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Larchivage au Conseil général de la Haute-Vienne Archives départementales de la Haute-Vienne 16 octobre 2008.

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Présentation au sujet: "Larchivage au Conseil général de la Haute-Vienne Archives départementales de la Haute-Vienne 16 octobre 2008."— Transcription de la présentation:

1 Larchivage au Conseil général de la Haute-Vienne Archives départementales de la Haute-Vienne 16 octobre 2008

2 Déménagement : proposition de méthode en 6 étapes Ces différentes étapes seront développées au cours des réunions ultérieures.

3 Première étape RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE

4 1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE Elle fixe : Elle fixe : - les durées légales de conservation des documents - leur sort final (versement ou élimination) Et les services pour lesquels il nexiste pas de réglementation ? Et les services pour lesquels il nexiste pas de réglementation ?

5 2e étape REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE

6 2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE Il sagit déliminations particulièrement « rentables » : Il sagit déliminations particulièrement « rentables » : catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées. vérifier la réglementation vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure. procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

7 3 e étape FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)

8 3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX) (ÉTAT DES LIEUX) localiser les documents existants localiser les documents existants les identifier les identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementation déterminer leur sort en fonction de la réglementation Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? Cette étape sera développée lors dune réunion ultérieure

9 4 e étape PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS

10 4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés. vérifier la réglementation vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure. procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

11 5 e étape PROCEDER AUX VERSEMENTS

12 5. PROCEDER AUX VERSEMENTS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés. vérifier la réglementation vérifier la réglementation procéder au versement. procéder au versement.

13 6 e et dernière étape PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT

14 6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc : à distinguer les dossiers dutilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à distinguer les dossiers dutilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle darchives ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle darchives ; à éditer des lots détiquettes comportant lintitulé du service et un numéro dordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux. à éditer des lots détiquettes comportant lintitulé du service et un numéro dordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.

15 Proposition de calendrier été 2008 fin er sem e sem er sem. 2010

16 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives été 2008 fin er sem e sem er sem. 2010

17 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives été 2008mesure du métrage fin er sem e sem er sem. 2010

18 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1 er sem e sem er sem. 2010

19 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1 er sem / éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2 e sem er sem. 2010

20 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1 er sem / éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2 e sem. 2009versement (ou semestre suivant ) 1 er sem. 2010

21 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1 er sem / éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2 e sem. 2009versement (ou semestre suivant ) 1 er sem / versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

22 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives pour un service qui est « à jour » été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1 er sem / éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2 e sem. 2009versement (ou semestre suivant ) 1 er sem / versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

23 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives pour un service qui est « à jour » été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse processus habituel 1 er sem / éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2 e sem. 2009versement (ou semestre suivant ) 1 er sem / versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

24 Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré darchives pour un service qui est « à jour » été 2008mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse processus habituel 1 er sem / éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2 e sem. 2009versement (ou semestre suivant ) 1 er sem / versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement préparation du déménagement

25 Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives Quest-ce à dire ?

26 les archives courantes :

27 les archives intermédiaires : (« préarchivage »)

28 les archives définitives : photo des Archives départementales de la Haute-Vienne photo des Archives départementales de la Haute-Vienne

29 C. FINANCES. C. FINANCES. Budget primitif et modificatif 10 ans conserver Budgets de production, de co- production et de co-réalisation de spectacles 10 ans conserver Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) jugement des comptes + 1 an détruire Documents comptables (journaux, grand livre, balances idemtri ne conserver que le grand livre Le tableau darchivage indique la D.U.A.des documents

30 C. FINANCES. C. FINANCES. Budget primitif et modificatif 10 ans conserver Budgets de production, de co- production et de co-réalisation de spectacles 10 ans conserver Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) jugement des comptes + 1 an détruire Documents comptables (journaux, grand livre, balances idemtri ne conserver que le grand livre Le tableau darchivage indique si les documents ayant atteint leur D.U.A. doivent être conservés ou peuvent être éliminés

31 Les documents à conserver sont versés aux Archives

32 Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement

33 Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement + documents

34 Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement + documents

35 Les documents à éliminer

36 Bordereau délimination sont éliminés

37 Les documents à éliminer Bordereau délimination sont éliminés

38 Le rôle du correspondant archives Il a pour mission, sous lautorité de son chef de service, de suivre les questions relatives aux archives de son service, en liaison avec les Archives départementales. En particulier : Il a pour mission, sous lautorité de son chef de service, de suivre les questions relatives aux archives de son service, en liaison avec les Archives départementales. En particulier : il prépare, organise ou coordonne les versements et les éliminations il prépare, organise ou coordonne les versements et les éliminations il informe son service des évolutions archivistiques (évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils) il informe son service des évolutions archivistiques (évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils) il participera en temps opportun à lélaboration de la charte darchivage du service il participera en temps opportun à lélaboration de la charte darchivage du service à moyen terme il étudiera les questions relatives à larchivage électronique à moyen terme il étudiera les questions relatives à larchivage électronique

39 Fin


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