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ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES IDÉES DINNOVATION Développer le mandat et bâtir le plan de projet eFormation #1 aux Champions et Leaders de projets dinnovation.

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1 ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES IDÉES DINNOVATION Développer le mandat et bâtir le plan de projet eFormation #1 aux Champions et Leaders de projets dinnovation Juin 2013 v

2 LES INTERVENANTS 2 Caroline Pratte Directrice au développement organisationnel Brigitte Lépine Vice-Présidente, strategie et innovation

3 3 DABORD, QUELQUES INSTRUCTIONS…

4 FERMEZ VOS FICHIERS ET APPLICATIONS Facilitez la prise en charge de Webex par votre ordinateur 4

5 Plein écran 5

6 2 1 RÉPONDEZ À NOS QUESTIONS DIRECTEMENT DANS LA PRÉSENTATION Positionnez votre curseur vers le haut de lécran: 3- Sélectionnez la flèche 2- Un clic sur licône de crayon ouvre la fenêtre Outils dannotation. 4- Cliquez à nimporte quel endroit sur lécran

7 OÙ ÊTES-VOUS PRÉSENTEMENT ?

8 ENREGISTREMENT... 8

9 ÉTUDE DE FAISABILITÉ DES IDÉES DINNOVATION Développer le mandat et bâtir le plan de projet eFormation #1 aux Champions et Leaders de projets dinnovation Juin 2013 v

10 SOUTIEN AU LEADER DE PROJET DINNOVATION 10 Phase 1 Développer le mandat et bâtir le plan de projet Phase 2 Effectuer les suivis et contrôles Validation Point de contrôle avec Champion eFormation #1 Point de contrôle avec Champion eFormation #2 Juin 2013 Parrain / Groupe de travail Validation Le processus de formation et de coaching suivant a été conçu comme un mécanisme simple et dynamique de soutien aux Leaders de projets dinnovation afin de compléter létude de faisabilité à temps pour la journée dinnovation du 7 novembre Août 2013 Parrain / Groupe de travail

