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TITE-LIVE 76, avenue Pierre Brossolette 92240 MALAKOFF Tél : Fax :

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1 Medialog solution point de vente et e-commerce pour les produits culturels
TITE-LIVE 76, avenue Pierre Brossolette 92240 MALAKOFF Tél : Fax : Contact : Audrey SULTAN / Chantal OOGHE  :

2 Les tâches quotidiennes

3 Les répertoires : pour une informatisation précise et fiable
Les répertoires servent à renseigner les données essentielles (remises, n° de compte…) propres au magasin. Le rayonnage : adaptable aux spécificités de chaque magasin. Une base des éditeurs et des distributeurs fournie par Tite-Live avec leurs coordonnées et leurs rattachements. Possibilité de modifier ou de créer simplement des fiches. Les clients : Nouveauté : création de centres d’intérêts pour mailing ciblés « Les répertoires » sont ce qui permet d’informatiser la librairie. On y trouve les informations fournies par TITE LIVE (la base des éditeurs et des fournisseurs) et les informations propres au magasin: le rayonnages, les remises, les grilles de prix pour les collections, les numéros de compte. C’est le renseignement de ces informations qui va rendre possible l’inventaire de référencement. (puisque le libraire indique ses remises le stock pourra être valorisé en prix d’achat)

4 MEDIAlivre : la base de données bibliographique TITE-LIVE
La force de Medialog est de s’appuyer sur une base de données bibliographique développée par nos soins depuis plus de 10 ans en direct avec les éditeurs et les distributeurs. Medialog propose avec Mediabasepro une recherche en ligne complètement intégrée au logiciel. D’une seule action vous disposez à la fois des informations bibliographiques et des informations de vos propres informations de stocks issues de Medialog. Vous ne multipliez plus les recherches. Une base complète : pour le livre 1, 3 million de références, couvertures, la disponibilité fournisseur, des résumés, des critiques de presse, des biographies d’auteurs. Disques : références, avec jaquette, tracklisting, extraits; Vidéo : références Nouveauté : catalogue de livres numériques, extraits sonores de livres audio. Un moteur de recherche performant : 3 niveaux de recherche : rapide, détaillée et thématique ; des filtres d’affichage pour accroitre la pertinence des résultats (date de parution, disponibilité, format, prix) Mise à jour quotidienne et automatique par téléchargement : quand vous créez un article, la notice bibliographique (titre, auteur, éditeur, prix…) est déjà renseignée. C’est un gain de temps essentiel. Enrichie constamment, cette base vous permet de disposer, en ligne, d’informations professionnelles (livres à paraître, prix littéraires, palmarès, marché du livre) et d’assurer le meilleur service à votre clientèle . MEDIAbase est le nom général de l’activité de création de base de données de TITE LIVE MEDIAlivre est le nom de la base livres La présence de MEDIAlivre fait que le libraire n’ a pas besoin de souscrire au FEL

5 MEDIAbase dans MEDIAlog : une recherche en ligne complètement intégrée dans le logiciel pour bien renseigner vos clients. Le palmarès des meilleures ventes et des informations professionnelles Un moteur thématique Les critères essentiels de la recherche bibliographique. De nombreux filtres pour affiner la recherche. MEDIAbase est une recherche en ligne complètement intégrée dans le logiciel Dans les informations professionnelles: « les auteurs incontournables » permet, en croisant les programmes de parutions et les listes de meilleurs ventes réalisées par TITE LIVE, d’anticiper les parutions importantes ou de répondre à des demandes habituelles de clients (« quand sort le nouveau livre de…?)

6 MEDIAbase dans MEDIAlog : votre stock est présenté avec les résultats de la recherche
Agir directement sur les résultats : passer des commandes pour un client, pour le magasin. Constituer des paniers permettant de gérer des listes. Accéder à la fiche article Signification des icônes à droite des fiches La première icône à gauche donne accès à la fiche article ce qui permet d’effectuer des commandes pour le magasin La deuxième donne accès à la commande client (diapo 12) La troisième permet de constituer un panier, c’est-à-dire de mettre plusieurs articles ensemble pour ensuite les passer en commande. Les paniers peuvent être nommés, enregistrés et rappelés ce qui est très utile pour gérer les listes scolaires. (il suffit de rechercher une seule fois les articles et non plus à chaque venue d’élève) La disponibilité chez le fournisseur mise à jour quotidiennement. Le stock du magasin renseigné en temps réel avec son rayon.

