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Retours sur la 1ére journée nationale de LIDENTITOVIGILANCE à Besançon le 27 janvier 2009 BREST le 30 avril 2009 Rozenn REBOUR Solange KERMARREC.

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1 Retours sur la 1ére journée nationale de LIDENTITOVIGILANCE à Besançon le 27 janvier 2009 BREST le 30 avril 2009 Rozenn REBOUR Solange KERMARREC

2 Définition Système de surveillance et de prévention des erreurs et des risques liés à lidentification des patients : pour fiabiliser lidentification du patient et les documents le concernant pour contribuer à la qualité de la prise en charge du patient Vigilance non réglementaire

3 Les objectifs de la journée Présenter un large panorama des connaissances sur les questions didentité et règles en vigueur Favoriser le dialogue autour des pratiques et des organisations Faire émerger les attentes pour une démarche qualité par lensemble des acteurs concernés Dans un contexte de certification V2010 (Pratique Exigible Prioritaire)

4 Organisation de la journée 330 participants Matinée: conférences plénières: identification du patient/ état civil, projet INS, carte vitale 2, le registre de lassurance maladie Le point de vue de la CNIL Les recommandations de bonnes pratiques (HAS/GMSIH)

5 Organisation de la journée Après Midi 2 Ateliers thématiques: Organiser les processus dIDTV: Le point de vue des patients Définir une charte régionale et la décliner localement Un panorama des pratiques en IDV(GMSIH) Les outils de lIDTV: Comment mettre en place une politique IDTV Présentation dun logiciel de repérage des anomalies

6 Le contexte La certification met lIdentitovigilance au rang des PEP Les erreurs didentité représenteraient 10% des évènements indésirables liés à lactivité de soins Un manque de sensibilisation du personnel et des patients? Dans un contexte dinformatisation des données de plus en plus complexe

7 Identification fiable du patient Coordination des soins intra/inter réseaux Coopération entre professionnels de santé Continuité des soins Sécurité des échanges Qualité des soins Gestion des risques, Qualité, Vigilance Sécurité des soins Droits du patient Informatisation Intégration des SI Sécurité des échanges dinformations patients Nouvelles opportunités : les dossiers partagés

8 2 facettes dans lIdentitovigilance Donner la bonne identité au patient Recueil des identités Gestion des anomalies ( doublons/collisions) Le bon geste au bon patient Vérification de lidentité à toutes les étapes de la prise en charge

9 Identitovigilance Réglementation et recommandations

10 LIdentitovigilance: une Pratique Exigible Prioritaire Les enjeux: Qualité, sécurité et continuité des soins. Acte à risques: Conséquences potentiellement graves (voire décès) des identifications Une PEP: Thématique jugée essentielle Positionnement des EV systématique Non atteinte du niveau de conformité = décision de certification péjorative voire non certification.

11 De la V1 à la V2007 La V1( ) Référence OPC 7a: lidentification du patient est assurée aux différentes étapes de la PEC La V2 ( ) Référence 22 : une identification fiable et unique du patient est assurée a,b,c :Une politique didentification, des procédures de contrôle, rapprochement des données entre établissement V2007( ) Critère 18b: 3 éléments dappréciation: politique formalisée, organisation en vue de la diffusion et mise en œuvre des procédures, information et formation des professionnels

12 Éléments dappréciation classés selon une démarche de progrès en 3 étapes E1 Prévoir, organiser E2 Mettre en oeuvre E3 Évaluer, analyser, améliorer Une organisation et des moyens permettant de fiabiliser lidentification du patient, à toutes les étapes de sa prise en charge Les personnels de laccueil administratif et les professionnels de santé sont formés à la surveillance et à la prévention des erreurs didentification du patient La fiabilité de lidentification du patient à toutes les étapes de la pris e en charge est évaluée à périodicité définie(indicateurs, audit) et les erreurs sont analysées et corrigées Les personnels de laccueil administratif mettent en œuvre les procédures de vérification de lidentité du patient Les professionnels de santé vérifient la concordance entre lidentité du bénéficiaire de lacte et la prescription avant tout acte diagnostique ou thérapeutique Critère 15a: PEP Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge

13 Le niveau E1: prévoir Fiabiliser à toutes les étapes: Une politique didentification et de rapprochement didentités (moyens techniques, chartes. Des rôles, des responsabilités ( une cellule IDV identifiée Des procédures (contrôle de lidentité dans la base) Formalisation du fonctionnement en mode dégradé

14 Le niveau E1 (suite) Protocole standard de vérification systématique dans les unités de soins, avant la réalisation dactes à risque. Modalités dimplication du patient (support de sensibilisation) Outil de suivi et dévaluation: tableau de bord dindicateurs de signalement et gestion des erreurs didentification, audit des pratiques.