11 11 IDÉES LES PLUS PROMETTEUSES IdéesParticipantsAnimateur Entité daffaires SecteurÉvén. Recon. ParrainsChampion & Leader Membres Équipes Faisabilité Business & Education VERTiGO Mauricio Fernandez, Thibault de la Grange, Nathalie Bourget, Geneviève Vincent Caroline Phaneuf Cedrom-Sni, Constructo TC MediaTBD Pierre Marcoux Champion: Francois Aird Project Leader: Francois Guérette TBD … Événements TC Ugo Giguère, Emanuelle Fortin- Charron, Nancy Corriveau, Josiane Noiseux, Jacynthe Deslauriers Jean- François Bruneau Publisac, L'ExpressTC MediaTBD Co-Champions: Serge Lemieux (Local) Nathalie Carbonneau (National) Project Leader: Stephane Vinet TBD … Diane Arseneau (Les Affaires) Marketers & Advertisers Cookie Jar Claude Cajolet, Jonathan Brunelle, Anthony Power, Philippe Lebel, Julia Correa, Joanne Ezer, Chris Osborne, Lisa Ventola Caroline Phaneuf Totem, Thindata, ReduxTC MediaJuly 9 Louis de Bellefeuille & Mathieu Péloquin Champion: Chris Osborne Project Leader: Eric Latreille TBD … Digital advertising needs a revolution Scott Carefoot, Dan Seaman Shauna Gutoskie MagazinesTC MediaJune 19 Champion: Nicolas Faucher Project Leader: Dan Seaman TBD … Nest Lori Chalmers, Charlene Colwill, Jennifer Giesbrecht, Stacy McLachlan, Maia Odegaard Catherine Gray Western LivingTC Media w/o July 8 (TBC) Champion: Caroline Andrews Project Leader: Steven St-Pierre Lori Chalmers TBD.. Local Solutions TC Local Marie-Claude Champoux, Frédéric Frenette, Marie-Eve Marchildon, Marc Lemire, Guy Allaire, Jean- François Dumontier Myriam Bineau Publisac, L'Hebdo, Hebdo Mékinac TC MediaJune 25 Denis Hénault Champion: Laurent Elkaim Project Leader: Caroline Phaneuf TBD … La Shop Evelyne Rondeau, Patrice Charbonneau, Marie-Claude Turcotte, Richard Boudrias, Eric Boissonneault Martin Vallée Solutions LocalesTC MediaJune 28 Champion: Benoit Caron Project Leader: Sylvianne Lussier TBD … Publishers Panoracolle Alain Roy, Richard Thibault, Sylvain Poirier, Sylvain Laroche, Luc Corbin, Hendrick Goossens Benoit Richer Ross-Ellis, TransmagTC ImprimeriesJune 25 Jules Roux Champion: Haig Poutchigian Project Leader: Luc Corbin Pierre Deslongchamps … Pochette publicitaire Michel Normand, Daniel Beaulne, Michel Rochon, Michel Larocque, Yves Taillefer, Daniel Taillefer, Jessica Lafleur Yan ProulxQualimax TC Media & Imprimeries June 10 Champion: Marian Kerr Project Leader: Michel Normand TBD.. … Retailers Lock and Load System Ian McClean, Wendy Losberg, Lissa McAllister, Mary MacPhail, Shaun, McAllister, Janice Walsh Kellie Lefaive Vaughan, Brampton & Aurora Sales, Premedia TC Media & Imprimeries June 4 (Tor) Alain Gignac Champion: James Aziz Project Leader Bruce Jensen TBD... … ShopCo Colleen Fava, Guy Leshinski, Katie MacGregor, Kathy Pham, Ian Lalonde Jessica Davidge Consumer solutions, Totem, Sales, Digital solutions TC MediaJune 26 (Tor) Co-Champion: Isabelle Maheux/ Isabelle Giroux Project Leader: Katie MacGregor Philippe Rottenberg …

12 OBJECTIFS Mener une étude de faisabilité et monter un dossier de décision (Business Case) Développer et valider un mandat Bâtir votre plan de projet et mobiliser les ressources nécessaires. À la fin de cette séance deFormation, vous devriez être en mesure de: 12

13 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

14 DÉROULEMENT 1. Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs 14

15 Besoins dinnovation et génération didées Étude de faisabilité détaillée Développement Tests et validation Commercialisation/ Implantation Étude de faisabilité Exploration (idée) Sélection (concept) Réalisation (projet) ÉTAPE 15 LES PORTES : POUR ACCÉLÉRER LES DÉCISIONS Journée Innovation, 7 Nov. Événements de sélection du Challenge 2013 Text2 Buy Panoramax En cours Délais Défis majeurs Smart Flyers HILO Retail Entry Portal Iolo My Life Mon Quartier

16 QUEL EST LOBJECTIF DE LÉTUDE DE FAISABILITÉ? Lobjectif est dévaluer: Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle) Peut-on faire de largent? (faisabilité financière) 16

17 PLANIFIER LE TRANSFERT DE LIDÉE VERS LÉQUIPE DE LÉTUDE DE FAISABILITÉ 17 Champion Leader de projet Membres de léquipe de faisabilité Équipe du challenge Étude de faisabilité Il est recommandé que les Champions et les Leaders de projet planifient une rencontre avec léquipe du Challenge pour comprendre lidée et tenir compte de la portée du projet ainsi que des opinions et commentaires formulés durant les événements de sélection. Saisissez cette occasion de mesurer lintérêt, la disponibilité et lexpertise de membres potentiels de léquipe. Pour létude de faisabilité, choisir des membres déquipe qui ont de lexpertise. Besoins dinnovation et génération didées Événements de sélection du Challenge 2013