7 MEDIAbase dans MEDIAlog : la fiche détail
En plus des informations présentes dans la liste, vous disposez dans la fiche détail : D’un indicateur permettant de connaître l’importance et l’évolution des ventes au niveau national. Du code barre et de la classification Dewey. Un résumé présentant le livre, des critiques de presse, la liste des dernières parutions de l’auteur L’indice de ventes permet de savoir comment l’ouvrage se vend a) au niveau national b) par rapport aux autres livres du même type (dans cet exemple la catégorie est celle des livres de poches littérature) La flèche d’évolution indique si les ventes sont en hausses ou en baisse par rapport à la semaine précédente La classification Dewey est une notion de classement de livre très utilisée par les bibliothèques

8 La fiche article : Accès direct à la fiche Medialivre et aux données Datalib La notice bibliographique complète, fournie par la base de données. La vignette avec la couverture et la disponibilité fournisseur L’historique des ventes et des achats des 3 dernières années, des 5 dernières semaines et des 7 derniers jours pour optimiser les achats. La situation pour tout savoir de la vie de l’article (quantités en commandes, au retour, disponibilité). Pour faire apparaître la fiche d’un article il suffit soit de biper le code barre d’un article avec une douchette, soit de saisir le début du titre ou de nom de l’auteur; MEDIAlog propose alors une liste d’article. La commande : accessible directement depuis la fiche. Le stock réellement disponible, distinct des réservations clients.

9 La fiche MEDIAlivre : accessible depuis la fiche article
La couverture: scannée recto/verso. La disponibilité chez le fournisseur mise à jour quotidienne-ment. Le résumé bibliographique Afin de ne pas alourdir le logiciel avec des images et de pouvoir informer le libraire dès que possible des changements de disponibilité du livre chez le fournisseur, les données de la fiche MEDIAlivre sont des informations en ligne. À la différence des informations de la fiche article (diapo précédente) qui sont présentes dans le logiciel et donc dans l’ordinateur du libraire.

10 La commande client : Les coordonnées du client La fiche article intégrée automatiquement depuis la recherche. Les informations sur les commandes en cours de l’article. Nouveauté : Indication du nombre de jours où l’article a été en rupture Les différents modes de commandes: « pris en stock » : si un client souhaite qu’on lui mette de coté un livre déjà en stock ce mode de commande permet de réserver l’article en le sortant du « stock dispo » et en l’attribuant au client « pris sur commande » c’est l’exemple de la diapo; on voit dans la situation (cadre jaune) que l’article est déjà en commande pour le magasin, afin de ne pas envoyer une commande de plus, sélectionner « pris sur commande » permet d’attribuer le livre au client dès la réception de la commande du magasin. «à commander » est le mode classique, quelque soient le stock et la situation, l’article est envoyé en commande pour le client chez le fournisseur. Les coordonnées du client qui apparaissent dans ce module ne sont qu’une partie des informations que le libraire peut renseigner quand il créé la fiche du client (en plus: adresse postal, , etc.) Les conditions de la commande : plusieurs modes de commande possibles : par exemple, prendre une commande client sur une commande magasin en cours, pour éviter les doublons.

11 La réception : Proposition par défaut de la quantité commandée, il ne reste qu’à valider Distinction du fonds et de l’office pour le suivi des articles. Identification automatique de la commande dont relève l’article. La commande client est immédiatement reconnue et mise à part. C’est simplement en bipant l’article que toutes les données concernant l’article, la commande dont il est issu et l’ éventuelle commande client dont il fait l’objet apparaissent. Dans le cas d’une commande de réassort puisqu’un rayon et une remise ont déjà été attribués lors de sa première réception il n’ y a véritablement qu’à valider la quantité proposée, la réception est donc très rapide. Nouveauté : alerte SMS, prévenez vos clients dès l’arrivée de leur commande.

