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CCE 12 décembre 2013 Mensualisation du paiement des allocations de retraite.

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1 CCE 12 décembre 2013 Mensualisation du paiement des allocations de retraite

2 La mensualisation des allocations retraite : un évènement unique et exceptionnel Lévolution du cadre règlementaire (article 12 de laccord du 18 mars 2011) généralise le versement mensuel des allocations Agirc et Arrco au plus tard à compter du 1er janvier Toutes les allocations de droits directs et de réversion, versées en France, dans les départements et collectivités d'outre-mer ou dans les pays européens en fonction de la domiciliation bancaire (ou, à défaut, du lieu de résidence) seront mensualisées Cette évolution concerne au total les revenus des 11,7 millions dallocataires dont nos 2,8 millions dallocataires 2 … anticipé depuis juin 2013 chez Malakoff Médéric autour de 2 grands volets Un traitement de bascule et conversion des dossiers allocataires L'adaptation des fonctionnalités de gestion du logiciel Allure et de ses performances techniques Un chantier de réhabilitations de données issues du traitement de conversion Un traitement de bascule et conversion des dossiers allocataires L'adaptation des fonctionnalités de gestion du logiciel Allure et de ses performances techniques Un chantier de réhabilitations de données issues du traitement de conversion Un chantier conduite du changement avec ladaptation des processus métier, et de lorganisation des activités pour anticiper les impacts sur lensemble des Directions concernées Un chantier Communication externe Un chantier Trésorerie/Comptabilité Générale Un chantier conduite du changement avec ladaptation des processus métier, et de lorganisation des activités pour anticiper les impacts sur lensemble des Directions concernées Un chantier Communication externe Un chantier Trésorerie/Comptabilité Générale Informatique pour adapter les outilsMétier et conduite du changement

3 Focus sur le volet informatique Depuis le CCE du 5 novembre, ont été finalisées les étapes de : Recette : -Les résultats issus de la phase de recette sont globalement satisfaisants -Cependant, certaines fonctionnalités sont touchées par des anomalies : pièces justificatives Enfants A Charge (engagements manquants), courriers erronés, états de contrôle de lÉchéance de paiement Bascule à blanc : -La qualité de la conversion et léchéance est satisfaisante Attente des résultats de la dernière bascule à blanc pour estimation des écarts résiduels qui seront disponibles le 9/12 (pour les derniers résultats, inférieur à 0,05%) Go / No Go : -La décision de Go pour Malakoff Médéric a été signifiée le 27/11/2013 -LAgirc Arrco a formulé un Go pour tous les GPS le 29/11/ La bascule réelle et le passage de léchéance de janvier seront lancés ce jour, le 12 décembre Validation de léchéance le 16 décembre au matin La bascule réelle et le passage de léchéance de janvier seront lancés ce jour, le 12 décembre Validation de léchéance le 16 décembre au matin

4 Focus sur le volet non informatique Période post-conversion Pendant la période post-conversion (du 12/12 au 31/12/2013), certains actes sont gelés dans Allure Mise en paiement des liquidations, révisions, réversions (environ flux de paiement concernés) Changements des moyens de paiement, situations fiscales et adresses Enregistrement des pièces justificatives Enregistrement des décès Plans de remboursement Réactivation de Dossiers de Prestations Retraite Des plans dactions ont donc été mis en place avec les équipes concernées pour juguler ces impacts : Les actes restent possibles dans la PRC (plates formes retraite complémentaire) et dans BREF -Brique référentiel paramètres (référentiel allocataires) Des actions de stop paiements vont être réalisées pour éviter de générer des indus La volumétrie des actes reportés à début 2014 a été anticipée et évaluée. Des actions ont été définies pour absorber le stock généré par cette période de gel partiel 4

