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Ordre du jour du Comité Régional des Achats – Lyon – 26 mars 2014

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0 COMITE REGIONAL DES ACHATS Mercredi 26 mars 2014

1 Ordre du jour du Comité Régional des Achats – Lyon – 26 mars 2014
Horaires Ordre du jour proposé Intervenants 09h30-9h40 09h40-09h50 Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Marie-Christine ALAMO-BOCCOZ (Directrice adjointe de l’Efficience de l’Offre de Soins, ARS Rhône Alpes) Jacques DELAY ( coordonnateur régional PHARE /ARS) Frédéric GJOSTEEN (responsable service performance / ARS) 09h50-10h05 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données PAA : V3 Jacques DELAY Jacques DELAY 10h05-10h15 10h15-10h30 Armen V3 : équipements de bloc opératoire Myriam PLANTEVIN (CHI Hôpitaux du Mont-Blanc) 10h30-10h45 Armen V3 : fournitures d’atelier Viviane DEVAUCHELLES-BOISSON ( CH Valence) 10h45-11h00 Armen V3 : intérim médical et non médical Aude AUGER (CH Roanne) / Nabil AYACHE (CH Bourg en Bresse)) 11h00-11h15 Armen V3 : PC en coût complet Julien COMBIER (HCL) 11h15-11h30 Armen V3 : simplification du processus achat, SUD Carine BIOU (CH Alpes-Léman) / Julien LAURENSON ( CH Roanne) / M-Christine ROUSSILLE (CH le Vinatier) Armen V3 : simplification du processus achat, NORD/ équipements logistiques (restauration, blanchisserie, stérilisation...) / DMI / équipements de consultations / prestations intellectuelles 11h30-12h30 Marc BOUCHE (DGOS) Jacques DELAY Conclusion / prochains rdv 12h30

2 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

3 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

4 Languedoc-Roussillon
1 Le programme PHARE : un objectif de gains de 910 millions € sur 3 ans  Ile de France 202 M Corse 4 M Centre 35 M Bretagne 46 M Provence-Alpes Cote d’Azur 61 M Languedoc-Roussillon 32 M Limousin 16 M Rhône-Alpes 86 M Franche Comté 19 M Lorraine 36 M Alsace 29 M Basse Normandie 25 M Haute Normandie 23M Nord Pas De Calais 54 M Picardie 29M Pays De La Loire 43 M Poitou-Charentes Bourgogne 27 M Aquitaine 42 M Midi-Pyrénées Auvergne 20 M Champagne Ardennes 21 M 2012 210 millions € 2013 320 millions € 2014 380 millions € Une estimation des gains s’appuyant sur : Les gains attendus par les groupements nationaux et régionaux L’exemple de quelques établissements déjà engagés dans une « démarche achat »: HCL, HUS…

5 Résultats nationaux Voir fichier « gains France pdf » à télécharger

6 Région : RHONE ALPES CH> 70M 2 219 875€ CH 20-70M 135 000€
Remontée de gains pour 2013 29 remontées de gains dont 9 ES des 150 principaux Vs 22 en 2012 Gains Achat recensés pour 2013 19,9M€ Vs 19.8M€ en 2012 Avancement et Objectifs de gains d’Achat ES pour 2014(Hors mutualisation) 2,5M€  20M€ Groupement Régional : Objectifs 2013 et réalisation Moyenne des gains d’achat par type d’ES Données nationales Objectifs 2014 13,6M€ Objectifs 2013 9,1M€ Réalisation 2013 0,8M€ CH> 70M CH 20-70M CH<20M Autres Moyenne par ES 90 685€ 7 Groupements régionaux ont remonté des gains Vs 12 en 2012

7 Résultats Rhône-Alpes 2013…
Voir fichier « declaration RRA 2013.pdf. » à télécharger

8 Résultats Rhône-Alpes 2013…en synthèse
Elaborer et piloter un PAA sur les achats non mutualisés: OBJECTIF > 9.8 REALISE > Mutualisation via les groupements RA OBJECTIF > 9.1 REALISE > 0.8 Mutualisation via groupements nationaux OBJECTIF > 11.5 REALISE > Soit M€ enregistrés > 30.4M€ attendus

