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L'informatique au service du métier d'avocat Etienne Wéry Avocat aux barreaux de Bruxelles et de Paris Chargé denseignement à Paris I Sorbonne.

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1 L'informatique au service du métier d'avocat Etienne Wéry Avocat aux barreaux de Bruxelles et de Paris Chargé denseignement à Paris I Sorbonne

2 Flux dinformations Dans un dossier spécifique : Pièces, délais, dossiers liés, correspondance, notes Facteur de risque accru : le travail en équipe Sans dossier spécifique : Formation continue, know-how management

3 Processus métier Des boîtes de carottes au métier davocat : Entrées multiples Traitements multiples Contraintes internes, externes et réglementaires Sortie + archivage Contrôle de qualité Rentabilité et flux tendu La confidentialité et la déontologie en plus : Les exigences en termes de sécurité Les exigences déontologiques

4 Entrée du dossier : création, encodage du dossier, des intervenants, … Attribution du dossier & provision Vérification planning + encodage Traitement, y compris la mise à jour de lagenda et des tâches (remise, sous- dossier, etc. Destruction Archivage Clôture, facturation + remise originaux + le processus permanent : suivi administratif, modèles, assistance, contrôles timing & qualité, actions correctives, suivi comptable, encodage prestations, calcul honoraires, … Réouverture éventuelle

5 Encodage/affectation du dossier Partie I : Les exigences A qui sadresser / qui est responsable ? Qui est en deuxième ligne ? Où trouver le dossier et les pièces ? Identifier et faciliter le contact avec les intervenants

6 Encodage/affectation du dossier Partie II : Les moyens non-informatiques Affecter et classer selon le type de cabinet Infrastructure ad hoc Partie III : Les moyens informatiques Logiciel intégré de gestion de cabinet (encoder une fois pour toute) + traitement de textes Parfois, des moyens plus poussés : code-barre, dossiers « sans papier », encodage par le client via interface web, …

7 Gestion des délais/agendas Partie I : Les exigences Généralement 3 types de délais/agendas : « Mortel » A respecter Souhaitable Etre capable : Didentifier les délais et leur nature De planifier en fonction de limportance et de la proximité Dindividualiser par personne/groupe et par dossier De graduer le contrôle en fonction de limportance

8 Gestion des délais/agendas Partie II : Les moyens non informatiques Organisation (renvoi à ISO)ISO Formation du personnel

9 Gestion des délais/agendas Partie II : Les moyens informatiques Logiciels dagendas Logiciels intégrés Prix Individualisation par personne/groupe / Individualisation par dossier Indentification des délais et de leur nature / Planification en fonction de limportance et proximité Graduer le contrôle / Souplesse dutilisation

10 Gestion du flux de travail Partie I : Des exigences générales Respect des délais Respect de la qualité Respect de soi-même Souplesse / Disponibilité … et liées au travail en groupe Respect de son environnement de travail Travail collaboratif Présentation et qualité uniformes

11 Gestion du flux de travail Partie II : Les moyens : arbitrer la part réservée aux moyens informatiques et non-informatiques Gestion des délais/agendas Organisation et formation Ajouter linformatique quand elle crée une plus-value: Travail collaboratif (renvoi) Know-how management (renvoi) Présentation uniforme Modèles Encodage des prestations Travail à distance : VPN, ASP, web access, …

12 Production des documents Partie I : Lobjectif Documents de qualité Documents uniformisés … et les contraintes du travail en groupe Documents validés

13 Production des documents Partie I : Les moyens informatiques Modèles (+ know-how : renvoi) Gestion de la mise à jour des modèles et des droits Gestion du layout (surtout en réseau) Gestion des droits dans le logiciel intégré Envois électroniques (gain de temps et dargent) Intranet temporaires Archivage papier + informatique

14 Gestion de la rentabilité Partie I : Lobjectif Intégrer lexigence de rentabilité Oser imposer au client lexigence de rentabilité Partie I : Deux contraintes incontournables Viser le flux tendu Oser la transparence

15 Gestion de la rentabilité Partie I : Lapport fondamental de linformatique Les time-sheet Les simulations et la paramétrisation Le calcul automatique des frais et débours Le contrôle des dossiers débiteurs La facturation électronique 30% daugmentation du CA par le seul recours à linformatique

16 Les contrôles Les contrôles de qualité Le rôle marginal de linformatique Leffet induit dune bonne organisation Les contrôles de timing Dossiers dormants Dossiers non suivis Appuyer sur un bouton plutôt quy passer le week- end

17 Intégration : condition de succès Bon encodage au départ Bon encodage des prestations Suivi rigoureux du timing Contrôles réguliers Actions correctives Disponibilité accrue Assistance à la production + mise à jour des outils dassistance Rentabilité accrue Satisfaction du client Moyens humains et matériels renforcés

18 Gestion de la sécurité Partie I : La sécurité des données : 60 % des entreprises ayant connu un sinistre majeur relatif à leur données ont fait faillite dans les 12 mois La conservation et larchivage des données Bien penser son réseau et les lieux de sauvegarde Prendre des copies automatiques et régulières Tester les copies Les copies à distance Lutter contre les risques extérieurs Les intrusions (Firewalls logiciels et matériels) Les virus (antivirus) Les mises à jour

19 Gestion de la sécurité Partie II : La sécurité des échanges Cryptographie Signature électronique Le cadre légal (renvoi) Le rôle de lordre dans la certification

20 Gestion de la sécurité Partie III : La sécurité et le travail à distance : Un risque accru nécessitant une vigilance accrue Pour lavocat Le web access Laccès à distance aux applications Linterconnexion de réseaux (Lan2Lan) LASP Pour le client Laccès restreint pour le client

21 Sans publicité … Lexel Jurisoft Avonca Cicero

22 Questions & Réponses

23 Pour ceux qui aiment … : ISO Manuel Qualité Procédures générales Procédures particulières ModèlesDocuments associés Leffet de groupe et le rôle potentiel du barreau Lexemple Eurojuris Taylor- made

24 Pour ceux qui aiment … : ISO Le contrôle dun processus et pas dun contenu Les effets secondaires sur le contenu (temps ; mise à jour ; lisibilité financière ; etc.) Trois grands principes : 1 écoute du client 2 transparence interne (quoique …) 3 mode de gestion participatif Un nouveau mode de pensée : je dis ce que je fais ; je fais ce que je dis ; je prouve que jai fait ce que jai dit


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