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S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac Cursus Ordonnateur AMUE – SIFAC Formation « Budget »

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1 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac Cursus Ordonnateur AMUE – SIFAC Formation « Budget »

2 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 2 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

3 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 3 Images & Icones Champs obligatoires Simple clic Double clic Appuyer sur la touche « entrée » Avertissement

4 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 4 Introduction Objectifs de la formation : Appréhender la notion dadresse budgétaire dans SIFAC Visualiser la structure organisationnelle, la nomenclature budgétaire de nature et de destination Saisir des prévisions et des dotations budgétaires Générer le budget voté Visualiser le budget (éditions) Comprendre les règles du contrôle de disponibilité Gérer les opérations et les conventions (partie budgétaire) Le périmètre du processus métier relatif à la mise en œuvre du budget et aux mouvements budgétaires comprend : La phase de simulation budgétaire (non couverte par SIFAC), La saisie et la modification : En mouvement ascendant des prévisions des dépenses et recettes, En mouvement descendant des dotations. Le vote du budget (Budget Primitif, Décisions Budgétaires Modificatives), Les virements et réajustements.

5 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 5 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

6 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 6 Adresse budgétaire Axes budgétaires obligatoires Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes : Les centres financiers représentent lorganisation détaillée dun établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le centre financier est lunité au sein de laquelle est mis en place le budget et quil est potentiellement exécuté. Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. Cest le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM. Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de budgétisation et danalyse pour représenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, …) Ces 3 axes sont obligatoires.

7 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 7 Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent sorganiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles. Les fonds peuvent représenter lorigine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification) simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP. Ces 2 axes sont facultatifs. Adresse budgétaire Axes budgétaires facultatifs

8 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 8 Adresse budgétaire Adresse de budgétisation, adresse dimputation L« Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse. Ladresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante : Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui caractérisent un budget, à savoir : Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut sexécuter le budget : le centre financier La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnel Et éventuellement : La source de son financement : le fonds Lopération ou la convention à laquelle elle se rapporte : le programme de financement. Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à ladresse budgétaire saisie dans les pièces dexécution.

9 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 9 Adresse budgétaire Correspondance Métier Outil Masse Chapitre Article Masse Chapitre Article Destination Sous-destination Destination Sous-destination Conventions Opérations Conventions Opérations Compte budgétaire Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Domaine Fonctionnel Fonds Programme de financement Programme de financement Nomenclature de nature Nomenclature de nature Nomenclature de gestion Nomenclature de gestion Opération Convention Opération Convention Axes dimputation SAP/FM Origine de financement Origine de financement Origine de Financement Origine de Financement Mise en œuvre des axes Arborescence Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Centre Financier Centre Financier Organisation

10 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 10 Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle dun périmètre financier (Etablissement) Une variante de hiérarchie doit être créée par exercice, cest dans la variante quest enregistrée la hiérarchie portant la structure modélisant lEtablissements, ses SAIC, Fondations et SIE/SIU éventuels Dans cas dun établissement auquel est rattaché un institut, répondant à une autre nomenclature, linstitut sera modélisé dans un autre périmètre financier Il est possible de créer jusquà quatre niveaux de centres financiers Il est possible de visualiser la fiche dun centre financier en double cliquant sur le code du centre Licône spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour lexercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci se définit lors de louverture de lexercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de lexercice.

11 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 11 La hiérarchie des centres financiers est définie par année de manière à prendre en compte les changements de structure financière de létablissement dune année sur lautre, tout en conservant lhistorique des budgets votés et exécutés les années précédentes. Il est possible en cours dannée de créer des nouveaux centres financiers. Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

12 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 12 Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier Téléphone, fax … Libellé, Nom dutilisateur, Niveau de contrôle des disponibilités, Adresse de facturation Code de la hiérarchie, Centre financier supérieur Nom, rue, ville pour ladresse de livraison Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

13 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 13 Longlet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements non passés aux RCE) : Renseigner : La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) Lidentifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom Le type de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau règlementaire (UB), E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour lévaluativité du SAIC. Ladresse de facturation, qui peut être différente de ladresse de livraison Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

14 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 14 Longlet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 1/2) : Renseigner : La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) Lidentifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom La nature de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau règlementaire (niveau 1), E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour lévaluativité du SAIC. C pour un contrôle par chapitre sur ce centre (centres de niveau 2 uniquement) NB : Les contrôles positionnés sur les centres financiers de niveaux 3 et 4 sont des contrôles « à plat » (ne prennent en compte que ce qui concerne le centre), les contrôles au niveau 2 sont des contrôles « agrégés » Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

15 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 15 Longlet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 2/2) : Renseigner : Le type de centre financier permet de repérer la position du centre financier dans la hiérarchie et son type (Etablissement principal, SAIC, Fondation…) Lindicateur niveau de gestion permet didentifier les niveaux de gestion de lEtablissement. Cette zone permet de créer des regroupements de centres financiers et établit les niveaux de responsabilités au sein de la hiérarchie des centres financiers Ladresse de facturation, qui peut être différente de ladresse de livraison Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

