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EU eProcurement Star: le cas de Portugal le développement et la mise en œuvre de marché public électronique João de Almeida Consultant sur les marchés.

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1 EU eProcurement Star: le cas de Portugal le développement et la mise en œuvre de marché public électronique João de Almeida Consultant sur les marchés publics Ancien membre de l'Agence nationale portugaise des marchés publics (2007 – 2012) CONFÉRENCE RÉGIONALE DES MARCHES PUBLICS Marrakech, 23 Avril 2013

2 1.L'Agence Nationale des Marchés Publics – Aperçu 2. Stratégie globale pour les marchés publics - l'examen et résultats 2. E-marchés publics - perspectives

3 ANCP Agence Nationale des Marchés Publics UMA UMA - Unité Ministérielle des Achats Entités publiques MISSION de ANCP est d'accroître l'efficacité et léconomie de l'Administration Publique Portugaise Entités publiques Contractors Suppliers Contractors Suppliers Community / Society Tax payers / Citizens Community / Society Tax payers / Citizens Community / Society Tax payers / Citizens Community / Society Tax payers / Citizens Government MoF Government MoF SYSTÈME NATIONAL DES MARCHÉS PUBLICS intervenants principaux UMA

4 L'Agenda: vers un système durable des marchés publics Transparence, égalité de traitement, la concurrence loyale Conformité avec la législation nationale et de l'UE Développement durable (priorité aux éléments économiques et environnementaux) Encouragement de l'accès des PME aux marchés publics Les valeurs clés Objectifs principaux

5 Les priorités principales de l'Agence (2008 – 2012) Appels d'offres publics dans le but d'accorder des accords-cadres portant sur des catégories de produits et de services qui visent à répondre aux besoins communs de l'Administration Publique (16 catégories pour l'instant). Cette stratégie vise à créer de la valeur, les gains financiers, l'économie et la réduction des coûts grâce à des accords-cadres, qui à son tour favorisent les synergies et les économies d'échelle à la suite d'un processus de concentration. Développement et mise en œuvre d'un Modèle Technologique en mesure de fournir un soutien complet aux procédures de l'accord-cadre et des appels. Améliorer l'information statistique et le reporting sur les marchés publics (produits et services). Mise en place d'un système d'information sur les marchés publics complète, répondant à la fois aux besoins de contrôle de gestion et des exigences de l'UE.

6 Le système des marchés publics Portugais (SNCP) Le SNCP comprend, outre PCNA et l'UMC, les autorités obligatoires et volontaires Les entités obligatoires comprennent les Services de lAdministration Centrale et des Organismes Publics Les entités qui peuvent se joindre SNCP sur une base volontaire sont Les autorités locales (municipalités); Les entreprises appartenant à des collectivités locales Offices régionaux Les sociétés appartenant à lÉtat D'autres (par exemple les associations publiques...)

7 Framework Agreement Centralization Selecting suppliers and awarding the best proposals for each Framework Agreement (FA) Acquisitions of goods and services for categories available in the FAs Call Off Stage Supplier Selection Request for proposals Awarded suppliers Supplier technical and financial selection criteria Technical and functional requisites, contract requirements and economic proposal evaluation Contract awarded to the most economically advantageous tenders OR to the lowest price tenders Request for proposal Public TenderNegotiationAwarding Invitation for tendering to all the awarded suppliers (FA contractors) E-auction or traditional negotiation Best proposal (the Most Economically Advantageous Tender OR the lowest price), as defined on the FA Centralization of acquisitions of goods and services under the FAs ANCP ( Autorité centrale dappel doffres ) Unité Ministérielle des Achats (UMA) ANCP can opt to centralize the purchase of goods and services covered by the FA (example: Vehicles and Vehicle Insurance) Purchase of goods and services covered by FAs are mandatory for the central public administration Modèle centralisé - Accord-cadre (AC)