5 5 Equipe ImpactsPlan dactions Gestion coordonnées allocataires Pas de volume dactivité supplémentaire Raccourcissement des cycles de gestion des dossiers Polyvalence des équipes Gestion en flux tendus (« stock 0 »): en place depuis octobre 2013 Maintien de renforts supplémentaires de gestion (4 ETP) Gestion Allocataires/ Paiement Augmentation de la récurrence de lactivité Diminution du nombre déchéances hors période/mois: 2 au lieu de 4 Optimisation du processus de validation de léchéance (actions en lien avec la DSI) Répartition de la charge : mise en place de plannings annuels, augmentation du nombre de profils validant léchéance Maintien dun renfort supplémentaire de gestion (1 ETP) Gestion Allocataires/ Recouvrement - Créditeur Augmentation du volume et de la récurrence de lactivité Optimisation de certains processus de gestion (courriers, stop-paiement, ANV…) Gestion des indûs: révision du seuil et adaptation à létude du processus en coordination avec lAgirc-Arrco Renforts supplémentaires de gestion ( 6 ETP) Maintien dun dispositif supplémentaire dans le cadre des réhabilitations (5 ETP) Gestion Allocataires/ Middle Office Hausse potentielle de la fréquence des pics dactivité liés aux paiements Optimisation de lactivité : mise à disposition de courriers et argumentaires Maintien de renforts supplémentaires de gestion (3 ETP) Gestion des décès sans suite/réversion Pas de volume dactivité supplémentaire Raccourcissement des cycles de traitement des dossiers Amélioration de la gestion logistique des courriers entrants et sortants pour réduire les délais dacheminement (ex: envoi au tarif prioritaire des packs réversion) Optimisation de la répartition de la charge en interne (dont regroupement de lactivité décès sans suite sur Lille: pas dimpact) Maintien de renforts supplémentaires de gestion (3 ETP) Liquidation Pas de hausse de lactivité et pas dimpact NA Focus sur le volet non informatique Impacts et plans dactions pour les équipes Gestion Pour toutes les équipes, mise en place de guides vocaux téléphoniques afin de réorienter les appels liés à la Mensualisation vers le n° dédié Lanalyse des impacts et la définition de plans dactions associés ont été réalisées Les équipes sont accompagnées en proximité dans la mise en œuvre de ces actions selon leurs besoins et leurs niveaux dimpact

6 Actions daccompagnement du changement et de communication interne 6 Laccompagnement au changement est réalisé au plus près des équipes Gestion Du 18 novembre au 13 décembre sont organisées des réunions dinformations sur la Mensualisation avec chaque équipe, sur chaque site Les objectifs de ces réunions sont de : -Présenter des informations globales sur la Mensualisation et la déclinaison de la réforme en terme dorganisation projet Malakoff Médéric -Partager les impacts de la période post-conversion et de la mensualisation pour chaque équipe et présenter les actions envisagées et les consignes de travail associées -Présenter le dispositif dappui au démarrage -Répondre à toutes les questions des gestionnaires Une liste de questions / réponses est mise à jour au fil de leau après chaque réunion, puis diffusée à tous les gestionnaires En parallèle la communication projet se poursuit de manière régulière via : -Une lettre dinformation « La Com Projet » à destination de tous les collaborateurs concernés par la mensualisation (dernières dates de diffusion : 18/11 et le 03/12/2013) -La diffusion de consignes, modes opératoires et mises à jour réglementaires transmises par lAgirc-Arrco -La présentation du dispositif de mobilisation exceptionnelle sinscrivant dans le dispositif de gestion de crise du groupe auprès des collaborateurs concernés

7 Appui au démarrage 7 Le dispositif dappui au démarrage se met en place afin dêtre pleinement opérationnel au moment de la bascule Le dispositif dappui au démarrage repose sur une équipe centrale, composée de : -Représentants Gestion (référents gestion par équipe et/ou par site) -Représentants de la DSI (Maîtrise dœuvre, Maitrise douvrage) -Représentants de la conduite du changement (Conduite du changement Maitrise douvrage et Projet) Le rôle de léquipe centrale est : Centraliser et remonter les dysfonctionnements et difficultés observés Partager les bonnes pratiques Métier et outils Garantir le passage dinformations et de demandes darbitrage entre la Gestion, la MOA, la MOE et le GIE Agirc-Arrco Pendant la période post-conversion, anticiper les difficultés Métier et outils en vue du passage à la Mensualisation En mode Mensualisation : -Organiser des actions de communication ou de formation selon les besoins -Alimenter le retour dexpérience tout au long du mois de Janvier Le lancement avec léquipe centrale est prévu la semaine du 9 décembre


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