16 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 16 Longlet hiérarchie de la fiche du centre financier : Longlet adresse de la fiche du centre financier : Renseigner : Onglet hiérarchie : Préciser le centre financier de niveau supérieur. Il y a autant de lignes que dexercices de validité du centre financier, avec une variante et un exercice par ligne. Onglet adresse : Les données relatives à ladresse de livraison : Titre de civilité, nom, rue, ville, code postale, pays Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

17 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 17 Longlet communication de la fiche du centre financier Ces données sont optionnelles Il est cependant possible de renseigner : Des numéros de téléphone et de télécopie, fax Une adresse Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

18 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 18 Modifications dun centre financier : Données de base : Désignation, Description, Groupe dautorisations, Nom utilisateur, Nom Lintégralité de la hiérarchie du centre Lintégralité des coordonnées du centre La date de fin de validité NB : Les données du centre peuvent être modifiées pour une période danalyse donnée si lhistorisation des données précédentes est souhaitée. Les données den tête ne sont pas modifiables : périmètre financier, centre financier. Suppression dun centre financier sous conditions : Il n'existe aucun centre financier subordonné ; Aucune pièce (de budget, et a fortiori dexécution budgétaire) na été créée sur ce centre financier. Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier

19 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 19 Les nomenclatures M9-1 et M9-3 sont livrées dans la souche. Au périmètre financier de létablissement est affectée la nomenclature M9-3 ; Au périmètre financier de linstitut/école art. 43 est affectée la nomenclature M9-1. Les établissements pourront subdiviser des comptes (exemple : créer le compte et le rattacher au compte 625). Par rapport à la souche, on peut affiner les comptes budgétaires mais pas en créer de nouveaux. Adresse budgétaire Compte budgétaire

20 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 20 La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier La dotation du budget est un choix organisationnel de létablissement. Lexécution se paramètre dans SIFAC en début dexercice. Pour les comptes marqués du symbole, il est possible de les doter mais ils ne sont pas exécutables Les comptes marqués du symbole peuvent être dotés et sont exécutables. Il est possible dans SIFAC dexécuter le budget à différents niveaux et pas seulement au niveau le plus fin. Exemple ici : au niveau 60 et 601. Il est possible de visualiser la fiche dun compte budgétaire en double cliquant sur le code du compte Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse « dépenses de personnel » via le compte 63P Adresse budgétaire Compte budgétaire

21 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 21 La transaction FMCIA permet de créer, modifier et afficher un compte budgétaire Permet de créer Permet de modifier Permet dafficher Renseigner : Le code du compte budgétaire, lexercice comptable et le périmètre financier La désignation courte (20c) et la description longue (3*50c) Lopération financière : toujours 30 « compta, résultat, dépense, immo, stock » Le type de compte : 3 pour dépenses et 2 pour recettes Le compte budgétaire supérieur dans la hiérarchie Adresse budgétaire Compte budgétaire

22 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 22 Longlet « données supplémentaires » permet de renseigner des valeurs utiles pour le contrôle des disponibilités. Les valeurs possibles sont : M pour les comptes modélisant les masses ; il y en a trois MASSE_INV, MASSE_FONC, MASSE_PERSO C pour les chapitres : comptes à 2 caractères en fonctionnement et 3 en investissement A pour les articles déclarés limitatifs par le CA E pour les comptes évaluatifs : 68 etc. Adresse budgétaire Compte budgétaire

23 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 23 La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF. Le nœud supérieur est DEST.LOLF Deux sous groupes « prog.150 » et « prog.231 » permettent de regrouper les destinations par leur appartenance à un programme Il est possible de créer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations Le budget peut être doté et exécuté seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels. Il est possible de mettre en place une hiérarchie au sein du domaine fonctionnel, notamment à des fins de suivi analytique mais également pour le suivi de sous destinations LOLF. Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting. Les transactions : FM_SETS_FUNCTION1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel FM_SETS_FUNCTION2 permet de modifier un groupe de domaine fonctionnel Adresse budgétaire Domaine fonctionnel

24 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 24 La transaction FM_SETS_FUNCTION1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel Les actions possibles sont : Insérer des domaines fonctionnels Insérer un groupe de domaines fonctionnels au niveau inférieur pour créer une hiérarchie Insérer un groupe de domaine fonctionnel au même niveau Adresse budgétaire Domaine fonctionnel

25 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 25 La transaction FM_FUNCTION permet de créer, modifier, afficher un domaine fonctionnel (destination LOLF) Renseigner : Le code du domaine fonctionnel La désignation (20c) Lopération La date de début et de fin de validité Permet de créer Permet de modifier Permet dafficher Adresse budgétaire Domaine fonctionnel

26 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 26 Démonstration 15 min Démonstration 1 Vérification de toutes les données de base (différents axes budgétaires)

27 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 27 Exercice 25 min Exercices 1&2 Créer : Un domaine fonctionnel (sous destination) un groupe de domaines fonctionnels (destination LOLF)

28 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 28 La transaction FM_SETS_FUND3 permet dafficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds supérieur sappelle « FONDS » Les groupes de fonds apparaissent en rouge, les fonds en vert Seuls les fonds peuvent être renseignés dans les transactions de budgétisation et dexécution. Les groupes de fonds servent à modéliser une hiérarchie et peuvent être utilisés dans certains états budgétaires Il est possible de voir le détail dun fonds en cliquant sur le code Adresse budgétaire Fonds

