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Séminaire thématique sur lévaluation destiné aux porteurs de projets du programme LLP Alexia PEYSER Eliane GODELET Xavier ROSY www.bief.be Place des Peintres,

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1 Séminaire thématique sur lévaluation destiné aux porteurs de projets du programme LLP Alexia PEYSER Eliane GODELET Xavier ROSY Place des Peintres, Louvain-la-Neuve 010 / Agence AEF 23 novembre 2010

2 2 Objectifs de la journée dévaluation Objectifs Mieux définir lévaluation dans le cadre des projets LLP et lintérêt de sa mise en œuvre Fournir des exemples doutils et méthodes aux porteurs de projet Initier ou valoriser un processus de culture de lévaluation au sein des projets Moyens Présentation de bonnes pratiques provenant des porteurs de projet Echange en atelier sur les expérience de mise en œuvre dactions dévaluation et sur les améliorations possibles

3 3 le BIEF Bureau d Ingénierie en Education et en Formation o Equipe pluridisciplinaire de 20 personnes o 22 ans d expériences au service de la formation dans les administrations, entreprises et réseaux éducatifs. o Formation et Accompagnement en Gestion de projet, en Gestion des compétences, Formation de formateur,… o

4 4 8h30ACCUEIL 9h00Introduction (Présentation du déroulé de la journée de travail) 9h10 PARTIE 1 : « Lévaluation dorientation » Présentation des enjeux de lévaluation dorientation Bonne pratique : Une ardeur denfance – EQUAL I et II - Sylvie Lefèbvre de Promemploi Travail en ateliers (60 minutes) 10h45PAUSE 11h00 PARTIE 2 : « Lévaluation de régulation » Présentation des enjeux de lévaluation de régulation Bonne pratique : Projet PassTic – Grundtvig - Sandra Langevin du Centre communal d'action sociale de la Commune de Carvin Travail en ateliers (60 minutes) 12h35LUNCH 13h30 PARTIE 3 : « Lévaluation de validation » Présentation des enjeux de lévaluation de validation Présentation de deux bonnes pratiques : - UCL Stage - Mobilité - Bart Stoffels de lUCL - «3 ponts » Comenius - Marie-France Grégoire de lécole de 3 Ponts Travail en ateliers (60 minutes) 15h05Conclusions de la journée 16h00Fin de la journée Agenda de la journée

5 5 Les thématiques abordées Les 3 moments dévaluation rencontrés au cours dun projet: Avant de débuter le projet: lorientation (ex ante) Que fait-on et quels sont les objectifs prioritaires? Pendant sa mise en œuvre: la régulation - suivi Que fait-on lorsque la planification est chamboulée? A la fin du projet: la validation (éval. finale, ex post) A-t-on atteint le(s) objectif(s) visé(s)?

6 6 Le cycle de lévaluation dans un projet BIEF © 2010 Réguler Valider Orienter Avant le projet Pendant le projet En fin de projet Nouveau projet?

7 Introduction

8 8 Et maintenant une d é finition … D E K ETELE, 1989

9 9 Évaluer ? Lévaluation est un processus en vue de prendre une décision. qualifiant les objectifs à évaluer - et un ensemble de critères et dindicateurs et à examiner le degré dadéquation entre - cet ensemble dinformations à recueillir un ensemble dinformations qui consiste fiables valides, suffisamment pertinentes,

10 10 Les moments dévaluation Situation désirée PROJET Régulation Evaluation à mi-parcours Et continue Validation Evaluation finale Validation Evaluation de limpact ou a posteriori Situation présente Temps Valeur ajoutée et impact Orientation Evaluation a priori

11 11 Recueil dinformations Par qui: Interne, externe Responsable, N, N+1, Auprès de: Participants, clients, N; N+1,N+2, N-1,… Où et comment: Sur le terrain : entretien, groupe de parole, observation questionnaire fermé/ouvert En chambre : données, document,… Quand: A froid / à chaud Avant, au début, pendant, à la fin, après

12 12 Lenjeu de la formalisation Répond à plusieurs enjeux fondamentaux: o Support de communication et déchange interne et externe o Pérennisation: Pour la suite du projet ou les projets suivants Eviter les même erreurs o Facilite la décision Afin déviter le piège dune formalisation lourde : o Formaliser au niveau le plus proche du terrain o Outils simples, cohérents, utilisables facilement o Penser à lutilisation de linfo recueillie: quelle décision prendre, quand et comment?

