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Le guide de l’animateur chez COMPETENCES SOLIDAIRES

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Présentation au sujet: "Le guide de l’animateur chez COMPETENCES SOLIDAIRES"— Transcription de la présentation:

1 Le guide de l’animateur chez COMPETENCES SOLIDAIRES
LES PRINCIPALES MISSIONS Proposer nos services à de nouvelles ONG, récolter les besoins – page: 2 Répondre à une demande d’intervention via le site Internet – page: 3 Entretenir la relation – page: 4 Mettre à jour le tableau de suivi des ONG – page: 5 ANIMER les ONG Valider des candidatures, parrainer – page: 6 Mettre à jour une fiche de compétences – page: 7 Alimenter le site internet par de nouveaux articles – page: 8 Participer à la rédaction de la newsletter - page: 9 Proposer et participer à des actions de communication et de promotion du réseau – page: 10 DEVELOPPER le réseau Mettre une mission en ligne – page: 11 Rechercher des consultants pour une intervention – page: 13 Contacter les potentiels consultants et les mettre en lien avec le bénéficiaire – page: 14 Suivre l’avancement de la mission – page: 16 Faire un bilan de fin de mission avec le consultant / le bénéficiaire – page: 16 Capitaliser les informations, archiver la mission – page: 17 Évaluer les consultants – page: 18 ANIMER les interventions des consultants Assister à la réunion mensuelle avec les autres animateurs – page: 19 Mettre en œuvre les actions dont on est responsable – page: 19 Mettre en place de nouveaux outils pour favoriser le fonctionnement du réseau et du site – page: 19 Mettre à jour le tableau de suivi des contacts et des missions – page: 20 PARTICIPER au fonctionnement du réseau LES PRINCIPAUX OUTILS Le kit de communication La plaquette Les échanges mails: pour favoriser le benchmark, mettre les autres animateurs en copie cachée. Le site internet et son espace RESERVE AUX ANIMATEURS La newsletter Le moteur de recherche pour identifier les compétences AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

2 ANIMER les ONG Proposer nos services à de nouvelles ONG, récolter les besoins Une liste des ONG à cibler est en place dans le fichier « tableau de suivi des ONG ». Elles sont réparties entre les différents animateurs. Le 1er contact se fait par mail ou par téléphone. Un kit de communication présentant les activités de Compétences Solidaires peut être utilisé lors du 1er rendez vous. OUTIL Exemples de mails pour contacter une ONG:  Bonjour,  Connaissez-vous l’association COMPETENCES SOLIDAIRES ?  Notre objectif est de mettre bénévolement  des compétences de professionnels à la disposition des ONG  qui nous sollicitent pour répondre à des besoins précis sur des missions concrètes et ponctuelles. Nos membres apportent ainsi une aide via Internet tout en gardant leurs activités professionnelles. Compétences Solidaires s’adresse donc aussi tout particulièrement (aux volontaires qui partent en mission ou autre activités de l’ONG) L’idée est née en 2005  suite à une mission en congés solidaires au Pérou :   Le volontaire chargé d’aider une coopérative de producteurs de fruits dans ses efforts de diversification de débouchés a eu l’idée de faire appel (via l’annuaire des anciens élèves de son école) à un spécialiste des confitures ; il a donc pris contact avec lui : avant son départ pour s’informer sur le sujet , pendant son séjour sur place  en lui posant des questions techniques  précises  ;  ces échanges se sont faits par mail et Skype ; toujours par ces mêmes moyens il est resté à la disposition de la coopérative et, grâce aux compétences d’autres membres du réseau, il continue le projet avec eux. A son retour, il décide d’élargir l’expérience et de créer un réseau de compétences. Aujourd’hui, l’association compte plus de 400 membres, de 27 nationalités différentes et aux parcours variés. Leurs compétences vont du domaine technique (notamment agroalimentaire) à la gestion (marketing, finance, informatique) mais aussi la santé, l’artisanat…. L’aide proposée peut prendre la forme de conseils techniques, de savoir faire, d’outils et procédés adaptables à l’activité artisanale locale, de supports pédagogiques et de communication (audio-visuel, traduction…). Nous pouvons donc aider les membres de votre association XXXX qui partent en congés solidaires et les faire bénéficier de l’expertise du réseau pour la préparation et le déroulement de leurs missions. Pouvons-nous examiner ensemble la meilleure manière de mettre en relation les membres de nos associations pour renforcer l’efficacité des actions de terrain ? Dans l’attente de vous lire, cordialement, xxx OUTIL Le KIT de COMMUNICATION AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