18 JuinJuilletAoûtSept.OctNov.Déc 18 DAUJOURDHUI À DANS 4 MOIS Point de contrôle avec Parrain Clarifier mandat et développer le plan de projet Suivi de projet Point de contrôle avec Parrain Remise de létude de faisabilité: 1er Nov, midi Journée Innovation, 7 Nov Formation pour Champions et Leaders en gestion de projet dinnovation. 14 eFormation A) Bâtir une étude de faisabilité + B) Le mandat + C) Le plan de projet eFormation A)Suivi de projet B)Questions et réponses Mi- Août Oct. eFormation Presenter un dossier de décision (Business Case) Formation pour amorcer létude de faisabilité

19 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

20 Quel est votre niveau dexpérience en gestion de projets? Jai une longue expérience de gestion de projets Jai géré de nombreux projets, mais je ne suis pas un expert Jai déjà géré des projets, mais je ne le fais pas souvent Je nai jamais géré de projet 20

21 QUEST-CE QUUN PROJET DINNOVATION? Un projet qui est: Temporaire (début et fin) Unique Élaboré en phases RAPPEL: Définition de linnovation de TC: Développer et implanter/commercialiser des nouvelles offres, de nouveaux processus ou procédés qui créent une valeur ajoutée significative ou un avantage concurrentiel 21

22 Objectifs de Gestion de projet: 1. Livrer le projet à temps 2. Utiliser judicieusement les ressources financières & humaines 3. Assurer la qualité des livrables du projet 4. Identifier les échecs en début de projet (si nécessaire) 22 PRÉ-REQUIS: 1. Mandat clair/ description / échéancier 2. Équipe forte et multi-disciplinaire 3. Bon plan de communication 4. Suivis rigoureux (planifier-faire-vérifier-agir)

23 UTILISATION JUDICIEUSE DES RESSOURCES (FINANCIÈRES & HUMAINES) 23 Investissements + $ Incertitude ? Peu dinformation... peu d $ Plus dinformation... Plus d $$$ SélectionRéalisation

24 IDENTIFIER LES ÉCHECS EN DÉBUT DE PROJET Effet dentonnoir le processus de « gating » 24 SélectionRéalisation

25 Tuer un projet qui ne réussira pas ne constitue pas un échec, cest faire preuve de courage! 25

26 RÈGLE FONDAMENTALE « La gestion de projets dinnovation doit être encadrante, mais non contraignante. » 26

27 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation Survol Rôles et responsabilités Processus de gestion dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

28 PLUSIEURS JOUEURS CLÉS 28 Champion Leader de projet Propriétaire Parrain

29 Parrain: Déterminer un Champion et confirmer le Leader de projet Obtenir les fonds Les Parrains et les membres des groupes de travail de clientèle (tous ou certains dentre eux) participeront de concert à létude de faisabilité en: Confirmant le mandat et le plan du projet de létude de faisabilité Apportant du soutien au champion Donnant accès aux ressources possédant les compétences nécessaires pour participer à létude de faisabilité Faire au moins deux suivis avant la remise du 1 er novembre. 29 RÔLES ET RESPONSIBILITÉS: LE PARRAIN ET LE COMITÉ DE TRAVAIL

30 RÔLES ET RESPONSABILITÉS: LE CHAMPION Il établit clairement les objectifs de létude de faisabilité du projet Il fait un suivi de lavancement du projet 30 Le Champion était un membre de lun des groupes de travail et a participé à un camp dinnovation.

31 RÔLES ET RESPONSABILITÉS: LE LEADER DE PROJET Envers létude de faisabilité du projet: Livre à temps, selon le budget et en atteignant les objectifs convenus Envers le Champion : Collabore avec le Champion pour clarifier le mandat et la description de létude de faisabilité Sassure que létude de faisabilité sera réalisable Gère les ressources mises à sa disposition Communique la progression du projet, les entraves ou succès au cours de la démarche Avise rapidement de toute problématique majeure et propose des ajustements Mène léquipe jusquà la présentation du 7 novembre Envers léquipe de projet: Bâtit une équipe de projet avec lexpertise requise Dirige et coordonne les activités Assure la communication de linformation reliée au projet 31 Peut avoir été un membre de léquipe qui a proposé lidée ou non.

