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Lean - ENST Paris 25.03.05 INTEGRATION, URBANIZATION & FLEXIBILITY Pr Frantz Rowe University of Nantes CRGNA-LAGON Chercheur associe a l ENST Paris.

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1 Lean - ENST Paris INTEGRATION, URBANIZATION & FLEXIBILITY Pr Frantz Rowe University of Nantes CRGNA-LAGON Chercheur associe a l ENST Paris

2 Lean - ENST Paris Presentation basée sur Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies (Congres de lAIM, INT, Bidan, Rowe, 2004) Integration dans les PME (Bidan 2004,Systemes dInformation et Management) et (Bidan, 2005, Integration et flexibilité (ElAmrani, Rowe, Bidan, Geffroy, Marciniak, 2004 in Flexibilites et performance (Beaujolin-Bellet (ed)) et article Sciences de la Societe, 2004)

3 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies Theorical background (main references)… …on strategy : Miles and Snow (1978) …on strategy & IT architecture : Das, Zahra,Warkentin (1991) …on IT architecture : Markus (2000), Ross (2003)

4 Lean - ENST Paris strategic behavior: A theoretical view on prospection and defender behaviors ProspectionDefense ArchitectureOpen to meet the particular needs of the projects. (Tavakolian. 1989) Architecture closed to give greater control to the processing and broadcasting of information. (Sheth, Larson, 1990) Information accessDecentralizedCentralized Strategic role of SI development Wide, linked to all the propositionsLimited to the execution of strategy decided elsewhere. Acquisition of technologies /development Often external given the diversity of needs Internal Management styleParticipativeFormal and hierarchical

5 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture A theoretical view on IT architecture maturity Application Silo Architecture stage Standardized Technology Architecture stage Rationalized Data Architecture stage Modular Architecture stage IT capabilityIt applications serve isolated business needs Firm-wide technology standards It focused on wiring core process Modules enable business model extensions Key management innovation Technology enabled change management Standardization and exception management refresh Recognizing essence of business Practices faciliting reusability Business case for ITROI of applicationsReduced IT costs, interoperability Improved business performance; Integration Speed to market; Strategic agility Locus of controlLocal controlSenior management support of CIO Senior management, IT and process leadership Senior management, IT, process and local leadership Key gouvernance issuesEstimate, mesure, communicate value Establish (local/regional/global) standard setting, exception & funding processes Determining core processes and finding priorities Define boundaries for business experiments

6 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies Research methods… …After Marc Bidan quantitative approach (see Systems dinformation et Management, 2004 and theque.com), we retained the cases of two medium sized companies (I.BA and TFE B.PdL) in our theoretical prospective in order to go deeper qualitatively

7 Lean - ENST Paris Théorie de lintégration des applications (Markus, 2000) Par ERP (Architecture modulaire) Par Data Warehouse (Architecture arborescente) Par EAI Nouvelles Architectures (Architecture mixte) Cadre conceptuel et théorique : support théorique 1

8 Lean - ENST Paris Intégration par ERP (ERP Systems) Base de Données Logique Unique Modules fonctionnels Finance Production Logistique Maintenance etc.. Reports et Analyses

9 Lean - ENST Paris Intégration par Entrepôt de Données (Datawarehousing) Data Ware House (Entrepôt De Données) Système source Système source Système source Reports et Analyses

10 Lean - ENST Paris Intégration par EAI ( Middleware Re-achitected systems) BDD modifiée Application modifiée Application modifiée Application modifiée Reports et Analyses BDD modifiée Progiciel du milieu ( Middleware) Programme extraction et analyse

11 Lean - ENST Paris « Processus de mise en relation des systèmes dinformation de lentreprise ayant pour objet de partager une information utile » ( Bhatt, 1995) «Partage illimité dinformation(s) entre deux ou plusieurs applications de lentreprise » (Linthicium, 1999) (cf. Bidan, p.177 et 188) « Mise en cohérence Informatique, Managériale et Cognitive du SI » (Beretta, 2002) Cadre conceptuel et théorique : lintégration comme démarche

12 Lean - ENST Paris Cadre méthodologique : schématisation Méthodologie Collecte Traitement 73 questionnaires filtrés selon litem « Intégration du SIG satisfaisante » + 2 monographies 143 questionnaires monographies Q.1 : I1, I2 et I3 Q.2 : M.Markus vs M. I1, I2 et I3 Q.3 : U1 : Cas IGOL BA U2 : Cas B.SA U3 : Cas TFE BPdL

13 Lean - ENST Paris questionnaires collectés sur 223 envoyés Fort soutien du répondant, contacts post- enquête 16 items technologiques et contextuels Tris à plats, tris croisés, analyse factorielle et dendrographie Exploration de facteurs et liaisons significatifs Cadre méthodologique : approche quantitative exploratoire

14 Lean - ENST Paris Trois monographies mises en perspectives Entretiens, Observations, Documentations Deux modes dintégration analysés Trois modes durbanisation analysés Trois segments du marché (des moyennes entreprises) investigués Confirmation de facteurs et liaisons significatifs Cadre méthodologique : approche qualitative confirmatoire

