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LUnion sociale pour lhabitat Direction des systèmes dinformation 1 Improve the efficiency of professional exchanges by email at the « Union sociale pour.

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1 LUnion sociale pour lhabitat Direction des systèmes dinformation 1 Improve the efficiency of professional exchanges by at the « Union sociale pour lhabitat » eGovernment Antoine FERRÉ Tuesday, october, Semaine du logement social européen Cliquer ici pour la version française

2 2 11 octobre Bruxelles LUnion sociale pour lhabitat Membres Fédération nationale des Offices dHlm et OPAC – 292 organizations Entreprises sociales pour lhabitat – 311companies Fédération nationale des Sociétés coopératives Hlm – 154 companies Chambre syndicale des Sociétés du crédit immobilier de France – 65 companies an 21 financial subsidaries Fédération nationale des Associations régionales – in 23 regional aeras Missions Representation to the public, the medias, the professional and the public Review, analysis, studies and propositions in the domain of social housing Information, advice and assistance to members to facilitate, rationalise and develop their activities and their professional competences

3 3 11 octobre Bruxelles Management of at Union Size –15 mail domains (union-habitat.org, areal.org, arra- habitat.org, esh.org, fnar-habitat.org, trustedatwork4homes.com, etc…) – messages received by month (Sep. 05), 13 Go – messages sent by month (Sep. 05),, 2,7 Go –125 Gb global traffic in and 35 Gb traffic out Characteristics –Lotus Notes Domino server, for internal and external mails –Microsoft Outlook with external hosting for a subsidiary –Various Antivirus programs, Updated every hour

4 4 11 octobre Bruxelles For the users Eliminate loss of time due to treatment of the messages where the identity of the sender is forged Keep the ease of use of « current » mail systems Improve the « trust » in the messages received For the mail manager Keeping a high level of security in the mail management Minimizing the constraints imposed on the user For the users Reception of problematic messages Refusal to spend time before opening the messages Loss of « Trust » in received messages For the mail manager Impossibility of stopping all the viruses (propagation more rapid than the creation of an antivirus) Difficulty to adapt anti-spam and refusal to analyse « blocked messages » Need to continue to distribute messages in real time Problems Objectives

5 5 11 octobre Bruxelles Solution choice Operational principles –Limited to professional exchanges –Set up by the mail manager –Use of standard technology –Transparency for the sender –Absence of specific software for the addressees Technical choices –Digital Signature S/MIME –Centralised platform placed between the internal network and Internet (UTIMACO : Secure Gateway) –Signature (at sending) and automatic verification (at reception), on the basis of rules defined by the manager

6 6 11 octobre Bruxelles Before Functional diagram After

7 7 11 octobre Bruxelles Gateways management Automatic generation of certificates for users authorized to sign Integration of certificates known as « of Trust » by the manager Customization of the « marking » rules of the headlines of the distributed messages

8 8 11 octobre Bruxelles Consequences for the recipient Use of the functions of signature verification of our mail software and understanding the security warnings

9 9 11 octobre Bruxelles Consequences for the recipient Decide to « trust » the certificates used by Union to sign and « installing » the certificates

10 octobre Bruxelles Consequences for the sender Benefits of the digital signature –Guarantee the integrity of the messages sent –Guarantee the Union identity in relation with the recipient, following the « Trust » devoted by him to the certificate of the signature Rejection of all non-signed mail –The manager can guarantee that all the messages not signed with his certificate do not come from the Union

11 1 11 octobre Bruxelles Advantages by the development of received messages that are digitally signed Differentiated management of the messages following their nature –Signed with a certificate « known » by the mail manager –Signed with a certificate « not known » by the mail manager –Not signed Improvement of the efficiency of professional exchanges –The manager can distribute more rapidly the signed messages (low risks of virus or spam) –The user can trust the signed messages more than the other messages

12 LUnion sociale pour lhabitat Direction des systèmes dinformation 1212 Semaine du logement social européen Thank you for your attention

13 LUnion sociale pour lhabitat Direction des systèmes dinformation 1313 Améliorer lefficacité des échanges professionnels par mail à LUnion sociale pour lhabitat Projet eGovernment Semaine du logement social européen Antoine FERRÉ Mardi 11 octobre 2005 Click here for the English translation

14 octobre Bruxelles LUnion sociale pour lhabitat Membres La Fédération nationale des Offices dHlm et OPAC – 292 offices Les Entreprises sociales pour lhabitat – 311 sociétés La Fédération nationale des Sociétés coopératives Hlm – 154 sociétés La Chambre syndicale des Sociétés du crédit immobilier de France – 65 sociétés et 21 filiales financières La Fédération nationale des Associations régionales – dans 23 régions Missions Représentation auprès des pouvoirs publics, des médias, des milieux professionnels et de lopinion publique Réflexion, analyse étude et propositions dans le domaine de lhabitat social Information, conseil et assistance auprès des organismes afin de faciliter, rationaliser et développer leurs activités et leurs compétences professionnelles

