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Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Le 5 décembre 2008 Direction de la rénovation cadastrale.

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1 Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Le 5 décembre 2008 Direction de la rénovation cadastrale

2 2 Ordre du jour Accueil Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Présentation des nouveaux documents dappel doffres Création dun comité permanent DRC – Prestataires de services Traitement des chemins publics Varia

3 3 Rappels Mars 2006 Début des travaux de révision du mode de réalisation de la rénovation cadastrale Juin 2006 Publication du rapport du Vérificateur général du Québec Décembre 2006 et Janvier 2007 Consultation des fournisseurs Juin 2007 Publication du rapport « Un plan pour compléter la réforme du cadastre québécois » Plus de trente-cinq mesures sont retenues dont quatorze concernent la rénovation cadastrale

4 4 Rappels (suite) Février 2007 Publication du rapport de la Commission de ladministration publique (CAP) Été 2007 Début des travaux de mise en œuvre de certaines mesures Avril et mai 2008 Consultation des fournisseurs au sujet du nouveau processus de rénovation cadastrale Juin 2008 Publication du rapport de la Commission de ladministration publique (CAP) Octobre 2008 Mise en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes publics et de la réglementation afférente

5 5 Le nouveau processus de rénovation cadastrale Prend en compte les mesures Optimiser le processus de rénovation cadastrale Accroître la collaboration entre le prestataire de services et les grands propriétaires (GPR) Assouplir les règles de prévalidation

6 6 Les nouveaux documents dappel doffres Prennent en compte les mesures Définir de nouvelles règles de gestion et de qualification des fournisseurs Adapter les échéanciers à la taille des mandats Ils considèrent également les préoccupations exprimées par le Vérificateur général et la Commission de ladministration publique Ils intègrent les changements apportés par la Loi sur les contrats des organismes publics la réglementation afférente

7 7 Les autres mesures retenues Elles seront considérées dans le cadre dun nouveau projet Élaboration dune stratégie régionale de rénovation Procéder à lanalyse préliminaire des territoires à rénover Fixer la nature et létendue des travaux à réaliser au devis Moduler limportance de lexpertise locale

8 8 Ordre du jour Accueil Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Présentation des nouveaux documents dappel doffres Création dun comité permanent DRC – Prestataires de services Traitement des chemins publics Varia

9 9 Plan de la présentation Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Les travaux en cours et à venir Vos questions

10 Livraison 1 Démarrage 20 % Livraison 8 (Facultative) 20 % Livraison 3 Envoi des DAT 20 % Consult. des prop. Livraison 4 Livraison 5 10 % Livraison 7 10 % Livraison 6 Livraison 2 20 ou 40 % Démarrage Livraison 1 Livraison 8 Livraison 6 Livraison 3 Envoi des DAT Consult. des prop. Réception des AT Livraison 4 Livraison 5 10 % Livraison 7 10 % 20 % L1V1 – J 110 L1VF – J 130 L2V1 – J 360 L2VF – J 400 L3V1 – J 550 L3VF – J 635 L7V1 – J 800 L7VF – J 850 L8V1 – J 260 L5V1 – J 790 L5VF – J 795 J 0 C. P. - J 700 L8VF – J 270 L1V1 – J 120 L8V1 – J 260 L3V1 – J 435 L3VCP – J 555 J 0 C.P. – J 615 L7VF – J 760 L7V1 – J 725 L5VF – J 710 L5V1 – J 705 Réception AT – J 545 Envoi des DAT – J 455 Processus actuel Processus Proposé (printemps 2008)* 90 jours L3ACC – J 635 * Basé sur une taille de mandat identique

11 11 Ce que vous nous avez dit et Ce que nous avons fait Rétrospective des rencontres du printemps 2008

12 12 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Livraison 8 Date flexible entre la L1 et la L3V1 Livraison 2 La L8 demeure obligatoire mais à une date flexible entre la L1 et la L3V1 Maintien de la L2 mais abolition du PMP Abandon complet de la L2

13 13 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Livraison 3 Délai de réalisation trop court Échéancier adapté à la taille des mandats Boni à lacceptation, en recevabilité, de la L3V1 qui consiste essentiellement au report des contrôles de lancienne L2, menant aux DAT