15 Lean - ENST Paris Question 1 : Quelles sont les pratiques dintégration (des applications) du SIG des entreprises de taille moyenne ? Éléments de réponse : Une taxonomie des pratiques dintégration des applications du SIG (de I1 à I3) des entreprises de taille moyenne Résultats et é léments de réponse

16 Lean - ENST Paris Supports Q.1 : 73 entreprises et 2 monographies I.1 : Intégration par interfaces I.2 : Intégration par ERP à faible couverture fonctionnelle et par interfaçage partiel des applications hors périmètre ERP I.3 : Intégration par ERP à forte couverture fonctionnelle et par interfaçage partiel des applications hors périmètre ERP Résultats et é léments de réponse : Résultats et é léments de réponse : Q.1

17 Lean - ENST Paris Intégration par interfaces Q.1 / I.1 BDD Application

18 Lean - ENST Paris Intégration par ERP (ERP systems) Q.1 / I.2 ( Intégration partielle par ERP à faible couverture fonctionnelle et par interfaçage des applications hors périmètre ERP ) Base de Données Logique Unique Modules fonctionnels Finance Production etc.. Reports et Analyses Application Spécifique Application Spécifique Application Spécifique

19 Lean - ENST Paris Intégration par ERP (ERP systems) Q.1 / I.3 ( Intégration globale par ERP à forte couverture fonctionnelle et par interfaçage des applications hors périmètre ERP ) Base de Données Logique Unique Modules fonctionnels Finance Production Logistique Maintenance etc. Reports et Analyses Application Spécifique

20 Lean - ENST Paris Éléments de réponse Q.1 / I1 à I3 Par interfaces I1 (31,61%) Par ERP faible couv. I2 (24,66%) Par ERP forte couv. I3 (43,84%) Pas dERP1 ERP1 ou plusieurs ERP Pas de BDD uniqueMoins de 3 modules De 4 à 8 modules Plus de 8 A.S.Moins de 100 salariés Plus de 8 modules A.S. métierPas de P.F. IAEDe 101 à 500 salariés A.S. supportRenseigné par le PDG Moins de 5 années. Plus de 501 salariés

21 Lean - ENST Paris Urbanization practices About IS urbanization… This paper evokes the urbanization of an IS as the organization of relationships between applications and on the definition of territories and gateways at the heart of the IS.

22 Lean - ENST Paris Question 3 : Quelles sont les pratiques durbanisation (des applications) du SIG des entreprises de taille moyenne ? Éléments de réponse : Une taxonomie des pratiques durbanisation des applications du SIG (de U1 à U3) des entreprises de taille moyenne Résultats et é léments de réponseRésultats et é léments de réponse : Q.3

23 Lean - ENST Paris Supports Q.3 : 143 entreprises et 3 monographies U.1 : Urbanisation par fédération du SIG (Cas Igol Bretagne Anjou) U.2 : Urbanisation par intégration partielle basée sur un ERP et limplication de la direction (Cas B.Sa) U.3 :Urbanisation par intégration globale basée sur un ERP et limplication forte de la direction (Cas TFE Bretagne Pays de Loire) Résultats et é léments de réponse

24 Lean - ENST Paris Eléments de réponse : Q.3 / U.1 Fédération de Sous-Systèmes inter opérants Sous-Système 1 Sous-Système 2 Sous-Système 3 BDD 3 BDD 2 BDD 1

25 Lean - ENST Paris Eléments de réponse : Q.3 / U.1 Fédération du SIG dIgol BA Devis Facturation Comptabilité En-cours Stocks Production Chimie Recherche Qualité Oracle SQL.S Access Cimsup ODBC Sage ODBC

26 Lean - ENST Paris Eléments de réponse : Q.3 / U.3 Urbanisation par ERP et Méta-projet Base de Données logique unique Modules fonctionnels Finance Comptabilité Achat Etc. Méta-Projet Reports Analyses Documentation Information Maîtrise d Ouvrage Application Spécifique

27 Lean - ENST Paris Eléments de réponse : Q.3 / U.3 Urbanisation du SIG de TFE B.PdL SAP Oracle Modules SAP R/3 Finance Comptabilité Matériel Maintenance + RH. Méta-Projet Agrostar Application pour SIGE Maîtrise d Ouvrage Production Qualité

28 Lean - ENST Paris Eléments de réponse : Q.3 / U.3 Urbanisation du SIG de TFE B.PdL Oracle : Unicité logique Modules SAP R/3 intégration du back office SIGI Méta-Projet : TFEonline et Agrostar Application intégration du front office SIGE Application Spécifiques : Disparition à terme

29 Lean - ENST Paris Urbanization practices Results : two types of IS urbanization… …The first IS urbanization is characterized by an infrastructure limited to storage and data center applications for and by each silo application …The second IS urbanization is characterized by accessible core data objects, wired business core infrastructure and local customization applications