12 La réception : des outils indispensables pour contrôler les réceptions.
La valorisation de la réception en prix d’achat HT permet d’effectuer simplement le rapprochement avec la facture du fournisseur. Présentation de la liste des ouvrages non reçus dès la réception achevée pour un suivi des reliquats. Un choix de réponses adaptées à chaque cas de figure. Tout les articles non reçus auxquels on a attribué une réponse vont dans « le journal des anomalies » qui permet de retrouver facilement ces articles. (on peut voir ainsi tous les articles actuellement en réimpression chez tel fournisseur)

13 Les avis d’expédition : la réception automatisée
Le fournisseur envoie un fichier correspondant au colis expédié, en tenant compte également des articles commandés mais non disponibles. Après vérification du colis, le fichier est intégré dans MEDIAlog, la réception et le traitement des réponses fournisseurs s’effectuent automatiquement. Ce module est paramétrable pour s’adapter à votre méthode de réception La réception s’effectue d’un simple clic. Les références de l’envoi, présentes sur le colis et la facture. La liste des articles de la commande ; les articles inconnus sont mis en évidence. Possibilité de réceptionner des livres à l’office. Possibilité de modifier la quantité reçue en cas d’erreur de colisage . Les « avis d’expédition » sont surtout utiles pour les librairies qui commandent peu de références mais en quantité, dans le mesure où ce système ne dispense pas d’une vérification du carton.

14 La caisse : simplicité et sécurité
Raccourcis des modes de règlements. (Possibilité de cumuler plusieurs modes de règlement) Gestion des acomptes de la commande à la livraison. Carte de fidélité informatisée. - Gestion des clients en compte depuis la caisse Mise en attente de tickets pour différer un encaissement Vente au code rayon… X et Z de caisse présentant l’ensemble des données comptables.

15 Le journal des réassorts :
Il présente tous les articles vendus pour lesquels une décision doit être prise (commande de réassort…) avec toutes les informations nécessaires au choix. Nouveauté : accès direct aux données Datalib Un ensemble de colonnes paramétrables avec les informations utiles. Les articles en rupture de stock sont signalés en rouge, plus un historique des ruptures L’historique et la situation de chaque article pour commander au plus juste. En cliquant sur les intitulés de colonnes on trie la présentation par ordre croissant ou décroissant. Dans le cas ci-dessus, en cliquant sur la colonne « vte comptant » (qui apparaît en bleu plus foncé) on fait apparaître en premier les articles les plus vendus. L’ordre et la taille des colonnes sont paramétrables. D’autres informations sont disponibles (nombre de ventes de depuis le dernier réassort, date du dernier réassort, marge de l’article …)

16 La transmission des commandes : pour une gestion sûre et rapide
Les livres sont associés au bon distributeur et transmis automatiquement par EDI. . Un choix d’actions pour affiner les commandes. Un récapitulatif clair qui demeure modifiable. Une valorisation de l’envoi pour anticiper la trésorerie. L’EDI est le mode de transmission de commande des livres le plus courant, le plus sûr et le plus rapide. Il consiste à envoyer les commandes au fournisseur, via TITE LIVE, sous forme de fichier informatique. Bien sûr MEDIAlog permet aussi de passer les commandes par mail ou d’imprimer les bons de commandes (avec les codes barres) pour les faxer (utile pour les très petits fournisseurs (régionaux par exemple) qui ne reçoivent pas les commandes par EDI)