14 14 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Livraison 3 Le contenu du plan de travail ne doit pas être plus complexe que le PMP. De plus, ce document ne doit pas être diffusé Le plan de travail demeure un nouveau BL obligatoire pour visualiser notamment la couche des anciens lots, les lignes de lots bornées et lactif informationnel. Étant la propriété du Ministère, ce BL sera conservé pour les besoins ultérieurs (SIC) mais ne sera pas diffusé

15 15 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Plan accompagnant lavis de consultation Les opinions sont partagées, certains sont daccord, dautres pas Maintien du plan avec mention de mise en garde évidente (ex.: SANS AUCUNE VALEUR LÉGALE) Contenu de lavis de consultation revu dans le but damenuiser les inconvénients

16 16 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Plan accompagnant lavis de consultation Avantages: Validation de tous les codes de rénovation Tous les propriétaires seront présumés avoir vu le résultat de la rénovation sur leur propriété Augmentation du % de participation pertinente Diminution du % de participation non pertinente Information plus exhaustive (pas seulement descriptive) Dans le thème «On a des plans pour vous » Possibilité pour le propriétaire de comparer le résultat fourni avec lavis de modification (avant/après)

17 17 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Collaboration des GPR 30 jours de délai de réponse 25 jours ouvrables de délai de réponse

18 18 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats L1: 20 % L8: 20 % L2 (FAL seulement): 20 % L3: Recevabilité: 10 % Acceptabilité: 10 % L5: 10 % L7: 10 % L1: 20 % L8: 25 % L3 DAT: 25 % L3 CP: 10 % L5: 10 % L7: 10 % Répartition des versements

19 19 Vos commentaires Notre position À propos de la façon de réaliser les mandats Trop court Voir la nouvelle proposition Les échéanciers Permettre le démarrage du M2 après la L8 Accepté

20 20 Plan de la présentation Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Les travaux en cours et à venir Vos questions

21 Démarrage Livraison 1 Livraison 8 Livraison 6 Livraison 3 Envoi des DAT Consult. des prop. Réception des AT Livraison 4 Livraison 5 10 % Livraison 7 10 % 20 % 25 % 10 % 25 % L1V1 – J 120 L8V1 – J 375 L3V1 – J 475 L3VCP – J 610 J 0 C.P. – J 660 L7VF – J 815 L7V1 – J 770 L5VF – J 760 L5V1 – J 755 Réception AT – J 550 Envoi des DAT – J 515 Processus proposé Processus Final * 35 jours L3ACC – J 670 * Basé sur une taille de mandat identique Démarrage Livraison 1 Livraison 8 Livraison 6 Livraison 3 Envoi des DAT Consult. des prop. Réception des AT Livraison 4 Livraison 5 10 % Livraison 7 10 % 20 % L1V1 – J 120 L8V1 – J 260 L3V1 – J 435 L3VCP – J 555 J 0 C.P. – J 615 L7VF – J 760 L7V1 – J 725 L5VF – J 710 L5V1 – J 705 Réception AT – J 545 Envoi des DAT – J jours L3ACC – J 635

22 22 Démarrage Livraison 1 Livraison 8 Contrôles Analyse Réponse Rapport / Paiement 25 % Rapport / Paiement 20 % NON OUI NON ou après changements NON OUI Contrôles Demande Chgt. Éch. Livraison 5 Rapport et paiement 10 % Contrôles L3 Envoi DAT Contrôles Consultation des propriétaires Acceptation de la L3 (REC) ACC ? Décision Paiement 25 % Contrôles Production FAM NON OUI Réception des AT Décision NON OUI NON Rapport / Paiement 10 % Livraison 7 Contrôles Fin du mandat DAT envoyée ACC ? ACC Pour DAT ACC ? Rapport / Paiement 10 % OUI NON Responsabilité fournisseur Responsabilité DRC Décision DRC Livraison 6 Livraison 3 Déclencheur CP Réception FRAFA/production plan synthèse Livraison 4 Version décembre 2008

