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XX/XX/XX COMITE REGIONAL DES ACHATS Mercredi 26 mars 2014.

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1 XX/XX/XX COMITE REGIONAL DES ACHATS Mercredi 26 mars 2014

2 1 Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Ordre du jour proposé 09h30-9h40 09h40-09h50 Horaires Marie-Christine ALAMO-BOCCOZ (Directrice adjointe de lEfficience de lOffre de Soins, ARS Rhône Alpes) Jacques DELAY ( coordonnateur régional PHARE /ARS ) Frédéric GJOSTEEN ( responsable service performance / ARS) Intervenants 10h05-10h15 10h15-10h30 Armen V3 : équipements de bloc opératoire Programme de travail et perspectives 2014 Base de données PAA : V3 Jacques DELAY Myriam PLANTEVIN (CHI Hôpitaux du Mont-Blanc) 09h50-10h05 Ordre du jour du Comité Régional des Achats – Lyon – 26 mars h45-11h00 10h30-10h45 11h30-12h30 11h15-11h30 11h00-11h15 Armen V3 : fournitures datelier Viviane DEVAUCHELLES-BOISSON ( CH Valence) Armen V3 : intérim médical et non médical Aude AUGER (CH Roanne) / Nabil AYACHE (CH Bourg en Bresse)) Armen V3 : PC en coût complet Julien COMBIER (HCL) Armen V3 : simplification du processus achat, SUD Carine BIOU (CH Alpes-Léman) / Julien LAURENSON ( CH Roanne) / M-Christine ROUSSILLE (CH le Vinatier) Armen V3 : simplification du processus achat, NORD/ équipements logistiques (restauration, blanchisserie, stérilisation...) / DMI / équipements de consultations / prestations intellectuelles Marc BOUCHE (DGOS) 12h30 Conclusion / prochains rdv Jacques DELAY

3 2 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

4 3 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

5 millions millions millions Ile de France 202 M Corse 4 M Centre 35 M Bretagne 46 M Provence-Alpes Cote dAzur 61 M Languedoc- Roussillon 32 M Limousin 16 M Rhône-Alpes 86 M Franche Comté 19 M Lorraine 36 M Alsace 29 M Basse Normandie 25 M Haute Normandie 23M Nord Pas De Calais 54 M Picardie 29M Pays De La Loire 43 M Poitou-Charentes 25 M Bourgogne 27 M Aquitaine 42 M Midi-Pyrénées 36 M Auvergne 20 M Champagne Ardennes 21 M Une estimation des gains sappuyant sur : – Les gains attendus par les groupements nationaux et régionaux – Lexemple de quelques établissements déjà engagés dans une « démarche achat »: HCL, HUS… Le programme PHARE : un objectif de gains de 910 millions sur 3 ans

6 5 Résultats nationaux Voir fichier « gains France 2013.pdf » à télécharger

7 6 Région : RHONE ALPES Remontée de gains pour remontées de gains dont 9 ES des 150 principaux Vs 22 en 2012 Gains Achat recensés pour ,9M Vs 19.8M en 2012 Avancement et Objectifs de gains dAchat ES pour 2014(Hors mutualisation) 2,5M 20M Groupement Régional : Objectifs 2013 et réalisation CH> 70M CH 20-70M CH<20M Autres Moyenne par ES Moyenne des gains dachat par type dESDonnées nationales Objectifs ,6M Objectifs ,1M Réalisation ,8M 7 Groupements régionaux ont remonté des gains Vs 12 en 2012

8 7 Résultats Rhône-Alpes 2013… Voir fichier « declaration RRA 2013.pdf. » à télécharger

9 8 Résultats Rhône-Alpes 2013…en synthèse Elaborer et piloter un PAA sur les achats non mutualisés: OBJECTIF > 9.8 REALISE > 19.9 Mutualisation via les groupements RA OBJECTIF > 9.1 REALISE > 0.8 Mutualisation via groupements nationaux OBJECTIF > 11.5 REALISE > 12.7 Soit 34.7 M enregistrés > 30.4M attendus