17 Comptes clients, facturation et droit de prêt : une gestion complète des ventes à terme.
Édition de tous les types de documents : liste, devis, pro forma, bon de livraison, facture. Transmission des données de facturation vers les outils comptables. Un suivi précis des clients en compte : de l’émission de la commande à l’historique du chiffre d’affaires Des documents paramétrables selon les conditions accordées à chaque client Gestion des dépôts et des ventes extérieurs (salons, évènement) Ce module concerne les ventes aux collectivités (bibliothèques, écoles, C.E…) qui font l’objet d’une facturation à part et ne passent pas par la caisse. C’est le fait d’émettre une facture qui sort les livres du stock. La possibilité de mettre en compte les achats de livre depuis la caisse pour les particuliers sera accessible à partir de la phase 2 du développement Altadis-TITE LIVE

18 Une gestion automatisée de la déclaration de droit de prêt :
Extraction automatisée des factures émises vers des organismes prêteurs. MEDIAlog envoie les fichiers extraits vers la Sofia via DILICOM. Simulation de l’extraction afin de visualiser le montant de la taxe à reverser. Principe du « droit de prêt »: 6% du montant des factures émises par les libraires vers des organismes préteurs de livres (bibliothèques, C.E…) doivent être reversés à la SOFIA qui redistribue ces sommes aux éditeurs; Pour cela le libraire doit transmettre informatiquement le montant total et le détail de ses factures article par article. MEDIAlog permet l’automatisation de cette procédure : il extrait les facture concernées et les transmet informatiquement à la SOFIA ainsi que la prévision, utile pour le calcul de trésorerie, du montant qu’il faudra reverser

19 Le module des opérations et promotions :
La gestion des opérations permet un suivi des actions commerciales sur tous les types de produits de la commande à la vente. Indication de la durée de l’opération. Durant cette période, les articles concernés seront clairement identifiés. Dans le cas d’une promotion le prix d’origine est automatiquement rétabli. Indication des conditions commerciales négociées avec le fournisseur. Les fournisseurs proposent régulièrement des opérations aux libraires: il s’agit pour ce dernier d’effectuer une commande en quantité sur une collection ou un éditeur en échange de conditions commerciales particulières (sur-remise, échéance) Par ce module le libraire prépare l’opération (qui est ainsi reconnue à la réception), la suit et il peut, quand on lui en propose une nouvelle, rappeler les résultats pour savoir si la précédente avait bien fonctionné.

20 Le module des opérations
Intégration des articles à l’opération à partir du simple bipage d’un catalogue code-barré. La sur-remise déterminée est attribuée automatiquement. Dès lors, la commande peut être passée. À la réception, ces articles seront reconnus comme appartenant à une opération commerciale. L’opération « office » (les nouveautés commandées au fournisseurs) est déjà créée dans MEDIAlog ; cela permet de faire ressortir rapidement ces articles (qui peuvent être retournés au fournisseur pendant 1 an après leur première date d’achat). Il est possible à tout moment de faire ressortir les informations de stock et les statistiques financières propres aux opérations.

21 Le suivi statistique : navigateurs, résultats et tableaux de gestion

22 Les navigateurs : Les navigateurs permettent d’obtenir, selon un nombre important de critères pertinents, des listes d’articles pour les achats, les ventes et le stock. Les navigateurs sont un outil essentiel de suivi du stock. Le tableau multi-critères des navigateurs permet de choisir tout ou partie du rayonnage du magasin. Possibilité de limiter ce choix à certains éditeurs, distributeurs ou collections. Le tableau multi-critère est présenté dans toutes les fonctions de MEDIAlog où un choix d’articles est nécessaire (réassort, résultats, meilleurs ventes…) Les navigateurs servent à la fois à la connaissance du stock et aux discussions commerciales avec les fournisseurs. Par exemple quand le librairie reçoit un représentant il peut lui montrer, sur une période donnée, quelle quantité d’articles a été achetée et sur cet ensemble quelle quantité a été vendue ou non. En sélectionnant une opération commerciale en cours, on peut, par exemple, ne faire apparaître que les ouvrages actuellement à l’office et pouvant être retournés.

23 Les navigateurs : l’exemple du navigateur des achats pour simplifier la préparation des retours.
Sélection des achats effectués sur une période choisie. Aller encore plus loin en associant des notions de stock et de vente sur la sélection effectuée. Dans l’exemple choisi (2ème cadre en bas) on va faire apparaître les articles encore en stock qui n’ont pas été vendus depuis plus d’un an.

