Intranet et changement organisationnel:

Présentation au sujet: "Intranet et changement organisationnel:"— Transcription de la présentation:

1 Intranet et changement organisationnel:
ISCAE 2010 Master de recherche en management Management des connaissances Présentation de l’article Intranet et changement organisationnel: cas d’entreprises du secteur de crédit bail en Tunisie Wafa Bradai et Jamil Chaabouni Amdouni Mohamed Sonia Nehdi

2 Plan 1. La Présentation de l’article 2. La Problématique 3.Les Concepts Clés De l’Article 4. Etude de Cas 5. les Limites de l’article

3 Présentation de l’article
Nature de l’Article : Article Théorique avec une piste empirique Population étudié : Les entreprises de Crédit Bail en Tunisie Echantillon : 3 entreprises de Crédit Bail Source de données : Documents internes de l’entreprise + la technique d’interview. Type de Recherche : Une méthode exploratoire + qualitative . L’auteur (s) de l’Article : Mme Wafa et le professeur Jamil Chaabouni (sont deux membres de faculté des Sciences Economiques et Gestion de l’Université de Sfax).

4 La Problématique Etude des effets de la mise en place de l’Intranet sur l’organisation la structure les processus

5 Les Concepts Clés de l’intranet 1/ Définition
Courbon et Tajan (1997:160) ont identifié l’aspect technique de l’Intranet : « C’est la transposition des standards , protocoles et des outils en vigueur dans l’internet au sein des réseaux locaux privés de l’entreprise » Karlsbjerg et Al. (2000:2) ont identifié l’Intranet selon une perspective organisationnelle : « l’Intranet est un espace informationnel qui soutient le partage des informations entre les membres De l’organisation »

6 L’Intranet Professionnel Ou Managérial
2/ Les Modèles de l’Intranet L’Intranet Communiquant Considère comme un Intranet standard étant donné que son utilisation renvoie à la circulation de l’information, sans permettre le partage des bases de données disponibles.  Messagerie électronique Forums électroniques World Wide Web interne Les applications sont adaptées ou développées pour répondre aux besoins et a l’activité de l’entreprise. Favoriser l’émergence d’un esprit d’entreprise Renforcer l’appartenance a une communauté professionnelle L’Intranet Professionnel Ou Managérial

7 3/ L’utilité de L’Intranet
Tableau: Les modes d’utilisation de l’Intranet Modes d’utilisation Description « Publishing » éditer des informations (exemple des bulletins, l’annuaire du personnel…) «  Transacting  » pratiquer des affaires à travers les pages Intranet et autres systèmes d’information utilisés dans l’organisation «  Interacting » interagir avec d’autres individus et groupes à l’intérieur de l’organisation (exemple via des groupes de discussion …) «  Searching » chercher des informations dans l’organisation (exemple a travers les moteurs de recherche …) « Recording » enregistrer la mémoire de l’organisation (les meilleures pratiques, les processus d’activité ….)

8 4/ L’impact de l’introduction de l’Intranet sur la structure de l’entreprise
Afin d’étudier la relation entre la structure et les TIC nous referons a la notion de dimensions de la structure Selon (Ford et Slocum 1977). en identifient trois dimensions relatives à la structure organisationnelle La centralisation ou la décentralisation La formalisation La spécialisation

9 La relation Intranet – centralisation/décentralisation
La relation Intranet –décentralisation Milliot (1999: 10) pense que, l’Intranet, par sa capacité a faciliter l’accés direct a l’information et a garantir une circulation de plus en plus rapide entre un grand nombre de personnes dans l’entreprise, peut contribuer a la décentralisation de la prise de décision. La relation Intranet – centralisation L’introduction des TIC peut favoriser la centralisation de la décision. Car les cadres supérieurs peuvent accéder plus rapidement à des informations précises et bénéficier d’outils de traitement des quantités accrues d’information, voire même d’outils d’aide a la décision (Reix 1998: 87). Les objectifs des dirigeants et leurs choix relatifs a la participation des échelons hiérarchiques au processus de prise de décision influencent l’intensité de la centralisation ou décentralisation qu’ils mettent en place(Chaabouni 1996).