10 9 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

11 10 PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes pour amplifier la dynamique au regard des enjeux 1/ Une animation régionale Au travers des comités régionaux 26 mars 27 juin Septembre/ octobre Décembre Des groupes de travail avec les groupements dachats : hors produits de santé 26/03 AM au 2 ème semestre produits de santé Travaux en cours Les rencontres régionales de linnovation : Organisation en lien avec la DIRECCTE

12 11 2/ Entretenir et poursuivre la performance ACHATS hors mutualisation….. dépasser lacte dachat Le suivi des plans achats accompagnés en 2013: leur mise en œuvre effective Les besoins de soutien de terrain Les gains Prévus en 2014: le pré cadrage Les échanges préalables au marché Le lancement A venir : Laspect « logistique/approvisionnement » Un point sur les projets/ opérations en cours dont La PFL 42 Des analyses régionales ciblées pour identifier lopportunité daction(s) sur certains segments pratiques PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes pour amplifier la dynamique au regard des enjeux

13 12 3/ Entretenir et poursuivre la performance ACHATS, volet mutualisation La convention Régionale UGAP Limpact des réflexions issues de lanimation régionale PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes pour amplifier la dynamique au regard des enjeux

14 13 PHARE EN 2014 en Rhône-Alpes …… nos objectifs de gains Voir fichier « gains objectifs 2014.pdf. » à télécharger 36,1 M sont attendus….des atouts réels en Rhône-Alpes Les PAA + autres actions Dépasser les ~20M 2013 paraît possible avec la montée en charge des PAA Laction des groupements régionaux: Optimiser la déclaration des gains Nouvelles pistes ? UNIHA/ UNICANCER/ UGAP

15 14 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

16 15 Pour une diffusion des bonnes pratiques…. Bien sûr ARMEN V3 Mais aussi… pour rappel

17 16 1/ « Book » fiches action ARMEN vague 1 présenté en CRA de décembre 2013 Groupes experts sur 7 segments: - Assurances - Blanchisserie - Dépenses immobilières - Entretien réparations - Imagerie en coupe - Mobilier de soins - véhicules

18 17 2 / La base de données PAA V1 puis 2 Situation été 2013 Présentée en CRA de décembre 2013 En ligne

19 18 Origine des données : campagne mi année régions (Vs 7 V1) 47 établissements de santé (Vs 29 V1) et 4 groupements Actions Achat (vs 769 V1) de gains ciblés (Vs 18.3 M V1) de gains réalisés (Vs 13.7M V1)

20 19 Fichier « étoiles » Pour les établissements ou groupements Pas de mot de passe Fichier anonymisé Liste des 94 actions « étoiles » : tri par segment, levier, nombre dactions Pour les établissements ou groupements Pas de mot de passe Fichier anonymisé Liste des 94 actions « étoiles » : tri par segment, levier, nombre dactions

21 20 3/ Base de données PAA V3 Une situation janvier 2014 Sur la base des remontées faites par une partie des ARS au titre des gains achats Une version appelée comme les précédentes à être enrichie….par les remontées postérieures à janvier 2014