8 Objéctives Efficacité Dépenses publiques Economies Mésures Simplification des achats Innovations IT et lutilisation des e-marchés publics Sélection des fournisseurs Accès pour les catégories des dépenses majeures Standardisation des biens et des services Attributions sont en principe basées sur le critère du pris le moins cher Définition du prix maximum et spécifications techniques minimales, en assurant la qualité et l'ALS modèles Dématérialisation du processus d'affaires Permettant la modernisation de l'administration publique et en augmentant l'e-gouvernance La réduction et la rationalisation des dépenses et de la consommation publique. Contrôle de la dette publique Réduction du solde de la dette publique Avantages Gestion de l'information par les fournisseurs de PCNA, MPU et pouvoirs adjudicateurs (obligatoire) Suivi des performances Acs L'amélioration continue du processus d'achat publics Concurrrence et qualité Système de gestion de linformation Séléctions des fournisseurs est basée sur les critères économiques, financières, denvironment, qualité et ALS Possibilité de regroupement et de la sous-traitance Subdivision en lots - régionales ainsi que par des biens ou des services Renforcement de la concurrence dans le marché Fournisseurs diversifient et l'accès des PME Les meilleures conditions de marché pour les commandes faites par l'administration publique (optimisation des ressources) Objectifs de marchés publics écologiques Accords-cadres (ACs)

9 Catégorie de dépenses Assurance auto et motoServices et produits de nettoyageVéhicules éléctriquesEnergie (incl. Electricity)Instruments des E-marchés publicsCarburant et LGPMatériels Communications de téléphone fixe (voix et donnés) RepasCommunications portablesPapier et papetrieImpression et photocopieSystème de sécurité et de surveillanceLéquipement du buraeuLicence des logicielesVoyage et hébergementVéhicules et motocycles 429 fornissures qualifiés et séléctionnés (60%+ sont PME) Les dépenses publiques annuelles adressées via les accords-cadres de l'Agence: MEUR (a peu près 80% des dépenses totales à transverse des entités de SNCP) Economies : Prévu: 150 MEUR Résultat: 168 MEUR (+12%) 16 accords-Cadre Appels doffres publics organisés par lAgence – 2008/2012 Valable à partir de Fev 2011Aug 2010Sep 2011Nov 2011Jun 2009Sep 2008Aug 2011Jun 2010Juil 2010Sep 2008Avr 2011 Avr 2010Mar 2010Sep 2009Sep 2011Sous la révision # fournisse ures

10 Evolution des entités volontaires et autres chiffres cléscléstités volontaires et autres chiffres clés 2012: 514 entités volontaires/ 429 fournisseures (271 PME = +60% du total) Env entités publiques utilisent le système sur une base obligatoire

11 Faits & chiffres Les dépenses publiques annuelles par catégorie de biens et services couverts par les accords-cadres (AC) MEUR (80% of Total) Economies 168 MEUR (2009 – 2010) Les soumissionnaires aux appels d'offres293 Pourcentage des soumissionnaires qualifiés / attribués 85% (250) Poids des PME dans les soumissionnaires attribués 76% Taux de contentieux de 8,3%. Taux de réussite élevé dans les litiges -% Victoires 86% Frais facturés par la DGPC0,5% – 3% Effectifs totaux de lAgence (2012)40

12 Objec tive Procédures préalables à l'attribution intégrant des critères environnementaux 15%30%50% Valeur des procédures de passation des marchés publics qui comprenaient des critères d'attribution environnementaux 15%30%50% Marchés publics verts

13 Augmenter la centralisation par les appels doffre sous la AC de l'Agence Augmenter le nombre d'entités volontaires qui rejoignent le système Nouvelle vague d'accords-cadres (version 2.0): offrent de nouvelles catégories de biens et de services et améliorent le renouvellement de AC déjà existants Mettre en œuvre nouvelle stratégie pour les marchés publics écologiques et des critères écologiques (révision ) Une formation et des séances de compréhension des enjeux, le développement des compétences et l'utilisation de moyens électroniques pour soutenir les marchés publics (end-to-end) Le suivi des résultats et dapplication des accords-cadres. Développer le modèle technologique (de l'approvisionnement à payer) Marchés publics au Portugal– le défits principaux

