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Des contrats dadministration Thibaut DUVILLIER Expert en management public – INAMI Chargé denseignement – ULB Collaborateur scientifique – Solvay Business.

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2 Des contrats dadministration Thibaut DUVILLIER Expert en management public – INAMI Chargé denseignement – ULB Collaborateur scientifique – Solvay Business School

3 Des contrats dadministration

4 Contexte actuel Note préparatoire (Chap. 7) - accord gouvernemental de lorange bleue Assurer un haut niveau de qualité des services (aux) publics Maîtriser le budget de lEtat Propositions : Travailler en fonction dobjectifs et de résultats avec des critères mesurables, transparents par rapport aux citoyens, en matière de rapidité, qualité, disponibilité, accessibilité, … Etendre lexpérience de responsabilisation des IPSS : piloter lensemble des services publics à laide de contrats dadministration conclus avec lEtat

5 Des contrats dadministration Philosophie générale 1.Planification/fixation dobjectifs versus travail dans lurgence 2.Obligation de résultats versus moyens 3.Contrôle a posteriori versus rapport de tutelle classique 4.Ouverture à linnovation et à lenvironnement (en phase) 5.Autonomie / responsabilisation 6.Reddition des comptes (gouvernance publique)

6 Des contrats dadministration Principes fondateurs (1) Planifier le travail = Elaborer une stratégie, une vision, des objectifs.. (Dé)montrer le (bon) fonctionnement en interne/externe = Objectiver les résultats du travail des agents (facteur de motivation) Evaluer les politiques publiques = Impliquer ladministration dans le suivi des politiques

7 Des contrats dadministration Principes fondateurs (2) Améliorer le processus décisionnel = Informer clairement et rapidement afin de prendre les mesures correctrices en fonction des signaux Favoriser le travail en équipes = Développer la gestion par projets

8 Des contrats dadministration Principes fondateurs (3) Rendre un meilleur service aux usagers = Moderniser les méthodes de travail Favoriser la simplification administrative Promouvoir le-government Renforcer la communication externe

9 Des contrats dadministration Principe méthodologique Par le contrat, mesurer la performance des : Actions Résultats effectifs / Ouputs Résultats attendus / Effets escomptés / Outcomes Facteurs denvironnement qui peuvent influencer la réalisation des actions et résultats

10 Des contrats dadministration Bilan positif (1) Clarification des responsabilités administration - politique, des attentes respectives, des engagements pris (formalisation dun accord) Association des stakeholders (besoins des usagers et partenaires de notre environnement) à la planification stratégique

11 Des contrats dadministration Bilan positif (2) Opportunité pour introduire : la gestion par résultats (tableaux de bord et indicateurs de performance) la gestion par projets (plan dadministration – fiche projet) Reporting / Communication interne et externe Marges budgétaires supplémentaires

12 Des contrats dadministration Leçons tirées (1) Plus dimplication de certaines Cellules stratégiques (+ Commissaires du gouvernement) dans la définition et le suivi du contrat (objectifs + moyens). Rééquilibrage entre le nombre et limportance des engagements de lEtat et ceux du service public

13 Des contrats dadministration Leçons tirées (2) Plus dautonomie, de responsabilisation au niveau budgétaire et GRH (souplesse, flexiblité) Associer davantage les stakeholders à la détermination des objectifs

14 Des contrats dadministration Leçons tirées (3) Procédure légale dadaptation par avenant : plus de flexibilité Rééquilibrage entre les parties contractantes au niveau du respect des engagements pris et de lévaluation de ceux-ci AR 03/04/97 mais, dans les faits, absence de mise en œuvre des « sanctions positives – négatives » Note accord de gouvernement : possibilité doctroyer un % des crédits prévus afin de pouvoir, si les objectifs sont atteints, récompenser financièrement les agents impliqués

