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L'informatique au service du métier d'avocat

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Présentation au sujet: "L'informatique au service du métier d'avocat"— Transcription de la présentation:

1 L'informatique au service du métier d'avocat
Etienne Wéry Avocat aux barreaux de Bruxelles et de Paris Chargé d’enseignement à Paris I Sorbonne

2 Flux d’informations Dans un dossier spécifique :
Pièces, délais, dossiers liés, correspondance, notes Facteur de risque accru : le travail en équipe Sans dossier spécifique : Formation continue, know-how management

3 Processus métier Des boîtes de carottes au métier d’avocat :
Entrées multiples Traitements multiples Contraintes internes, externes et réglementaires Sortie + archivage Contrôle de qualité Rentabilité et flux tendu La confidentialité et la déontologie en plus : Les exigences en termes de sécurité Les exigences déontologiques

4 + le processus permanent : suivi administratif, modèles, assistance, contrôles timing & qualité, actions correctives, suivi comptable, encodage prestations, calcul honoraires, … Entrée du dossier : création, encodage du dossier, des intervenants, … Clôture, facturation + remise originaux Vérification planning + encodage Réouverture éventuelle Archivage Attribution du dossier & provision Destruction Traitement, y compris la mise à jour de l’agenda et des tâches (remise, sous-dossier, etc.

5 Encodage/affectation du dossier
Partie I : Les exigences A qui s’adresser / qui est responsable ? Qui est en deuxième ligne ? Où trouver le dossier et les pièces ? Identifier et faciliter le contact avec les intervenants

6 Encodage/affectation du dossier
Partie II : Les moyens non-informatiques Affecter et classer selon le type de cabinet Infrastructure ad hoc Partie III : Les moyens informatiques Logiciel intégré de gestion de cabinet (encoder une fois pour toute) + traitement de textes Parfois, des moyens plus poussés : code-barre, dossiers « sans papier », encodage par le client via interface web, …

7 Gestion des délais/agendas
Partie I : Les exigences Généralement 3 types de délais/agendas : « Mortel » A respecter Souhaitable Etre capable : D’identifier les délais et leur nature De planifier en fonction de l’importance et de la proximité D’individualiser par personne/groupe et par dossier De graduer le contrôle en fonction de l’importance

8 Gestion des délais/agendas
Partie II : Les moyens non informatiques Organisation (renvoi à ISO) Formation du personnel

9 Gestion des délais/agendas
Partie II : Les moyens informatiques Logiciels d’agendas Logiciels intégrés Prix Individualisation par personne/groupe /  Individualisation par dossier Indentification des délais et de leur nature Planification en fonction de l’importance et proximité Graduer le contrôle Souplesse d’utilisation

10 Gestion du flux de travail
Partie I : Des exigences générales Respect des délais Respect de la qualité Respect de soi-même Souplesse / Disponibilité … et liées au travail en groupe Respect de son environnement de travail Travail collaboratif Présentation et qualité uniformes

11 Gestion du flux de travail
Partie II : Les moyens : arbitrer la part réservée aux moyens informatiques et non-informatiques Gestion des délais/agendas Organisation et formation Ajouter l’informatique quand elle crée une plus-value: Travail collaboratif (renvoi) Know-how management (renvoi) Présentation uniforme Modèles Encodage des prestations Travail à distance : VPN, ASP, web access, …

12 Production des documents
Partie I : L’objectif Documents de qualité Documents uniformisés … et les contraintes du travail en groupe Documents validés

13 Production des documents
Partie I : Les moyens informatiques Modèles (+ know-how : renvoi) Gestion de la mise à jour des modèles et des droits Gestion du layout (surtout en réseau) Gestion des droits dans le logiciel intégré Envois électroniques (gain de temps et d’argent) Intranet temporaires Archivage papier + informatique

14 Gestion de la rentabilité
Partie I : L’objectif Intégrer l’exigence de rentabilité Oser imposer au client l’exigence de rentabilité Partie I : Deux contraintes incontournables Viser le flux tendu Oser la transparence

15 Gestion de la rentabilité
Partie I : L’apport fondamental de l’informatique Les time-sheet Les simulations et la paramétrisation Le calcul automatique des frais et débours Le contrôle des dossiers débiteurs La facturation électronique 30% d’augmentation du CA par le seul recours à l’informatique

16 Les contrôles Les contrôles de qualité
Le rôle marginal de l’informatique L’effet induit d’une bonne organisation Les contrôles de timing Dossiers dormants Dossiers non suivis Appuyer sur un bouton plutôt qu’y passer le week-end

17 Intégration : condition de succès
Suivi rigoureux du timing Assistance à la production + mise à jour des outils d’assistance Bon encodage au départ Bon encodage des prestations Moyens humains et matériels renforcés Contrôles réguliers Rentabilité accrue Actions correctives Disponibilité accrue Satisfaction du client

18 Gestion de la sécurité Partie I : La sécurité des données : 60 % des entreprises ayant connu un sinistre majeur relatif à leur données ont fait faillite dans les 12 mois La conservation et l’archivage des données Bien penser son réseau et les lieux de sauvegarde Prendre des copies automatiques et régulières Tester les copies Les copies à distance Lutter contre les risques extérieurs Les intrusions (Firewalls logiciels et matériels) Les virus (antivirus) Les mises à jour

19 Gestion de la sécurité Partie II : La sécurité des échanges
Cryptographie Signature électronique Le cadre légal (renvoi) Le rôle de l’ordre dans la certification

20 Gestion de la sécurité Partie III : La sécurité et le travail à distance : Un risque accru nécessitant une vigilance accrue Pour l’avocat Le web access L’accès à distance aux applications L’interconnexion de réseaux (Lan2Lan) L’ASP Pour le client L’accès restreint pour le client

21 Sans publicité … Lexel Jurisoft Avonca Cicero

22 Questions & Réponses

23 Pour ceux qui aiment … : ISO
Manuel Qualité Procédures générales Procédures particulières Modèles Documents associés L’effet de groupe et le rôle potentiel du barreau L’exemple Eurojuris Taylor-made

24 Pour ceux qui aiment … : ISO
Le contrôle d’un processus et pas d’un contenu Les effets secondaires sur le contenu (temps ; mise à jour ; lisibilité financière ; etc.) Trois grands principes : écoute du client transparence interne (quoique …) mode de gestion participatif Un nouveau mode de pensée : je dis ce que je fais ; je fais ce que je dis ; je prouve que j’ai fait ce que j’ai dit


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