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P.1 Effectuer un achat au CNRS Réunion - Formation du 21/01/2011.

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1 p.1 Effectuer un achat au CNRS Réunion - Formation du 21/01/2011

2 p.2 Sommaire 1.Comment définir son besoin 2.Evaluation financière de son besoin 3.Définir la procédure 4.Quand effectuer une mise en concurrence 5.Objectifs de loutil PUMA 6.Comment accéder à loutil PUMA 7.Effectuer une publicité dans loutil PUMA 8.Autres possibilités de loutil PUMA 9.Réception des offres 10.Analyse des offres 11.Forme de la contractualisation 12.Information des candidats non retenus 13.Avis dattribution 14.Risques encourus par la PRM 15.Informations utiles

3 p.3 Connaître son besoin La bonne définition du besoin conduira à la satisfaction complète du besoin. Elle doit être claire, précise et complète en fonction de ses exigences pour permettre une véritable mise en concurrence. Etudier le marché fournisseur (internet, congrès, test de matériels…) Rencontrer des fournisseurs pour étudier les différentes solutions techniques Recueil dinformation en interne ou auprès dautres laboratoires, partenaires… Prise en compte de son enveloppe financière Fiches daide à la définition des besoins disponibles sur lintranet achats rubrique « Les bonnes pratiques d'achat » Les services Hygiène Sécurité et Patrimoine Logistique de la délégation doivent être sollicités pour certains achats déquipements ou de prestations de travaux 1. Comment définir son besoin !

4 p.4 Prestation récurrente : achats effectués de manière récurrente ou habituelle Achats effectués en N-1 (montant pour un code famille) Prise en compte des prévisions en N (accueil nouvelle équipe, nouveau contrat…) Budget alloué pour lannée à venir 2. Evaluation financière de son besoin

5 p.5 Prestation ponctuelle : survient à un moment donné ou qui répond à une même finalité Fonction de lutilisation, ce qui est nécessaire (utilisation de COUGAR par exemple) => pas de sur-qualité ni de sous-qualité Accessoires Intégration de prestations complémentaires en options (extensions, des accessoires…) Seule la PRM (Personne Responsable des Marchés) décide ou non, au moment de la signature du marché, de les retenir. Découpage en tranches (raisons techniques, financières) En cas de mutualisation avec plusieurs unités, lévaluation doit prendre en compte les besoins de chaque unité. 2. Evaluation financière de son besoin (suite)

6 p.6 Besoin inférieur à 125 K Procédure adaptée Besoin supérieur à 125 K Procédure formalisée => contact Délégation Régionale Recours aux accords-cadres nationaux (RECA) ou aux marchés nationaux (informatique, abonnements) ou locaux Procédure dérogatoire notion de fournisseur unique produit non substituable commande complémentaire compatibilité 3. Définir la procédure

7 p.7 Besoin non couvert par un marché local ou un accord-cadre national ou un marché national Besoin ponctuel ou régulier compris entre 20 K et 125 K Lutilisation de loutil PUMA est recommandée et même pour des achats inférieurs à 20 K 4. Obligations de mise en concurrence et publicité (au sein du laboratoire)

8 p.8 Respect des principes fondamentaux de lachat public Egalité de traitement des candidats Transparence des procédures Accès à la commande publique Faire connaître son besoin Elargir la concurrence (large diffusion des avis de publicité) Loutil PUMA ne doit pas être utilisé pour effectuer un avis de régularisation 5. Objectifs de loutil PUMA ! !

9 p.9 Connexion initiale : 6. Comment accéder à loutil PUMA (PUblicité pour les Marchés à procédure Adaptées)

10 p.10 Accès restreint, par mot de passe Identifiant : achatcnrs Mot de passe : 6. Comment accéder à loutil PUMA (suite)

11 p.11 N omenclature et OU tils pour les B esoins d A chats 6. Comment accéder à loutil PUMA (suite)

12 p IMPORTANT : Pour des raisons de sécurité, l'accès au portail se fait par une authentification basée sur : * un identifiant fourni par ladministrateur de profil Nouba désigné par le directeur de votre structure (Ex. : Pour un agent nommé Martin appartenant à lunité UMR9999, nommer le login de la façon suivante : UMR9999_MARTIN) ; * et un mot de passe que vous, utilisateur final, allez déterminer lors de la création de votre compte daccès. 6. Comment accéder à loutil PUMA (suite)