15 Le niveau E2: mettre en oeuvre Les personnels de laccueil…et professionnels de santé sont formés… Programme validé de formation aux procédures et protocoles, taux de formation des personnels administratifs et cadres de santé Sensibilisation par journal interne, campagne dinformation …

16 Le niveau E3: Évaluer, analyser, améliorer La fiabilité de lidentification…. est évaluée à périodicité définie…les erreurs analysées… Rapport annuel de la cellule IDV Rapport daudit des pratiques (administratifs et professionnels de santé) Support de recueil des erreurs ou presquerreurs didentification dans les secteurs de soins ( activités cliniques et médico technique) Documents danalyse des écarts Actions damélioration, supports du retour dexpérience, impact Documents de benchmark

17 Le bloc opératoire: Une PEP La HAS adopte la check-list adaptée du programme OMS (Safe surgery safes lives)dans la V2010. Un critère exigible à partir du 1er janvier 2010 Validation de procédures au cours des 3 étapes critiques de lanesthésie Identification pré opératoire du patient par léquipe chirurgicale en charge de lintervention.

18 Concrètement …..comment

19 Définir une démarche damélioration Un volet organisationnel (pilotage)AGI Un volet technique (opérationnel)CIV Un état des lieux (GMSIH) Une politique didentification déclinée en charte, dans une organisation donnée. Un suivi par des indicateurs, signalement et analyse des dysfonctionnements Formation/information des personnels

20 Un état des lieux: le GMSIH Lévaluation BREC(bilan retour expériences et conseil) Un audit hospitalier Bilan du SIH et préconisations damélioration Le référentiel: 7 thématiques dont lidentification du patient

21 Les résultats des ES 44 établissements audités (20 en 2008) Le référentiel version 2008: Tout patient a un identifiant unique Une autorité de gestion de lidentification est active et pérenne La politique de lidentification est gérée à léchelle de létablissement La politique de rapprochement est gérée à léchelle de létablissement Une cellule dIDV est active et pérenne Lidentification du patient est gérée au quotidien

22 Les résultats qualitatifs 2008 La gestion de lidentité se fait mais pas toujours de manière systématique Une majorité de personnes sensibilisées à la question de lIdentitovigilance Très souvent les processus sont dépendants des personnes (« bonnes volontés » De nombreux cas de CIV ayant existé mais actuellement « dormantes » Ou de CIV crées mais non actives Absence fréquente de formalisation

23 Une cellule dIdentitovigilance Pourquoi? Comment? Les outils?

24 Traits stricts nom de naissance nom marital prénom date de naissance sexe carte didentité +++ Article L du CSS Traits étendus lieu de naissance (code postal et ville) noms des parents (mineurs) Traits complémentaires adresse n° téléphone médecin traitant personne à prévenir adresse de vacances n° de SS situation familiale médecin qui adresse... Une Identité 1.Recueillir un minimum dinformations sur le patient 2.Utiliser ces informations comme critères pour toutes activités de soins autour du patient 3.En étant sûre de la fiabilité et la qualité de cette identité

25 Les Anomalies Utopique de tout faire en automatique Traitement médical manuel TOUT DOIT ETRE TRACE 2 identifiants (ou plus) concernent une même personne 1 identifiant unique est attribué à 2 personnes (minimum)

26 Les acteurs LAutorité de Gestion de lIdentification (AGI) Instance décisionnelle, se réunit 2 fois par an Valide la politique didentification et ses modifications La Cellule dIdentito-Vigilance (CIV) Groupe opérationnel, échange direct entre acteurs Applique au quotidien la politique, utilise des outils de gestion des identités

27 LAutorité de gestion (AGI) Détermine la politique didentification au sein de lEtablissement Définit et alloue les moyens à mettre en œuvre Adapte lorganisation Contrôle la conformité de la mise en œuvre de la politique par la cellule didentitovigilance Décide des évolutions à apporter à la politique didentification

28 LAutorité de Gestion (AGI) Composée de représentants de : Direction de létablissement Médecin du DIM Collège du DIM Commission mixte détablissement Direction des systèmes dinformation Représentants de la cellule didentitovigilance Toute autre personne qualifiée Fonctionnement : Réunion trimestrielle Tableaux de bord de suivi de la qualité de lidentification

