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22/10/031Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude préalable pour le projet Gestion des ventes.

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1 22/10/031Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude préalable pour le projet Gestion des ventes

2 22/10/032Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY M. DUPONT sorganise : les Acteurs de létude préalable MOA, expert en e-business, représentants de gestion commerciale et de gestion produits, distributeur management

3 22/10/033Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité Définir le périmètre et les objectifs du projet Évaluer l'existant : ses forces et ses faiblesses Prendre en compte les contraintes et les objectifs de changement du système dinformation Définir les orientations du système cible Établir les liens avec les systèmes existants Évaluer le coût d'une solution spécifique Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée) Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs) Faire une analyse coûts/bénéfices Faire la synthèse de la faisabilité et de lopportunité

4 22/10/034Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité Périmètre Gestion de lentreprise StratégieAnalyse de lactivité ComptabilitéRessources humaines Immobilisati ons Gestion de la production Gestion des produits Approvision- nements FabricationCommandesDistribution Gestion des affaires Ressources humaines FacturationGestion des commissions Gestion commerciale ventes

5 22/10/035Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Les activités pour supporter le business (1) Gestion de lentreprise –Stratégie : plans dévolution de la société –Analyse de lactivité : recueil des informations sur les ventes, analyse de croissance, comparaison avec la profession –Comptabilité : Comptabilité générale, contrôle de gestion –Immobilisations : Gestion des biens immobiliers, gestion des amortissements –Ressources humaines : salaires, gestion des carrières, formations

6 22/10/036Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Les activités pour supporter le business (2) Gestion de la production –Gestion des produits : Gestion des références et de la description des produits –Approvisionnements : gestion de stocks des composants des produits, gestion des achats –Fabrication : planification de la fabrication des produits de OrdiSup, lancement et suivi de la fabrication –Commandes : prise en compte des commandes à partir sa validation par le Service Commercial, transmission de la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivi de létat des commandes jusquà la livraison et la facturation –Distribution : gestion des livraisons aux distributeurs

7 22/10/037Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Les activités pour supporter le business (3) Gestion des affaires –Facturation : envoi et suivi des factures –Gestion des commissions : calcul des commissions dues aux commerciaux et prise en compte dans leur paie –Gestion commerciale : suivi des distributeurs, recherche de nouveaux distributeurs –Ventes : Mise à disposition des distributeurs du catalogue des produits, prise en compte et validation des commandes émises par les distributeurs

8 22/10/038Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité Objectifs Gestion de lentreprise StratégieAnalyse de lactivité Mettre en place ComptabilitéAide à la décision Immobilisati ons Gestion de la production Gestion des produits Approvision- nements FabricationCommandesDistribution Gestion des affaires Ressources humaines FacturationGestion des commissions Rénover Gestion commerciale Rénover ventes Rénover

9 22/10/039Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité Analyse de lexistant Le catalogue est vite obsolète Prise de commande longue Le système de prise de commande (ventes) n'est plus adaptée à la taille de la société. Il ne permet pas à la société de croître ; Ne pourra pas absorber de nouveaux distributeurs Les retours sur les commandes entraînent : coûts de gestion, retards, mécontentement des distributeurs, Coûteux en personnel : surcroît de travail Retard technologique par rapport à la concurrence Le système ne fournit pas de données synthétiques sur les affaires

10 22/10/0310Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité Les objectifs du projet Catalogue produit en temps réel Mettre en place un processus des ventes plus efficace ; Permettre aux distributeurs le suivi des commandes Apporter les données danalyse dactivité au Management Traiter au moins 200 distributeurs et commandes par mois

11 22/10/0311Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité Les grandes orientations du système cible Mettre en place un SI des ventes Mettre en place un catalogue électronique à jour en temps réel Mettre en place un Extranet à disposition du distributeur pour construire et envoyer sa commande ; pour suivre sa commande Mettre en place un système de suivi du Chiffre daffaires dun distributeur (détaillé) Assurer la diffusion de linformation introduire des outils de synthèse de linformation (Data Warehouse ??) liens avec les autres projets et systèmes existants –Intégrer à PME

12 22/10/0312Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Étude de faisabilité et dopportunité les liens avec les systèmes existants ventes Gestion commerciale Gestion des commissions Analyse de lactivité Gestion des produits commandes Ressources humaines Approvisionn ements FabricationDistribution comptabilité Prestige PME Catalogue Commande CommissionsCA des ventes Suivi

13 22/10/0313Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Évaluer le coût d'une solution spécifique Le développement dune solution clés en main suppose –Un cycle de développement classique –Une étude préalable complète –Une ingénierie (spécification, chartre graphique, maquettes, architecture, réalisation des logiciels, intégration, tests) – 3 ingénieurs pendant 12 mois –+ coûts de la maintenance Corrections derreurs Évolutions Adaptation aux nouveaux contextes ; Adaptation des règles de gestion