9 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

10 PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes pour amplifier la dynamique au regard des enjeux
1/ Une animation régionale Des groupes de travail avec les groupements d’achats : hors produits de santé 26/03 AM au 2ème semestre produits de santé Travaux en cours Au travers des comités régionaux 26 mars 27 juin Septembre/ octobre Décembre Les rencontres régionales de l’innovation : Organisation en lien avec la DIRECCTE

11 PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes pour amplifier la dynamique au regard des enjeux
2/ Entretenir et poursuivre la performance ACHATS hors mutualisation….. dépasser l’acte d’achat Le suivi des plans achats accompagnés en 2013: leur mise en œuvre effective Les besoins de soutien de terrain Les gains Prévus en 2014: le pré cadrage Les échanges préalables au marché Le lancement A venir : L’aspect « logistique/approvisionnement » Un point sur les projets/ opérations en cours dont La PFL 42 Des analyses régionales ciblées pour identifier l’opportunité d’action(s) sur certains segments pratiques

12 PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes pour amplifier la dynamique au regard des enjeux
3/ Entretenir et poursuivre la performance ACHATS, volet mutualisation La convention Régionale UGAP L’impact des réflexions issues de l’animation régionale

13 PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes ……nos objectifs de gains
Voir fichier « gains objectifs 2014.pdf. » à télécharger 36,1 M€ sont attendus….des atouts réels en Rhône-Alpes Les PAA + autres actions Dépasser les ~20M€ 2013 paraît possible avec la montée en charge des PAA L’action des groupements régionaux: Optimiser la déclaration des gains Nouvelles pistes ? UNIHA/ UNICANCER/ UGAP

14 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

15 Pour une diffusion des bonnes pratiques….
Bien sûr ARMEN V3 Mais aussi… pour rappel

16 1/ « Book » fiches action ARMEN vague 1 présenté en CRA de décembre 2013
Groupes experts sur 7 segments: Assurances Blanchisserie Dépenses immobilières Entretien réparations Imagerie en coupe Mobilier de soins véhicules

17 2 / La base de données PAA V1 puis 2
Situation été 2013 Présentée en CRA de décembre 2013 En ligne

18 Origine des données : campagne mi année 2013
de gains réalisés (Vs 13.7M€ V1) de gains ciblés (Vs 18.3 M€ V1) 1 167 Actions Achat (vs 769 V1) 47 établissements de santé (Vs 29 V1) et 4 groupements 10 régions (Vs 7 V1)

19 Fichier « étoiles » Pas de mot de passe Fichier anonymisé
Pour les établissements ou groupements Pas de mot de passe Fichier anonymisé Liste des 94 actions « étoiles » : tri par segment, levier, nombre d’actions

20 3/ Base de données PAA V3 Une situation janvier 2014
Sur la base des remontées faites par une partie des ARS au titre des gains achats Une version appelée comme les précédentes à être enrichie….par les remontées postérieures à janvier 2014