29 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 29 Les transactions FM5I, FM5U, FM5S permettent de créer, modifier, afficher un fonds Les données obligatoires sont : Le périmètre financier Lidentifiant du fonds La désignation Les dates de début et de fin de validité Il est possible de regrouper des fonds dans des groupes de fonds. Seuls les fonds sont budgétés et exécutés. Adresse budgétaire Fonds

30 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 30 Par défaut, Sifac ne restreint pas les combinaisons dadresses budgétaires « budgétisables » ou « imputables » Le plan de structure budgétaire par exercice permet de restreindre les adresses budgétaires utilisables à toutes les combinaisons pertinentes (par défaut, toutes les adresses budgétaires sont imputables) pour les adresses de budgétisation (adresses de budget) pour les adresses dexécution (adresse dexécution budgétaire ) Lactivation du plan de structure budgétaire est un point de personnalisation, par défaut cette option est inactive dans la souche SIFAC Il existe un plan de structure unique pour gérer les adresses de budget et des adresses dexécution, mais 2 tables distinctes contenant les différentes combinaisons autorisées. Par souci de clarté, sappellent : PSB ( Plan de Structure du Budget ) : table comprenant les adresses de budget autorisées PSI ( Plan de Structure des Imputations ) : table comprenant les adresses des écritures autorisées Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations

31 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 31 Les plans de structure budgétaire peuvent être générés en masse par les transactions : FMBSBO_MULT pour le PSB FMBSPO_MULT pour le PSI Renseigner : Le périmètre financier : Z100 Lexercice comptable : 2008 La catégorie budgétaire : 9F pour le PSB et 9A pour le PSI Plan de structure budgétaire : PSB_SIFAC Les éléments de ladresse à générer Les options de traitement : Il est possible de lancer le traitement en mode test pour voir déventuels messages derreurs. La case doit être décochée pour que les données soient copiées Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations

32 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 32 Il est possible de visualiser le contenu du PSB et du PSI grâce aux transactions : FMBSBOS pour le PSB FMBSPOS pour le PSI Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations

33 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 33 Lactivation du plan de structure peut se faire de manière distincte pour les adresses de budget et pour les adresses des écritures Activation du PSB pour les adresses de budget (Transaction accessible par les utilisateurs) Activation du PSI pour les adresses des écritures (point de paramétrage) Si le plan de structure est activé et quune adresse saisie nest pas présente dans le PSB ou le PSI, un message derreur bloquant apparaît: Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations

34 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 34 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

35 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 35 Elaboration budgétaire Généralités L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires et des dotations afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration. La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion. Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration : La première matérialise la délibération consistant à arrêter l'équilibre financier et les grandes catégories de recettes et de dépenses du projet de budget de l'établissement. La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des Budgets Propres Intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier l'équilibre budgétaire Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire. Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives

36 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 36 La transaction « Génération de Budget » permet le passage dune Version de budget préparatoire vers un Budget Voté. Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes) Mise à disposition du Budget voté (BP, DM) Versions préparatoires Version exécutoire PR1V0 Vote du budget Saisie des rectifications et des amendements Vote des grandes masses Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2. Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central et les responsables dUB peuvent saisir sur PR2. Elaboration budgétaire Flux SIFAC PR2

37 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 37 FMBB : La transaction principale pour la saisie de budget est composé : De données den-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type de budget, version … De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie FMBB : Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation La variante de mise en forme à choisir est ZSAP04. Cette variante permet davoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants Elaboration budgétaire Saisie de budget

38 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 38 La transaction « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de « copier » des budgets en combinant différents éléments, selon des règles paramétrées par : Type de pièce Type de budget Version Exercice comptable La transaction FMBOSTAT permet : douvrir les périodes budgétaires de gérer les autorisations Cette transaction est restreinte en fonction des autorisations mises en place dans létablissement Elaboration budgétaire Transactions utilisées

39 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 39 Avant de pouvoir saisir du budget, il faut sassurer quun type de budget est associé à une version et à un exercice comptable (période budgétaire ouverte). Par exemple, pour saisir des prévisions budgétaires en version préparatoire PR1 sur le budget primitif de lannée 2008, le statut « BP » doit être associé à la version PR1 pour lannée 2008 La transaction FMBOSTAT permet douvrir une période budgétaire Cliquer sur puis saisir lexercice comptable, la version de budget et le statut (type de budget) FMBOSTAT Elaboration budgétaire Ouverture de période budgétaire

40 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 40 Pour saisir du budget, il faut dans un premier temps saisir les données den-tête : Renseigner : Lopération : saisie pour une saisie initiale Le type de pièce : PREV pour prévision et DOTA pour dotation Exercice : année du budget à voter (2008) Version : PR1 pour la première version de travail Période : TS pour toutes les périodes Les différentes combinaisons possibles sont présentées dans la documentation Annexe (Mémo transaction) FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

41 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 41 Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes Renseigner : Le centre financier : Centre de responsabilité, UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) ou Etablissement hors SACD Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes Le domaine fonctionnel : destination LOLF Le fonds : origine de financement Le programme de financement : convention ou opération Le montant de la prévision Il est possible : De saisir autant de lignes souhaitées Sur des comptes de dépenses et/ou de recettes FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