13 Lévaluation dorientation Partie 1

14 14 1. L'évaluation d'orientation Décider o de lorientation à prendreex: objectifs à atteindre, évaluation a priori o des ressources à mobiliser, des priorités ex : faisabilité, o du lancement des actions ex : chance de réussite u ProduitDébouche sur une (ou plusieurs) direction(s ) avec indication de celle(s) à suivre u Objet de lévaluation Les potentialités (ce qui pourrait bien fonctionner) et les risques (ce qui pourrait ne pas bien fonctionner) Nature de la décision à prendre Déterminer des objectifs pertinents

15 15 Analyse des parties prenantes ò Analyse de la situation actuelle ò Identification de la situation souhaitée ò Prioritisation des objectifs 2. Les étapes de lorientation

16 16 Outil danalyse des parties prenantes Élevée Actifs négatifsActifs positifs Faible Passifs négatifsPassifs positifs Influence Position NégativePositive

17 17 Analyse des parties prenantes ò Analyse de la situation actuelle ò Identification de la situation souhaitée ò Prioritisation des objectifs 2. Les étapes de lorientation II

18 18 Analyse de la situation actuelle Objectifs o Relever la perception des différentes parties prenantes sur la problématique actuelle o Comparer les diverses perceptions afin d'aboutir à une compréhension commune o Trianguler: croiser linformation afin den assurer la fiabilité

19 19 Analyse des parties prenantes ò Analyse de la situation actuelle ò Identification de la situation souhaitée ò Prioritisation des objectifs 2. Les étapes de lorientation III

20 20 L'analyse de la situation souhaitée Objectif o Décrire la « situation future idéale » à atteindre o Formulation sous forme dobjectifs à atteindre: Les demandeurs demploi sont formés Les enfants de moins de 6 ans dans la province du Hainaut sont pris en charge durant la semaine …

21 21 Analyse des parties prenantes òAnalyse de la situation actuelle òIdentification de la situation souhaitée òPrioritisation des objectifs 2. Les étapes de lorientation IV

22 22 Prioritisation des objectifs Lobjectif (à long terme) retenu peut être atteint de différentes manières ou en suivant différentes stratégies. Quel sera le plus pertinent, le plus faisable et viable?

23 23 Quelques méthodes pour orienter un projet Planification des Interventions par Objectifs (PIPO) Analyse FFOM (ou SWOT) Recherche appréciative (Appreciative Inquiry) Et beaucoup dautres méthodes…

24 24 Pour une prise de décision orientée et argumentéde Prendre en compte le contexte: potentialités et risques Favoriser une prise de décision collégiale Se baser sur les résultats des expériences passées Identifier les parties prenantes et prendre en compte des besoins Les facteurs de réussite d'un système dorientation

25 Lévaluation de régulation - Le suivi Partie 2

26 26 2. L'évaluation de régulation (Le suivi) Réguler en continu o Remédier aux lacunes constatées o Décider des changements et ajustements à apporter en vue de faciliter la réalisation des actions et latteinte des résultats o … Objet de lévaluation Les écarts (ce qui ne fonctionne pas) Les éléments inattendus qui bouleversent la mise en œuvre Produit Débouche sur un diagnostic et sur une thérapeutique Nature de la décision à prendre Déterminer des objectifs pertinents

27 27 Le suivi de la mise en oeuvre Composantes dun suivi de qualité Matrices / tableaux / systèmes pour la collecte de données - Basés sur les outils de la planification: chronogramme, budget, … - Facile et rapide dans lutilisation Assigner des tâches et responsabilités : - Qui collectera les données? - Qui prendra les décisions? - Qui les mettra en oeuvre? - Qui doit être informé ? - Quand et comment?