3 ANIMER les ONG Répondre à une demande d’intervention via le site internet Les associations, ONG ont la possibilité de formuler une demande d’assistance via notre site internet. Cette demande est réceptionnée par Julien, qui renvoi sur Thierry, qui ensuite dispatche sur un animateur. Si la demande est précise: envoyer un mail au demandeur et mettre en marche le processus d’animation des interventions. OUTIL Exemple de mail  Bonjour X, Nous avons bien noté vos différentes demandes d’aide et sommes en train de rechercher des membres de CS ayant les compétences pour vous aider afin de vous mettre en relation. Si la demande est trop vague: envoyer un mail au demandeur afin d’obtenir plus d’informations (sur les compétences recherchées et sur l’ONG) puis entrer si possible en contact téléphonique avec lui. OUTIL Exemple de mail  Bonjour X…. Nous avons bien reçu votre demande d’appui sur XXX Il serait intéressant d'essayer de  nous préciser de quelles compétences particulières vous souhaiteriez bénéficier de la part de membres de Compétences Solidaires afin de pouvoir vous aider sur des actions bien définies. A ajouter dans le courrier réponse si besoin: Afin de mieux vous connaître, pourriez vous nous préciser les objections et principales réalisation de votre association ? Comme vous l’avez compris à la lecture de notre charte, le réseau CS  propose un support sur des missions concrètes et ponctuelles et peut fournir des conseils techniques /du savoir faire dans de nombreux domaines, des outils et procédés adaptables à l'activité artisanale locale, des supports pédagogiques et de communication (audio-visuel, traduction).... Si le demandeur / l’ONG n’est pas membre u réseau, il faudra, à un moment du processus, lui faire adhérer la charte de Compétences Solidaires AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

4 ANIMER les ONG Si le demandeur est membre du réseau (de nombreux membres des pays africains font parties d’associations locales): leur demander un topo sur cette structure afin d’en parler sur notre site / newsletter: OUTIL Exemple de mail  D’autre part, nous présentons régulièrement sur notre site les associations dans lesquelles un membre de CS est impliqué ; afin de pouvoir présenter votre association, nous vous proposons donc de nous en parler en nous adressant les informations suivantes : A propos de l’ONG…. Son nom, sa date de création et le ou (les) pays dans le(s)quel(s)  elle intervient : Ses domaines d’activité : Le nom et le rôle de la personne membre de Compétences Solidaires  Le nombre d’adhérents : Recevez vous l’appui d’autres ONG et si oui le(s)quelle(s) : Réalisation(s) récente(s) éventuelle(s): Pouvez vous nous parler d’une (ou plusieurs) réalisation(s) récente(s) : le type d’action, combien de personnes ont été  concernées, comment l’action a-t-elle été financée etc.    Projets :Si vous avez des actions en cours ou des projets, de quelles compétences particulières souhaiteriez vous bénéficier de la part de membres de Compétences Solidaires ? Informations particulières que vous souhaitez ajouter : Bien cordialement, XXX Entretenir la relation Les associations partenaires de CompSol font l’objet d’un suivi - mensuel si le volume d’activité est fort - bimensuel, pour relance, si les besoins sont ponctuels AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

5 ANIMER les ONG Mettre à jour le tableau de suivi des ONG
Pour accéder à ce document: se connecter pour avoir accès à l’espace « ressources animateurs » du site. 1 2 Aller dans la sous rubrique « OUTILS », cliquer sur « Tableau de suivi des ONG » puis ouvrir le document joint. Modifier les champs en haut à gauche, puis enregistrer le document en modifiant la date dans le nom du fichier (ANNEEMMJJ): « tableau suivi ONG_MaJ xls » devient « tableau suivi ONG_MaJ xls » 3 Une fois vos modifications effectuées sur le fichier et enregistrer, il faut replacer la nouvelle version sur le site: Depuis la page sur le site, aller dans SPIP en cliquant sur « modifier cet article » 4 5 Cliquer sur « modifier cet article », à côté du titre Supprimer l’ancien document, puis rattacher la nouvelle version en cliquant sur « parcourir » puis « télécharger ». Pour finir, cliquer sur ENREGISTRER (en bas de page), VOIR EN LIGNE pou retourner sur le site, RECALCULER CETTE PAGE pour que la modification soit chargée. 7 8 9 10 11 6 AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