22 établissements ayant transmis leur PAA, dont 42 parmi les 150 principaux Un nombre de PAA transmis multiplié par 3 entre 2012 et 2013 ALSACE CH de SELESTAT CH HAGENAU CH HCC CH MULHOUSE CH ROUFFACH CH SAVENES CH SOULTZ CH STRASBOURG CH THANN CH WISSEMBOURG AQUITAINE CH CADILLAC CH DAX CH MARMANDE CH MONTPON CH PAU AUVERGNE CH AURILLAC CH DE ST FLOUR CH DE THIERS CH MONTLUCON CH Moulin sur YZEURE CH SAINTE MARIE BASSE NORMANDIE CH ALENCON MAMERS CH PONTORSON HAUTE NORMANDIE CH BOIS PETIT CH HACOM CH ROUEN CHI CVS IDF CASH Nanterre CCML CH COULOMIERS CH DCSS CH LAGNY MARNE LA VALLEE CH MEAUX CH PORTE DE L OISE CH RENE DUBOS CH SUD FRANCILIEN CH Sud-Essonne CHI Poissy Saint- Germain GHI Le Raincy- Montfermeil LANGUEDOC ROUSSILLON CH BAGNOL CH de ALES CH DE BEZIERS CH de CARCASSONNE CH DE NIMES CH LAMALOU CH LUNEL CH PERPIGNAN CH PONT ST ESPRIT CH PORT LA NOUVELLE CH THUIR LIMOUSIN CH BOURGANEUF CH de BRIVES CH HAUT LIMOUSIN CH LIMOGES CH ST FEYRE NORD PAS DE CALAIS CH de ARRASCH LENS CH de AVESNESCH LEQUESNOY CH de BAILLEULCH LOOS CH de BOULOGNECH MAUBEUGE CH de CALAISCH MONTREUIL CH de DENAINCH ST AMAND CH de DOUAICH ST OMER CH de HENIN-BEAUMONTCH TOURCOING CH ZUYDCOTCH VALENCIENNE PACA CH ALPES DU SUD CH ANTIBES CH AVIGNON CH CANNES CH GRASSE CH MARTIGUES CH MONTFAVET CH MONTPERRIN CH NICE CH TOULON POITOU CHARENTE CH CONFOLENS CH JONZAC CH NIORT CH NORD DE SEVRES CH POITIERS CH ROYAN PICARDIE CH COMPIEGNE-NOYON CH de BEAUVAIS CH de CHÂTEAU-THIERRY CH de CLERMONT CH DE CORBIE CH de HAM CH de LA FERE CH de MONTDIDIER-ROYE CH de NOUVION-EN- THIERACHE CH de PERONNE CH de PINEL CH de VILLIERS SAINT DENIS EPSMD PREMONTRE MIDI PYRENEES CH de AUCH CH de GOURDON CHIC de CASTRES CH de MARCHANT

23 22 Méthodologie de consolidation des PAA A des fins danalyses, 2 types de données ont été retraitées : Les segments 1.Abonnement 2.Affranchissement 3.Assurances 4.Biologie 5.Biomédical 6.Blanchisserie 7.Déchets 8.Divers 9.DMI 10.DMS 11.Energies 12.Fournitures de bureau 13.Imprimés 14.Informatique 15.Linge 16.Maintenance 17.Mobilier 18.Nettoyage 19.Prestations extérieures 20.Produits d'incontinence 21.Produits pharmaceutiques 22.PSL 23.Radiologie 24.Ressources humaines 25.Restauration 26.Stérilisation 27.Téléphonie 28.Transport 29.Travaux 30.Véhicules 31.Solutions d'impression 32.Fluides et gaz médicaux 33.DM/PMM Reprise des 8 leviers standard de PHARE Reprise des 33 segments de la vague 1&2 Les leviers

24 23 Analyses macro de la base de données (volume) Plus de actions ont été consolidées 40% des actions appartiennent à des segments « médicaux » Source : Base PAA 2013 Nbre dactions par segment 37% des actions appartiennent au levier «Action sur un marché ou sur le prix » Nbre dactions par levier

25 24 Analyses macro de la base de données (valeur) 75,4M ont été consolidés dans les PAA remontés Les segments « médicaux » représentent 35% des gains achats remontés dans les PAA Source : Base PAA 2013 Le levier «Action sur un marché ou sur le prix » concentre 51% des gains achat Montants en k

26 25 % de gains réalisés par segment et levier (1/2) ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX MUTUALISATIONJUSTE BESOIN SIMPLIFICATION DU PROCESSUS ACHAT SUBSTITUTIONACTION DE PROGRESSTANDARDISATION OPTIMISATION DES STOCKS ABONNEMENT AFFRANCHISSEMENT ASSURANCE 3% 5% 13% 19% 7% 20% 38% 22%24%11% 41% BIOLOGIE 11%5%9% 4% BIOMEDICAL BLANCHISSERIE DECHET DMI 4%13% 5%43% 4%14%9%12% 5% 35% 10% 18%8%18%40% 3% 50% 3% 18%7%15% 6% 50% DMS ENERGIE FOB IMPRIME 13%17% 1% 4%14%4% 3% 28% 2% 6%3%13% 3% 13% 24%12%13% 30%42% 16% 19% 7% INFORMATIQUE LINGE MAINTENANCE 22%9%24% 20%19% 30%29% 6%36%8% 3%48% 28% 12%4%12% 3% 5%62% MOBILIER 12%15%10%4%3% 28%41%