15 octobre Bruxelles Gestion de la messagerie à lUnion Dimensionnement –15 domaines de messagerie (union-habitat.org, areal.org, arra-habitat.org, esh.org, fnar-habitat.org, trustedatwork4homes.com, etc…) – messages reçus par mois (Sep. 05), 13 Go – messages envoyés par mois (Sep. 05),, 2,7 Go –125 Go de trafic global entrant et 35 Go de trafic sortant Caractéristiques –Serveur Lotus Notes Domino, en interne et pour les mails externes –Microsoft Outlook avec hébergement externe pour une filiale –Antivirus multiples, mis à jour chaque heure

16 octobre Bruxelles Pour les utilisateurs Éliminer la perte de temps liée au traitement des messages où lidentité de lémetteur est usurpée Conserver la simplicité dutilisation des mails « courants » Améliorer la « confiance » dans les messages reçus Pour le gestionnaire de la messagerie Conserver un haut niveau de sécurité dans la gestion de la messagerie Minimiser les contraintes imposées à lutilisateur Pour les utilisateurs Réception de messages posant problème Refus de passer du temps avant douvrir ses messages Manque de « confiance » dans les messages reçus Pour le gestionnaire de la messagerie Impossibilité darrêter tous les virus (propagation plus rapide que mise au point antivirus) Difficulté de « réglage » des antispam et refus danalyser des « messages bloqués » Volonté de de continuer à distribuer les messages en temps réel Problèmes Objectifs

17 octobre Bruxelles Détermination de la solution Les principes retenus –Limitation aux échanges professionnels –Mise en œuvre par le gestionnaire de la messagerie –Utilisation de technologies standards –Transparence pour lémetteur –Absence de logiciel spécifique pour le destinataire Le choix technique –Signature électronique S/MIME –Plate-forme centralisée placée entre le réseau interne et Internet (UTIMACO : Secure Gateway) –Signature (à lémission) et vérification automatique (à réception), sur la base de règles définies par le gestionnaire

18 octobre Bruxelles Avant Schéma de fonctionnement Après

19 octobre Bruxelles Interface de gestion de la passerelle Génération automatique des certificats pour les utilisateurs autorisés à signer Intégration des certificats reconnus comme « de confiance » par le gestionnaire Paramétrage des règles de « marquage » des en-têtes des messages distribués

20 octobre Bruxelles Conséquences pour le destinataire Utiliser les fonctions de vérification de signature de son logiciel de messagerie et comprendre les avertissements de sécurité

21 octobre Bruxelles Conséquences pour le destinataire Décider de « faire confiance » aux certificats utilisés par lUnion pour signer et « installer » les certificats

22 2 11 octobre Bruxelles Conséquences immédiates pour lémetteur Bénéfices de la signature électronique –Garantir lintégrité des messages émis –Garantir son identité vis à vis du destinataire, en fonction de la « confiance » que ce dernier accorde au certificat de signature Récusation de tout envoi non signé –Le gestionnaire peut garantir que les messages non- signés avec son certificat ne proviennent pas de lUnion

23 octobre Bruxelles Avantages attendus du développement des messages reçus signés électroniquement Gestion différenciée des messages selon leur état –Signés avec un certificat « reconnu » par le gestionnaire de la messagerie –Signés avec un certificat « non reconnu » par le gestionnaire –Non signé Amélioration de lefficacité des échanges professionnels –Le gestionnaire peut distribuer plus rapidement les messages signés (risques faibles de virus ou spam) –Lutilisateur peut « faire confiance » aux messages signés plus quaux autres messages

24 octobre Bruxelles Exemples de « marquage » des messages Ajout par la passerelle de « comptes-rendus » des actions à la fin des en- têtes des messages

25 octobre Bruxelles Questions en suspens Questions de confiance –Les autorités de certification (Verisign, Thwate, Chambersign…) existent, mais leurs certificats sont trop coûteux : ont-elles un avenir ? –Peux-t-on construire une « chaîne de confiance » alternative ? –Faudra-t-il distinguer les s « professionnels » (sécurisés, vérifiés) et le s « tout public » ? Rapidité du développement de la signature électronique –Signature individuelle ? –Signature centralisée, par les gestionnaires ? Déploiement de dispositifs nouveaux : sur quelle norme et à quels coût ? –Microsoft ? –DKIM ?

26 LUnion sociale pour lhabitat Direction des systèmes dinformation 2626 Semaine du logement social européen Merci de votre attention


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