10 La relation Intranet – formalisation
La formalisation se rapporte au caractère écrit des procédures et de circulation de l’information dans l’entreprise Reix (1998: 87) considère que l’introduction des TIC s’accompagne d’une formalisation et d’une définition des rôles des acteurs au sein de l’organisation car la mise en place de ces technologies conduit a une analyse puis a une conception des processus de traitement ou seront déterminé les principaux choix (qui fait quoi, qui communique quoi, quand, comment) En introduisant l’Intranet, l’entreprise entre dans de nouvelles perspectives de communication qui permettent de diminuer les couts en réduisant le nombre de documents écrits ayant pour support le papier, en tant que support de communication

11 La relation Intranet – spécialisation
La spécialisation renvoie a la notion de division du travail dans l’entreprise: largeur et profondeur de l’organigramme. Or l’Intranet peut provoquer de nouveaux comportements qui nécessitent une fixation structurel affecter la profondeur de la hiérarchie. Les impacts de la spécialisation sont: Disparaitre des niveaux intermédiaires qui joue le rôle de ≪courroies de transmission ≫. Les informations techniques et les orientations stratégiques peuvent être acheminées directement aux différents acteurs de l’entreprise, quelle que soit leur position hiérarchique. Des pertes d’emplois et une dégradation des compétences Des nouvelles activités apparaissent telles que l’analyse et la gestion des données, et des réseaux

12 5/ L’impact de l’Intranet sur les processus de l’entreprise
Définition: processus Lorino (1995: 55) définit le processus comme l’ensemble d’activités reliées entre elles par des flux d’information significatifs et qui se combinent pour fournir un produit matériel ou immatériel important et bien défini. Typologie Chaplet et al. (2000: 109) distinguent trois grandes catégories de processus. Les processus de management les processus opérationnels Les processus de soutien

13 Typologie des processus
Les processus de management, la base du pilotage de l’entreprise, (les décision stratégique, d’apprentissage organisationnel) les processus opérationnels la base de la réalisation de l’offre de l’entreprise Satisfaction des clients et rémunération de l’entreprise Les processus de soutien contribuent a l’amélioration de la performance des processus opérationnels( GRH, Finance, informatique.. Il est préférable de s’intéresser uniquement à deux ou trois processus juges prioritaires: ce sont les processus-clés permettent de réaliser des économies de vitesse qui induisent des réductions des couts et, l’amélioration des services rendus au client (Chaplet 1995).

14 La relation Intranet – processus de l’entreprise
Les TIC ont la faculté d’accélerer la mise en relation des acteurs et d’intégrer les processus, leur introduction dans les entreprises peut entrainer des modifications des processus et de leur gestion. Les principaux impacts sont: L’intégration des processus de l’entreprise. Les individus peuvent travailler ensemble sur le même processus d’activité en temps réel, ce qui aurait des incidences positives sur l’efficacité de l’entreprise. Ouvrir les portes des départements et relier les équipes fonctionnelles qui se focalisent sur le même ensemble de taches. Une meilleure coordination des activités et des gains de temps.