14 1.ANMP, l'Agence nationale pour les marchés publics – Aperçu 2. Stratégie générale pour les marchés publics - lévaluation et les résultats 3. Les perspectives des e-marchés publics

15 Sourcing Agrégation Appel doffre Attribution/ Contrat CommandeFacturePaiement e-sourcinge-agrégation e-appel doffres / e- attribution e- contrat e- catalogue e- command e e-facture e- paiement Le modèle de commande(composantes) Modèle de le-marché public (composantes) Obligatoire depuis Nov 2009 Processus de commande publique

16 Mentainant 3 ans des e-marchés publics sont obligatoires! e-sourcinge-agrégation e-appel doffres e-attribution e-contrat e- catalogue e- commande e-ifacture e- paiement Transparence Sécurité Processus Simplifie les relations entre les fournisseurs/administration publiques dans le cadre des appels doffres Reduction dans lutilisation du papier Améliore le processus standard des appels doffres Améliore la communication Change la gestion opérationnelle L'introduction de la signature électronique et e-Enregistrement La gestion des flux documentaires Améliore le processus de vérification des données Suivi de la valeur des contrats au-dessus et au-dessous des seuils Améliore le contrôle Processus est plus rapide et plus éfficace

17 Reforming Public Procurement in Portugal – Focus on E-Tender 17 e-Notificatione-appel doffrese-Attributions Des outils basés sur le Web - Rapport sur les marchés publics passés Administration publiques Suppliers Economies des marchés publics Frais de geston Planification du budget public Agrégation Sourcing Commande/facture/Pa iement E –Plate-formes

18 Question clé: le manque d'intégration de l'information sur le processus d'approvisionnement, il est impossible de faire un bon contrôle concernant la fonction et surveillance du système Solution: développer un modèle technologique de bout en bout pour s'assurer que les processus de passation de marchés efficaces sont non seulement transparents et rentables, mais aussi développer des connaissances de base qui sont nécessaires pour renforcer les décisions stratégiques concernant la réduction des dépenses publiques et l'optimisation: LAgence croit que la mise en oeuvre de ce modèle va permettre daboutir sa mission en trois dimensions stratégiques: Financière - l'obtention des économies nécessaires et la réduction des dépenses publiques à la fois dans le court et le long terme; Politique - à travers un processus d'approvisionnement complètement transparent, rigoureux et efficace; Sociale - fournir le meilleur service pour tous les acteurs, la réalisation de leur bde contribution, ensemble avec un changement culturel fondamental dans l'administration publique concernant l'utilisation plus efficace de l'argent des contribuables. E-marchés publics – leçons et défits

19 E-marchés publics comme un outil de support informatique pour une meilleure gestion des achats Chaque administration publique investit dans des technologies, des processus et le contrôle; L'investissement dans l'intégration des TIC à la place d'optimisation des processus; Soyez réactifs dans la gestion des données au lieu dêtre pro-active; Chaque administration publique investit dans leurs propres compétences humaines et fonctionnelles. E-marchés publics dans le cadre de la stratégie de passation des marchés publics Développer des processus communs basés sur la conception fonctionnelle des processus d'affaires et des interfaces avec les fournisseurs Créer une solution durable de valeur partagée réduisant les investissements pour le gouvernement; Gérer les achats publics comme une zone stratégique du gouvernement Promouvoir la gouvernance d'entreprise dans les marchés publics électroniques Besoins dinvestissments dans les e-MP (M) E-Marchés Publics Prochains actions E-Marchés Publics Prochains actions E-marchés publics – mise en oeuvre de nouvelles tendences dans les marchés publics

20 Une Plate-forme: offrant toutes les composantes de la chaîne de passation des marchés publics basés sur un outil web commun Une seule entrée: un point d'accès et la gestion des données pour les différentes parties prenantes Une solution en temps réel: suivi et contrôle réels pour l'ensemble du processus des marchés publics Stratégie de développement dans les marchés publics: objectifs majeurs