14 22/10/0314Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Progiciels Spécifiques Forces Faiblesses Force de proposition des acteurs VA apportée par le progiciel Constitue un levier de changement pour lorganisation Architecture plus stabilisée et mobilisant moins de ressources après démarrage Evolution/potentiel du progiciel Maîtrise des délais Répond précisément aux besoins tels quexprimés par les utilisateurs Possibilités de prise en compte des exceptions de gestion Maîtrise directe des applications Développement progressif Perception atténuée des coûts Parfois trop structurant Dépendance vis à vis de léditeur Energie à déployer dans la mise en oeuvre Coûts dacquisition et de mise en oeuvre ROI parfois difficile à justifier Pas de remise en cause des habitudes Coût souvent plus élevé au final (mise en oeuvre et évolution) Dépendance vis à vis des concepteurs & développeurs Délais de réalisation Inertie importante relative aux évolutions majeures Comparaisons entre solutions spécifiques et solutions progiciels

15 22/10/0315Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Recenser les solutions du marché (Progiciel ou Société de Services spécialisée) SAP JD Edwards Oracle Baan SAP Itentia consulting JD Edwards Oracle PeopleSoft Baan Ar è s Quad Autres

16 22/10/0316Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Coûts dun ERP Coûts de licences : entre 0,1 et 1,5 M Coûts des services : multiplication par 3 à 10 –En amont : prototype, paramétrage –En aval : formation, reprise de lexistant, migration, développement spécifique, maintenance Mise en place éventuelle dun nouveau SGBDR Varie en fonction de : la nature du projet, taille de lentreprise, nombre dutilisateurs, nombre de sites

17 22/10/0317Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Estimer les moyens et les coûts nécessaires au projet (solution progiciel) Moyens : deux ingénieurs pendant 8 mois Coûts : –Achat de licences : 100 K –Services : 300K

18 22/10/0318Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Évaluer les apports du projet (quantitatifs et qualitatifs) Économies de coûts: réductions de coûts induites par l'automatisation de certains processus, ainsi qu'à l'élimination de dépenses d'impression et de distribution. Augmentation des Ventes Productivité du processus de ventes Compétitivité Service client Grâce aux s, FAQ et aux politiques de service, les entreprises peuvent améliorer de façon sensible le flux d'informations et réduire le coût du service client

19 22/10/0319Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Faire une analyse coûts/bénéfices ROI estimé en général à 18 mois

20 22/10/0320Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Risques d'une solution e-business Rejet des distributeurs Changement d'organisation, de rôles, dans la société rejet du personnel Les procédures de traitement des commandes vont changer à prendre en compte dans la future gestion des risques

21 22/10/0321Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Synthèse de la faisabilité et de lopportunité Type dapplication largement développée et supportée par des progiciels Existence de sociétés spécialisées Apport appréciable ROI Mais : risques pour ce type de solutions

22 22/10/0322Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Expression des besoins fonctionnels Recueillir les informations sur le système existant Faire la liste des processus, procédures, leur performance Analyser les processus, procédures, Analyser les dysfonctionnements du système existant (pertinence de l'information, évolution des règles de gestion ou de l'organisation, etc.) et les palliatifs utilisés Recueillir les besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.) Formaliser les besoins des utilisateurs sous forme de modèles conceptuels de communication (MCC ou WorkFlow) et de modèles conceptuels des données (MCD) Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …

23 22/10/0323Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Recueillir les informations sur le système existant Périmètre : Ventes ; Gestion des commissions ; Gestion commerciale ; Analyse de lactivité Utilisateurs : distributeurs, commerciaux, DG Environnement : PME Règles de gestion : calcul de ristourne ; calcul des commissions

24 22/10/0324Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Faire la liste des processus, procédures, leur performance Production du catalogue : –Création Catalogue Produits personnalisé –Impression Livraison –Réception Mise à disposition Prise en compte dune commande –Réception commande –Vérification de la commande –Saisie de la commande dans le SI (PME) –(Préparation de la commande et expédition)

25 22/10/0325Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Analyser les dysfonctionnements du système existant Catalogue non à jour De nombreuses manipulations papier Erreurs sur les commandes Délais longs pour la Prise en compte dune commande

26 22/10/0326Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Procédure : Consultation des données Business Le Manager : Exprime une demande Un financier –Rassemble les données –Les analyse –Produit le rapport Dysfonctionnement –Processus fastidieux et long –Peu de diversité dans les rapports –Peu de nouveaux rapports –coûteux Voie d'amélioration : Disposer de la base de données de business consultable directement par les manager

27 22/10/0327Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Besoins des utilisateurs (données, fonctions attendues, priorités, disponibilité, temps de réponse, etc.)