42 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 42 Lopération : Lopération de budgétisation caractérise l'opération de base utilisée pour l'écriture des pièces de saisie de budget. Différentes opérations sont disponibles dans SIFAC : Saisie : Saisie de nouvelles données de budget Fonds supplémentaires : Ajustement positif Restitutions : Ajustement négatif Le type de pièce : Le type de pièce permet de classer la pièce de saisie du budget. Il caractérise le document de la saisie du budget dun point de vue métier, par exemple : DOTA : Dotation (Descendante) PREV : Prévision (Ascendante) RECT : Rectification (effectuée par le niveau 1 et 2) AMDT : Amendement FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

43 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 43 Le type de budget : Le type de budget caractérise les grandes étapes de la mise en place des crédits, plusieurs types de budget peuvent être créés : Elaboration budgétaire Budget initial (BP), Budget Provisoire (PROV) Modifications budgétaires Décision(s) budgétaire(s) modificative(s), DM1, DM2, etc. Exécution budgétaire, pour les virements et les réajustements (EXEC) La version : La version permet de gérer différentes versions dun budget (versions préparatoires, version exécutoire) et permet dhistoriser les travaux dinitialisation et de mise à disposition des crédits. 3 versions seront créées: 2 versions préparatoires (PR1 et PR2) pour modéliser les votes intermédiaires La première matérialise la délibération consistant à arrêter léquilibre financier et les grandes catégorises de recettes et de dépenses du projet de budget de létablissement La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des budgets propres intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier léquilibre budgétaire 1 version exécutoire (version 0) : seul le budget voté permet lexécution budgétaire FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

44 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 44 La transaction FMCYLOAD offre la possibilité de copier le budget voté de lannée N-1 afin dalimenter la version préparatoire PR1 de lannée N. Plusieurs possibilités de copie sont offertes : Copier uniquement le Budget Primitif (BP) Copier le Budget Primitif et les Décisions Budgétaires Modificatives (BP + DBM) Il est également possible de sélectionner certains critères pour la copie, avec notamment : Copier un certain pourcentage du budget N-1 Restreindre la copie à une UB par exemple NB : cette étape est facultative et peut être utile à certains établissements. Elle ne constitue pas une étape obligatoire de lélaboration budgétaire FMCYLOAD Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire

45 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 45 Exemple de copie du budget voté en 2007 en version PR1 de lannée 2008 pour une UB à laide de la transaction FMCYLOAD Il faut saisir dans un premier temps les données correspondant au budget source : Périmètre financier Z100, version 0 (budget voté), Année 2007, période 1 à 12 Restriction sur les adresses budgétaire à copier : il est possible de filtrer, sur un élément en particulier de ladresse (un compte par exemple), un intervalle, ou un groupe. Dans lexemple, le budget de lUB 901 va être copié FMCYLOAD Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire

46 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 46 Il faut saisir dans un deuxième temps les données servant de base de calcul Type de valeur : Budget (toujours) Le budget à copier : « tous les types de budget et opérations » permet de copier lintégralité du budget (BP + DBM), mais il est aussi possible de restreindre au BP en ne choisissant que le type de budget BP dans « sélectionner combinaisons » ou aux DBM Revalorisation : 100 % permet de copier 100% du montant pour les adresses sélectionnées FMCYLOAD Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire

47 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 47 Renseigner : La version cible : PR1 Lexercice comptable : 2008 La période cible : 1 à 12 Le type de budget cible : BP Le type de pièce PREP (copie de n-1) Les options de traitement : loption de mode de mise à jour à retenir est la 1 : ajouter des données Il est possible de lancer le traitement en mode test pour voir déventuels messages derreurs. La case doit être décochée pour que les données soient copiées FMCYLOAD Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire

48 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 48 Démonstration 2 15 min Démonstration 2 Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure avec prise en compte de critères de sélection)

49 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 49 Exercice 15 min Exercice 3 Saisie du budget en version PR1

50 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 50 La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet davoir un récapitulatif des saisies budgétaires. La première page récapitule les critères de sélection de létat : Sélection de valeurs: Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9F), la version, et lexercice comptable Sélection de valeurs : Pour chaque élément, il est possible de renseigner: Un groupe de valeur Ex : 901 cumul de lUB 901 Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeurs Ex: Valeur 901 Centre financier 901 Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres dune UB ou tous les comptes dun chapitre. FMRP_RW_BUDGET Elaboration budgétaire Consultation des saisies

51 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 51 Une fois les critères de sélection saisis lédition apparaît Le budget dorigine (2) correspond aux saisies budgétaires Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4) Le budget actuel (1) correspond au budget dorigine + ou - les fonds supplémentaires et les restitutions Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune La ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les dépenses. Si aucun montant nest inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau établissement. Budget actuel = Budget origine - Restitutions + Fonds supp. FMRP_RW_BUDGET Elaboration budgétaire Consultation des saisies

52 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 52 Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce dorigine. FMRP_RW_BUDGET Elaboration budgétaire Consultation des saisies

53 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 53 Démonstration 10 min Démonstration 3 Consultation des données saisies en version PR1