15 Des contrats dadministration Leçons tirées (4) Cycle politique versus cycle de gestion AR 03/04/97 : durée de vie 3ans fixée par le Collège des AG/IPSS. Quid quand changement de Ministre de tutelle ? Pertinence des objectifs du contrat ? Note accord de gouvernement : durée de vie calquée sur celle dune législature (4ans) avec révision annuelle

16 Des contrats dadministration Leçons tirées (5) Pluriannualité de projets versus annualité budgétaire (possibilités de contraintes budgétaires liées aux conclaves) Note accord de gouvernement : comptabilité analytique et procédures de gestion des risques, de contrôle et daudit internes dans négociation et évaluation du contrat (orientation budget par projet et contrôle a posteriori)

17 Des contrats dadministration Leçons tirées (6) Perception du contrat comme un instrument du top management (lien étroit entre évaluation des mandataires et évaluation du contrat) Note accord de gouvernement : prime pour les agents + bonne intégration entre contrat dadministration et politique de GRH (notamment évaluation des objectifs individuels des agents via cercles de développement)

18 Des contrats dadministration PLAN STRATEGIQUE PLAN OPERATIONNEL CONTRAT DADMINISTRATION CERCLES DE DEVELOPPEMENT NIVEAU SERVICE NIVEAU INDIVIDU NIVEAU INAMI

19 Des contrats dadministration Niveau stratégique Niveau opérationnel Niveau individuel Cercles de développement PLANIFIER - AGIR - ÉVALUER – CORRIGER (Cycle P-D-C-A) INAMI Quel est lobjectif? Service Comment latteindre? Individu Comment y contribuer? Importance de lintégration du contrat dadministration dans la politique de GRH

20 Des contrats dadministration Opportunités - Perspectives Le contrat dadministration a permis dimpulser une dynamique de modernisation. Projets en cours : Mesure intégrée de la performance (extension des tableaux de bord) Business Process Management (analyse des processus) Risk management Contrôle et audit internes Comptabilité analytique Datawarehouse et outils IT adaptés (applications web interactives) Common Assessment Framework (enquête CAF) Enquêtes régulières avec plan daction (ex. informatisation médecins) Gestion structurée et intégrée des plaintes des usagers …

21 Des contrats dadministration Perspectives (schéma) Contrat dadministration Risk Management Business Process Management Contrôle et audit internes Développements IT Enquêtes (Caf,…) Comptabilité analytique Gestion des plaintes Mesure de la performance

22 Des contrats dadministration Conclusions In fine, lexercice de la contractualisation, cest pouvoir apprendre : à sengager (engagements en matière de services de qualité aux divers groupes-cible, de bonne gestion des ressources disponibles, de prioritisation des objectifs, de planification stratégique,…) ; à réaliser (implémentation de nouvelles méthodes de gestion, plans daction réalistes, suivi de ces plans,…) ; à rendre compte (évaluation des résultats, reddition des comptes, transparence et communication, tant en interne quen externe, sur les résultats et niveaux de performance atteints,…) ; et enfin, à réagir (des conclusions de lévaluation découle un nouveau plan daction et la possibilité de sanctions positives ou négatives visant à adapter et corriger le système en vue dune plus grande efficacité ; il sagit donc de développer, sur la base du cycle PDCA, une «organisation apprenante »).

23 Des contrats dadministration

24 ANNEXES

25 Des contrats dadministration DIFFERENCES PLAN STRATEGIQUE / CONTRAT DADMINISTRATION Plan stratégique INAMIContrat dadministration INAMI 1 Initiative propreRéférence légale 2 Propre rythmeObligation de résultats 3 Objectifs externes et internesSurtout objectifs externes 4 Tous les services concernés et donc un maximum dagents Quelques services concernés et donc un nombre limité dagents 5 Contrainte budgétairePossibilité de budget supplémentaire (à négocier) 6 Reporting interneReporting externe (Commissaires du gouvernement) 7 Orientation Optimisation des processus-cléOrientation nouveaux projets