30 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: Prospection TFE B PdL Defense I. BA Architecture … Tree structure: based on the occasional interoperability between specific applications (Cimsup/Agilya, Sage) Multiple database Partial integration by interface and ODBC standards Centralized: Operator authorization level low, controlled access to the database Strategic role of IS development … Support and operational role of the Computing management, relay of decisions between the management Acquisition of technologies/development … Internal / external projects Made to measure developments Perpetuation of consultants Management style (and type of meta- project support) … Hierarchical, functional and formal Need for an IT meta-project and management involvement

31 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: Prospection TFE B PdL Defense I. BA ArchitectureModular: based on the architecture of SAP R/3 (FI, CO, HR, AM, MM, PM) around a pivot database (Oracle) One logical database: Oracle Global integration of data by homogenization and ERP standards Decentralized: authorization level of operators high, wide access to the database Tree structure: based on the occasional interoperability between specific applications (Cimsup/Agilya, Sage) Multiple database Partial integration by interface and ODBC standards Centralized: Operator authorization level low, controlled access to the database Strategic role of IS developmentMajor role of the IS management both carrier of meta system and vector for new trades Support and operational role of the Computing management, relay of decisions between the management Acquisition of technologies/development External products Prototyping and parameter setting portable Gaining loyalty of sub-contractor Internal / external projects Made to measure developments Perpetuation of consultants Management style (and type of meta- project support) Participative and by project Need for a global meta-project for which the senior management and the executive committee are responsible Hierarchical, functional and formal Need for an IT meta-project and management involvement

32 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 1 We do not pretend that any company adopting a defender or prospector strategy will have an architecture corresponding to one of these two case studies, But, after Das et alii in a normative approach, then by a quantitative study carried out by Croteau, the qualitative approach illustrates and enriches our understanding of these types, and in particular the second both on an architectural level management level and an IS management level.

33 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 2 As far as openness is concerned, integration by interface can only be partial. However, this is not only practiced but desired in order to control the closure of architecture, mirroring the image of hierarchical and formal management as the I.B.A. case study shows.

34 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 3 The need to use outside developments doesnt oppose the two types in a clear manner, in the case of the open system these resources are then internalized, even in the shape of a subsidiary company, whereas in the case of the closed system, external consultants are permanently on site.

35 Lean - ENST Paris Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 4 appropriation of integration goes through a meta-project managed either with or without participation. In the case of open architecture, however, the importance of the commitment of the management team is decisive. It allows both global integration in the functional dimension by legitimizing a cross-functional approach that remains counter-cultural, (Capitaine, TFE, 2003), and to reassure the staff by effectively distinguishing between internal and external IS projects knowing that they share the same logical pivot database of system integration.

36 Lean - ENST Paris –Les raisons amenant les entreprises à adopter un PGI –La contribution relative des PGI aux différentes flexibilités –Les effets liés à lintroduction des PGI sur lorganisation du travail et sur les métiers et les emplois dans les entreprises françaises Objectifs de létude

37 Lean - ENST Paris Objectifs de la communication Raisons du choix dadoption dun ERP et enjeux de la flexibilité

38 Lean - ENST Paris Choix méthodologique Analyse qualitative –Approche comparative –8 monographies Analyse quantitative –100 entreprises –Questionnaire en 4 parties

39 Lean - ENST Paris Résultats Objectifs poursuivis par les entreprises GE –Modernisation de leur SI (46%) –Réorganisation des processus (25%) –Amélioration de la flexibilité de lentreprise (12%) ME –Amélioration de la flexibilité de lentreprise (32%) –Réorganisation des processus (12%) –Modernisation de leur SI (8%) 1 - Motivations dun projet PGI

40 Lean - ENST Paris Résultats Objectifs poursuivis par les entreprises GE –Modules de fonctions supports –Gestion par Programme ME –Modules de fonctions supports et stratégiques –Logique globale et transversale du projet ERP 2 - Enjeux de la couverture fonctionnelle et de la distribution du nombre de modules

41 Lean - ENST Paris Flexibilité stratégique cas GRUAU Baan Amélioration de la flexibilité décisionnelle:simulation, degré de certitude Mais mise en œuvre limitée de la décision stratégique (changements de structure, type de produits)

42 Lean - ENST Paris Résultats Flexibilité stratégique Flexibilité relative du SI

43 Lean - ENST Paris Résultats Flexibilité opérationnelle Amélioration de la capacité de réponse des entreprises aux sollicitations internes et externes – délais de fabrication (6 a 4 semaines) –Amélioration sous contrainte de vigilance et confiance

44 Lean - ENST Paris En conclusion Les PGI : un gain en intégration et en flexibilité ? Crédibilité, transversalité de linfo…

45 Lean - ENST Paris En conclusion Effets fonction de la conduite du changement: -Périmetre couvert (PME/GE: SS) -BPR et ressources (Information Systems Journal, SIM) -Vision Organisationnelle cible ( Database et El Amrani).


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