21 PAR-FGP MODELE-EP2710 108 établissements ayant transmis leur PAA, dont 42 parmi les 150 principaux Un nombre de PAA transmis multiplié par 3 entre 2012 et 2013 HAUTE NORMANDIE CH BOIS PETIT CH HACOM CH ROUEN CHI CVS PICARDIE CH COMPIEGNE-NOYON CH de BEAUVAIS CH de CHÂTEAU-THIERRY CH de CLERMONT CH DE CORBIE CH de HAM CH de LA FERE CH de MONTDIDIER-ROYE CH de NOUVION-EN-THIERACHE CH de PERONNE CH de PINEL CH de VILLIERS SAINT DENIS EPSMD PREMONTRE NORD PAS DE CALAIS CH de ARRAS CH LENS CH de AVESNES CH LEQUESNOY CH de BAILLEUL CH LOOS CH de BOULOGNE CH MAUBEUGE CH de CALAIS CH MONTREUIL CH de DENAIN CH ST AMAND CH de DOUAI CH ST OMER CH de HENIN-BEAUMONT CH TOURCOING CH ZUYDCOT CH VALENCIENNE IDF CASH Nanterre CCML CH COULOMIERS CH DCSS CH LAGNY MARNE LA VALLEE CH MEAUX CH PORTE DE L OISE CH RENE DUBOS CH SUD FRANCILIEN CH Sud-Essonne CHI Poissy Saint-Germain GHI Le Raincy-Montfermeil ALSACE CH de SELESTAT CH HAGENAU CH HCC CH MULHOUSE CH ROUFFACH CH SAVENES CH SOULTZ CH STRASBOURG CH THANN CH WISSEMBOURG BASSE NORMANDIE CH ALENCON MAMERS CH PONTORSON AQUITAINE CH CADILLAC CH DAX CH MARMANDE CH MONTPON CH PAU POITOU CHARENTE CH CONFOLENS CH JONZAC CH NIORT CH NORD DE SEVRES CH POITIERS CH ROYAN AUVERGNE CH AURILLAC CH DE ST FLOUR CH DE THIERS CH MONTLUCON CH Moulin sur YZEURE CH SAINTE MARIE LIMOUSIN CH BOURGANEUF CH de BRIVES CH HAUT LIMOUSIN CH LIMOGES CH ST FEYRE LANGUEDOC ROUSSILLON CH BAGNOL CH de ALES CH DE BEZIERS CH de CARCASSONNE CH DE NIMES CH LAMALOU CH LUNEL CH PERPIGNAN CH PONT ST ESPRIT CH PORT LA NOUVELLE CH THUIR PACA CH ALPES DU SUD CH ANTIBES CH AVIGNON CH CANNES CH GRASSE CH MARTIGUES CH MONTFAVET CH MONTPERRIN CH NICE CH TOULON MIDI PYRENEES CH de AUCH CH de GOURDON CHIC de CASTRES CH de MARCHANT

22 Méthodologie de consolidation des PAA
PAR-FGP MODELE-EP2710 Méthodologie de consolidation des PAA A des fins d’analyses, 2 types de données ont été retraitées : Les segments Les leviers Reprise des 33 segments de la vague 1&2 Reprise des 8 leviers standard de PHARE Mobilier Nettoyage Prestations extérieures Produits d'incontinence Produits pharmaceutiques PSL Radiologie Ressources humaines Restauration Stérilisation Téléphonie Transport Travaux Véhicules Solutions d'impression Fluides et gaz médicaux DM/PMM Abonnement Affranchissement Assurances Biologie Biomédical Blanchisserie Déchets Divers DMI DMS Energies Fournitures de bureau Imprimés Informatique Linge Maintenance Catégories Leviers Massifier les contrats Mutualisation Optimiser les produits et services achetés Standardisation  Substitution Juste besoin Optimiser les processus d’achats  Action sur un marché ou sur les prix Optimisation des stocks  Autre Action de progrès Simplification du processus achat

23 Analyses macro de la base de données (volume)
PAR-FGP MODELE-EP2710 Analyses macro de la base de données (volume) Plus de actions ont été consolidées 40% des actions appartiennent à des segments « médicaux » 37% des actions appartiennent au levier «Action sur un marché ou sur le prix »  Nbre d’actions par segment Nbre d’actions par levier Source : Base PAA 2013

24 Analyses macro de la base de données (valeur)
PAR-FGP MODELE-EP2710 Analyses macro de la base de données (valeur) 75,4M€ ont été consolidés dans les PAA remontés Les segments « médicaux » représentent 35% des gains achats remontés dans les PAA Le levier «Action sur un marché ou sur le prix » concentre 51% des gains achat Montants en k€ Montants en k€ Source : Base PAA 2013