6 DEVELOPPER le réseau Valider des candidatures, parrainer
Un tableau récapitulatif des candidatures se trouve dans: ACCES AUX RESSOURCES ANIMATEURS => ACCES A LA LISTE DES MEMBRES DU RESEAU Pour visualiser toutes les fiches, triez sur le critère « parrain » = TOUS, puis cliquez sur METTRE A JOUR LA LISTE. Les candidats apparaissent par ordre alphabétique. En cliquant sur leur nom, vous accédez à leurs fiches. De la même manière, un tri est possible par la personne qui a parrainé le candidat. Pour supprimer une fiche de la base de données, cliquez sur SUPPRIMER face au nom. 1 2 1 2 3 3 Pour INTEGRER le candidat dans le moteur de recherche, il faut lui attribuer un parrain et valider sa fiche (statut fiche CompSol = VALIDE). Les fiches non validées sont donc consultable en triant sur le critère « Parrain » = Sélectionnez un candidat et ouvrez sa fiche: Si la fiche est incomplète, envoyez lui un mail en lui demandant les précisions sur les parties manquantes. Si la fiche vous semble satisfaisante: 4- Réécrire si besoin son nom en MAJUSCULE (utile notamment pour les personnes d’origine africaine) 5- Ajouter le code postal après la VILLE (utile pour effectuer une recherche par zone géographique) 6- Réécrire le pays en MAJUSCULE (utile lors de la mise à jour du document « répartition des consultants par pays ») 7- Cliquer sur ENREGISTRER LES MODIFICATIONS APPORTEES A LA 1ERE PARTIE DE LA FICHE 8- Sélectionner un PARRAIN 9- Passer en statut FICHE VALIDEE PAR LE PARRAIN 10- METTRE A JOUR LE SUIVI 4 8 5 6 9 10 AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: / 7

7 DEVELOPPER le réseau Mettre à jour une fiche de compétences
Par les différents contacts que vous avez avec les membres du réseau, vous pouvez être amené à modifier quelques éléments: coordonnées, mise à jour des compétences, etc… Ouvrez la fiche (via le moteur de recherche, ou via le tableau de suivi des candidatures). Effectuez les modifications nécessaires, puis enregistrez au fur et à mesure: AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

8 DEVELOPPER le réseau Alimenter le site internet par de nouveaux articles Allez dans l’ESPACE PRIVE, puis cliquez sur ECRIRE UN NOUVEL ARTICLE Saisissez les informations suivantes : 1- Titre de l’article, 2- Sélectionner la rubrique dans laquelle vous souhaitez publier votre article, en cliquant sur la loupe, puis en choisissant la destination adéquate. 3- Descriptif rapide (le résumé, utile pour la newsletter), 4- Le contenu dans le champ « texte », 5- Cliquez sur ENREGISTRER (en bas de page). 1 2 3 4 Dans l’écran suivant, relisez votre article pour vérifier que tout est correct. Changer le statut de l’article : A cette étape de la création d’un article, son statut est « en cours de rédaction », c'est-à-dire qu’il n’est pas encore visible sur le site. Pour valider votre article, choisissez dans la liste déroulante le statut « Publié en ligne » puis cliquez sur le bouton « VALIDER » qui apparaît à droite de la liste déroulante. 5 5 AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