21 Les conclusions sur notre expérience de la mise en œuvre des e-marchés publics E-marchés publics comme une nouvelle approche pour définir la stratégie des marchés publics et non pas un simple «outil informatique pour soutenir les marchés publics". Project gouvernementale de haut en bas, qui transforme les marchés publics d'une tactique dans un enjeu stratégique. Investir dans un modèle des e-marchés publics globale qui optimise la gestion et réduit les pertes et les coûts dobtention des licences. Crée un modèle de gouvernance corporative des E- procurement et adapte la législation en conformité avec de nouvelles tendances mondiales. Le succès des e-marchés publics dépend d'abord de la simplicité, de la transparence, des processus fiables et des compétences du personnel - et seulement après les questions technologiques viennent. Améliore un plan de gestion des changements basé sur la mise en œuvre. E-marchés publics ne sont pas seulement économies mais aussi bénéfices. Offre de la valeur et de service (une visibilité complète des coûts, risques et performance) pour les parties prenantes et obtient la conformité économique et commercial. Factors clés pour les E-marchés publics Les facteurs et les dimensions de réussite Politique Financier Social

22 EMP dans le contexte d'une ample réforme juridique et economique DES MARCHÉS PUBLICS ( ) EMP comme un outil stratégique pour lobtention des résultats envisagés LE CADRE JURIDIQUE DE eMP CARACTERISTIQUES PRINCIPALES DU CADRE JURIDIQUE CONCLUSIONS ET DISCUSSION Cadre juridique des e-marchés publics dans le secteur des achats publics

23 Cadre général de la réforme (2007 – 2011) – La pression du marché – Possibilité d'améliorer l'efficacité de l'administration publique Trois piliers principaux (Code + CPB + eMP) Le Code des Marchés Publics La transposition de l'UE 2004/17 et 18 directives (conformité) La couverture de l'ensemble du cycle du contrat, au-delà de la phase de formation (par exemple, la mise en oeuvre du contrat) Le fournissement d'un usage obligatoire de moyens électroniques pour tous les contrats d'un coût supérieur à EUR eMP DANS LE CADRE DAMPLE REFORME DES MARCHES PUBLICS (2007 – 2011)

24 LE CADRE JURIDIQUE POUR LES EMP Le processus législatif: dans lequel les décideurs et les experts en TIC rencontrent des avocats Principes régissant les marchés publics et les e-marchés publics (UE, OCDE, la BERD...) Sources principales: l'UE et le droit national Les motifs d'un système fiable: caractéristiques spécifiques E-signature Transmission des documents, louverture et le "stockage" Temps et dates butoires Décision automatique prise par rapport aux compétences exclusives du comité d'attribution / de sélection

25 Instrument juridiqueBrève description A Le décret-loi No. 37/2007Définit le système national des achats publics (aussi NSPP) et crée l'Agence nationale pour les achats publics (aussi ANP), comme lentité responsable de la gestion de ce système Règlement 330/2009 Règle le fonctionnement du système national de passation des marchés publics B Le décret-loi 18/2008A approuvé le Code des Marchés Publics (CMP) C Le décret-loi 143-A/2008 Plates-formes sous forme électronique et la communication de données D Règlement No. 701-A/2008Approuve les formulaires standards des avis de commandes liées à la passation des marchés publics qui sont publiés dans le "Diário da República" (Journal officiel du Portugal) Règlement No. 701-B/2008Mise en place d'un comité consultatif chargé de l'application de suivi du Code des Marchés Publics Règlement No. 701-D/2008Définit le modèle de données statistiques qui doievent être publiées par des pouvoirs adjudicateurs Règlement No. 701-E/2008Définit le modèle des rapports sur les données qui doivent être remplis et fournis par les pouvoirs adjudicateurs dans le Portail des marchés publics Règlement No. 701-F/2008 Régle la création, le fonctionnement et lagestion du portail des marchés publics (www.base.gov.pt) BREF CADRE JURIDIQE BASE SUR LA FIABILITE A - règlements institutionnels pour un système national centralisé de MP, B - Code des Marchés Publics, C - Dispositions relatives aux EMP spécifiques

