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La Gestion des archives communales Novembre 2013 Aspect juridique et pratique.

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1 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Aspect juridique et pratique

2 La Gestion des archives communales Définition et caractéristique des archives publiques Cadre légal et réglementaire spécifique aux archives des communes Linventaire des archives et le récolement Sélection, tri et élimination : comment procéder ? Composition et état matériel des documents. Novembre 2013

3 La Gestion des archives communales « Les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans lexercice de leur activité » Article L du code du patrimoine. Novembre 2013 Les archives, cest quoi ?

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7 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Les archives peuvent aussi se présenter sous forme : de plans, cartes, photographies, maquettes ;

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10 La Gestion des archives communales Novembre 2013 de bases de données, de fichiers informatiques, de messages électroniques… Ce quil faut retenir : tout ce qui porte une information, reçue ou émise par un fonctionnaire ou un élu dans le cadre de ses fonctions, est un document darchives au titre de la loi française.

11 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Pourquoi organiser et gérer les archives ? « La conservation des archives est organisée dans lintérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Article L du code du patrimoine

12 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Quelques caractéristiques des archives publiques Elles sont inaliénables et imprescriptibles Elles doivent être conservées dans un lieu public Elles ne peuvent pas être éliminées sans visa du directeur des Archives départementales Elles ne sont pas toutes immédiatement communicables Le non-respect de la loi expose à des sanctions pénales

13 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Le contrôle scientifique et technique de lEtat Il porte sur : – Les conditions de traitement des documents : Classement et inventaire Tri et éliminations – Les conditions de conservation des documents (restauration, reliure, locaux) – Les conditions de communication

14 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Les archives communales Le maire en est responsable au civil et au pénal, qu'il agisse en tant quexécutif de la collectivité ou au nom de l'État, comme officier d'état civil. Mais... Tout agent public est responsable pénalement des documents qu'il reçoit ou qu'il créé (Code pénal, art ) Le dépôt des archives anciennes ( 1930) a été fait aux ADO, Mais... Elles restent propriété de la commune, à l'exception de l'état civil et du cadastre qui appartiennent à l'État. La collectivité locale en assurent les frais de conservation qui sont une dépense obligatoire. Qui peut gérer les archives communales ?

15 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Les archives communales Classement des archives, tris et éliminations – Le cycle de vie des documents : les trois âges des archives – Les différents types de tri – Les textes sur lesquels sappuyer Larrêté du 31 décembre 1926 Linstruction du 11 août 1993 Linstruction du 28 août 2009 Le récolement réglementaire consécutif aux élections municipales

16 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Les archives communales Le récolement réglementaire consécutif aux élections municipales est obligatoire. A chaque renouvellement de municipalité 3 exemplaires des documents suivants sont rédigés : I.Procès-verbal de prise en charge des archives II.État sommaire des archives Un exemplaire est remis au maire sortant, un autre est envoyé aux ADO, le troisième reste en mairie. Cette procédure, obligatoire, correspond à un transfert de responsabilité.

17 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Le cycle de vie des archives Il se divise en trois âges : – Archives courantes – Archives intermédiaires – Archives définitives ou « historiques »

18 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Le cycle de vie des archives Une notion fondamentale : la durée dutilité administrative ou DUA Les tris et les éliminations – Les différents types de tris – La procédure délimination Les versements au service des archives

19 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Un exemple: la circulaire de 1993 La circulaire de 1993, modifiée en 2009, est un tableau synthétique qui recense les différents documents que les services municipaux sont amenés à produire dans le cadre de leur activité Elle renseigne notamment sur la durée dutilité administrative (DUA) des dossiers et leur sort final en fonction de leur intérêt administratif et/ou historique Un outil de gestion de linformation au quotidien

20 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Un exemple: la circulaire de 1993 Un outil de gestion de linformation au quotidien

21 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Les éliminations 80 à 90% des archives publiques sont éliminables à terme. Elles ne peuvent être éliminées sans le visa de ladministration des archives (Etat), représentée en département par le directeur des Archives départementales (DAD). Un bordereau descriptif doit être rédigé, signé par le maire et transmis aux Archives départementales pour visa du DAD. Après visa, vous pouvez éliminer physiquement les documents sous la surveillance dun agent de la collectivité.

