faux départs et gaspillage de ressources (argent, temps et productivité) Planification à court terme Planification fragmentée des TI Taux déchec de mise en œuvre des projets élevé Absence de planification antisinistre

31 25 juin 2007 Problèmes liés à la gouvernance dans les universités Nombre considérable duniversités nont ni plan de campus stratégique ni plan stratégique des TI Leaders des TI absents des tables de décisions et, souvent, ne relèvent pas du titulaire de la fonction la plus élevée du secteur de lenseignement et de la recherche Absence de participation des organismes de gouvernance aux activités de TI Fort pourcentage des environnements reçoivent peu dencadrement dans leurs activités de planification ~ Source : Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

32 25 juin 2007 Dépenses considérables en TI dans les universités Projets de recherche autonomes : Excellence en recherche constitue une valeur fondamentale des universités Informatique départementale : Bon nombre des départements ont leur propre organisation informatique, assortie de mécanismes de financement autonomes Informatique administrative : systèmes centraux (ressources financières et humaines)

33 25 juin 2007 Millions de dollars dépensés en TI Activités informatiques et administratives des TI décentralisées Augmentation du nombre dinfractions graves à la sécurité Capacité des TI de sadapter à lenvergure de lorganisation et de maintenir le bon fonctionnement Divers modèles de prestation des TI Respect de la réglementation Accès à linformation, protection des renseignements personnels, etc. Nécessité de la gouvernance des TI dans les universités Systèmes fonctionnels en tout temps Sécurité Valeur-coût Gestion de la complexité Alignement des TI sur les activités Respect de la réglementation

34 25 juin 2007 Pourquoi la gouvernance des TI est-elle nécessaire? Les TI constituent un facteur stratégique et vital de la réussite et de la réputation de lUniversité. Le respect de labondante réglementation repose souvent sur des mécanismes de contrôle efficaces.

35 25 juin 2007 Porte sur deux aspects principaux : La gouvernance des TI, qui évalue le rendement de lorganisation du point de vue de la technologie par rapport à ses responsabilités, à savoir fournir des services de TI efficaces et de qualité, selon les objectifs stratégiques globaux de lorganisation. Lévaluation des TI, qui évalue le processus et les systèmes de contrôle interne ainsi que la conformité. Évaluation de la gouvernance des TI Examen détaillé de la gouvernance des TI et des mécanismes de contrôle interne, au sein des services de technologie de linformation (STI)

36 25 juin 2007 CoBIT et gouvernance des TI CoBIT (Control Objectives IT) est une norme internationale visant à orienter et à contrôler la technologie de linformation dans les entreprises. CoBIT fixe les normes de mesure de la maturité des processus de gouvernance des TI. Planifier et organiser Acquérir et mettre en œuvre Fournir et assurer le soutien Surveiller et évaluer Maturité des processus Processus de TI Besoins de lentreprise Ressources en TI Principe de base de CoBIT

37 25 juin 2007 Modèle de maturité des processus CoBIT Non exist ant Niveau 0 – Non existant – Processus de gestion jamais appliqués Niveau 1 – Début, ponctuel – Processus ponctuels et désorganisés Niveau 2 – Reproductible – Processus dune certaine régularité Niveau 3 – Défini – Processus documentés et communiqués Niveau 4 – Géré – Processus suivis et mesurés Niveau 5 – Optimisé – Pratiques exemplaires suivies et automatisées Niveau 0Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Début, ponct uel Début, ponct uel Repro ductibl e Défini Géré Optimi sé Niveau 1Niveau 2Niveau 3Niveau 4Niveau 5 À quel niveau de maturité la gouvernance des TI se trouve-t-elle dans votre université?

