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TITLE | 1 S ÉMINAIRE G ESTION DES S UBVENTIONS D ISTRICT 9101 Mindelo, le 08 Avril 2014.

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1 TITLE | 1 S ÉMINAIRE G ESTION DES S UBVENTIONS D ISTRICT 9101 Mindelo, le 08 Avril 2014

2 TITLE | 2 Objectif du Séminaire Comment garantir une bonne gestion dune subvention Les attentes de la Fondation en matière de gestion des fonds Préparer les clubs à mettre en place les critères du protocole daccord du club Certifier les clubs pour pouvoir obtenir des subventions

3 TITLE | 3 Gestion des subventions Sassurer que les actions : sont menées avec des outils de contrôle financiers en place se conforment à des règles éthiques élevées répondent aux besoins des bénéficiaires atteignent leurs objectifs utilisent les fonds des donateurs à bon esci ent

4 TITLE | 4 Actions réussies Réponse aux besoins de la collectivité Communication régulière entre les Partenaires Plan de mise en œuvre détaillé avec des objectifs réalistes établis par les Rotariens Actions durables Contrôle des fonds de la subvention

5 TITLE | 5 Gestion des fonds Une gestion saine des fonds constitue lun des principes fondamentaux du Rotary : Supervision par les Rotariens États financiers Supervision des fonds Signalement des irrégularité s Soumission des rapports dans les délais

6 TITLE | 6 Critères de certification Assister au séminaire Gestion des subventions Signer le protocole daccord du club Suivre les Orientations du District

7 TITLE | 7 Termes de la Certification Valide pour une année rotarienne Le club est responsable de lutilisation des fonds de subvention Le club doit révéler tout conflit dintérêt Le club doit coopérer avec tous les audits Bonne gestion des fonds de subvention Respect des termes du MOU Respect des Orientations District

8 TITLE | 8 Séance 1 Concevoir une Action

9 TITLE | 9 Actions Reussies 1.Besoins réels 2.Contacts fréquents entre partenaires 3.Plan de mise en œuvre 4.Durable 5.Bonnes pratiques de gestion financière

10 TITLE | 10 Évaluer les besoins Baser laction sur les besoins de la collectivité Évaluer les ressources du club et des partenaires potentiels Impliquer la collectivité

11 TITLE | 11 Contacts avec Partenaires Convention Foires aux Projets LinkedIn Matchinggrants.org/global Réunions internationales Rotary Showcase / Facebook

12 TITLE | 12 Planifier une action Former une commission de trois Rotariens Assigner les rôles Élaborer un plan de mise en place de la subvention Établir un budget Établir un plan durgence en cas de crise Mettre en place un système de conservation des documents

13 TITLE | 13 Établir un budget Réaliste Appels doffres Prix raisonnables Conflits dintérêt

14 TITLE | 14 Fixer des objectifs Mesurables Durables Qualitatifs (descriptif) Quantitatifs (numérique)

15 TITLE | 15 Fixer des objectifs Obtenir des statistiques de départ Fixer des objectifs concrets Déterminer comment les résultats seront mesurés

16 TITLE | 16 Séance 2 Demander et Mettre en place une Subvention

17 TITLE | 17 Subventions de la Fondation Subventions de District Subventions Mondiales Subventions Clé en Main

18 TITLE | 18 Les Subventions de District Elles sont attribuées en bloc aux Districts pour le financement dActions de petites envergures Elles sont simples et souples, gérés par le District. Les actions doivent soutenir la mission de la Fondation. Les Districts pourront utiliser jusquà 50% de leur Fonds Spécifiques de District (FSD) chaque année, versés en bloc. Les Clubs contactent directement le District via le Gouverneur ou le Responsable Fondation.

19 TITLE | 19 Les Subventions de District Rotariens Entités rotariennes Org./ONG partenaires District certifié Impact Collectivit és locales et à létranger Débloque les fonds Subv en bloc FSD TRF En rapport avec la mission District certifié Soumet une demande Rotary clubs

20 TITLE | 20 Les Subventions Mondiales Financent des Actions Internationales de grandes envergure sinscrivant dans les six axes stratégiques Un Partenariat Obligatoire : – Un Club Parrain Local (Certifié) + Un Club Parrain International (Certifié) – Les Districts des 2 Clubs Financées par Contributions FSD ou en Espèces, et par une contrepartie de la Fondation sur le Fonds Mondial : – 100 % des dons de FSD (District) – 50 % des contributions en espèces (Clubs) – Montant minimal USD et le maximum USD – Budget minimum de l'action est de USD.

