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Marché « missions » FORUM DES GESTIONNAIRES 23 mai 2006.

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1 Marché « missions » FORUM DES GESTIONNAIRES 23 mai 2006

2 2 Sommaire 1.Les enjeux dune démarche nationale 2.Résultat de lappel doffres 3.Loffre de services aux laboratoires 4.Loptimisation de la dépense 5.Impact sur les frais dagence 6.Impact sur les tarifs transporteurs et hôteliers 7.Impact sur les procédures internes 8.Calendrier de mise en oeuvre

3 3 1. Les enjeux dune démarche nationale

4 4 Contexte Répartition des coûts : Billetterie = 40% Hébergement = 40% Autres (frais dagence, …) = 20% 65 millions d euros en 2005 : budget mission géré par le CNRS

5 5 Contexte 11% daugmentation par rapport à personnels dont les frais de mission ont été pris en charge par le CNRS en 2005 Le CNRS nest pas considéré comme un grand compte Situation hétérogène selon les délégations : pas de marché, marchés locaux ou régionaux Pas doffre de service ou daccord tarifaire correspondant au volume des dépenses

6 6 La demande des délégations à lorigine du projet Améliorer loffre de service aux laboratoires Optimiser la dépense Eviter la gestion par chaque délégation dun marché complexe

7 7 Un projet collaboratif Rapport sur les frais de déplacements, Michèle Saumon, décembre 2004 Participation de toutes les délégations à lexpression des besoins et à la finalisation du cahier des charges Interventions spécifiques de la DR3, DR20, DR14, DR2, DR4, DREI Maîtrise douvrage : DFI, ACP, BPC Groupe projet : UPSACA, DR3, DSI, BPC

8 8 2. Résultat de lappel doffres

9 9 Offres Trois offres en compétition : FRAM + Amadeus e-Travel (réservation en ligne) + American Express Cartes (carte logée) Carlson Wagon Lits + BNP/Air Plus (carte logée) American Express Voyages dAffaires (agence) + American Express Cartes (carte logée)

10 10 Résultats globaux Critère technique Note/20 – pondération 60% Critère prix Note/20 – pondération 40% Note finale pondérée FRAM20 Amex15812,3 CWT1179,5

11 11 Exemple de prix négociés pour la billetterie FRAM = 2,8 fois moins élevée que la moyenne actuelle constatée sur les frais dagences Les frais pour la billetterie passent de 5% actuellement du budget missions à 2% (si 0% taux on-line) ou même 1% (quand 80% taux on-line)

12 12 3. Loffre de services

13 13 Agence de voyage « traditionnelle » Accès par téléphone, télécopie, mèl à des personnes expérimentées, bilingues et travaillant exclusivement pour le CNRS Tous les services attendus pour les titres de transport (rail, air y compris low cost), location de véhicule, hébergement : Assistance à la préparation du déplacement Itinéraire, offre économiquement avantageuse, formalités, informations pratiques… Réservation : Livraison des billets, e-ticket, gestion des urgences, des abonnements… Service après-vente : Modification, annulation, remboursement…

14 14 Une agence de voyage en ligne Site web offrant une interface unique pour la préparation des déplacements et la réservation : train, aérien (y compris low cost et autres offres promotionnelles), location de véhicule, hôtels… Site accessible à tous les personnels habilités par le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une compatibilité Mac, PC et Linux Site extrêmement fiable (technologie Amadeus), ergonomique (testé sur le « grand public ») et déjà connu des utilisateurs (cf. sncf.com…)

15 15 4. Loptimisation de la dépense

16 16 Optimiser la dépense Réduction coût direct (titres de transport) : estimation de 5 à 15% Réduction coût indirect (frais dagence) : au moins 58% déjà acquis Réduction coût de gestion (procédures internes) : estimation de 10 à 40% selon le taux de dématérialisation et dautomatisation des procédures internes

17 17 5. Impact sur les coûts indirects : frais dagence

18 18 Réduire les coûts dagence Par la prise en compte de lensemble de la dépense « missions » du CNRS Par laccès à un outil de réservation on-line Par lutilisation de la carte logée

19 19 Exemple de la billetterie M/M. régionauxM. national : off-line M. national : on-line Fer France6 5 Anticipation de la baisse de commission SNCF 0 Air vol intérieur23108 Air moyen courrier Air long courrier60108

20 20 Exemple de la billetterie M/M. régionauxM. national : off-line M. national : on-line Total frais agence % du budget missions % % Economies réalisées en euros Economies réalisées en % 58%76% Taux dadoption on-line = 0% Taux dadoption on-line = 80%

21 21 Prise en charge des coûts fixes Les coûts fixes du projet Outil de réservation en ligne : droit dutilisation, mise en œuvre et déploiement Documentation Formation Gestion du projet et accompagnement au changement Lensemble des coûts fixes seront pris en charge par les moyens communs (BPC) Lutilisation de la carte logée est gratuite pour le CNRS (importance des flux financiers)

22 22 6. Impact sur les coûts directs : tarifs transporteurs, hôteliers..