13 p Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 1 : Généralités. Délai laissé aux fournisseurs pour assurer la prestation ou la livraison Date à laquelle on envisage le début dexécution. Le montant global découle de lévaluation de lachat faite au préalable A compléter uniquement si la typologie « récurrent » a été sélectionnée. Lavis de publicité peut être passé pour une durée dapprovisionnement de 1, 2 ou 3 ans en fonction de la prestation. dossier de candidature Si vous cochez uniquement « dossier de candidature », les candidats remettront un dossier de candidature. Le dossier technique sera ensuite adressé aux candidats sélectionnés, après analyse de leur candidature. Cette solution est à utiliser lorsque lon sait que la publicité va engendrer un grand nombre de réponse ou lorsque le cahier des charges est confidentiel et que lon souhaite en limiter la diffusion. Lorsque lon sait que peu de sociétés seront en mesure de répondre à lintégralité de lachat ou de la prestation, il est préconisé davoir recours à lallotissement, toujours dans un but délargir la concurrence. La désignation doit être succincte claire et précise pour un fournisseur

14 p.14 Vous pouvez indiquer sil sagit dun marché à bons de commande, les modalités de versement des avances, acomptes, les reconductions, les clauses dévolution des prix, de pénalités. 7. Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 2 : Besoin Vous précisez si le matériel doit être neuf ou doccasion/exposition ou indifférent. La sélection «doccasion/exposition » ne doit pas limiter la concurrence. Propositions dautres solutions techniques par les sociétés, modifications substantielles des spécifications techniques La variante ne doit pas modifier le cahier des charges. Des clauses peuvent être intégrées dans la définition des besoins (références, normes, Écolabels) ou dans lexécution de la prestation (livraison, transport) La description technique doit être qualitative ou quantitative, claire et précise et porter sur ses exigences fonctionnelles et/ou techniques. Le descriptif ne doit pas être discriminatoire, la citation de marques est à proscrire. Principe : tous les fournisseurs doivent avoir le même niveau dinformation Principe : tous les fournisseurs doivent avoir le même niveau dinformation.

15 p.15 Cette rubrique est à utiliser avec prudence. 7. Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 3 : Candidature Les documents permettront davoir des renseignements sur les capacités financières, techniques et professionnelles. Il est possible de limiter le nombre de candidats auprès desquels le cahier des charges sera adressé.

16 p Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 4 : Offres Délai pendant lequel loffre est valable (délai pour lanalyse). En cas de dépassement, il convient de demander à la société validation du maintien de son offre. Il est recommandé que les sociétés prennent connaissance et valident nos conditions générales dachat. Prévoir un délai cohérent avec la nature de la prestation.

17 p Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 4 : offres Il est possible danalyser les offres sur ce critère uniquement si vous navez pas imposé le délai dexécution dans le descriptif technique. La procédure adaptée offre la possibilité de négocier. Il est possible de fixer un nombre maximum de sociétés avec lesquelles vous engagerez les négociation. Lanalyse au regard de critères pondérés ou hiérarchisés est différente. Il est recommandé danalyser les offres dans leur ensemble et par conséquent de choisir la pondération Lensemble des critères sélectionnés servira à analyser les offres conformes au cahier des charges.

18 p Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 5 : Contacts En cas de contact des sociétés, si vous communiquez des informations que vous jugez nécessaires de communiquer à toutes les sociétés, je vous recommande deffectuer un avis de rectification dans loutil PUMA.

19 p Effectuer une publicité dans loutil PUMA Onglet 6 : Infos complémentaires A utiliser si vous souhaitez joindre certains documents nécessaires à la consultation. Vous pouvez indiquer toute autre information jugée utile au bon déroulement de la procédure : visite des installations, spécificité du laboratoire, phase de tests…

20 p Autres possibilités de loutil PUMA La modification est possible tant que la publicité nest pas publiée. Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez intervenir

21 p Autres possibilités de loutil PUMA La recherche dun avis de publicité peut se faire selon plusieurs critères

22 p.22 Plusieurs possibilités de réception (fax, mèl, sur loutil PUMA…) Les offres doivent parvenir dans les délais indiqués dans lavis de publicité Seules les offres reçues dans les délais sont acceptées => égalité de traitement des candidats 9. Réception des offres