9 DEVELOPPER le réseau Alimenter le site internet par de nouveaux articles Ajouter une pièce jointe à votre article : N.B : Faites très attention à la taille de vos pièces jointes. Par principe, elles ne doivent pas dépasser 1 Mo. Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter un document (word, excel, etc...) à votre article. Vos lecteurs auront alors la possibilité de télécharger cette pièce jointe pour la lire. 1. Cliquez sur le bouton parcourir pour aller sélectionner le document sur votre ordinateur : 2. Cliquez sur le bouton « Télécharger »  pour ajouter votre document. Vous avez terminé la rédaction de votre article. Vous pouvez voir le résultat en ligne en cliquant sur le lien « Voir en ligne » situé à gauche sous le numéro de votre article, puis RECALCULER CETTE PAGE pour voir vos modifications sur la page. Participer à la rédaction de la newsletter La newsletter est envoyée de manière trimestrielle, et s’agrémente automatiquement des nouveaux articles publiés sur le site entre 2 parutions. A vous d’enrichir le site via vos articles, et la newsletter vous en sera reconnaissante ! Quelques règles lorsque vous publiez dans la rubrique JE M’INFORME => SUJETS D’ACTUALITES: n’oubliez pas de citer vos sources et de renvoyer vers le site officiel ou l’article de presse dont vous vous êtes inspiré. AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

10 DEVELOPPER le réseau Proposer et participer à des actions de communication et de promotion du réseau Toutes les bonnes idées pour faire parler du réseau et alimenter nos membres (surtout ceux qui ne sont pas encore intervenus sur une mission) sont bonnes à prendre ! Quelques exemples de réalisation: Organisation de l’apéro solidaire. OUTIL Exemples de mail  Chers tous, Nous proposons un apéro afin de réunir les membres lyonnais (ou proches !) du réseau COMPETENCES SOLIDAIRES, le Jeudi 02 juillet, de 19h30 à 20h30. C'est une bonne occasion de faire connaissance, d'échanger sur le réseau, et de partager un bon moment. Dites nous vite si vous êtes disponibles pour nous rejoindre par retour de mail. Solidairement, Alexandra, Marie et Julien, Animateurs du réseau COMPETENCES SOLIDAIRES La plaquette de communication OUTIL Maquette OUTIL Logo AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

11 ANIMER les interventions des consultants
Mettre une mission en ligne Ceci revient à publier un nouvel article: Allez dans l’ESPACE PRIVE ou cliquer sur MODIFIER CETTE RUBRIQUE, en haut à droite de l’écran. Une fois dans SPIP, cliquez sur ECRIRE UN NOUVEL ARTICLE Saisissez les informations suivantes : 1- Titre de l’article, 2- Sélectionner la rubrique dans laquelle vous souhaitez publier votre article: JE PEUX AIDER => INTERVENTION EN ATTENTE DE CONSULTANTS 3- Descriptif rapide (le résumé, utile pour la newsletter), 4- Le contenu dans le champ « texte », suivant le modèle suivant: DATE de MISE EN LIGNE: INTITULE: COMPETENCES RECHERCHEES: BENEFICIAIRES: CONTACT: Astuce: copiez le modèle sur une mission déjà publiée et modifiez le contenu. 5- Cliquez sur ENREGISTRER (en bas de page). 1 2 3 Dans l’écran suivant, relisez votre article pour vérifier que tout est correct. Ajouter un document si nécessaire. 5- Changer le statut de l’article : choisissez dans la liste déroulante le statut « Publié en ligne » puis cliquez sur le bouton « VALIDER » qui apparaît à droite de la liste déroulante. 5 AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

12 ANIMER les interventions des consultants
Mettre une mission en ligne Une fois la mission mise en ligne, remplir le Tableau de suivi des contacts & missions: ACCES AUX RESSOURCES ANIMATEURS => « OUTILS » => « Tableau de suivi des contacts » puis ouvrir le document joint. Aller sur l’onglet « mission », modifier les champs en haut à gauche, puis enregistrer le document en modifiant la date dans le nom du fichier (ANNEEMMJJ): « tableau suivi Contact_MaJ xls » devient « tableau suivi Contact_MaJ xls » Une fois vos modifications effectuées sur le fichier et enregistrées, il faut replacer la nouvelle version sur le site: Depuis la page sur le site, aller dans SPIP en cliquant sur « modifier cet article » 4 5 Cliquer sur « modifier cet article », à côté du titre Supprimer l’ancien document, puis rattacher la nouvelle version en cliquant sur « parcourir » puis « télécharger ». Pour finir, cliquer sur ENREGISTRER (en bas de page), VOIR EN LIGNE pou retourner sur le site, RECALCULER CETTE PAGE pour que la modification soit chargée. 7 8 9 10 11 6 AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