23 23 Agir sur les coûts directs Objectif = optimiser la dépense par une réduction de 5 à 15% des tarifs transporteurs et hôteliers Par la négociation daccords tarifaires en rapport avec les dépenses (CNRS = grand compte) Par laccès à lintégralité de loffre de transport (réelle mise en concurrence)

24 24 Agir sur les coûts directs Par affichage inter-modal (train, avion…) Par la « responsabilisation visuelle » des agents en mission et des directeurs dunité Par la connaissance précise du budget mission (contrôle des dépenses, aide à la négociation, suivi du marché, révision éventuelle de la politique voyage…)

25 25 Agir sur les coûts directs Léquipe projet CNRS reste mobilisée pour le suivi du marché et notamment la conduite des négociations tarifaires avec les transporteurs et hôteliers Le coût de laide à la négociation par lagence de voyage est pris en charge par les moyens communs (BPC)

26 26 7. Impact sur les coûts de gestion : traitement de la commande au paiement

27 27 Agir sur les coûts de gestion : objectifs Automatiser les processus, normaliser et dématérialiser les données de facturation, optimiser les procédures Faire gagner du temps à lensemble des agents impliqués dans la gestion des missions Réaliser ainsi des économies sur le temps de traitement (coût moyen estimé du traitement administratif dune mission = 100 euros de la commande à la liquidation côté agent et côté fournisseurs)

28 28 Agir sur les coûts de gestion : les acquis du marché national Centralisation du marché agence de voyage Un service national / une organisation locale Outil de réservation on-line (gain de temps sur la commande, la validation et la confirmation) Mise en place de la carte logée Réduction du nombre de factures (près du ¼ du total des factures traitées par les services financiers) Moins davances sur missions (environ en 2005) A terme, automatisation complète de lintégration des données de facturation dans BFC

29 29 8. Calendrier de la mise en oeuvre

30 30 Avant louverture du service (mai-sept) Paramétrage de loutil de réservation en ligne : assuré par le groupe projet (mai-sept.) Transfert des profils des utilisateurs pour habilitation à utiliser loutil de réservation en ligne : assuré par le groupe projet (mai-juin) avec la DSI Validation du paramétrage par un site pilote, la délégation Ile-de-France Sud (juillet-sept)

31 31 Déploiement du service Entrée progressive des délégations en fonction de léchéance de chacun des marchés locaux ou de la date souhaitée par chaque délégation à partir de septembre 2006 jusquen janvier 2007

32 32 Ouverture du service par votre délégation Communication à destination des laboratoires assurée par la délégation sur la base de documents fournis par le groupe projet Communication des coordonnées agence (tél., fax…) et du site en ligne à chaque laboratoire assurée par la délégation à partir du support fourni par le groupe projet Communication des mots de passe à chaque utilisateur assurée par le groupe projet Formation des gestionnaires (laboratoires et délégations) aux procédures et aux outils organisée par la délégation (entre sept. et janvier 2007), assurée par le prestataire et léquipe projet et financée par les moyens communs Documentation utilisateurs et didacticiel (formation en ligne) fournie par groupe projet

33 33 Fonctionnement en régime permanent Maintenance et administration de lagence de voyage en ligne sur la durée du marché (4 ans) assurée au niveau national Mise à jour des profils utilisateurs : assurée au niveau national et par chaque utilisateur Suivi du marché UPSACA

34 34 Mise en œuvre de la carte logée Ouverture dun compte « carte logée » : 1 compte par délégation ouvert auprès dAmerican Express Visite du prestataire carte logée dans chaque délégation Personnalisation du service avec chaque délégation Présentation du relevé dopérations (tri par laboratoires, sous totaux…) Le paramétrage de lensemble du système carte logée sera assuré par le groupe projet (validation par délégations) pour permettre lautomatisation maximum des tâches avant et après BFC

35 35 Périmètre dutilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat) Titres de transport (notamment vols intérieurs à létranger) CARTE AFFAIRES Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat de petits matériels ou de documentation, frais de réception Moins davances sur frais de mission : 9000 CARTE ACHAT achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques) Niveau 3 < achat auprès de fournisseurs référencés Frais de réFrais de ré Objectifs poursuivis : impacter le moins possible le budget personnel de lagent, simplifier le traitement de nombreuses factures CARTE LOGÉE Paiement de lagence de voyages (marché national) Titres de transport Environ 1/3 des factures Niveau 1 < Avant la missionPendant la mission Au quotidien Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques Environ 90% des factures pour 40% des montants


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