Samedi 24 septembre 2016 | Parc des Expositions | Vendôme

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1 Samedi 24 septembre 2016 | Parc des Expositions | Vendôme
Inter 2017 Vendôme Réunion de lancement Samedi 24 septembre | Parc des Expositions | Vendôme Fédération des GoldWing Club de France

2 Inter, GWEF, etc… La Fédération et l’Inter
Organiser un Rassemblement International par an conformément aux statuts de la GWEF Respecter le cahier des charges européen et les conditions d’organisation validées par le Conseil d’Administration Conserver le pont de l’Ascension comme date pour la France S’appuyer sur le Club Régional pour prendre en charge la mise en œuvre déléguée d’une partie de l’organisation La Fédération et l’Inter

3 38 39 Inter mode d’emploi Inter ième Inter ième la communication
un Village des Exposants un programme Le Bureau Fédéral une soirée de gala un road-book 38 une parade lumineuse 39 un thème ième ième Inter Inter la GWEF un budget des sponsors une parade des Nations un Village Gourmand un club régional un club VIP un planning

4 Conseil d’Administration
Comment ça marche? Validation des Adhérents Ville et lieu d’accueil Description du programme Capacité d’hébergement Les atouts culturels Les aspects touristiques Un budget prévisionnel L’accord de principe de la Mairie Conformité de la candidature Conseil d’Administration Dossier Inter Délibère et vote et choisit entre les dossiers proposés Le Bureau Fédéral assume la responsabilité de l’organisation de l’Inter ainsi que la validation des composantes de la manifestation Bureau Fédéral La Région organise et anime les commissions dans lesquelles participent les bénévoles et définit leurs rôles et missions durant l’Inter Clubs Régionaux Aménagement du site Hébergement Annonceurs Animations Accueil Road-book Camping Sécurité Parking Bars

5 Qui fait quoi avant l’Inter ?
2/2 Clubs Régionaux Exécution budgétaire : Validation et engagements des dépenses Suivi des recettes Exécution, structure et contrôle budgétaire Relations avec les Administrations concernées Constitution du cahier technique de la manifestation Communication visuelle de l’Inter Communication interne et externe Relations Presse et Média Communication avec les Interrep de la GWEF Gestion contractuelle (exposants, intervenants…) Gestion des prestataires externes Les déclarations sociales et obligatoires (Sacem…) Modalités de pré et inscriptions Conformité au cahier des charges GWEF Gestion de la sécurité du site et des convois groupés Couverture en responsabilité civile de l’Inter Sélection de la ville d’accueil et de la ville hôte Constitution de l’équipe des bénévoles Affectation des bénévoles dans les commissions Sélection des itinéraires pour le roadbook Définition des trajets pour les 2 parades Définition du fil conducteur (thème) pour l’Inter Programme des festivités Organisation des réunions mensuelles de préparation Recherche de sponsors et d’annonceurs Mise en place du lieu d’accueil (montage, démontage)

6 Quel cadre budgétaire des dépenses type ?
Source : moyenne des Inters Brignoles, Aix, Moulins et La Teste Poids des différents postes de dépenses dans la construction d’un budget type d’un Inter

7 Focus sur les dépenses générales
Source : moyenne des Inters Brignoles, Aix, Moulins et La Teste

8 Quel cadre budgétaire des recettes type ?
Source : moyenne des Inters Brignoles, Aix, Moulins et La Teste Poids des différents postes de recettes dans la construction d’un budget type d’un Inter

9 Focus sur les recettes liées aux inscriptions
Source : 820 motos à 1,82 participants par moto

10 Le chemin critique 8,01 ou 35 ou 243 ou 5,832 39ième Inter Octobre
mois semaines jours heures Validation du thème de décoration du site Fabrication produits dérivés Communication GWEF & Interreps Point d’avancement en CA Avant-première VIP Ouverture des inscriptions Choix traiteurs & prestataires Raod-books Plannings définitifs Plannings Détails festivités Tracés des balades Liste des consultations à faire Validation cadre budgétaire Lancement sponsoring Fil conducteur festivités 39ième Inter Octobre Novembre Janvier Mars Décembre Février Avril Réunion de lancement Point d’avancement en conseil d’administration Constitution dossier technique pour dépôt en Préfecture Liste des commissions avec les responsables Envoi dossier Préfecture Impression affiches N° spécial Katrapla spécial Inter Validation dispositif sécurité Lancement communication annonceurs, adhérents… Rencontres Autorités (Police, gendarmerie, Mairies..) Bouclage Inter Rencontres Autorités Réception produits dérivés Affichages Auto-collants Fin des pré-inscriptions

11 La semaine de l’Inter Lundi Mardi Jeudi Vendredi Mercredi Samedi
Préparation des sacs d’accueil Montage structures exposants Mise en place de la salle Contrôle des plannings Lundi Balisage camping Mise en place du parking Montage partie scénique Décoration de la salle Mise en place extérieure Commission de sécurité Ouverture 9 heures Accueil des participants Apéritif des Nations Soirée Mardi Jeudi Installation douches & sanitaires Accueil des exposants Contrôle des installations Reconnaissance Parade des Nations Reconnaissance Parade Lumineuse Mise en place fléchage FGWCF Ouverture du camping Répétition générale Accueil des participants Réception VIP Parade lumineuse Concours de la moto éclairée Soirée Vendredi Mercredi Accueil des participants Parade des Nations Remise trophées GWEF Remerciements Diner de gala Spectacle / Concert Samedi Rangement Démontage Dimanche