23 23 La livraison 8 devient obligatoire Abandon de la L2 dans sa forme actuelle Abandon du PMP Le plan de travail devient un bien livrable obligatoire Les contrôles qui faisaient partie de lancienne L2 seront fait en L3 Prévalidation possible entre les versions de la L3 Réorganisation du processus de contrôle de la L3 Délai dattente de la réponse des avis techniques Les avis techniques deviendront une étape dacceptation de la L3 Intégration dun plan à lavis de consultation La consultation des propriétaires est un contrôle de qualité, fait partie de la L3 et devient sous la responsabilité du SAR Intégration dun plan à lavis de modification Modernisation et uniformisation de la production et du contrôle des avis de modification Réduction du temps moyen de réalisation dun mandat denviron 30 jours Les principaux changements en résumé

24 24 Plan de la présentation Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Les travaux en cours et à venir Vos questions

25 25 Travaux à venir Septembre à fin décembre 2008 Développement informatique Rédaction des nouvelles Instructions Hiver 2009 Implantation Avril 2009 Lancement des contrats avec le nouveau processus

26 26 Plan de la présentation Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Les travaux en cours et à venir Vos questions

27 Vos questions…

28 28 Ordre du jour Accueil Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Présentation des nouveaux documents dappel doffres Création dun comité permanent DRC – Prestataires de services Traitement des chemins publics Varia

29 29 Plan de la présentation Le nouveau contexte réglementaire Les modalités dappel doffres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

30 30 Ladoption dune nouvelle réglementation Loi sur les contrats des organismes publics But: unifier et harmoniser les conditions des contrats Administration gouvernementale Réseau de la santé et des services sociaux Réseau de léducation Afin que les fournisseurs puissent bénéficier de normes similaires quils fassent affaires avec un ministère, une commission scolaire ou un établissement hospitalier.

31 31 Ladoption dune nouvelle réglementation Entrée en vigueur au 1 er octobre 2008 des trois règlements découlant de la loi Règlement sur les contrats dapprovisionnement Fournisseurs Règlement sur les contrats de construction Entrepreneurs Règlement sur les contrats de services Prestataires de services

32 32 Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) Points importants qui nous touchent Mode dadjudication privilégié: appel doffres public Marge de manœuvre importante aux dirigeants dorganismes Seuil des appels doffres: $ En bas du seuil: considérer lappel doffres, la régionalisation et lalternance des contractants Mécanisme de suivi et de contrôle sur lensemble des contrats

33 33 Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) Article 10 Lorganisme public doit recourir à la procédure dappel doffres public pour la conclusion des contrats de services comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal prévu Lorganisme public doit considérer le recours à lappel doffres public régionalisé

34 34 Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) Article 11 Lappel doffres public seffectue au moyen dun avis diffusé dans le système électronique dappel doffres (SEAO) approuvé par le gouvernement Article 12 Un organisme ne peut scinder ses contrats pour se soustraire à lobligation de recourir à lappel doffres public

35 35 Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) Article 13 Cinq conditions pouvant mener à la conclusion dun contrat de gré à gré pour une dépense égale ou supérieure au seuil Article 14 Procédures possibles pour ladjudication ou lattribution dun contrat en bas du seuil

36 36 Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) Article 17 Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et nen change pas la nature Pour un contrat dont la dépense est supérieure au seuil, une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit être autorisée par le dirigeant de lorganisme public

37 37 Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1) Article 22 Un organisme public doit publier les renseignements relatifs aux contrats quil a conclus, comportant une dépense supérieure à $

38 38 Règlement sur les contrats de services des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1, r.2) Le règlement vient établir les modalités dapplication de la loi Lappel doffres public Les documents dappel doffres Les modalités propres aux différents types de contrats de services Les conditions préalables à la conclusion des contrats La publication des renseignements Les conditions de gestion des contrats

39 39 Les politiques de gestion Les politiques de gestion visent à donner des lignes directrices à suivre ou définir des cadres de gestion (SCT) Politiques de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes Politiques de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats dapprovisionnement, de services et de travaux de construction

40 40 Modalités ministérielles pour loctroi des contrats Le Ministère édicte ses choix et orientations en conformité avec la loi, les règlements et les politiques de gestion du Secrétariat du Conseil du trésor.