26 Instrument juridiqueBrève description D Règlement No. 701-G/2008 Définie les exigences et les conditions d'utilisation des plates-formes électroniques par les pouvoirs adjudicateurs et réglemente les modalités de fonctionnement de ces plates-formes Règlement No. 701-H/2008 Approuve le contenu obligatoire du programme et du projet de la mise en oeuvre des travaux publics, les procédures et les normes qui doivent être adoptées dans la conception et lélaboration progressive des projets des travaux publics, appelés «Instructions pour lélaboration des travaux», ainsi que la classification des activités par catégorie Règlement No. 701-I/2008 Établit l Observatoire des Travaux publics, et son cadre de fonctionnement Règlement No. 701-J/2008 Définit le modèle de données statistiques qui doivent être publiées par les pouvoirs adjudicateurs A - Règlements institutionnels pour un système national centralisé des MP B - Code des marchés publics C - Dispositions spécifiques liées avec PPE D - Dispositions d'application

27 Droit institutionnel accreditation des e-plate-formes – licence dexploitation Le processus d'accréditation est géré par CEGER (une entité en charge des réseaux de TIC du gouvernement, n'ayant pas d'autres implications dans les marchés publics) Lexamen independent de conformité de chaque fournisseur / plate-forme Agrégation, la centralisation et OPC aident promouvoir le changement vers eMP Contrats de droit public L'utilisation obligatoire de moyens électroniques Le concept de «moyen électronique» Opérations coouvertes Sélection des moyens en fonction du type de procédure Conséquences du non-conformité Contrat formé par un moyen autre que Emp ("procédure papier») est nul et non avenu (la plus stricte sanction en droit administratif portugais) Les sanctions disciplinaires (p.e. amendes) pour la gestion des administrations publiques Traits principaux du cadre juridique

28 Le succès de l'adoption des e-marchés publics au Portugal est lié à l'engagement constructif de toutes les parties prenantes, à savoir les opérateurs de plateformes etendering publics ayant plusieurs années d'expérience, dans la plupart des cas dans le secteur privé. Tous les acteurs impliqués dans la MP font confiance et comptent sur le système et les outils et donc considèrent eMP comme une amélioration considerable. acteurs impliqués Les entités adjudicatrices | Opérateurs économiques | Opérateurs de plateformes des e-marchés publics | contrôleurs externes pour la vérification de la conformité de la Plateforme | Servce National de Certification des appels d'offres des Platforms électroniques - CEGER | Agence Nationale des Marchés Publics - PCNA | Portail national pour les marchés publics - INCI (www.base.gov. pt) | universités | Instituts de formation continue| Avocats | consultants externes sur MP| Cour des comptes | Cours administratif | Média | RP & Presse | Les institutions politiques | L'UE e-sourcinge-agrégation e-appel doffres/ e- attribution e-contrat e- catalogu e e- comman de e-facture e- paiement 3 années des e-marcés publics obligatoires

29 Le partenariat gagnant / alliance vers le grand changement Gouvernement (volonté politique) Industrie (PPE opérateurs et les opérateurs économiques intéressés à accéder aux marchés publics) Administrations publiques (centrales, régionales et locales) Les facteurs clés de succès Élément primordial: le mot magique la confiance Attitude qui change le modèle: juridique, économique, éducation / formation, marché sociale Trois piliers cohérents (Code, CPB, PPE) Perception des gains et avantages Quoi attendre des développements futurs? Les législateurs, les avocats et tous les autres acteurs ont leur mot à dire. Doit-on évoluer pour une couverture ePP de bout en bout? CONCLUSIONS & DISCUSSION

30 Merci.


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