32 RÔLES ET RESPONSABILITÉ AU COURS DES 4 PROCHAINS MOIS Parrain: ~ 5h Champion: ~ 5 à 10 h Leader de projet: ~ 25 heures Membres de léquipe: ~ 75 heures au total 32

33 33 Le Champion et le Leader de projet doivent être deux personnes différentes! ATTENTION! Champion Leader de projet Propriétaire Parrain

34 RÔLES ET RESPONSABILITÉS: LE PROPRIÉTAIRE 34 Il prend la relève du Leader de projet lorsque le projet est terminé (le propriétaire sera responsable du développement et/ou de la commercialisation). Il veille à limplantation ou à la commercialisation des extrants du projet.

35 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation Survol Rôles et responsabilités Processus de gestion dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

36 Besoins dinnovation et génération didées Étude de faisabilité 36 Développement Tests et validation Commercialisation/ Implantation Journée Innovation, 7 Nov. Événements de sélection du Challenge 2013 Étude de faisabilité détaillée ÉTAPE

37 Avez-vous des questions ou commentaires? OuiNon 37

38 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

39 ARGUMENTAIRE 3 ÉLÉMENTS CLÉS Incertitudes Temps Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle) Peut-on faire de largent? (faisabilité financière) 39

40 PRÉSENTATION DU «BUSINESS CASE» 1. Pourquoi sommes-nous ici 2. Vision et objectifs 3. Étude de marché 4. Modèle daffaires 5. Stratégie de commercialisation 6. Description de la solution (inclusions et exclusions) 7. Hypothèses et contraintes du projet 8. Solution alternatives 9. Investissements (Capex & Opex) 10. Échéancier du projet et structure (optionnel) 11. Risques du projet 12. Bénéfices du projet 13. Indicateurs de succès 14. Aspects financiers Référez au guide: Comment bâtir un business case 40

41 41 Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) 3.Étude de marché 4.Modèle daffaires 5.Stratégie de commercialisation Vendeur Expert en marketing Service à la clientèle Étude de marché, sondage, étude de cas Comprendre loffre des concurrents et comment nous nous démarquons Qui ou quoi peut aider? BUSINESS CASE- OÙ COMMENCER

42 42 BUSINESS CASE (2/3) Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) 3.Étude de marché 4.Modèle daffaires 5.Stratégie de commercialisation Vendeur Expert en marketing Service à la clientèle Étude de marché, sondage, étude de cas Comprendre loffre des concurrents et comment nous nous démarquons Qui ou quoi peut aider? 6.Description de la solution (inclusions et exclusions) 7.Hypothèses et contraintes du projet 8.Solutions alternatives 9.Investissements (Capex et Opex) 10.Échéancier du projet et structure (optionnel) 11.Risques du projet Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle) Opérateur Analyste de la technologie Efficacité manufacturière RH Décrire la solution proposée, les composantes et les partenariats potentiels

43 43 BUSINESS CASE (3/3) Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) 3.Étude de marché 4.Modèle daffaires 5.Stratégie de commercialisation Vendeur Expert en marketing Service à la clientèle Étude de marché, sondage, étude de cas Comprendre loffre des concurrents et comment nous nous démarquons Qui ou quoi peut aider? 6.Description de la solution (inclusions et exclusions) 7.Hypothèses et contraintes du projet 8.Solutions alternatives 9.Investissements (Capex et Opex) 10.Échéancier du projet et structure (optionnel) 11.Risques du projet Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle) Opérateur Analyste de la technologie Efficacité manufacturière RH Décrire la solution proposée, les composantes et les partenariats potentiels Peut-on faire de largent avec ça? (faisabilité financière) 12.Bénéfices du projet 13. Indicateurs de succès 14. Aspects financiers Finances Experts en marketing Modèles financiers