54 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 54 Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification. Il est nécessaire de choisir lopération « Restituer » pour diminuer le montant dune prévision ou « Fonds supplémentaires » pour laugmenter. Lopération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine sil sagit dune augmentation ou dune diminution Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours positif, cest le système qui interprète le montant en fonction de lopération. FMBB Elaboration budgétaire Modification de saisie de budget

55 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 55 Exercice 10 min Exercice 4 Modification des données saisies en version PR1

56 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 56 Exercice 10 min Exercice 5 Consultation de la conséquence des modifications en version PR1

57 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 57 Une fois les saisies et les modifications terminées sur la version PR1, la transaction FMCYLOAD permet de copier les données de budget de la version PR1 à la version PR2. Cette étape seffectue suite au premier vote du CA sur les grandes masses et léquilibre budgétaire Les critères de sélection pour les données sources sont : Version : PR1 Exercice comptable : année du budget à voter Période 1 à 12 Les critères de sélection pour la base de calcul : Type de valeur budget Tous les types de budget et opération 100 % Les critères de sélection pour les données cibles sont : Version : PR2 Exercice comptable : année du budget à voter Période : 1 à 12 Copier type de budget Type de pièce : PREV FMCYLOAD Elaboration budgétaire Copie de budget PR1 PR2

58 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 58 Démonstration 15 min Démonstration 4 Copie du budget PR1 en budget PR2

59 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 59 Une fois la version PR2 alimentée par copie de la version PR1, il est possible de : Saisir de nouvelles prévisions et dotations (dans le cas de nouvelles subventions par exemple) Modifier les prévisions et les dotations suite au premier vote du CA. Pour cela il faudra utiliser le type de pièce RECT Le principe est le même que pour la version 1 : Les mêmes types de pièce sont utilisés Les mêmes opérations : saisie, fonds supplémentaires, restitutions La différence se fait : Au niveau des acteurs qui font les saisies et les modifications (niveaux 1 et 2) La version à renseigner est la PR2 Pour empêcher toute modification de la version PR1, il faut enlever le statut BP pour la version PR1 grâce à la transaction FMBOSTAT FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

60 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 60 Par la transaction FMBOSTAT, lutilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction des étapes de budgétisation. Le tableau ci-dessous reprend les combinaison à mettre en place en fonction de ces étapes FMBOSTAT Elaboration budgétaire Saisie de budget

61 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 61 Exercice 15 min Exercice 6 Saisie du budget en version PR2

62 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 62 Démonstration 10 min Démonstration 5 Consultation des saisies de la version PR2

63 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 63 Une fois la version PR2 finalisée, le projet de budget est présenté au Conseil dAdministration pour vote. Il peut y avoir alors des amendements à saisir si le CA nest pas entièrement daccord avec le projet de budget. La transaction FMBB Workbench de budgétisation permet de saisir des amendements (utiliser le type de pièce AMDT ). FMBB Elaboration budgétaire Projet de budget et amendements

64 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 64 Démonstration 15 min Démonstration 6 Saisie d'une pièce de type amendement

65 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 65 Démonstration 10 min Démonstration 7 Consultation de l'amendement

66 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 66 Une fois tous les amendements saisis et le budget voté par le conseil dadministration, la transaction FMCYLOAD permet de générer le budget voté. Les critères de sélection pour les données sources sont : Version : PR2 Exercice comptable : année du budget à voter Période 1 à 12 Les critères de sélection pour la base de calcul : Type de valeur budget Tous les types de budget et opération 100 % Les critères de sélection pour les données cibles sont : Version : 0 Exercice comptable : année du budget à voter Période : 1 à 12 Copier type de budget Type de pièce : BINI (Budget initial voté) FMCYLOAD Elaboration budgétaire Génération du budget voté

67 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 67 Démonstration 15 min Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant la version PR2 en version 0

68 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 68 Lorsque le budget de létablissement nest pas exécutoire au 1er janvier, un budget provisoire permet deffectuer temporairement des opérations de dépenses et de recettes. Dans SIFAC, la mise en place du budget provisoire seffectuera de la même manière que la mise en place du budget voté avec quelques différences : Les crédits provisoires seront exécutables (version 0) et auront un type de budget particulier ( type PROV ) La transaction « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de générer automatiquement le budget provisoire à partir dun pourcentage du budget voté (BP+DBM) de lexercice précédent. Le passage des crédits provisoires peut se faire selon certains critères : – Pour certains centres financiers – Pour certaines natures – Avec un pourcentage à définir FMCYLOAD Elaboration budgétaire Budget provisoire

69 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 69 Remplacement du budget provisoire par le budget voté : Une fois le budget voté, il remplace les crédits provisoires dans le système. Les lignes relatives aux crédits provisoires devront être annulées (contre passées). Saisie des dotations et des prévisions Budget voté ? Mise en place des Crédits provisoires Exécution des crédits Annulation des crédits provisoires Mise en place du budget voté Mise en place du budget voté Version exécutoire Vote du budget Oui Non Elaboration budgétaire Budget provisoire

70 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 70 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