28 28 Responsabilités et prise de décisions: exemple ActeurCollection de donn é es Prise de d é cisions (comment / sur quoi?) Informer (qui / sur quoi / comment?) Recevoir information (comment / de qui?) Responsab le sur le terrain Au niveau des activit é s Au niveau des activit é s - à moins que la d é cision n affecte pas le budget ou le calendrier global Informer le responsable du projet sur le progr è s du projet + changements (r é union mensuelle + rapport trimestriel) Fiches mensuelles sur le progr è s des activit é s, pr é par é es par les b é n é ficiaires Responsab le du projet Au niveau des r é sultats D é cisions importantes au niveau des activit é s / en concertation avec le responsable sur le terrain. Informer le directeur: rapport bi-mensuel Informer le bailleur de fonds: rapport bi-annuel Fiches mensuelles sur le progr è s du projet + rapport trimestriel du responsable sur le terrain Directeur- Doivent être impliqu é s quand on prend des d é cisions importantes qui affectent le calendrier, le budget ou les objectifs R é vision du rapport bi- annuel pour le bailleur de fonds Rapport bi-mensuel du responsable du projet Bailleur de fonds --Rapport bi-annuel

29 29 Diganostic et thérapeutique Prévoir un outil dévaluation pratique Règles et procédures de prise de décision spécifiés à l'avance Mener une collecte d'information et un rapportage simples automatismes (formalisation) Les facteurs de réussite d'une phase de suivi Mettre en oeuvre les décisions

30 Lévaluation finale (Validation) Partie 3

31 31 3. L'évaluation finale Décider o de la réussite ou de léchec du projet o de la poursuite ou de larrêt des actions u Objet de lévaluation Les réussites (ce qui fonctionne bien) Éventuellement, les erreurs afin de "donner du sens" à l'évaluation. u Produit Débouche sur une preuve se réfère aux indicateurs prouvant latteinte des objectifs et des résultats intermédiaires Nature de la décision à prendre Déterminer des objectifs pertinents

32 32 É valuation finale : Qui? Auto-évaluation: les évalués = les évaluateurs Evaluation interne: les évaluateurs les évalués, mais appartiennent à la même structure / organisation Evaluation externe: les évalués les évaluateurs Evaluation assistée: les évaluateurs externes appuient le processus dévaluation interne (facilitation, proposer / concevoir des techniques et méthodologie, analyse des résultats, etc.)

33 33 Les conditions de réussite de la phase dévaluation finale Preuve de réussite/ échec Proposer des recommendations pour la suite TdR clairs, Précis et opérationnels Sources dinformation disponibles Appropriation des résultats par les parties prenantes

34 34 Termes de Référence (TdR) : outil de gestion dune évaluation finale Ils définissent les objectifs de lévaluation Ils seront la base pour apprécier l'exécution de la mission dévaluation Pour les consultants, ils formeront une légitimation pour exécuter leur tâche

35 35 Format de base des TdR 1. Données de base: contexte général, spécifique 2. Buts du projet: résultats attendus 3. Etapes du projet 4. Modalités de mise en œuvre du projet 5. Propositions financières

36 Le déroulement des ateliers

37 37 Déroulement de latelier Objectif : o Echanger sur vos pratiques par petits groupes o Et sur les améliorations possibles: formalisation, aide à la décision, participation Quand: après chaque présentation de la phase et dune bonne pratique Durée: 60 minutes

38 38 Le déroulé de chaque atelier 1Présentation de létape et des consignes: présentation des 3 slides Répartition par sous-groupe Consignes et un rapporteur par groupe 5 minutes 2Travail en 3 sous-groupes de 10 personnes 25 minutes 3Restitution des données de chaque sous-groupe dans le groupe de minutes 4Discussions, conclusions: Question: Que pourriez-vous améliorer? 15 minutes

39 39 Déroulement de latelier Concrètement : o 3 ateliers o 30 personnes par atelier (groupe imposé par lAEF) o 1 animateur BIEF par atelier o Dans chaque atelier, travail en 3 sous-groupes de 10 participants o Lanimateur BIEF rapporte les résultats de latelier en plénière en fin de journée


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