29 La Cellule dIdentitovigilance Met œuvre la politique didentification définie par lAGI Gère au quotidien les problèmes liés aux actions didentification du patient Alerte lAGI sur les éventuels dysfonctionnements dans la mise en œuvre de la politique didentification Elabore les indicateurs qualités pour lAGI Elabore les règles de gestion concernant les services Rédige les manuels de procédure Traite les doublons et les collisions Seule compétente pour établir avec certitude lidentité dune personne physique

30 La Cellule dIdentitovigilance Composée de représentants de : Médecin du DIM Direction des systèmes dinformation Représentant du bureau des entrées Représentant de chaque service concerné par lidentification Toute autre personne qualifiée Fonctionnement : Réunion hebdomadaire Système de permanence par un ou deux membres

31 une CIV : Comment ? Groupe projet = cœur de la réussite du projet Choisir le chef de projet Ajouter des acteurs de toutes les fonctions (pas plus de 15 personnes), même qq réticents Avoir une idée du futur responsable de la CIV et linclure La motivation Utilisation des outils du GMSIH Communiquer : DG + CME Calendrier du projet Serré mais réaliste, 6 mois avec environ 10 réunions Temps dédié pour le chef de projet

32 Missions dune CIV Correctives : problème didentification répétés, gênants (doublons non corrigés …) Préventives : bonnes pratiques, certification … Mise en place dune CIV souvent car lÉtablissement saperçoit de lampleur des « dégâts »

33 Les outils de la CIV Pour les doublons et les collisions : DETECTIONFUSION OUTILSORGANISATION Requêtes/logiciel Moyens humains

34 Les outils de la CIV PREVENIR Sur les erreurs de saisie Élaboration de procédures Charte didentification du patient

35 La charte didentification Elle comprend: Le périmètre de la politique : Lentité juridique responsable Les modes de prise en charge Les acteurs concernés Le système dinformation Les instances à mettre en place La responsabilté des acteurs Lidentité au sein du domaine Les procédures Les services didentification La distribution des droits daccès La sécurité des données Les indicateurs qualité Les actions de formation

36 Les outils de la CIV GUERIR Au coup par coup : ce nest pas efficace Au quotidien : traitement automatique régulier Ex : contrôler les créations didentité de la veille par rapport à la toute la base (prendre toute la base et ne pas exclure les décédés) 2 types de doublons : Potentiels Avérés Gérer les candidats exclus (homonymes)

37 En synthèse Un niveau institutionnel/ pilotage Impulser la démarche Mise en place de la CIV (définition dune charte, audits, analyse des dysfonctionnements, suivi des indicateurs…) Lien avec le territoire, la région… Un niveau opérationnel: 2 axes de travail: Une approche administrative:détection et correction des anomalies,formation du personnel administratif en place et nouveaux arrivants Une approche soignante:vérification de lidentité, le signalement des EI, la sensibilisation et formation au personnel, linformation au patient)

38 Pour que ça fonctionne…. Un travail au quotidien (dépister de manière systématique et très tôt dans la chaîne) Lidentification: un métier (les identités crées aux urgences devraient être validées le lendemain) Pérenniser les dispositifs (CIV, procédures) Appui de la direction (une politique sur le présent et le court terme à réviser régulièrement)

39 Mais…. Ne pas oublier Les données du patient sont des données sensibles CNIL/INS/DMP Aspect éthique et attentes du patient à prendre en compte

40 Les attentes des patients Un représentant des usagers: Crainte que lidentitovigilance soit considérée comme une problématique mineure: Elle est prioritaire et transversale pour toutes les vigilances Pour tous les ES: Développement dune culture de lIDV Utilisation de tous les outils validés. Respect de lenveloppe budgétaire allouée à la confidentialité et sécurité des données. Souhait que la HAS impose des EPP sur identitovigilance

41 Sur le territoire sanitaire 1

42 IDENTITOVIGILANCE SUR LE TERRITOIRE 1

43 Sous groupe « services de soins » Actuellement une prévention qui sappuie le plus souvent sur des recommandations informelles basées sur le bon sens des soignants et leur sens des responsabilités. Des situations à risque qui nécessitent dêtre bien identifiées, des CAT à formaliser: Règles de base pour tous les patients Procédure pour les patients non communicants

44 Sous groupe « doublons » Listing de toutes les procédures existantes ou à formaliser Mutualisation sur cette base mais difficulté de mettre en place une procédure commune didentification (logiciels différents) Une manière unique de demander une identité (création dun mémo pour le territoire)

45 Adresses utiles Journée de Besançon: HAS: Etudes du GMSIH 2002: AFNOR : Bonnes pratiques de référence pour lidentification du patient BP S97-723, AFNOR


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