27 26 % de gains réalisés par segment et levier (2/2) ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX MUTUALISATIONJUSTE BESOIN SIMPLIFICATION DU PROCESSUS ACHAT SUBSTITUTIONACTION DE PROGRESSTANDARDISATION OPTIMISATION DES STOCKS NETTOYAGE PRESTA EXT. 9%12%1% 19%7%2%19%52% INCONTINENCE PDT PHARMA PSL RADIOLOGIE RH RESTAURATION STERILISATION TELEPHONIE TRANSPORT TRAVAUX VEHICULES SOL. IMPRESSION FLUIDES MED. DM / PMM 8% 3% 17%5% 13%31%13% 7%3%1% 3%7%3% 1% 12%17%38% 15% 25%3%32% 29%34%23% 18%9% 6% 5%11%3% 5%3%2%6% 18% 27%26%14% 38%24% 5%17%13%6%5%52% 21% 11% 10%6%29% 6% 23%12%26%5% 8%38%21%28% 4%35% 8%38%21%28%35% 10%4%6% 9%5%7%8%

28 27 Exemple dactions pour les 4 plus importantes catégories achat (1/2) TRAVAUX LEVIERS Mise en place dun marché à bons de commande pour réaliser les travaux courants ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX MUTUALISATION JUSTE BESOIN SIMPLIFICATION DU PROCESSUS ACHAT STANDARDISATION Acquisition, installation et mise en service dun système anti-vol pour le Centre de Documentation des Ecoles Mutualiser les besoins sur les trois établissements en termes de fournitures de bâtiment Mise en place dun accord-cadre pour la Maitrise dœuvre Standardisation des fournitures d'atelier EXEMPLE DACTION PDT PHARMA ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX Génériques : Anticipation des changements de statuts, Clauses et Veille sur les marchés JUSTE BESOIN MUTUALISATION Travailler sur la juste prescription pour les médicaments hors T2A, hors rétrocessions Médicaments : mutualiser les achats de médicaments sur un périmètre + important Acquisition, installation, formation, intégration des interfaces, mise en service, maintenance d'un automate de dispensation nominatif de médicaments sous forme orale sèche, d'une déconditionneuse pour blisters et fourniture de consommables associés ACTION DE PROGRES Diminution des références en droguerie STANDARDISATION Diminution des médicaments périmés dans les unités de soins OPTIMISATION DES STOCKS

29 28 Exemple dactions pour les 4 plus importantes catégories achat (2/2) BIOMEDICAL LEVIERS EXEMPLE DACTIONS BIOLOGIE ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX JUSTE BESOIN MUTUALISATION ACTION DE PROGRES STANDARDISATION OPTIMISATION DES STOCKS ACTIONS SUR UN MARCHE OU SUR LES PRIX JUSTE BESOIN MUTUALISATION ACTION DE PROGRES STANDARDISATION Regroupement des marchés + clause butoir 1% pour les marchés de maintenance des équipements biomédicaux Renforcement du contrôle sur la pertinence des opportunités d'achats Etudier la possibilité de se regrouper régionalement ou nationalement pour lachat de certains équipements: (via UNIHA: IRM et TEP SCAN pour 2014 ou Via un groupe de travail sur lachat régional avec lARS - groupement a créer) mettre en concurrence fabricants et brokers pour la reprise des anciens équipements bio médicaux Standardisation des références (4 réf. de matelas + un coussin forfait jour) et Passage à la location Marché négocié avec mise en concurrence et publicité pour la réalisation d'actes et examens d'anatomie et de cytologie pathologiques. Réduire le nombre de doubles prescriptions biologiques en mettant en place la prescription connectée Adhérer au groupement régional du RESAH pour l'achat des réactifs Diagnostica Stago Contrôle, étalonnage et maintenance des pipettes pour un raisonnement en couts complets Rationalisation des tests de biologie Maîtriser les dépenses de biologie délocalisée et mettre en place une dotation par service