25 % de gains réalisés par segment et levier (1/2)
PAR-FGP MODELE-EP2710 % de gains réalisés par segment et levier (1/2) ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX JUSTE BESOIN MUTUALISATION ACTION DE PROGRES SUBSTITUTION SIMPLIFICATION DU PROCESSUS ACHAT STANDARDISATION OPTIMISATION DES STOCKS ABONNEMENT 3% 13% 5% AFFRANCHISSEMENT 19% 7% 20% 7% 38% ASSURANCE 22% 24% 11% 41% BIOLOGIE 11% 5% 9% 4% 13% 4% 43% 5% BIOMEDICAL 4% 14% 9% 5% 35% 12% 10% BLANCHISSERIE 18% 8% 18% 3% 50% 40% 3% DECHET 18% 7% 15% 6% 50% DMI 13% 1% 17% DMS 4% 14% 4% 3% 28% 2% 2% ENERGIE 6% 3% 13% 3% 13% 13% FOB 24% 12% 13% 30% 42% 42% 42% IMPRIME 16% 30% 29% 19% 7% INFORMATIQUE 22% 9% 24% 20% 19% LINGE 6% 36% 8% 3% 28% 48% MAINTENANCE 12% 4% 12% 3% 62% 5% 3% MOBILIER 12% 15% 10% 4% 41% 28% 3%

26 % de gains réalisés par segment et levier (2/2)
PAR-FGP MODELE-EP2710 % de gains réalisés par segment et levier (2/2) ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX JUSTE BESOIN MUTUALISATION ACTION DE PROGRES SUBSTITUTION SIMPLIFICATION DU PROCESSUS ACHAT STANDARDISATION OPTIMISATION DES STOCKS NETTOYAGE 9% 1% 8% 12% 17% 3% 5% PRESTA EXT. 19% 2% 19% 7% 52% INCONTINENCE 13% 31% 13% PDT PHARMA 7% 1% 3% 3% 7% 3% 1% PSL 12% 38% 17% 15% RADIOLOGIE 25% 32% 29% 3% 34% 23% RH 18% 9% 6% RESTAURATION 5% 3% 5% 11% 3% 2% 6% STERILISATION 18% 18% TELEPHONIE 27% 14% 38% 26% 24% TRANSPORT 5% 13% 6% 17% 52% 21% 5% TRAVAUX 11% 11% 10% 29% 6% 6% VEHICULES 23% 26% 5% 12% SOL. IMPRESSION 8% 21% 28% 38% 4% 35% FLUIDES MED. 8% 21% 28% 38% 35% DM / PMM 10% 6% 6% 4% 9% 5% 7% 8%

27 Exemple d’actions pour les 4 plus importantes catégories achat (1/2)
LEVIERS EXEMPLE D’ACTION TRAVAUX ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX Mise en place d’un marché à bons de commande pour réaliser les travaux courants Acquisition, installation et mise en service d’un système anti-vol pour le Centre de Documentation des Ecoles JUSTE BESOIN MUTUALISATION Mutualiser les besoins sur les trois établissements en termes de fournitures de bâtiment SIMPLIFICATION DU PROCESSUS ACHAT Mise en place d’un accord-cadre pour la Maitrise d’œuvre STANDARDISATION Standardisation des fournitures d'atelier PDT PHARMA ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX Génériques : Anticipation des changements de statuts, Clauses et Veille sur les marchés JUSTE BESOIN Travailler sur la juste prescription pour les médicaments hors T2A, hors rétrocessions MUTUALISATION Médicaments : mutualiser les achats de médicaments sur un périmètre + important Acquisition, installation, formation, intégration des interfaces, mise en service, maintenance d'un automate de dispensation nominatif de médicaments sous forme orale sèche, d'une déconditionneuse pour blisters et fourniture de consommables associés ACTION DE PROGRES STANDARDISATION Diminution des références en droguerie OPTIMISATION DES STOCKS Diminution des médicaments périmés dans les unités de soins

28 Exemple d’actions pour les 4 plus importantes catégories achat (2/2)
LEVIERS EXEMPLE D’ACTIONS BIOMEDICAL ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX Regroupement des marchés + clause butoir 1% pour les marchés de maintenance des équipements biomédicaux JUSTE BESOIN Renforcement du contrôle sur la pertinence des opportunités d'achats Etudier la possibilité de se regrouper régionalement ou nationalement pour l’achat de certains équipements: (via UNIHA: IRM et TEP SCAN pour 2014 ou Via un groupe de travail sur l’achat régional avec l’ARS - groupement a créer) MUTUALISATION mettre en concurrence fabricants et brokers pour la reprise des anciens équipements bio médicaux ACTION DE PROGRES Standardisation des références (4 réf. de matelas + un coussin forfait jour) et Passage à la location STANDARDISATION Marché négocié avec mise en concurrence et publicité pour la réalisation d'actes et examens d'anatomie et de cytologie pathologiques. BIOLOGIE ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX Réduire le nombre de doubles prescriptions biologiques en mettant en place la prescription connectée JUSTE BESOIN MUTUALISATION Adhérer au groupement régional du RESAH pour l'achat des réactifs Diagnostica Stago Contrôle, étalonnage et maintenance des pipettes pour un raisonnement en couts complets ACTION DE PROGRES STANDARDISATION Rationalisation des tests de biologie OPTIMISATION DES STOCKS Maîtriser les dépenses de biologie délocalisée et mettre en place une dotation par service

