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Quelques pistes pour rendre le plus efficace possible les temps de réunion Anne-France CHEYNET Circonscription Andrézieux Nord, février 2012.

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1 Quelques pistes pour rendre le plus efficace possible les temps de réunion Anne-France CHEYNET Circonscription Andrézieux Nord, février 2012

2 Quelques précisions à propos du diaporama 4 Cliquez sur les mots soulignés,la plupart du temps il sagit dun lien 4 Cliquez sur les boites à outils, ce sont des liens qui renvoient à des éléments de mise en œuvre pratique

3 En amont Une réunion? règle des « 3 P » 4 Pourquoi? Pourquoi? 4 Pour quoi (faire)? Pour quoi (faire)? 4 Pour Qui? Pour Qui?

4 Pourquoi? En amont sinterroger sur: Retour En quoi cette réunion est- elle utile? Quest-ce que Moi jen attends? Quest-ce que le groupe en attend ?

5 Pour quoi (faire)? Retour Pour transmettre (réunion descendante) ou récolter (réunion ascendante) des informations 4 Pour échanger : 4 trouver des idées des solutions, 4 échanger des infos, des opinions, des questions Pour résoudre des problèmes: rechercher des solutions, décider, valider ensemble

6 Pour Qui? A qui, au final, ce temps de travail doit –il bénéficier ?

7 avant QUI ? Cibler les participants : : Sont-ils membres de droit ? Sont-ils compétents par rapport au sujet? Portent-ils une responsabilité par rapport au sujet? Sont-ils intéressés par rapport au sujet? Pour inviter/convoquer les concernés

8 avant Préparer la réunion : établir le « T.O.P » Fixer le cadre et le Thème Fixer lObjectif: Quel but doit- on atteindre à la fin de la réunion? Fixer le Plan Fixer léventuelle contribution des participants en amont

9 avant Préparer la réunion : Communiquer le « T.O.P » aux participants MOTIVER En permettant aux participants de: Connaître lobjectif de la réunion Connaître leur rôle et leur contribution Connaître le bénéfice et lintérêt de leur participation Cest

10 avant Préparer la salle : U,=,, En Autobus: limite les échanges signifie « sous lautorité de »; signifie « Tous égaux»; facilite les échanges signifie « disposition de négociation»; Prépare un affrontement possible Combine place prépondérante de lanimateur et possibilité déchanges En Rond ou en Carré: Face à Face: En U:

11 Pendant: Le Début Rappeler les « 3P » et en quoi ils sont communs à TOUS Qui? Présentation ( si nécessaire ) des participants: Qui on est, pourquoi on est là, ce que lon attend de cette réunion Comment?: Les règles de fonctionnement

12 Pendant: En cours Lanimateur Fait respecter les règles du jeu en sappuyant sur son acceptation initiale et sur lobjectif de la réunion Régule les échanges : -faire sexprimer -Faire échanger -gérer les prises de parole -faire écouter -reformuler -gérer les conflits -faire des synthèses

13 4 (Si nécessaire) Valoriser les acteurs et leur contribution 4 Un tour de table final où chaque participant rappelle oralement devant tous ce quil doit faire 4 (Si nécessaire) Etablir un échéancier pour les prochaines réunions conclure Qui fait Quoi pour Quand ? ENGAGER LIER Pour

14 4 Faire le compte-rendu et le diffuser 4 Agir en cohérence et conséquence apres

15 Ce diaporama constitue la synthèse de propositions émanant de 2 sites: Site de lESEN (Ecole Supérieure de lEducation Nationale) theme/management-et-pilotage/communication- professionnelle/m-laguigne-fait-sa-rentree/ Site Animer une réunion

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17 Les règles de fonctionnement 4 Fixer la durée et obtenir laccord de TOUS 4 Prévoir et accepter les moments de purge : nécessaire au fonctionnement dun groupe « vider son sac » 4 Prévoir un « scripteur » et/ou un « secrétaire » 4 Clarifier et expliciter le rôle de chacun : quelle contribution on attend deux ENRÔLER Cest une façon d Retour

18 « On ne peut pas terminer la réunion avant davoir……., de sêtre mis daccord sur……. » Retour

19 Attention aux « petits parleurs ! (Chez les adultes aussi il y en a !! ) …. ce nest pas parce que lon ne sexprime pas que lon na rien à dire !!! Attention à leffet pygmalion (se rallier à lopinion du groupe) Attention aux effets de leadersheap (se rallier à lopinion du leader) Retour faire sexprimer

20 Retour sexprimer ……De lusage des pronoms, et autres…… Vous Pour :ENTENDRE -prendre en compte la parole des autres - Focaliser sur les besoins et centres dintérêt des autres Nous Pour : ENRÔLER,ENGAGER -Faire adhérer à un objectif commun -Entraîner à laction -Aller ensemble vers un même but Votre Pour : MOTIVER -recentrer sur les motivations professionnelles et personnelles On A EVITER: -Trop flou - « ON » cest tout le monde et personne à la fois

21 Dépasser les simples opinions: « quest-ce que tu en penses? » Pourquoi ? Sur quoi tappuies -tu? Quels indicateurs ? A quoi on le voit? Retour

22 « Le double tour » Chacun prépare par écrit à propos de la question abordée pendant quelques minutes, sa vision, son point de vue. Une fois que tout le monde est prêt : 1 Le premier tour. Chacun sexprime à tour de rôle et chacun écoute les autres. 2 Le deuxième tour. Chacun donne un écho à ce quil vient dentendre. Il répond à une question du type : « Enrichi par les autres, quelle est ta nouvelle définition ? ». VARIANTE: On échange les propositions écrites pour éviter les effets Pygmalion et Leadership Retour

23 Méthode ADRAV (Accord, Désaccord, Rien A Voir) Cette méthode comporte trois phases : 4 1 A comme Accord faire la liste de lensemble des points daccord existant entre les deux parties en conflit 4 2 D comme Désaccord faire la liste des points de désaccord : 4 3 R comme Rien A Voir faire la liste des points qui nont rien à voir avec les deux points précédents 4 Affichés sur un tableau, lensemble des points daccord est souvent plus important que celui des divergences, la clarification de lobjet de la querelle permet de faire apparaître soit directement la solution soit les conditions pour y parvenir. 4 Conseil : Mettez noir sur blanc les points. Ecrire cest réaliser l'étendue des convergences. « LADRAV» Retour


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