30 29 Le détail des actions est consolidé dans un unique fichier à lattention des référents ARS Levier achat Catégorie achat % de gain réalisé Région Montant de référence annuel Possibilité de tri par : Analyse des leviers à activer par segment achat Analyse des gains moyens reconstitués par segment achat Analyse des gains moyens reconstitués par levier achat Type danalyse permise par le fichier : Extrait du PAA consolidé pour la campagne 2013

31 30 Envoyée par messagerie aux principaux directeurs et responsables dachat par mail Diffusion de la base de données PAA

32 31 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

33 32 ARMEN vague 3 Rappel : pour Rhône-Alpes - Des acteurs régionaux sur 6 des 10 segments - 10 établissements - 12 personnes

34 33 Segments sélectionnés pour la vague 3 Segment Montant estimatif en M DMI 816 Fournitures d'atelier 196 Intérim médical et non médical 185 Equipements de bloc opératoire 120 Equipements logistiques (restauration, blanchisserie, stérilisation,…) 110 Prestations intellectuelles (études, audits,…) 105 PC en coût complet 75 Equipement de plateau technique de consultation 60 Simplification du processus achat Nord 1000 Simplification du processus achat Sud TOTAL ESTIMATIF 2667

35 34 Armen Vague 3 Equipement de bloc opératoire Myriam PLANTEVIN ingénieur biomédical CHI Hôpitaux du Mont-Blanc Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Equipements de bloc opératoire - ARMEN vague 3.pdf

36 35 Armen Vague 3 Fournitures datelier Viviane DEVAUCHELLES-BOISSON, adjointe au directeur Approvisionnement, Travaux, Logistique CH de Valence Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Fournitures d'atelier - ARMEN vague 3.pdf

37 36 Armen Vague 3 Intérim médical et non médical Aude AUGER, Directrice adjointe, Département des services économiques, de la logistique, des services techniques et du biomédical CH Roanne Nabil AYACHE Directeur adjoint des services économiques logistiques CH Bourg en Bresse Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Intérim médical et non médical - ARMEN vague 3.pdf

38 37 Armen Vague 3 PC en coût complet Julien COMBIER, acheteur informatique HCL Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court PC en coût complet - ARMEN vague 3.pdf

39 38 Armen Vague 3 Simplification processus achats SUD Karine BIOU, Responsable achats CH Alpes-Léman Julien Laurenson Responsable achats hôteliers CH Roanne Marie-Christine ROUSSILLE Responsable achats CH Le Vinatier Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court - Simplification processus achat sud - ARMEN vague 3.pdf

40 39 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

41 40 ARMEN vague 3 Simplification du processus achats NORD Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court - Simplification du processus achat Nord - ARMEN vague 3.pdf

42 41 ARMEN vague 3 Equipements logistiques (restauration, blanchisserie, stérilisation...) Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Librable court Equipements logistiques - ARMEN vague 3.pdf

43 42 ARMEN vague 3 DMI Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court DMI - ARMEN vague 3.pdf

44 43 ARMEN vague 3 Equipements de consultations Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Eqipements de consultations - ARMEN vague 3.pdf

45 44 ARMEN vague 3 Prestations intellectuelles Marc BOUCHE, DGOS Voir fichier en ligne livrables courts\Livrable court Prestations Intellectuelles - ARMEN vague 3.pdf

46 45 Ordre du jour Introduction Bilan de la campagne de recueil des gains 2013 Programme de travail et perspectives 2014 Base de données plans achats V3 ARMEN vague 3 : acteurs régionaux ARMEN vague 3 : DGOS Conclusion – prochains rdv

47 46 Conclusion…. Rendez-vous pour un comité régional le 27 juin 2014


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