15 La relation Intranet – processus de l’entreprise
Les processus de gestion peuvent être totalement reconstruits pour exploiter pleinement les potentialités offertes par les TIC: cette transformation est connue sous le non de reengineering Reengineering ‘une remise en cause fondamentale et une redéfinition radicale des processus opérationnels pour obtenir des gains spectaculaires dans les performances critiques que constituent aujourd’hui les couts, la qualité, le service et la rapidité (Hammer et Champy 1993). La relation Intranet – processus de l’entreprise

16 Etude De Cas : Les EntreprisesTunisiennes De Crédit Bail
Tableau : Introduction de L’Intranet dans les trois sociétés de Crédit Bail First Lease FL Special Lease SL National Lease NL Date de création 1984 Janvier 1994 Décembre 1994 Nombre d’employés 81 56 43 Type d’Intranet introduit Standard – communicationnel Professionnel – Managérial Professionnel - Managérial Types de logiciel utilisé Out Look Work Flow Prolease Date d’introduction Fin 1997 1998 Nombre d’agence 3 Le processus d’octroi de crédit est un processus clés de ces trois sociétés de crédit bail La Technologie de L’Intranet a donc évolué passant de la première génération de la mise à disposition des informations à une seconde génération ayant comme finalité l’intégration des outils en réseau dans l’univers du travail collaboratif

17 L’impact de L’intranet sur la structure des trois sociétés de Crédit bail FL, SL, NL :
1/ La relation Intranet– Spécialisation SL : Deux agences sont connectées au logiciel Prolease qui permet de travailler en temps réel et de partager des bases de données sur le serveur. Certains taches ont été supprimées et d’autres enrichies , par exemple : la tache de gestion de la caisse avant l’introduction de l’intranet été assurée par le service financier et maintenant avec l’Intranet notamment avec le logiciel Prolease , cette tache est assurée par le département des encaissements et des décaissements. NL : L’utilisation de Prolease a entrainé une meilleure accomplissement des procédures d’octroi de crédit Les taches d’analyse et de prospection sont devenues plus faciles. FL : Utilisation de Logiciel Work Flow : ce qui conduit à une simplification et une efficacité dans l’accomplissement des taches l’impact de l’Intranet sur le contenu du travail varie d’une société à une autre selon le type de l’intranet introduit.

18 2/ La relation Intranet - Centralisation / Décentralisation
L’effet de l’intranet sur la prise de décision semble être neutre dans les trois sociétés . Ce réseau n’a ni favorisé la centralisation ni la décentralisation 3/ La relation Intranet – Formalisation FL : les messageries électroniques ont introduit une substitution partielle des documents traditionnels télque : le tél. , fax, les documents écrits habituels. SL et NL : l’effet de logiciel Prolease sur la formalisation du communication se manifeste par une légère réduction de l’usage de tél. et de fax.

19 L’impact de L’Intranet sur le Processus d’Octroi de Crédit : Cas du FL
Etapes (Activités avant et Après l’Intranet) Emetteur / Récepteur avant et après l’Intranet Moyens utilisé avant l’Intranet Moyens utilisé après l’Intranet 1- Demande d’octroi de Crédit -Client / Responsable du service -Accueil du clientèle Papier Téléphone 2- Examen des documents fournis par le client à l’occasion de la demande d’un crédit -Responsable du service accueil de la clientèle -Responsable commercial Workflow 3- Analyse et présentation d’un rapport sur la demande d’un crédit - L’analyse - Papier 4- Revue du contrat préparé L’analyste / Chef d’agence L’analyste / Direction générale

20 Le processus d’octroi de crédit avant et après la mise en place de l’Intranet : FL
Etapes (Activités avant et Après l’Intranet) Emetteur / Récepteur avant et après l’Intranet Moyens utilisé avant l’Intranet Moyens utilisé après l’Intranet 5- Engagement (Avis favorable d’octroi du crédit) Crédit bail auto : chef d’agence Crédit bail équipement et celui immobilier : comité de crédit Papier Fax 6- Production du contrat (l’édition du contrat Responsable du service production ( service réalisation) - Système d’information Système d’information Workflow 7- Signature du contrat par le client Responsable du service Production / Client - Papier 8- Paiement ( première échéance ) Client/ Responsable du service recouvrement -Effets de commerce -Autres moyens Effets de commerce Autres moyens 9- Non solvabilité du client -Service recouvrement : encaissement (solution à l’amiable) / Client -Service contentieux / client -Papier