23 p.23 1 – Analyse Vérification de la conformité des offres reçues dans les délais Possibilité de contacter les sociétés si des éléments sont absents ou manquent de clarté dans loffre Etude et comparaison des offres conformes selon les critères de sélection des offres définis dans lavis de publicité et de leur pondération Objective Traçabilité de lanalyse dans un rapport 10. Analyse de loffre

24 p.24 2 – Négociation Avec toutes les sociétés dont loffre est conforme Ou fonction du nombre fixé dans la PUMA Entretien avec les sociétés sur place, par téléphone ou par mèl Objectifs : Améliorer la qualité de loffre des sociétés La négociation doit être conduite de manière équitable (même temps de parole, informations identiques communiquées). Les offres sont confidentielles et aucune information ne doit être divulguée lors des échanges. 10. Analyse de loffre (suite) !

25 p.25 Après négociation demande nouvelle offre Nouvelle analyse sur les mêmes critères de sélection Méthode : Publicité -> Réception des offres -> Analyse -> Négociation -> Demande de remise de la dernière offre -> Classement des offres -> Choix de la meilleure offre Proposition dune méthode : notation de chaque critère sur 10 et application du coefficient (Exemple : si 30 % application du coefficient 3) Formaliser, valoriser et tracer la négociation dans un rapport danalyse des offres 10. Analyse de loffre (suite)

26 p Choix de loffre 3 - Sur quoi peut porter la négociation La qualité technique La quantité Le délai de livraison, la garantie, le SAV Les accessoires Le prix…. Pour vous aider, le guide de la négociation est disponible sur lintranet achats rubrique « Les bonnes pratiques d'achat » point Analyse de loffre (suite)

27 p.27 4 – Sélection de loffre Retenir loffre la mieux-disante, cest-à-dire qui prend en compte tous les critères de sélection fixés dans la PUMA Transmission de lanalyse effectuée par lacheteur à la PRM (Personne Responsable des Marchés) accompagnée du formulaire daccompagnement dune offre économiquement la plus avantageuse (FACOA) complétée Validation du choix par la PRM et engagement financier 10. Analyse de loffre (suite)

28 p.28 Apprécier en fonction de lobjet et du risque Pour les procédures à faible enjeu bon de commande + conditions générales dachat Pour les procédures à enjeu moyen bon de commande + conditions générales dachat + annexe au bon de commande Pour les procédures à enjeu élevé contrat simple Les grilles dévaluation ainsi que les documents sont disponibles sur lintranet achats rubrique « base documentaire » 11. Forme de la contractualisation

29 p.29 Obligation => Transparence des procédures Respect du travail fourni Traçabilité Communiquer les avantages de loffre retenue aux sociétés qui en font la demande Ne pas adresser le rapport danalyse aux fournisseurs évincés ainsi que des éléments susceptibles de révéler les offres des autres candidats comme, les secrets commerciaux, les brevets et les savoir-faire. 12. Information des candidats non retenus !

30 p.30 Principe Principe : Création dun avis pour déclarer le nom du fournisseur retenu ainsi que le montant Ou création dun avis pour déclarer soit la procédure infructueuse ou soit sans suite Transparence des procédures 13. Avis dattribution

31 p Avis dattribution (suite) 2 possibilités : Soit en sélectionnant lavis de publicité concerné Soit en indiquant le n° de lavis Vous obtenez uniquement les avis de votre unité.

32 p Avis dattribution (suite) La modification est possible tant que lavis dattribution nest pas publié. Lavis peut être également supprimé. Sélectionner la publicité sur laquelle vous souhaitez intervenir

33 p.33 Annulation de la procédure ou du contrat Pénaux Délit de favoritisme Corruption et trafic dinfluence Prise illégale dintérêt 14. Risques encourus par la PRM en cas de violation des principes de la commande publiques

34 p.34 Accès intranet achats Identifiant : achatcnrs Mot de passe : Guide de lachat au CNRS Guide de la négociation Fiches daide à la définition des besoins Plateforme des achats durables Grille dévaluation pour les contrats 15. Informations utiles

35 p.35 MERCI DE VOTRE ATTENTION !


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