71 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 71 Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives Les modifications budgétaires peuvent être : Des Décisions Budgétaires Modificatives (DBM) ou (DM) Des virements ou des réajustements Les décisions budgétaires modificatives, au nombre limité de 10, suivront la même procédure que celle du budget primitif initial (BP) : 1.Saisie des dotations et des prévisions sur la version PR1 2.Copie de la version PR1 à la PR2 3.Saisie de nouvelles dotations,prévisions, restitutions et fonds supplémentaires sur la version PR2 4.Présentation du projet de DBM au CA et vote du CA 5.Saisie éventuelle damendements sur la version PR2 6.Copie de la version PR2 à la version 0 Le type de budget particulier à chaque DBM et au BP permettra didentifier les crédits votés au budget primitif de ceux votés en DBM Attention à la numérotation des DBM. Réglementairement: numérotation en ordre croissant et sans sauter de numéro. Le système ne contrôle pas la numérotation de celles-ci dans FMBOSTAT. Il sagit dun contrôle intellectuel par lutilisateur habilité.

72 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 72 Lorsquune Décision Budgétaire Modificative (DBM) est en cours, il est impossible deffectuer des virements ou des réajustements. Pour empêcher la saisie sur la version 0 dans SIFAC, il ne faut quaucun statut ne soit affecté à la version pour lexercice concerné. De cette manière, aucune saisie ne sera possible sur la version 0, lexécution budgétaire restant toujours possible La transaction FMBOSTAT permet de modifier laffectation de statut à une version donnée Sélectionner la ligne à supprimer puis cliquer sur et sauvegarder Si un virement est saisi, il est impossible denregistrer, le message suivant apparaît : FMBOSTAT Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives

73 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 73 Par la transaction FMBOSTAT, Lutilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction de lavancement des DBM Le tableau ci-dessous reprend les combinaisons à mettre en place en fonction de cet avancement FMBOSTAT Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives

74 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 74 La transaction FMBB – Workbench de budgétisation est utilisée pour les saisies des Décisions Budgétaires Modificatives La seule différence avec la saisie du budget primitif (BP) est le type de budget utilisé. La capture décran montre une prévision budgétaire de dépenses pour la première DBM FMBB Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives

75 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 75 Les virements et les réajustements correspondent à des mouvements : En dépenses et / ou en recettes Sur les axes de ladresse budgétaire Il peut sagir : De virements inter UB De virements intra UB De réajustements Modifications budgétaires Virements et réajustements

76 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 76 Les règles de gestion mises en place dans SIFAC sont : Pour les virements : Interdire les virements entre létablissement hors SACD et ses SACD Interdire les virements entre comptes budgétaires appartenant à des masses différentes Vérifier le disponible sur la ligne émettrice Interdire les virements depuis les comptes déclarés évaluatifs. Interdire daugmenter un compte déclaré limitatif. Pour les réajustements Interdire les transferts entre chapitres Vérifier le disponible sur la ligne émettrice Interdire les réajustement depuis les comptes déclarés évaluatifs. Interdire daugmenter un compte déclaré limitatif. Modifications budgétaires Virements et réajustements

77 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 77 Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation. Les données den-tête à saisir sont : Lopération « transfert » pour modéliser un mouvement budgétaire Les types de pièce : VIEX : Virements inter UB VIIN : Virements intra UB SAIC : Mouvements SAIC REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre les modifications budgétaires). FMBB Modifications budgétaires Virements et réajustements

78 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 78 Lors dun transfert, il faut saisir au minimum deux lignes : Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en haut de lécran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer la pièce FMBB Modifications budgétaires Virements et réajustements

79 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 79 Il est possible deffectuer des virements et réajustements sur lensemble des axes budgétaires (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds et programme de financement) tout en respectant les règles de gestion Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner lécran des postes pour séparer les lignes émettrices et les lignes destinataires. Pour changer le mode daffichage des lignes, il faut cliquer sur : ou FMBB Modifications budgétaires Virements et réajustements

80 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 80 Virement inter UB (VIEX): entre CF appartenant à des UB différentes (ou « niveaux de gestion » différents pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à lintérieur dune même masse Virement de chapitre à chapitre à lintérieur dune même masse Virement intra UB (VIIN): entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à lintérieur dune même masse Virement de chapitre à chapitre à lintérieur dune même masse Réajustements : entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à compte budgétaire à lintérieur dun même chapitre FMBB Pour un virement, il est nécessaire de créer une pièce par masse utilisée (1 pour le fonctionnement, 1 pour le personnel, 1 pour linvestissement) Pour un réajustement, il est nécessaire de créer une pièce par chapitre utilisé Modifications budgétaires Virements et réajustements

81 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 81 Exercice 15 min Exercice 7 Virement entres comptes budgétaires de plusieurs adresses

82 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 82 Démonstration 5 min Démonstration 9: Fermeture de la version 0

83 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 83 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

84 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 84 Editions et Consultations Quatre états de gestion pour lélaboration budgétaire : FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet davoir une vue croisée nature/gestion FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions dun même exercice (Exemple: PR1 & PR2) FMEDDW permet davoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …) Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

85 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 85 La transaction FMRP_RW_BUDGET permet dafficher de manière détaillée ou de manière consolidée la synthèse du budget. Il est possible de saisir un groupe de centres financiers dune UB (ou « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) pour voir lensemble des saisies effectuées sur ce groupe. FMRP_RW_BUDGET Editions et Consultations Etat de budget