29 Le détail des actions est consolidé dans un unique fichier à l’attention des référents ARS
Extrait du PAA consolidé pour la campagne 2013 Possibilité de tri par : Levier achat Catégorie achat % de gain réalisé Région Montant de référence annuel Type d’analyse permise par le fichier : Analyse des leviers à activer par segment achat Analyse des gains moyens reconstitués par segment achat Analyse des gains moyens reconstitués par levier achat

30 Diffusion de la base de données PAA
Envoyée par messagerie aux principaux directeurs et responsables d’achat par mail

31 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

32 ARMEN vague 3 Rappel : pour Rhône-Alpes
Des acteurs régionaux sur 6 des 10 segments 10 établissements 12 personnes

33 Segments sélectionnés pour la vague 3
Montant estimatif en M€ DMI 816 Fournitures d'atelier 196 Intérim médical et non médical 185 Equipements de bloc opératoire 120 Equipements logistiques (restauration, blanchisserie, stérilisation,…) 110 Prestations intellectuelles (études, audits,…) 105 PC en coût complet 75 Equipement de plateau technique de consultation 60 Simplification du processus achat Nord 1000 Simplification du processus achat Sud TOTAL ESTIMATIF 2667

34 Armen Vague 3 Equipement de bloc opératoire Voir fichier en ligne
Myriam PLANTEVIN ingénieur biomédical CHI Hôpitaux du Mont-Blanc Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Equipements de bloc opératoire - ARMEN vague 3.pdf

35 Armen Vague 3 Fournitures d’’atelier Voir fichier en ligne
Viviane DEVAUCHELLES-BOISSON, adjointe au directeur Approvisionnement, Travaux, Logistique CH de Valence Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Fournitures d'atelier - ARMEN vague 3.pdf

36 Armen Vague 3 Intérim médical et non médical Voir fichier en ligne
Aude AUGER, Directrice adjointe, Département des services économiques, de la logistique, des services techniques et du biomédical CH Roanne Nabil AYACHE Directeur adjoint des services économiques logistiques CH Bourg en Bresse Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Intérim médical et non médical - ARMEN vague 3.pdf

37 Armen Vague 3 PC en coût complet Voir fichier en ligne
Julien COMBIER, acheteur informatique HCL Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court PC en coût complet - ARMEN vague 3.pdf

38 Armen Vague 3 Simplification processus achats SUD
Karine BIOU, Responsable achats CH Alpes-Léman Julien Laurenson Responsable achats hôteliers CH Roanne Marie-Christine ROUSSILLE CH Le Vinatier Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court - Simplification processus achat sud - ARMEN vague 3.pdf

39 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

40 ARMEN vague 3 Simplification du processus achats NORD
Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court - Simplification du processus achat Nord - ARMEN vague 3.pdf

41 ARMEN vague 3 Equipements logistiques (restauration, blanchisserie, stérilisation...) Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Librable court Equipements logistiques - ARMEN vague 3.pdf

42 ARMEN vague 3 DMI Voir fichier en ligne
Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court DMI - ARMEN vague 3.pdf

43 ARMEN vague 3 Equipements de consultations Voir fichier en ligne
Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Eqipements de consultations - ARMEN vague 3.pdf

44 ARMEN vague 3 Prestations intellectuelles Voir fichier en ligne
Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Prestations Intellectuelles - ARMEN vague 3.pdf

45 Ordre du jour Introduction
Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

46 Conclusion…. Rendez-vous pour un comité régional le 27 juin 2014


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