44 44 Qui ou quoi peut aider? Le Sponsor, le Champion, les groupes de travail par clientèle, le Leader du projet Léquipe qui a proposé lidée Un client potentiel UNE QUATRIÈME COMPOSANTE: PRÉSENTEZ VOTRE « BUSINESS CASE » AU MOYEN DUNE INTRODUCTION PERCUTANTE Pourquoi avons-nous besoin de vos $ et de votre attention? 1.Pourquoi nous sommes ici 2.Vision et objectifs Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) 3.Étude de marché 4.Modèle daffaires 5.Stratégie de commercialisation 6.Description de la solution (inclusions et exclusions) 7.Hypothèses et contraintes du projet 8.Solutions alternatives 9.Investissements (Capex et Opex) 10.Échéancier du projet et structure (optionnel) 11.Risques du projet Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle) Peut-on faire de largent avec ça? (faisabilité financière) 12.Bénéfices du projet 13. Indicateurs de succès 14. Aspects financiers

45 45 UN « BUSINESS CASE » COMPLET Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) 3.Étude de marché 4.Modèle daffaires 5.Stratégie de commercialisation 6.Description de la solution (inclusions et exclusions) 7.Hypothèses et contraintes du projet 8.Solutions alternatives 9.Investissements (Capex & Opex) 10.Échéancier du projet et structure (optionnel) 11.Risques du projet Peut-on le faire? (faisabilité technique et faisabilité opérationnelle) Peut-on faire de largent avec ça? (faisabilité financière) 12.Bénéfices du projet 13. Indicateurs de succès 14. Aspects financiers Pourquoi avons-nous besoin de vos $ et de votre attention? 1.Pourquoi nous sommes ici 2.Vision et objectifs

46 Plus de détails dans le Guide Comment Créer le Business Case disponible sur Intranet dans la section Innovation. Intranet: Extranet: 46

47 47 DÉROULEMENT 1. Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

48 48 LE MANDAT Mandat

49 LE MANDAT Objectif: Établir de façon claire les objectifs du projet Cette phase consiste, pour le Champion et le Leader de projet, à développer un mandat de façon à en arriver à une entente sur des objectifs quantifiables Ceci aidera à déterminer la description de létude de faisabilité à venir 49

50 LE MODÈLE DE MANDAT: Objectif: Définir la description de létude de faisabilité Le modèle propose une structure, mais ne limite en rien linitiateur. Ce dernier peut ainsi ajouter toute autre information jugée pertinente. Le mandat se limite à une page maximum. Il est essentiel que le mandat puisse évoluer en cours de projet. À être négocié avec le Champion selon les circonstances. 50

51 Le Leader de projet rédige le mandat et sollicite lapprobation du Champion. 51

52 Il y a souvent plusieurs itérations avant darriver à une entente finale sur le mandat. Cet investissement initial vous évitera de perdre du temps lors des étapes qui suivront. 52 GARDEZ À LESPRIT

53 LE LIVRABLE: SURVOL Une page Cinq sections: Nom et numéro de projet Contexte Objectifs et livrables Description Contraintes et liens Signé par le Champion et le Leader de projet 53

54 Le gabarit pour le mandat et tous les outils sont accessibles sur Intranet dans la section Innovation. Intranet: company/innovation/Pages/home.aspx company/innovation/Pages/home.aspx Extranet: -entreprise/innovation/Pages/home.aspx -entreprise/innovation/Pages/home.aspx 54