86 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 86 Il est possible dexporter sous Excel lédition affichée à lécran Cliquer sur le menu « Options » puis Options Sélectionner « Microsoft Office » dans Intégration office Létat apparaît alors dans Microsoft Excel FMRP_RW_BUDGET Editions et Consultations Etat de budget

87 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 87 La transaction FMKFR01 « Analyse selon ratios » permet davoir une vue croisée nature gestion 1.Cliquer sur pour visualiser les variantes 2.Sélectionner la variante ELAB_BUDG pour avoir la liste des ratios automatiquement 3.Il est possible de restreindre laffichage par une combinaison daxe budgétaire FMKFR01 Editions et Consultations Analyse selon ratio

88 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 88 Lédition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires Permet de filtrer certaines valeurs Il est possible denregistrer la mise en forme grâce aux boutons Il est possible davoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant FMKFR01 Editions et Consultations Analyse selon ratio

89 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 89 Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes daffichages suivantes: Variante dAffichage: BUDGET - CUMUL / NATURE Variante dAffichage: BUDGET - CUMUL / GESTION FMKFR01 Editions et Consultations Analyse selon ratio

90 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 90 La transaction FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions de budget. Sélectionner les deux versions à comparer Il est possible de restreindre laffichage en saisissant des critères sur les axes de ladresse budgétaire ou le type de budget Cet état permet notamment de comparer juste après la génération du budget voté que la version 0 et la version PR2 sont bien identiques (Validation Agent Comptable) Cet état justifie que le budget voté par le CA a correctement été chargé. FMRP_RW_BUDVER Editions et Consultations Comparaison de versions

91 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 91 La transaction FMEDDW permet dafficher les pièces saisies lors de lélaboration et la modification budgétaires. Cela permet notamment déditer la liste des amendements ou des virements. Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et dexporter dans Excel FMEDDW Les critères de sélection peuvent se faire sur : Lexercice comptable, La version, Le type de pièce, Les axes budgétaires, Lutilisateur qui a saisi, … Editions et Consultations Liste des pièces budgétaires

92 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 92 La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires : ZSIFACFMTR_BUDGET Editions et Consultations Etats règlementaires

93 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 93 Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF) ZSIFACFMTR_BUDGET Editions et Consultations Etats règlementaires Sélection obligatoire du centre financier « père » (tous les fils de ce centre sélectionné sont automatiquement pris en compte)

94 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 94 ZSIFACFMTR_BUDGET Editions et Consultations Etats règlementaires LEtat suivant saffiche, directement éditable :

95 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 95 Démonstration 15 min Démonstration 10: Consultations des états de gestion

96 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 96 Exercice 15 min Exercice (non présent dans le cahier) Consultation des éditions règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET

97 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 97 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

98 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 98 Contrôles budgétaires Généralités Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions dexécution : engagement financier, commande dachat, facture etc. Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message davertissement apparaît. ( Seuil fixe non paramétrable ) Lorsque que le budget est épuisé (100% du budget consommé), un message derreur bloquant apparaît

99 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 99 Étanchéité des trois masses La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle dinvestissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de létablissement Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts. Contrôle du disponible sur lUB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au- delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de lenveloppe dune convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA Contrôles budgétaires Contrôles règlementaires

100 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 100 Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit dun contrôle Etablissement/Masse Auparavant, lorsque lintégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61. Désormais, lensemble des crédits dune masse peut être utilisé sans distinction de chapitre, dans lensemble de létablissement Conséquences Chute de la volumétrie des virements chapitre chapitre Contrôles budgétaires Etablissements RCE

101 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 101 Contrôles budgétaires Contrôles optionnels et contrôles spécifiques aux SAIC Contrôles optionnels internes : Contrôle sur lenveloppe allouée au CR Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers Etanchéité de lenveloppe du CR au sein dune même masse Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise lenveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations. Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA Contrôles optionnels internes pour les établissements passés aux RCE : Contrôle sur lenveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses fils) Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre Contrôles spécifiques au sein du SAIC : Budget évaluatif SAIC Tout mouvement budgétaire à lintérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter léquilibre fonds de roulement

102 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 102 Sifac - Séminaire métier novembre 2007 Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire Ressource Affectée RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée Convention CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Opération sans contrat OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent

103 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 103 Pour activer le contrôle optionnel sur lenveloppe du centre financier de niveau CR, il faut saisir le champ « Niveau de contrôle des disponibilités » dans la fiche du centre financier : « E » pour un contrôle sur lenveloppe globale du centre financier « M » pour un contrôle sur lenveloppe par masse du centre financier Pour activer le contrôle optionnel sur lenveloppe agrégée du centre financier de niveau 2 pour les Etablissements passés aux RCE, il faut saisir le champ « Nature de contrôle des disponibilités » dans la fiche du centre financier : « E » pour un contrôle sur lenveloppe globale du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils « M » pour un contrôle sur lenveloppe par masse du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils « C » pour un contrôle sur lenveloppe par chapitre du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils Pour spécifier un compte comme article limitatif ou bien évaluatif, il faut saisir le champ « Type de contrôle des disponibilités » dans la fiche du compte budgétaire : « E » pour un compte évaluatif « A » pour un compte déclaré limitatif par le CA Contrôles budgétaires Modélisation dans SIFAC (1/2)