13 ANIMER les interventions des consultants
Rechercher des consultants pour une intervention Soit un membre du réseau se manifeste via le site internet, suite à la publication de la mission en ligne (ou la diffusion d’une newsletter). Dans ce cas, le contactez directement par mail ou téléphone (voir « Contacter les potentiels consultants et les mettre en lien avec le bénéficiaire ») Soit vous devez chercher les compétences, à l’aide du MOTEUR DE RECHERCHE: ACCES AUX RESSOURCES ANIMATEURS (en bas de page du site) => ACCES AU MOTEUR DE RECHERCHE A savoir: L’outil n’est sensible ni aux accents, ni aux majuscules/minuscules. Possibilité de mettre 3 mots pour la recherche, sans virgule, sans mots de liaison entre (AND, ET sont donc inutiles) Les mots clés apparaissent en vert dans les 1eres lignes de la fiche Il vous suffit alors de cliquer sur le nom du consultant pour accéder à sa fiche. Vérifier dans le tableau de suivi des activités si la personne sélectionnée n’est pas déjà engagée sur une autre action ou bien quelles actions elle a pu réaliser dans le passé. Vérifier le niveau de qualité de ses réponses ( voyant vert – orange – rouge, si disponible) AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

14 ANIMER les interventions des consultants
Contacter les potentiels consultants et les mettre en lien avec le bénéficiaire Une fois que vous avez sélectionner les membres du réseau susceptibles d’intervenir, contactez les par mail puis par téléphone pour ceux que vous jugez les plus en adéquation avec la mission. Pensez à remplir le tableau de suivi des contacts dès que vous sollicitez un membre du réseau (voir «  Mettre à jour le tableau de suivi des contacts et des missions  ») OUTIL Exemples de mail pour un 1er contact  Bonjour X….  Vous êtes membre de Compétences Solidaires et j’ai vu dans votre fiche que vous aviez proposé de partager vos compétences dans le domaine de …... Nous avons actuellement une demande de l’association …… qui sollicite notre aide sur……   Pouvez vous intervenir sur ce projet ?  A bientôt  XX animateur du réseau Compétences Solidaires  Bonjour, Nous recherchons parmi les membres du réseau Compétences Solidaires, des personnes ayant une expérience dans XX. Il s'agit d'aider l'association XX qui intervient sur des projets de XX  D'après votre fiche de compétences, vous avez de l'expérience dans ce domaine. Merci de m'indiquer si vous vous êtes en mesure d'aider cette personne. Si tel est le cas, merci de me contacter pour que je puisse vous présenter plus précisément le contexte. Cette intervention est décrite sur le site de Compétences Solidaires: "competences- solidaires.org" - rubrique "Vous pouvez les aider". Mettre le lien avec l’emplacement de la mission sur le site Dans l'attente de votre réponse, solidairement XX animatrice du réseau Compétences Solidaires OUTIL Exemple de mail suite à un contact téléphonique  Re-bonjour, Suite à notre entretien téléphonique, voici quelques éléments supplémentaires pour vous aider à mieux connaitre l'association qui a formulé cet appel à compétences: XX  Je vous laisse revenir vers moi d'ici quelques jours pour: - me confirmer que vous êtes d'accord pour intervenir sur cette demande d'appui, en m'indiquant plus ou moins le temps que vous pouvez y consacrer - essayer de répondre à vos 1eres questions ! Les prochaines étapes pourraient alors être celles ci: - mise en relation directe avec l'association: (contact) afin de bien définir ce qu'elle attend. début de la collaboration, à distance (mail, téléphone) Je reste pour ma part en back up si besoin, il vous suffit juste de me tenir informée de vos échanges.  bien à vous, XX animatrice du réseau COMPETENCES SOLIDAIRES AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