55 Connaissez-vous le projet HiLo Video? OuiJen ai entendu parler 55 Non

56 NOM ET NUMÉRO DE PROJET Nom de projet: Conseil: si possible, choisissez un nom accrocheur. Ceci facilite la vente du projet à linterne. Numéro de projet (numéro CAR): Lattribution dun numéro officialise le statut de projet. Attribution: Il vous sera fournis (médias) Varié, par site (impression) 56

57 LE CONTEXTE Brève description des raisons et de lhistorique qui ont amené la création du mandat ainsi que du contexte dans lequel le projet évoluera. 57

58 UN EXEMPLE: HILO VIDEO LUNE DES IDÉES GAGNANTES DE LÉDITION 2012 DU CHALLENGE DE LINNOVATION 58 Note: Cet exemple a été développé à partir dun projet réel. Le mandat original a été modifié pour cette formation.

59 OBJECTIFS ET LIVRABLES Description simple et concise du ou des résultat(s) anticipés du projet. Décrire ce qui confirmera latteinte des objectifs. Préciser des objectifs quantifiables et des livrables concrets. 59

60 OBJECTIFS « SMART » Cinq critères dun objectif « SMART » 60 SpécifiqueQuelles sont les attentes exactes? Pourquoi est-ce important? Qui est impliqué? Où se déroulera le projet? Quelles en sont les caractéristiques importantes? MesurableCritère concret dévaluation de la progression AtteignableNi trop ambitieux, ni en deçà des attentes Pertinent (relié)Pertinent pour lorganisation TemporelDune durée déterminée

61 EXEMPLE: HILO VIDEO 61

62 ÉTENDUE Inclus: Décrire les éléments qui seront considérés au cours du projet. Exclus: Décrire les éléments qui ne seront pas considérés dans le présent projet. Par exemple : début et fin du processus visé, produits visés, etc. 62

63 EXEMPLE: HILO VIDEO 63

64 CONTRAINTES ET LIENS ORGANISATIONNELS Les contraintes sont les facteurs limitant les options de léquipe de projet. Par exemple : Échéancier, budget, membres déquipe assignés, fournisseur spécifique, considération des résultats dun autre projet, considération de contraintes opérationnelles, etc. Les liens organisationnels sont les liens internes à considérer dans le développement du projet. 64

65 EXEMPLE: HILO VIDEO 65

66 PROCESSUS D'APPROBATION DU MANDAT 66 Mandat Désignation du Leader de projet Recherche préliminaire dinformation Rédaction du mandat Consultation du Champion Activation Allocation de ressources Approbation du mandat

67 SIGNATURE Le mandat doit être signé par le Champion et le Leader de projet. La date de présentation du plan de projet doit aussi être établie. 67

68 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

69 69 Approbation du plan de projet

70 RAPPEL RAPIDE: LES 3 ÉLÉMENTS CLÉS DU DOSSIER DE DÉCISION (BUSINESS CASE) Incertitudes Temps Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle) Peut-on faire de largent? (faisabilité financière) 70

71 LA PHASE DE PLANIFICATION Objectif de la phase de Planification: Préparer la réalisation du projet par sa planification rigoureuse. Une fois le mandat accepté, le Leader de projet mène les activités de planification afin de préparer le plan de projet Il doit y avoir au moins une réunion de léquipe de projet durant la phase de planification Objectif du Plan de Projet: Documenter le plan avant lexécution (comment, qui, quand, où) Utile afin de bien gérer la réalisation du projet; devra être approuvé par le Champion et le Parrain 71

72 LE PLAN DE PROJET 72 Activités détaillées & annexes Budget Équipe & risques Démarche & échéanciers Le mandat signé La page couverture

73 LA DISTINCTION ENTRE LE "BUSINESS CASE" ET LE PLAN DE PROJET EST-ELLE CLAIRE? 73 Oui Non, cest un peu flou!

74 DISTINCTION ENTRE LE PLAN DE PROJET ET LE "BUSINESS CASE" 74 La réponse à ces questions: Peut-on le vendre? (faisabilité commerciale) Peut-on le faire? (faisabilité technique et opérationnelle) Peut-on faire de largent? (faisabilité financière) Lélaboration du plan et les étapes à suivre pour produire le dossier de décision (Business Case) Plan de ProjetBusiness Case