21 L’impact de L’Intranet sur le Processus d’Octroi de Crédit : Cas du SL & NL
Etapes (activités avant et après l’Intranet Emetteur /Récepteur avant et après l’Intranet Moyens utilisés avant l’Intranet Moyens utilisés après l’Intranet 1- Demande du crédit financé par le crédit bail Client / Responsable commercial -Papier -Téléphone 2-Etude du dossier d’octroi de crédit sur la base des documents fournis par le client -SL : Responsable commercial -NL :Responsable commercial/ Responsable service étude et analyse -SL :Papier -NL : fiche de transmission des informations -NL :fiche de transmission des informations 3- SL: Préparation d’une fiche récapitulative NL: Préparation d’un rapport synthétique selon les documents fournis -SL : Au niveau de l’agence Responsable commercial / Chef d’agence -Au niveau du siège : comité de crédit -NL : Responsable du service étude et analyse -Système d’information

22 Le processus d’octroi de crédit avant et après la mise en place de l’Intranet :Cas SL&NL
4-SL :Engagement NL : Avis favorable d’octroi du crédit -SL : Selon le montant d’approbation : ->500 millions DT : conseil d’administration -<500 millions DT : Direction générale -Papier -Fax 5-SL : Production du contrat NL : Edition de contrat -SL :Responsable du service production NL :Responsable du service mise en force -Système d’information -Prolease 6- Signature du contrat par le client SL :Responsable du service production / Client NL : Responsable du service mise en force 7-Paiement Client /Responsable Du Service recouvrement -Effets de commerce -Autres moyens 8-Non solvabilité du client -Responsable du service recouvrement : encaissement / Client -Responsable du service contentieux / Client -Téléphone

23 Apports Et Limites de Trois Sociétés de Crédit Bail FL , SL , NL
Les Apports : L’Intranet est une source de souplesse Réduction du temps d’accomplissement des procédures et cohérence des applications Faciliter d’accéder à l’information Gains de temps et moins de cout Améliorer et renforcer le fonctionnement du processus d’octroi de crédit Les Limites Pour les sociétés tunisiennes de crédit bail :L’Intranet est resté un simple outil pour exécuter le travail sans engager une réflexion profonde sur le potentiel transformateur de cette technologie et plus particulièrement son apport pour une meilleure gestion de l’organisation. La mise en place de l’Intranet dans les trois sociétés de crédit bail (FL,NL,SL) a été à l’origine des modifications mineurs dans le processus. Le partage des ressources et des connaissances par l’Intranet ne semble pas encore être d’actualité. Par rapport au pays développés que l’intégration de l’Intranet a permet de créer des espaces spécifiques destinés aux managers (c’est le cas de 31% des entreprises) : ces espaces fournissent le cas des informations confidentielles destinées à l’encadrement.

24 les Limites de l’article
Markus et Robey (1988: 584) qui ont synthétise l’impact organisationnel des TIC en distinguant trois types de structures causales: La perspective organisationnel: Considère que les TIC sont des variables dépendantes des impératifs organisationnels et des besoins de traitement de l’information. La perspective d’émergence reconnait que l’utilisation et les impacts des TIC naissent d’interactions entre organisation et la technologie d’une façon qui n’est pas totalement prédictible en fonction des besoins des utilisateurs et des potentialités des TIC. La perspective technologique considère que la technologie est une force Exogène qui contraint le comportement des individus et des organisations. Cette conception correspond au déterminisme technologique Dans cet article, les auteurs se limitent uniquement à la perspective technologique pour deux raisons principales: D’une part, pas de possibilité de suivre les projets d’introduction de l’Intranet afin de pouvoir reconnaitre les déterminants organisationnels qui auraient pu orienter les choix technologiques. D’autre part, La période d’observation de l’organisation est limité dans le temps,

25

26 Merci pour votre attention