15 ANIMER les interventions des consultants
Contacter les potentiels consultants et les mettre en lien avec le bénéficiaire (suite) Si plusieurs membres se portent volontaires, essayez d’identifier une personne qui pourrait se charger d’être le contact privilégié avec le demandeur et de faire intervenir les autres personnes repérées sur des points précis. OUTIL Exemple de mail  Bonsoir, merci beaucoup de votre réponse. Un membre du réseau est déjà positionné sur cette intervention depuis aujourd'hui. Néanmoins, cette personne a peu de temps à consacrer à cette mission. Je vous propose donc de revenir vers vous si un complément d'expertise est nécessaire pour aider cette association à XX Je vous tiens informé, bien à vous, Il faut ensuite mettre en relation le ou les membres qui vont intervenir avec le bénéficiaire: OUTIL Exemple de mail au consultant  Bonjour XX, Suite à notre demande, vous avez proposé vos compétences afin d’aider l’association XX et nous vous en remercions . Afin de commencer à travailler dans ce sens, pouvez vous maintenant prendre contact avec XX  Bonjour XX, Suite à notre demande, vous avez proposé vos compétences afin d’aider l’association XX et nous vous en remercions. Afin de commencer à travailler dans ce sens, Nous transmettons vos coordonnées à XX, (personne ou assoc qui sollicite l’aide) qui devrait vous contacter très prochainement.  Suite à notre appel, vous avez proposé vos compétences pour aider l’association XX et nous vous en remercions vivement. Ce dont vous êtes chargé actuellement dans votre activité professionnelle ( reprendre sommairement les compétences ) semble(nt) en effet bien en adéquation avec les projets d’XX. Voici ce que nous proposons comme démarche : afin de bien préciser ses demandes , pourriez vous  dans un premier temps prendre contact avec (la personne sollicitant l’aide) une fois une les besoins bien définis et si vous êtes d’accord pour coordonner le projet , vous pourriez faire appel à d’autres membres du réseau (indiquer le nombre)  qui ont également proposé leurs compétences pour aider cette association: noms et mails des membres ayant répondu positivement à l’appel Merci de nous faire savoir si cela vous convient. Cordialement XX animateur de CS pour plus d’informations sur cette association : internet OUTIL Exemple de mail au demandeur (privilégiez le contact téléphonique)  Bonjour X, Comme nous vous l’annoncions dans un message précédent, nous recherchions des personnes ayant les compétences pour vous aider dans vos différentes demandes et nous avons le plaisir de vous informer que nous communiquons ce jour vos coordonnées à …. Membre de CS, qui s’est proposé et qui devrait vous contacter directement Merci de nous tenir au courant de l’évolution de cette coopération. AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

16 ANIMER les interventions des consultants
Suivre l’avancement de la mission Passez la mission en ligne sur internet dans la rubrique « INTERVENTION EN COURS »: depuis la page du site, aller dans SPIP en cliquant sur « modifier cet article » Cliquez sur « modifier cet article », à côté du titre Changez l’emplacement de l’article puis cliquer sur ENREGISTRER (en bas de page), VOIR EN LIGNE pou retourner sur le site, RECALCULER CETTE PAGE pour que la modification soit chargée. Systématiquement en copie des échanges de mails entre le consultant et le bénéficiaire, vous êtes informés de la bonne marche de l’intervention. La préparation des réunions mensuelles entre animateurs est l’occasion de faire un point sur le déroulement, par mail ou par téléphone, auprès des 2 parties. Pensez à mettre régulièrement à jour le tableau de suivi des activités et missions. Faire un bilan de fin de mission avec le consultant / le bénéficiaire Indispensable pour s’assurer que l’objectif est atteint et recueillir le ressenti des 2 parties. Ce bilan pourra d’ailleurs faire l’objet d’un article sur le site. OUTIL Exemple de mail au bénéficiaire  Bonjour XX, Lorsque vous aurez un moment, je pense qu'il serait intéressant de faire un petit bilan sur Compétences Solidaires: - est que cela vous a été utile ? - que pensez vous de la qualité des informations fournies par nos bénévoles ? - avez vous identifié d'autres points sur lesquels nous pourrions vous aider afin de prolonger votre mission à distance ?  Dites moi si vous avez un moment pour échanger sur notre action, c'est important pour nous et nos bénévoles de voir comment les bénéficiaires nous perçoivent. Si vous le souhaitez, vous pouvez même écrire quelques lignes pour publier sur notre site internet.  A votre disposition pour en discuter, Bien à vous, XX, animatrice du réseau Compétences Solidaires AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