28 22/10/0328Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Propositions de modification des procédures Production du catalogue : –Génération du catalogue –Mise à disposition au travers du site Extranet –Édition ; envoi dun catalogue de promotions –Mise à jour en temps réel Prise en compte dune commande –Saisie et génération de la commande (avec utilisation du catalogue en ligne) –Vérifications automatiques de la commande au moment de la saisie –Vérification en ligne de la commande –Transmission de la commande pour traitement (gestion de commandes)

29 22/10/0329Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Autres dialogues Suivi de la commande –Interrogation de PME (gestion des commandes) –A partir du numéro de commande Transaction : transmission des commissions au système de paye Saisie dinformations : –Conditions commerciales Export dinformations –CA Réalisés

30 22/10/0330Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Flux de données ventes Gestion commerciale Gestion des commissions Analyse de lactivité Prestige Catalogue Commande Commissions Suivi Commande Suivi de commande CAs réalisés DistributeurCommercialDirection vérification de validité commande Conditions commerciales PME

31 22/10/0331Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Les données Catégorie Id_Cat Nom Image création MAJ commentaire Produit Id_prod code Nom tarif Image création MAJ commentaire LG_Comm Id_LG Prix Qté création MAJ Distributeur Id_Distr code code_confid Nom création MAJ Commande Id_COMM D_Valide D_Livre création MAJ

32 22/10/0332Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Besoins en données Distributeur Catégorie de produit Produit Commande ; État dune commande Ligne de commande Conditions commerciales ; ristourne CA ; CA dun commercial ; commission ; CA par distributeur

33 22/10/0333Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Besoins en données Catégorie : les produits sont regroupés en familles. Par exemple : Ordinateurs de bureau, Multimédia, shuttles, portables Produit : une référence d'ordinateur avec ses caractéristiques Ligne de commande : ligne comportant les informations de commande d'un produit Commande : émise par un distributeur et regroupe plusieurs lignes de commande Distributeur : un revendeur client de OrdiSup

34 22/10/0334Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Besoins en fonctions Création du site Extranet Génération du catalogue ; mise à disposition sur Extranet Saisie et génération de la commande Vérifications automatiques de la commande Vérification en ligne de la commande Suivi de la commande Introduction et mise à jour des distributeurs et des Conditions commerciales Consultation et export des CA Réalisés

35 22/10/0335Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Besoins en interfaces avec PME –Import des informations sur le catalogue (gestion de produits) –Transaction : Transmission de la commande pour traitement à PME (gestion de commandes) –Interrogation : suivi dune commande (gestion de commandes) –Export des commissions vers la paye

36 22/10/0336Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Évaluer la Volumétrie du SI : volumes de données, nombre de transactions, …

37 22/10/0337Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Contraintes non fonctionnelles Performances maximum : accès au système : 10s ADSL, visualisation d'un produit : 5s, saisie d'une ligne de commande 1 mn Capacité du système : Nb maxi de distributeurs, de produits, de commandes par mois, … Sécurité : classique Disponibilité du système : 24/24 7/7 Sauvegarde des données : 4 fois par jour Tolérance aux pannes : 4 heures par mois, pas d'arrêt de plus de 1/2 heure Solution dégradée en cas de panne : envoi de commande par fax ou par mail

38 22/10/0338Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Analyse des risques Les utilisateurs ne fournissent pas l'effort attendu La Direction ne soutient pas le projet Le projet a été sous-estimé Le progiciel retenu ne convient pas Le fournisseur du progiciel est fragile

39 22/10/0339Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Scénarios de solutions Définir les scénarios de solutions et de mise en œuvre du futur système d'information Élaborer les scénarios de solution (fonctionnelles et techniques) informatique Positionner le futur système dans l'architecture fonctionnelle de l ensemble de lentreprise. identifier les interfaces Type de site, Autonomie, Répartition des données et des traitements, Choix d'ergonomie, Plate-forme matérielle, Sauvegarde, Outils de développement, Environnement logiciel, Sécurité, Scénarios de déploiement, Évaluation des coûts et des risques, Lotissement et planning (I)

40 22/10/0340Conduite de létude préalable - ESGI - Rémy LEVY Validation de lÉtude Préalable Valider létude préalable et obtenir le passage à l'étape des spécifications générales Revoir l'analyse coûts / bénéfices (U) Planifier sommairement le projet (U) Rédaction d'un dossier de choix (Bilan comparatif de chaque scénario) (I)


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