24 Les navigateurs : une liste d’articles pour agir rapidement.
La possibilité d’agir directement sur les articles de la liste et gagner du temps. Le cadre de saisie des retours avec des choix paramétrables. Les informations indispensables pour aider à la décision. Tous les tableaux et listes obtenus sur MEDIAlog peuvent être imprimés et exportés vers EXCEL Comme pour les commandes, quand le libraire saisit un retour les articles sont automatiquement basculés dans le panier du bon fournisseur. (les livres ne sont sortis du stock qu’au moment de l’édition du bon de retour)

25 Le navigateur des tops : la bonne information pour ne rater aucune vente.
les 200 meilleures ventes hebdomadaires* Accès à toutes les actions de commandes du logiciel Le stock et le rayon du magasin * Sur un panel de plus de 1000 magasins (librairies, grandes surfaces spécialisées, hyper)

26 Les résultats : l’analyse complète du chiffre d’affaires.
Un ensemble de tableaux statistiques pour toutes les activités du magasin. Une présentation paramétrable du choix et de l’organisation de colonnes. Parmi les informations : les données comparées à celles de l’année précédente, les évolutions du C.A. en pourcentage, le calcul des marges… « Une présentation paramétrable » : en cliquant sur les intitulés de colonnes on trie la présentation par ordre croissant ou décroissant. Par exemple on peut classer le CA par rayon du plus important au moins important. Là aussi d’autres colonnes de données sont disponibles et peuvent être choisies par le librairie. (par exemple le montant des remises accordées)

27 Les tableaux de gestion : Les chiffres indispensables pour connaître l’économie du magasin – le stock âgé Pour s’assurer de la bonne vitalité du fonds et éviter les références inactives, le « stock âgé » permet : La présentation du stock réparti selon les dates d’achat. La possibilité de trier la sélection (par rayon, par fournisseur, par éditeur…). L’édition d’une liste d’articles permettant une préparation immédiate des retours. En triant ce tableau par fournisseur le libraire peut très facilement préparer la venue d’un représentant à qui il doit demander des autorisations de retour. Les dates d’achats peuvent être paramétrées par le libraire. La comparaison du nombre de volumes par rapport au nombre de références permet de savoir si les références inactives sont à l’unité ou s’il s’agit de piles.

28 La rotation : pour s’assurer du bon équilibre du stock
La rotation est obtenue en comparant sur une période donnée, le stock moyen et le chiffre d’affaires. La rotation fait apparaître l’équilibre de trésorerie et le ratio stock/ventes de chaque rayon. Dans l’exemple ci-dessus une rotation de 3.18 signifie que sur la période donnée le stock a été vendu 3.18 fois. Ainsi grâce à la fiche article le libraire dispose à d’un historique précis livre par livre et la rotation lui permet de disposer d’une donnée équivalente à l’échelle d’un rayon ou du magasin.

29 Le suivi des achats, des ventes et des retours
L’analyse s’effectue sur une période choisie, comparable d’une année sur l’autre. Les ventes en prix d’achat pour connaître la marge nette. Le montant des achats moins celui des retours pour surveiller l’équilibre financier du magasin. Nouveauté : le taux de retour. Ces données peuvent être présentées par rayon ou par fournisseur

30 Nouveauté : la répartition des ventes : un suivi des ruptures et de l’équilibre des ventes
La quantité, la proportion et la liste des articles qui sont en rupture de stock Ce tableau vous permet de connaître la répartition des ventes par nombre d’exemplaires vendus.

31 Le module sécurité : à chaque utilisateur son accès
En distingant : - des utilisateurs - des rôles - des fonctions du logiciel Le module sécurité permet de répartir simplement les accès de chaque personne selon sa fonction afin de sécuriser l’utilisation de MEDIAlog.

32 76, avenue Pierre Brossolette 92240 MALAKOFF
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