75 ÉLÉMENTS DU PLAN DE PROJET Plan de projet: 1.Approche proposée 2.Échéancier de projet 3.Équipe de projet 4.Budget 5.Activités détaillées 75

76 Cette section décrit des solutions / moyens / pistes pour atteindre vos objectifs 1. APPROCHE PROPOSÉE AFIN DATTEINDRE LES OBJECTIFS 76

77 Pour chaque phase, activité et étape, indiquer les dates de début et de fin Pour chaque porte, déterminer qui doit être présent Visuel: illustrer dans un tableau ou un diagramme de Gantt 2. GRANDES LIGNES DE LÉCHÉANCIER ET ÉTAPES 77

78 EXEMPLES DE CALENDRIER DE PROJET 78

79 3. ÉQUIPE DE PROJET 79 Idéalement, une équipe-cœur de 3 à 4 membres est appuyée, si nécessaire, par une équipe élargie Équipe-cœur Équipe élargie Leader de projet

80 LES RÔLES DANS LA GESTION DE PROJET 1) Leader de projet: Livre les objectifs du projet, selon léchéancier et les budgets Prépare le mandat du projet Planifie le projet et gérer les ressources à sa disposition ($ et RH) Planifie léchéancier Effectue les suivis et contrôles Rend compte de lavancement du projet (indicateurs de performance) 2) Membres de léquipe-coeur: Contribuent activement à latteinte des objectifs du projet Responsables des livrables qui leur sont assignés Supportent les autres membres de léquipe-coeur Assurent la conservation de la connaissance (dossier, justificatifs, etc.) 3) Membres de léquipe élargie: Spécialistes dans leurs domaines respectifs, les membres de léquipe élargie supportent léquipe-cœur, en: contribuant, sur demande validant les développements 80

81 81 Impliquez dans votre équipe-projet seulement les personnes qui exécuteront ou livreront un élément, pas ceux qui seront simplement consultés. ATTENTION!

82 La composition de votre équipe-cœur et de votre équipe élargie est-elle claire pour vous? Oui! Léquipe-cœur, oui mais léquipe élargie, cest moins clair… Non. 82

83 Le Leader de projet doit sassurer quil/elle a toutes les expertises nécessaires à sa disposition. RAPPELEZ-VOUS… 83

84 Une liste des meilleures pratiques pour négocier des ressources, ainsi que dautres outils utiles, sont disponibles sur Intranet dans la section Innovation. Intranet: Extranet: 84

85 COMMUNIQUER CONTINUELLEMENT ET DE MANIÈRE EFFICACE Établir des canaux de communication efficaces 85 Le Leader de projet fait les suivis auprès de léquipe-cœur, du Champion, du Parrain et des autres parties prenantes Les membres de léquipe-cœur ont la responsabilité de faire le suivi auprès des membres de léquipe élargie

86 4. LA BUDGÉTISATION DU PROJET Consiste à décomposer les coûts pour chacune des phases ou items du projet Inclut les dépenses internes et externes. Le sommaire des coûts est présenté dans le plan de projet. Le détail des calculs se retrouve normalement en annexe. 86

87 EXEMPLE 87 Items / Activités heures- personnes (hrs) Matériel et machinerie ($) Coûts externes ($) Dépenses ($) Sous-total Total

88 88 ACCÈS AUX FONDS Les fonds dinnovation TC permettent de soutenir les phases de faisabilité préliminaire, de faisabilité détaillée et de développement de produit, jusquà la commercialisation. Une partie des fonds peut être accédée pour contribuer à létude de faisabilité, si le Parrain le requière, en communiquant avec la VP, stratégie et innovation Utilisations permises des fonds: Étude de faisabilité détaillée Développement Tests et validation Commercialisation / Implantation Étude de faisabilité Exploration (idée) Sélection (concept) Réalisation (projet) Utilisation des fonds Consultant ou support externe Étude de marché / évaluation externe Matériel Développement technologique Dépenses en capital (machinerie) Formation / conférences