38 25 juin 2007 Domaine couvert par la gouvernance des TI Valeur fournie Veille à faire larrimage entre les plans de lorganisation et ceux des TI ainsi quentre les activités de TI et celles de lorganisation Les TI fournissent les avantages promis par rapport à la stratégie, en sefforçant doptimiser les coûts et de démontrer la valeur intrinsèque des TI Il sagit de loptimisation de linvestissement dans les ressources de TI essentielles et de leur gestion adéquate : applications, information, infrastructure et personnel Haute direction, appétit pour le risque, exigences de conformité, transparence au sujet des risques significatifs pour lorganisation Suit et surveille la mise en œuvre de la stratégie, le déroulement du projet à bonne fin, lemploi des ressources, le rendement des processus ainsi que la prestation de services afin datteindre des buts non mesurables par les moyens comptables habituels Mesure du rendement Gestion du risque Gestion des ressources Alignement stratégique ©2007 IT Governance Institute

39 25 juin 2007 ©2007 IT Governance Institute Objectifs de la gouvernance des TI Efficacité Information pertinente dans le contexte des processus daffaires, fournie à temps, correcte, cohérente et utilisable Efficience Information fournie selon un emploi optimal des ressources (le plus productif et économique possible) Confidentialité Protection de linformation sensible contre toute communication non autorisée Intégrité Fait référence à lexactitude et à lintégralité de linformation Disponibilité Information rendue disponible lorsque requise par le processus daffaires, maintenant et à lavenir; se rapporte également à la sauvegarde des ressources nécessaires et aux fonctionnalités connexes Conformité Respect des lois, de la réglementation et des dispositions contractuelles auxquelles les processus daffaires sont assujettis, c.-à-d. des critères dictés par des autorités externes ou par des politiques internes Fiabilité Communication de linformation appropriée pour que la direction puisse diriger lorganisation et exercer ses responsabilités de fiduciaire et de gouvernance

40 25 juin 2007 RENDEMENT : Objectifs de lentreprise CONFORMITÉ Basel II, Loi Sarbanes- Oxley, etc. Gouvernance dentreprise Gouvernance des TI ISO 9001:2000 ISO ISO Pratiques dexcellence Procédures dassurance qualité Processus et procédures Catalyseurs C OBI T Comité des hauts dirigeants Principes de sécurité Biblio. dinfrastructure des TI Tableau de bord équilibré Cadre CoBIT assurant larrimage des TI à lorganisation ©2007 IT Governance Institute

41 25 juin 2007 Exercer une saine gouvernance des TI Définir clairement les rôles et les responsabilités pour ce qui est de la prise de décisions relatives aux TI Clairement faire savoir qui est responsable des décisions dans les différents secteurs : recherche, départements, enseignement, informatique centrale Favoriser les saines relations entre le service central et les unités locales de TI Voir à ce que la structure et les processus de gouvernance soient cohérents avec ceux de lUniversité ~ Source: Educause – IT Governance in Higher Education, 2006 ~

42 25 juin 2007 Avantages dune saine gouvernance des TI Meilleur rendement de la fonction des TI Utilisation efficace des ressources en TI Moins darrêts non planifiés Sécurité de linformation accrue Rendement du capital investi (RCI) mesurable

43 25 juin 2007 La gouvernance des TI, cest… un processus visant à favoriser la prise de décisions efficace en ce qui a trait aux investissements et aux activités de TI arrimer les investissements des TI aux activités pour permettre latteinte des objectifs stratégiques et le respect des priorités atténuer les risques – au sein des TI et alentour

44 25 juin 2007 La gouvernance, ce nest pas : lentière responsabilité du leader principal des TI un moyen déliminer ou de réduire les ressources un processus visant à appliquer les décisions émanant « des hautes sphères »

45 25 juin 2007 La gouvernance doit… refléter la « culture » de létablissement être comprise et appuyée par tous les intervenants inclure un processus déterminé, décrivant clairement les rôles et responsabilités de chacun comporter un processus de mesure, de présentation de rapport et de rétroaction

46 25 juin 2007 Dialogue Questions Pour obtenir des précisions, pour réfuter Commentaires Pour ajouter un élément, pour partager votre expérience Messages Quavez-vous retenu? Action Que doit faire votre établissement? Quallez-vous faire?


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