104 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 104 Lactivation du contrôle optionnel sur lenveloppe dune convention simple ou dune opération, se fait au cas par cas : Cest le type de programme de financement, déterminé au moment de sa création, qui déterminent les contrôles à appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible détanchéifier les conventions simples de certaines composantes, qui demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles dautres composantes Le contrôle détanchéité nest pas optionnel pour les conventions à ressources affectées Contrôles budgétaires Modélisation dans SIFAC (2/2)

105 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 105 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

106 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 106 Gestion des opérations et des conventions Généralités Il ne sera vu dans cette formation que la modélisation budgétaire (saisie de budget) des opérations et des conventions. La partie création et exécution est traitée dans la formation « conventions ». Les opérations et les conventions : Sont modélisées dans SIFAC par un programme de financement ; Lélément dOTP est laxe à partir duquel est dérivé le programme de financement. Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de lélément dOTP qui lui est associé.

107 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 107 La transaction FMMEASURE « traiter programme de financement » permet de créer des programmes de financement Le code du programme de financement est libre sur 8 caractères. Le type de programme de financement est renseigné dans les données de base Les désignations : Une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue Les dates de début et de fin de validité FMMEASURE Gestion des opérations et des conventions Création du programme de financement

108 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 108 Sifac - Séminaire métier novembre 2007 Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire Ressource Affectée RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée Convention CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Opération sans contrat OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Gestion des opérations et des conventions Contrôles réalisés

109 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 109 Les conventions et les opérations peuvent être budgétisées de différentes façons suivant le type de la convention ou de lopération : Soit par saisie lors de lélaboration budgétaire (Toutes les conventions et les opérations) Soit par saisie directe sans nécessité de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors du vote précédent mais que la convention ou lopération na pas encore été codifiée (Toutes les conventions et les opérations) Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra, inter ou réajustement si les crédits ont été prévus lors des votes précédents La transaction FMBB « Workbench de budgétisation » permet de saisir le budget pour les conventions sur lélément « programme de financement », un des cinq axes de ladresse budgétaire. FMBB Gestion des opérations et des conventions Principes de budgétisation

110 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 110 Données den-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CONV Exercice : année du vote Type de budget : Vote correspondant DM1 Version : Version préparatoire PR1 Données de postes Faire autant de lignes que dadresses budgétaires à renseigner. Les conventions et les opérations peuvent être budgétées lors de lélaboration budgétaire dans une version préparatoire : FMBB Gestion des opérations et des conventions Budgétisation au cours de lélaboration budgétaire (ou DBM)

111 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 111 Données den-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CVRA Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Faire autant de lignes que dadresses budgétaires à renseigner. Les conventions RA peuvent être budgétées en cours dexercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 exécutoire. Lors de la budgétisation de la convention RA, un contrôle est effectué sur léquilibre recette/dépense. FMBB Gestion des opérations et des conventions Budgétisation en cours dexercice (Conventions RA uniquement)

112 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 112 Exercice 15 min Exercice 8: Dotation de convention RA

113 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 113 Données den-tête Opération : Transfert Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : VIIN (virement intra UB) Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Ligne émettrice (-) avec le programme de financement NA Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention à budgéter Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou réajustement (REAJ) si les crédits ont été prévus lors des votes précédents. FMBB Gestion des opérations et des conventions Budgétisation par virements de crédits

114 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 114 Démonstration 15 min Démonstration 11: Dotation d'une convention simple par virement

115 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 115 Sommaire Introduction Adresse budgétaire Elaboration budgétaire Modifications budgétaires Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions Conclusion

116 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 116 Toutes les saisies budgétaires (prévisions, dotations, amendements, virements, réajustements) se font dans la même transaction : le Workbench de budgétisation Il est possible de remonter jusquà la pièce de saisie à partir des états : traçabilité Les votes sont modélisés dans le système par la copie en masse des saisies budgétaires dune version à une autre Conclusion Conseils aux formateurs

117 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 117 Rappel des termes vus : Centre financier : axe budgétaire modélisant la structure de lEtablissement : Unité budgétaire, SAIC, Centre de responsabilité … Compte budgétaire : axe budgétaire modélisant les natures de dépenses et de recettes Domaine Fonctionnel : axe budgétaire modélisant les destinations LOLF de dépenses et les destinations de recettes en comptabilité budgétaire et les activités en comptabilité analytique Fonds : axe budgétaire modélisant les origines de financement issues de la liste SIREDO Programme de financement : axe budgétaire modélisant les opérations et les conventions en comptabilité budgétaire Type de budget : étape budgétaire (Budget Primitif, Décision Budgétaire Modificatives etc) Conclusion Glossaire

118 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 118 Annexes Mémo à détacher et imprimer pour les stagiaires: Mémo des transactions SIFAC Document SIFAC_FOR_MEMO_TRANSACTIONS (xls) Manuel utilisateur FMBOSTAT Document SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_BUDGET (doc) Manuel utilisateur FMAVCR01 et FMKFR01 Document SIFAC_MUT_BUD_DISPOS_BUDGETAIRES (ppt)


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