41 41 Plan de la présentation Le nouveau contexte réglementaire Les modalités dappel doffres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

42 42 Modalités dappels doffres Procédure dappel doffres Dans le SEAO Appel doffres public provincial Pondération des critères variable Maintien des types dappel doffres avec et sans prix Rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas) Qualité seulement Ouverture publique des soumissions Publication des résultats de louverture (4 jours suivant louverture) Publication des résultats de ladjudication (15 jours suivant ladjudication)

43 43 SEAO (www.seao.ca) Le SEAO est une application Web par laquelle des donneurs douvrage du Québec publient de façon électronique des avis de marchés publics afin que les fournisseurs puissent consulter les avis, prévisualiser gratuitement les documents dappel doffres et commander ces derniers

44 44 SEAO (www.seao.ca) Sabonner : Abonnement (paiement mensuel) ou inscription (sans frais) Différence au niveau des commandes de documents Les deux types permettent laccès à tous les projets et la consultation des documents cinq fois maximum Il est essentiel dêtre inscrit ou abonné au site pour effectuer des achats Il y a des frais pour les documents dans les deux cas

45 45 SEAO (www.seao.ca) Frais Inscription sans abonnement Aucun frais mensuel Frais de 45 $ à chaque commande Abonnement au SEAO Frais mensuel de 17,95 $ Abonnement au constructo.ca Frais mensuel de 39,95$

46 46 Qualifications pour soumissionner Arpenteur-géomètre faisant affaires seul sous son propre nom Une société professionnelle darpenteurs- géomètres conforme au Règlement sur lexercice de la profession darpenteur-géomètre en société Un regroupement de lun ou lautre Limplication de chacune des parties constituantes dans la réalisation des travaux doit être démontrée

47 47 Qualifications pour soumissionner Un soumissionnaire devra avoir: Les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires Un établissement situé au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau Satisfaire toute autre condition dadmissibilité prévue dans les documents dappel doffres

48 48 Sous-traitance Ouvert à tous les aspects de la réalisation La réalisation demeure sous la responsabilité de ladjudicataire Le sous-traitant ne peut à son tour confier en sous- traitance les travaux sous sa responsabilité Toujours sous la supervision dun arpenteur-géomètre Un même sous-traitant peut-être présenté dans plus dune soumission Le sous-traitant doit avoir un établissement au Québec

49 49 Personnel Tous les travaux relevant de lexercice de la profession darpenteur-géomètre doivent être réalisés par un arpenteur-géomètre ou sous sa supervision immédiate Cest le cas de lexpert foncier qui doit agir en autorité sur le personnel affecté aux calculs et à lanalyse foncière et exercer une supervision immédiate des travaux Chargé de contrat et expert foncier sont membres en règle de lOAGQ

50 50 Critères de sélection Approche préconisée Expérience du chargé de projet Expérience de lexpert foncier Organisation du prestataire de services Travaux réalisés par lexpert foncier Actif informationnel

51 51 Approche préconisée Compréhension du projet et des objectifs Principaux enjeux Approche expliquée Particularités propres au territoire exposées et traitement décrit Communications Maximum 9 pages

52 52 Expérience du chargé de projet Démontrer lexpérience Lévaluation se fera aussi sur le curriculum vitae (4 pages) et les travaux déjà réalisés Si plus dun chargé de projet: chacun est évalué individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible Maximum 2 pages par chargé de projet

53 53 Expérience de lexpert foncier Démontrer lexpérience Démontrer comment sera effectuée la supervision immédiate des travaux (conformité résolution de lOAGQ) Lévaluation se fera aussi sur le curriculum vitae (4 pages) et les travaux déjà réalisés Si plus dun expert foncier: chacun est évalué individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible Maximum 3 pages par expert foncier

54 54 Organisation du prestataire de services Décrire lorganisation Présenter la répartition des tâches Apport de chacune des entreprises constituantes Démontrer comment cette organisation mènera à bien les travaux Maximum 4 pages

55 55 Travaux réalisés par lexpert foncier Décrire les travaux sur le territoire Contribution des travaux dans la réalisation Nombre de minutes sur le territoire Maximum 5 pages par mandat

56 56 Actif informationnel Décrire la qualité et la quantité Production des ententes pour utilisation lors de la rénovation et après Pour chaque greffe, le nombre de minutes et la période couverte Maximum 4 pages

57 57 Évaluation des soumissions Pour le mode dadjudication basée sur la qualité seulement et pour celui selon le coût ajusté le plus bas: Comité de sélection évalue selon les critères définis au cahier des charges Le ministre peut demander des précisions La note de 70 % est allouée lorsque lévaluation est jugée satisfaisante