22 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Larchivage « définitif » Transfert dans la salle dédiée aux archives, des archives dites « définitives », cest-à-dire dintérêt historique, issues des tris réglementaires opérés à lexpiration des DUA fixées par les circulaires (1993 et 2009 pour les communes). Larchivage « définitif » (par versements), comme les tris et éliminations préalables, doit être effectué selon une régularité qui doit tenir compte du volume des archives. Pour la sauvegarde de la mémoire collective

23 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Larchivage « définitif » Dans les communes ayant un service darchives, les dossiers retenus pour une conservation définitive doivent faire lobjet dun bordereau descriptif de versement. Dans les communes sans Archives municipales, il faut inscrire sur un inventaire, dans un cahier ou dans le récolement mis à jour, les documents déposés dans la salle des archives. Le versement se fait sous contrôle de l'archiviste communal. La description des dossiers doit être : Comment verser ? Fiable,IntelligibleComplet

24 La Gestion des archives communales Novembre 2013 La communication administrative Il peut savérer nécessaire, pour le traitement dun dossier, de consulter des documents déjà archivés : Cette consultation est limitée aux documents entrant dans le domaine de compétence de lagent ou de lélu, Le dossier emprunté doit être rendu dans un délai raisonnable, Un « fantôme » est placé à la place de la boîte.

25 La Gestion des archives communales Novembre 2013 La communication administrative

26 La Gestion des archives communales Novembre 2013 La communication à ladministré La communication des documents darchives, sous surveillance constante, est de la responsabilité du maire et du fonctionnaire. La valeur de ces documents implique un grand soin dans leur manipulation. Boire, manger et fumer sont, en outre, incompatibles avec cette activité. Les documents reliés ne doivent pas être photocopiés pour préserver leur état matériel.

27 La Gestion des archives communales Novembre 2013 La conservation : environnement Un lieu de stockage propre, isolé et sain est recommandé. La température et lhygrométrie doivent être stables. Les documents ne doivent pas être exposés directement à la lumière. Des rayonnages métalliques sont recommandés. Pour une meilleure sécurité de vos archives, veillez à fermer les accès à clefs.

28 La Gestion des archives communales Novembre 2013 La conservation : conditionnement Fournitures interdites : Rubans adhésifs, colles de bureau, Élastiques, trombones et agrafes. Pour une meilleure conservation, préférez des colles, des sous-chemises, des chemises et des boîtes neutres.

29 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Le classement au quotidien Commencer une nouvelle procédure, cest ouvrir un nouveau dossier Un document nest jamais isolé Tout dossier doit être identifié dès sa constitution (dates, service, description, etc.) Le dossier doit être correctement tenu : ordre logique, élimination des papiers de corbeille et des photocopies doublons. Sil devient trop volumineux, on peut le scinder. Utiliser au maximum des boites de 12 cm d'épaisseur.

30 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Inventorier les archives des services

31 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Inventorier les archives des services

32 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Et l'archivage numérique … ! Une réflexion en cours... la reconnaissance de lécrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à l« administration électronique », à la dématérialisation des processus métier et à la production d'originaux numériques. Mais les données numériques sont par nature très vulnérables pour deux raisons principales : elles sont facilement manipulables et falsifiables, Elles sont liées à des systèmes logiciels, des systèmes matériels, des systèmes dexploitation et des périphériques.

33 La Gestion des archives communales Novembre 2013 Et l'archivage numérique … ! L'archivage numérique est donc un processus dynamique qui commence dès la création des documents et qui demande la maîtrise des points suivant : la gestion et la recherche documentaires (GED), la preuve et la sécurité (empreintes, signature électronique, horodatage, gestion des droits d'accès, gestion des traces), les infrastructures de stockage, le choix doutils très pointus ciblés sur la conservation sur le long terme du numérique (outils didentification et de conversion de formats, veille technologique sur les supports et les formats de données, plans de migrations des supports, des formats).

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