17 ANIMER les interventions des consultants
Capitaliser les informations, archiver la mission Les éventuels données techniques ou supports échangés pendant l’intervention peuvent être archivés sur la fiche mission, en ajoutant des pièces jointes à l’article. Classez la mission dans la rubrique INTERVENTIONS CLOSES, en ajoutant un bilan à la fin de la fiche: principales réalisations, remerciement des membres qui se sont impliqués. 1 2 2 1 Les mises à jour régulières du tableau de suivi des contacts et missions permettent également de capitaliser sur les intervenants et leurs prestations. Pensez à clôturer ce tableau. Enfin, si vous avez récolté un article « TEMOIGNAGNE », publiez le dans la rubrique « JE M’INFORME » => « LA VIE DU RESEAU » AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

18 ANIMER les interventions des consultants
Évaluer la performance des consultants Afin de satisfaire au mieux les ONG qui font appel à nous, il est important d’évaluer la réactivité et l’implication de nos membres, afin de proposer sur les futures interventions les consultants les plus motivés. Pour cela, une évaluation est à faire: Sur le moteur de recherche: ouvrir la fiche du candidat, sélectionner le niveau d’implication suite à son intervention, et mettre à jour le suivi. Une pastille de couleur apparaît au niveau du moteur de recherche. Sur le tableau de suivi des contacts: mettre une croix dans la colonne appropriée (le niveau d’évaluation est plus fin que pour le moteur de recherche). AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

19 PARTICIPER au fonctionnement du réseau
Assister à la réunion mensuelle avec les autres animateurs Afin d’être efficace pendant la réunion, voici quelques incontournables pour bien la préparer: Mettre à jour le tableau de suivi des contatcs et missions Mettre à jour le tableau de suivi des ONG Faire un point sur les missions en cours, et mettre à jour les pages internet associée (mission en attente, terminée, bilan de mission, etc…) Reprendre le plan d’action du dernier compte rendu et s’assurer de la mise en œuvre des actions dans les délais prévus. Mettre en œuvre les actions dont on est responsable A l’issue de chaque réunion mensuelle, un plan d’actions est établi. Les délais fixés se doivent d’être raisonnables pour la personne qui prend en charge l’action. Chaque animateur doit pouvoir se sentir à l’aise vis-à-vis du temps qu’il met à disposition pour Compétences Solidaires. Mieux vaut prévoir une action sur un délai plus long que de la reporter mois après mois. Mettre en place de nouveaux outils pour favoriser le fonctionnement du réseau et du site Toutes les bonnes idées sont bonnes à prendre ! Elles sont à remonter à notre webmaster qui étudie la faisabilité et effectue sa mise en œuvre. AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /

20 PARTICIPER au fonctionnement du réseau
Mettre à jour le tableau de suivi des contacts et missions Pour accéder à ce document: se connecter pour avoir accès à l’espace « ressources animateurs » du site. 1 2 Aller dans la sous rubrique « OUTILS », cliquer sur « Tableau de suivi des contacts » puis ouvrir le document joint. Modifier les champs en haut à gauche, puis enregistrer le document en modifiant la date dans le nom du fichier (ANNEEMMJJ): « tableau suivi contacts_MaJ xls » devient « tableau suivi contacts_MaJ xls » 3 Une fois vos modifications effectuées sur le fichier et enregistrer, il faut replacer la nouvelle version sur le site: Depuis la page sur le site, aller dans SPIP en cliquant sur « modifier cet article » 4 5 Cliquer sur « modifier cet article », à côté du titre Supprimer l’ancien document, puis rattacher la nouvelle version en cliquant sur « parcourir » puis « télécharger ». Pour finir, cliquer sur ENREGISTRER (en bas de page), VOIR EN LIGNE pou retourner sur le site, RECALCULER CETTE PAGE pour que la modification soit chargée. 7 8 9 10 11 6 AD – Créé le: 13/11/2009 – Modifié le: /


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