89 5. ACTIVITÉS DÉTAILLÉES Le découpage du projet en phases, activités, sous-activités et livrables. Deux principales manières de détailler la réalisation du projet Tableau (Excel) Graphique (diagramme de Gantt) On doit y trouver léchéancier ainsi que la personne responsable pour chacun des livrables 89

90 5. EXEMPLE: ACTIVITÉS DÉTAILLÉES ActivitésResponsableÉchéanceStatut Étape – Approbation du mandat7 juinTerminé Monter léquipeJack11 juinTerminé Préparer 1 re version du plan de projetJack15 juinTerminé Valider le plan de projet avec léquipe-projet, le Champion et le ParrainJack17 juinEn cours Envoyer le plan de projet aux membres du SPOCJack18 juinEn cours Étape – approbation du plan de projet22 juin Étude de faisabilité Phase 1 – étude de faisabilité commerciale Valider la concurrenceJulie30 juinEn cours Discuter avec les représentants des ventesJulie1 er juilletNon débuté Analyse des données secondairesJulie2 juilletNon débuté Phase 2 – étude de faisabilité technique, opérationnelle et financière Évaluer technologies actuellement disponiblesRobert12 juilletEn cours Étape – Approbation du dossier de décision (Business Case)30 juillet Fin13 Août 90

91 LAPPROBATION DU PLAN DE PROJET Objectif: Sassurer que le plan de projet est adéquat avant de passer à la réalisation de létude de faisabilité Le Leader de projet reçoit lapprobation finale de son Champion et de son Parrain Livrable Mandat Livrable Plan de projet Livrable Business Case 91

92 DÉROULEMENT Du Challenge de linnovation à létude de faisabilité 2. Gestion de projets dinnovation 3. Comprendre quest-ce quune étude de faisabilité et quoi inclure dans un dossier de décision (Business Case) 4. Définir le mandat 5. Préparation du plan de projet 6. Synthèse, prochaines étapes et retour sur les objectifs

93 JuinJuilletAoûtSept.OctNov.Déc 93 DAUJOURDHUI À DANS 4 MOIS Point de contrôle avec Parrain Clarifier mandat et développer le plan de projet Suivi de projet Point de contrôle avec Parrain Remise de létude de faisabilité: 1er Nov, midi Journée Innovation, 7 Nov Formation pour Champions et Leaders en gestion de projet dinnovation. 14 eFormation A) Bâtir une étude de faisabilité + B) Le mandat + C) Le plan de projet eFormation A)Suivi de projet B)Questions et réponses Mi- Août Oct. eFormation Presenter un dossier de décision (Business Case) Formation pour amorcer lédude de faisabilité

94 PROCHAINES ÉTAPES POUR LES LEADERS DE PROJET 1. Définir et revoir le mandat avec le Champion avant de le valider avec le Parrain 2. Créer léquipe et élaborer le plan de projet 3. Finaliser le plan de projet et obtenir lapprobation finale du Champion et du Parrain 4. Amorcer le développement du ­­business case Note: Un expert de gestion de projet de TC pourrait être disponible pour du soutien. 94

95 RETOUR SUR LES OBJECTIFS 95 Vous devriez maintenant être à laise pour: Mener une étude de faisabilité et monter un dossier de décision (business case) Développer un mandat Bâtir votre plan de projet et mobiliser les ressources nécessaires.

96 AVANT DE TERMINER, AVEZ-VOUS UN COMMENTAIRE OU UNE DERNIÈRE QUESTION? 96 Oui Non, tout est beau!

97 MERCI! 97


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