58 58 Évaluation des soumissions Pour le mode dadjudication selon le prix ajusté le plus bas: Le comité évalue sans connaître les offres de prix Si < 70 %, loffre de prix nest pas ouverte Pour les offres acceptables, le comité procède à louverture des offres de prix

59 59 Évaluation des soumissions Le comité effectue le calcul du coefficient dajustement pour la qualité selon la formule suivante: 1 + K (note finale pour la qualité – 70) 30 Calcul du prix ajusté : Prix soumis Coefficient dajustement pour la qualité Le contrat est adjugé au soumissionnaire qui a le prix ajusté le plus bas K est fixé à 15 % (MRNF)

60 60 Nouvelles exigences administratives Lorsquune seule soumission reçue ou seulement une soumission acceptable Autorisation requise du sous-ministre pour ouvrir lenveloppe de prix Les dépenses supplémentaires doivent être autorisées $ < 10 % par le sous-ministre associé $ > 10 % par le sous-ministre

61 61 Variation des critères et de la pondération En fonction des territoires visés: Nombre de transactions Opérations cadastrales Type de morcellement Appels doffres déjà réalisés Présence dexpertise significative Utilisation de la pleine disponibilité Réaliser la rénovation cadastrale Respect du calendrier de réalisation Favoriser la concurrence

62 62 Modifications contractuelles Prix forfaitaires pour la réalisation de plans complémentaires et prévus au devis technique Ajustement des frais de retour, frais administratifs, bonis Versements adaptés au nouveau processus

63 63 Plan de la présentation Le nouveau contexte réglementaire Les modalités dappel doffres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

64 64 Échéancier Trois modèles déchéancier Établi en fonction dun coefficient de difficulté Délai variable pour la production de la livraison 3 Établi à partir des échéanciers des mandats déjà réalisés et du nouveau processus de rénovation 400 jours (25 %) 475 jours (50 %) 550 jours (25 %) Délai semblable de la L3 à la fin Démarrage de M2: M jours

65 65 Plan de la présentation Le nouveau contexte réglementaire Les modalités dappel doffres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

66 66 Travaux à venir Validation des documents par la Direction des ressources matérielles Évaluation des différentes régions en termes dexpertise et de capacité locale Élaboration dune stratégie régionale de rénovation

67 67 Plan de la présentation Le nouveau contexte règlementaire Les modalités dappel doffres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions

68 Vos questions…

69 69 Ordre du jour Accueil Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Présentation des nouveaux documents dappel doffres Création dun comité permanent DRC – Prestataires de services Traitement des chemins publics Varia

70 70 Comité permanent DRC – Prestataires de services Lidée dun comité a été présentée au printemps 2008 Son principal objectif Offrir un canal de communication permanent entre la DRC et les prestataires de services Pour échanger sur les préoccupations respectives Pour discuter des améliorations souhaitées Laccueil des prestataires de services a été bon

71 71 Formation du comité Formation proposée 4 ou 5 représentants des prestataires de services Choisis parmi ceux qui auront manifesté leur intérêt Si possible, une représentativité régionale Les noms de ceux qui ont offert leurs services sont conservés pour la relève Ceux qui sont intéressés

72 72 Ordre du jour Accueil Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale Présentation des nouveaux documents dappel doffres Création dun comité permanent DRC – Prestataires de services Traitement des chemins publics Varia

73 73 Traitement des chemins publics Constats Les lois qui gouvernent lacquisition et la gestion des chemins publics prêtent à interprétation Les prestataires de services ont des approches variées en ce qui concerne la représentation cadastrale des chemins publics élargis sans titre publié Certaines approches suscitent, plus que dautres, des réactions de la part des municipalités Objectif de la DGAC Tenter délaborer une approche où chaque intervenant y trouverait son compte (municipalité, propriétaire, DGAC et prestataire de services)

74 74 Traitement des chemins publics Travaux réalisés ou en cours Inventaire des différentes approches retenues par les prestataires de services Inventaire des mandats qui présentent des problèmes pour les municipalités Travaux à venir Consultation des prestataires de services Communication à lensemble des prestataires de services

75 Merci de votre présence


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