21 TITLE | 21 Financement dUne Action Club Local + Club International : District Club International : Fondation (50% Club) Fondation (100% District) TOTAL Club Local + Club International : District Club International : 0 Fondation (50% Club) Fondation (100% District) 0 TOTAL

22 TITLE | 22 Les Subventions Mondiales Impact Collectivit és du monde entier TRF Domaines prioritaires Subvention mondiale Action montée par club ou district Contre- partie du fonds mondial pour FSD/liquide Subvention clé en main Fonds mondial Club ou district certifié Soumet une demande

23 TITLE | 23 Les Subventions Clés en Main Conçues conjointement par le Rotary et ses Partenaires pour monter des actions durables de grandes envergures, inscrites ans les 6 axes stratégiques Entièrement financées par le Fonds Mondial de la Fondation Rotary et ses Partenaires Aucune contribution des clubs ou sous la forme de Fonds spécifique de district (FSD) n'est requise Les subventions clé en main sont idéales pour les clubs et les districts disposant de fonds limités ou n'ayant pas beaucoup d'expérience dans les actions de grande envergure

24 TITLE | 24 Axes stratégiques Paix et prévention/résolution des conflits Prévention et traitement des maladies Eau et assainissement Santé de la mère et de lenfant Alphabétisation et éducation de base Développement économique et local

25 TITLE | 25 Actions Durables Renforcer les connaissances et les compétences des bénéficiaires pour maintenir les résultats de laction une fois que les fonds de la Fondation ont été utilisés.

26 TITLE | 26 FONDS DE PARTICIPATION AUX PROGRAMMES SHARE Subventions de district 50 % (max.) Fonds spécifique de district * 50 % Fonds mondial 50% (min) Subventions mondiales (contrepartie du Fonds mondial pour liquide, DAF et Fonds permanent) Modèle de Financement Autres (liquide, DAF, Fonds permanent) Sous contrôle du district Sous contrôle des administrateurs

27 TITLE | 27 Demande

28 TITLE | 28 Phase Préliminaire

29 TITLE | 29 Phase préliminaire

30 TITLE | 30 Phase Préliminaire

31 TITLE | 31 Phase Préliminaire

32 TITLE | 32 Phase Préliminaire

33 TITLE | 33 Phase Préliminaire

34 TITLE | 34 Directives Financieres Contributions de Rotariens Interdiction de recueillir des fonds auprès des bénéficiaires en échange de la subvention Interdiction dutiliser des fonds en provenance du budget dune autre action financée par une subvention de la Fondation Contributions créditées au donateur

35 TITLE | 35 Mise en place Communication Plan de gestion financière Dossiers complets Suivi du plan approuvé

36 TITLE | 36 Évaluation Facilite la rédaction des rapports Améliore les futures actions Basée sur les objectifs Processus permanent Identifie les réussites

37 TITLE | Séance 3 Supervision et Envoi de Rapports

38 TITLE | Plan de gestion financière Compte en banque séparé Distribution des fonds Paiements par chèque ou carte bancaire pour pouvoir en conserver une trace Grand livre Législation locale

39 TITLE | Ressources Feuilles de travail : – Conservation des documents – Plan de gestion financière Changement de signataire du compte bancaire

40 TITLE | Conservation des Documents Accessibles Conservés pendant au moins 5 ans Copies

41 TITLE | Subventions Mondiales Fréquence des % rapports Rapports intermédiaires – dans les 12 mois suivant la réception du premier versement – tous les 12 mois jusquà la conclusion de laction Rapport final dans les deux mois suivant la conclusion de laction

42 TITLE | Subventions Mondiales Contenus des % %orts Implication des partenaires dans laction Type dactivité Évaluation des résultats Manière dont ils sinscrivent dans le cadre des axes stratégiques Compte-rendu des dépenses Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont bénéficié

43 TITLE | Conflit dintérêt Survient lorsquun Rotarien est susceptible de profiter dune action Le bénéfice peut être direct (le Rotarien profite de laction) ou indirect (un proche du Rotarien profite de laction)

44 TITLE | Séance 4 Certification

45 TITLE | Critère de la Certification Participation au séminaire Gestion des subventions Signer le protocole daccord du club Suivre les Orientations du District

46 TITLE | Conserver la Certification Respecter le protocole daccord du club Nommer un ou plusieurs membres du club pour administrer la certification du club Sassurer que des mesures de contrôle et une gestion appropriée des subventions sont en place

47 TITLE | 47 Merci pour votre Attention !!!


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