26 Des contrats dadministration Résultats – Engagements : Respect des délais légaux IndicateursValeurs cumul 2002Valeurs 2006 (cumul 01/01/06 – 31/12/06) Valeurs 2007 (cumul 01/01/07 – 10/10/07) Pourcentage de dossiers pour lesquels les délais ont été respectés / nombre de dossiers traités en CRM - classe I - classe II - classe III - spécialités importées parallèlement - médicaments orphelins 100%/11 dossiers 99%/101 dossiers 99%/136 dossiers 100%/27 dossiers Pas de dossier 100%/40 dossiers 99%/151 dossiers 100%/243 dossiers 86%/29 dossiers 100 %/8 dossiers 90%/31 dossiers 99%/143 dossiers 100%/228 dossiers / 100 %/18 dossiers - modification des modalités de remboursement - augmentation de la base de remboursement - suppression 100%/67 dossiers 100%/34 dossiers 0%/3 dossiers 100%/93 dossiers 100%/10 dossiers 100%/8 dossiers 98%/123 dossiers 100%/12 dossiers 100%/1 dossier Total99 %/379 dossiers100 %/612 dossiers578 dossiers Délai moyen dadmission - classe I (150 jours) - classe II (150 jours) - classe III (150 jours) - spécialités importées parallèlement (120 jours en 2002 et 2003; 75 jours en 2004) - médicaments orphelins (150 jours) 145 jours 140 jours 141 jours 116 jours Pas de dossier 149 jours 129 jours 120 jours 60 jours 139 jours 140 jours 137 jours 83 jours / 144 jours - modification des modalités de remboursement (150 jours) - augmentation de la base de remboursement (60 jours) - suppression (60 jours) 145 jours 54 jours Non disponible 128 jours 51 jours 33 jours 125 jours 58 jours 44 jours Tableaux de bord (exemple 1- CRM)

27 Des contrats dadministration N°N° RESULTATS - engagements IndicateursValeur de départ Ed Ed Ed Diminution des délais nécessaires à la mise à disposition de données SHA validées à partir de la réception par lInstitut de données acceptables. Temps écoulé entre la date de réception du dernier fichier acceptable nécessaire à la constitution dune banque de données représentative et la mise à disposition du fichier SHA. Objectifs (en mois): Valeurs réalisées (en mois): Edition 10 1 Edition 11 (séjours 2003) 1 Edition 12 (séjours 2004) 2,7 Edition 13 (séjours 2005) 1,6 Edition 14 (séjours 2006) Tableaux de bord (exemple 2- SHA)

28 Des contrats dadministration RESULTATS - hors engagements (effets attendus) IndicateursOAEdition 11 (séjours 2003) Edition 12 (séjours 2004) Edition 13 (séjours 2005) Edition 14 (séjours 2006) Amélioration des délais de fourniture par les organismes assureurs de fichiers acceptables. Nombre de jours de retard dans la fourniture de fichiers acceptables par rapport à la date fixée par circulaire (par OA et moyenne pour lensemble des OA) Moyenne 2,68,41,9

29 Des contrats dadministration 2 Amélioration de la qualité des données exploitées. Nombre de versions différentes dun même fichier (par organisme assureur et moyenne pour lensemble des OA), jusqu'à obtention d'un fichier acceptable Moyenne 1,32,11,3

30 Des contrats dadministration 3 Amélioration des délais nécessaires à la mise à disposition de données validées par rapport à lannée sur laquelle portent les séjours. Temps écoulé entre lannée sur laquelle portent les séjours et la mise à disposition du fichier SHA global (en mois). Edition SHA (date théorique de livraison par les OA). - SHA éd (31/12/2004) 18,5 - SHA éd (31/12/2005) 19 - SHA éd (31/12/2006) 16,5 - SHA éd (31/12/2007 ou 30/06/2007)


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