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Conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 www.archiland.org www.alpi40.fr.

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1 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014

2 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/ octobre 2012: LALPI obtient lagrément de tiers-archiveur du Service interministériel des archives de France (arrêté publié au journal officiel). 2013: ouverture du service aux collectivités adhérentes qui le souhaitent. Information récente

3 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 La genèse du projet Production dune grande quantité de documents (papier et numérique) par les collectivités, Évolution des technologies et développement de ladministration électronique, de la dématérialisation des actes, de la chaîne comptable… Accroissement des flux électroniques avec le développement des plateformes dématérialisées, Risques de pertes des données si on ne fait rien rapidement, Il nexistait pas encore de plate-forme darchivage électronique intermédiaire des documents pour les collectivités Le Projet

4 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Obligations des collectivités La réglementation en vigueur oblige les collectivités à conserver dans des conditions optimales les documents produits ou reçus par elles. Larticle du CGCT et les articles L et L du Code du Patrimoine stipulent en effet que « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. », Obligation pour les collectivités de conserver les documents dématérialisés produits ou reçus dans les mêmes conditions que les papiers : la règlementation est la même, De plus, larticle 5 de la loi n° du 15 juillet 2008 relative aux archives prévoit la possibilité pour les collectivités dexternaliser les documents intermédiaires dans certaines conditions. Rappel des obligations des collectivités quant à larchivage Le Projet

5 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 La plate-forme peut: Accueillir, traiter, conserver et communiquer les archives (nativement ou non) numériques produites par les institutions publiques landaises, Permettre une certaine automatisation des tâches ainsi qu'une meilleure sécurité de la conservation (DUA, sort final...). La plate-forme ARCHILAND

6 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Les principales fonctionnalités le dépôt de documents émanant de divers circuits, la consultation en ligne, le suivi et la traçabilité, lindexation et/ou la classification, application DUA, sort final, laccès, le contrôle et le partage, le stockage et la gestion, la sécurisation des flux darchivage, la signature électronique, lhorodatage. La plate-forme ARCHILAND

7 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Cycle de vie dune archive GED Archivage courant Gestion Electronique de Document SAEI Archivage Intermédiaire Système dArchivage Electronique Intermédiaire SAED Archivage définitif Système dArchivage Electronique Définitif

8 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 La plate-forme ARCHILAND Flux dématérialisés * ACTES, HELIOS, Marchés publics, Paye Applications métiers* Ex : Gestion du courriers, des actes administratifs, etc. I-Parapheur* Dépôt direct GED * Webservices SAE - ARCHILAND GED Tableau de gestion DUA automatiquement appliquée selon le type de document. SAE INTERMEDIAIRE DEFINITIF GED prépare au tri des archives avant transfert Conformité SEDA

9 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 La Gestion électronique des documents (GED) La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.). L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de la collectivité, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction. Elle pourra être utilisée en dehors du cadre darchiland, par exemple dans la mise à disposition de fichiers lors de la réalisation de projets, avec des structures extérieures (par droits daccès), … La plate-forme ARCHILAND

10 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 LI-parapheur Li-parapheur est une reproduction du parapheur papier tel quil existe aujourdhui. Cest un outil permet aux responsables de valider/viser/signer électroniquement des documents. Li-parapheur pourra être utilisé dans le cadre du protocole HELIOS mais aussi pour les documents ayant besoin dun circuit de validation. Li-parapheur a été développé sur le socle dALFRESCO. La plate-forme ARCHILAND

11 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/ est lapplicatif qui gère les archives intermédiaires et définitives (de façon indépendante). Cette application est basée sur le modèle OAIS (norme archivistique internationale) qui a permis de construire la norme en vigueur en France, le SEDA (Standard dEchange de Données pour lArchivage). Ce modèle est le garant de la bonne organisation et conservation des archives. Cest la plate- forme PROBANTE. Les 5 grandes fonctions de ce modèle : La fonction « versement » La fonction « stockage » La fonction « gestion des données descriptives » La fonction « communication, consultation, restitution » La fonction « administration » La plate-forme ARCHILAND

12 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Linfrastructure Schéma du réseau La plate-forme ARCHILAND Sauvegarde à distance Salle blanche du Conseil général des Landes GED SAEI SAED Salle blanche sur le site de la maison des communes GED SAEI SAED Réplication en temps réel Site 1Site 2 Site 3

13 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Ladhésion au service

14 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Comment utiliser Archiland En adhérant : Obligatoirement au service proposé par lALPI Facultativement aux services proposés par le CDG et son service darchives Une convention sera signée avec chacun de ces services Une délibération devra être prise Si la collectivité ne souhaite pas se faire accompagner par le service archives du CDG, elle devra gérer seule ses archives et leur contrôle. Ladhésion au service

15 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Après adhésion - Rencontre avec la collectivité pour mettre en place larchivage électronique les agents concernés définition de leurs rôles dans le cadre de larchivage électronique dans la GED dans asalae les usages de la GED les formats la PA (politique darchivage) les accords de versement etc. -Plan de classement -Formation aux outils: GED et asalae des référents des agents les plus concernés Ladhésion au service

16 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 ALPI – Tiers Archiveur - Opérateur darchivage Stockage numérique Maintenance technique du système Pérennité et intégrité technique Administration du système Assurer la reprise et la continuité du service Sécurité et protection des données et du système Assurer la conformité du système Ladhésion au service

17 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Service archives du CDG Avant dépôt sur la plate-forme Contrôle de conformité des documents Vérification du respect des normes didentification préétablies Conseils Validation avant signature électronique et transfert Après dépôt sur la plate-forme Vérification de la DUA Établissement des bordereaux déliminations Transmission au Archives départementales Strict respect des instructions du SIAF… Ladhésion au service

18 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 La conduite aux changements

19 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Changement possible dans lorganisation de travail ; de nouvelles habitudes seront à prendre. La conduite aux changements est fondamentale dans ce type de projet et nous vous aiderons dans votre démarche. Penser archivage dès la création des documents La conduite aux changements

20 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19/05/2014 Directeur M. Renaud LAGRAVE e M. Guillaume BOULOM Les contacts M. Roger MICHEL CDG 40 Archives départementales M. Jacques PONS


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