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Pour Saisir une nouvelle demande de prestation, ou pour effectuer une recherche, cliquez ici Avant de débuter votre saisie, prenez connaissance des informations.

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2 Pour Saisir une nouvelle demande de prestation, ou pour effectuer une recherche, cliquez ici Avant de débuter votre saisie, prenez connaissance des informations contenues dans les divers chapitres. Elles vous permettront de mieux préparer votre envoi. La rubrique « actualités » vous offre un ensemble d informations, mises à jour régulièrement, sur les évolutions réglementaires pouvant concerner vos envois

3 Avant de débuter votre demande, vous vous engagez à fournir à Ulisse des informations « sincères & véritables » Cet engagement préalable est un impératif. Il fixe les limites légales de la responsabilité dUlisse dans le traitement de vos demandes, et les conséquences qui découleraient dune saisie erronée, {volontairement ou non} ou modifiée en dernière minute Cliquez ici pour débuter la saisie de votre nouvelle demande Composée de 7 onglets, elle autorise une saisie à votre rythme, vous permet de revenir sur des informations inconnues au moment de la saisie initiale, de les rectifier, sous réserve davoir préalablement & complètement saisi, et validé longlet N° 1 !

4 Le rédacteur de la demande est, comme son nom lindique, la personne qui saisit les informations. Ces informations seront pré-remplies, dès lors que votre Unité aura contractualisé ses prestations auprès dUlisse. Le nom de votre Unité apparaitra alors dans le menu déroulant. En cliquant sur votre Unité, tous les champs se complèteront automatiquement. La caractérisation de la prestation a pour but de prédéfinir les champs qui apparaîtront {ou non} lors de la saisie. Pour poursuivre la saisie, ce cadre doit être intégralement renseigné. La validation de cette saisie vous autorise à poursuivre la saisie de longlet N°2. Tous les onglets sont bâtis sur le même modèle.

5 La caractérisation géographique de votre envoi déterminera quels champs seront ultérieurement ouverts ou fermés dans le formulaire. Elle facilitera votre saisie en ne vous présentant pas les options de saisie inutiles ou redondantes. ATTENTION {1} : Europe signifie systématiquement « Union Européenne » composée aujourdhui de 27 pays. ATTENTION {2}: International signifie : Hors UE LA SUISSE NE FAIT PAS PARTIE DE LUNION EUROPEENNE, NON PLUS QUE LES DEPARTEMENTS & TERRITOIRES DOUTRE MER, fiscalement considérés comme hors UE Date {de livraison ou dexpédition} impérative ou indicative : une date indicative nous permettra de choisir le prestataire adapté aux seuls critères techniques de votre prestation Une date impérative nous autorisera a mettre en œuvre toutes les procédures indispensables à larrivée du matériel au jour dit, quelles quen soient les conséquences financières. Nous interviendrons sans votre accord ultérieur pour que soit respectée cette exigence Identifiez les caractéristiques de votre envoi : Matériel ou document. Un transport international de document ne génèrera aucun processus douanier, ce qui ne sera pas le cas dun transport de matériel ! Identifiez dès à présent lensemble de la prestation que vous demandez à Ulisse.

6 IMPORTANT : Toutes les informations contenues dans ces pages nous sont indispensables, à un titre ou un autre, pour organiser votre prestation. Le N° didentification TVA répond au même besoin de caractérisation dune opération intracommunautaire. Pour en savoir plus : Un N° de prestation vous sera alors attribué, qui vous autorisera à ensuite revenir à tout moment, et autant que vous le souhaiterez, sur ce formulaire pour poursuivre, compléter, & valider votre saisie Toutes ces informations sont pré-remplies, dès lors que votre Unité a contractualisé ses prestations auprès dUlisse. Le nom de votre Unité apparaitra alors dans le menu déroulant. En cliquant sur votre Unité, tous les champs se complèteront automatiquement. Lorsque vous aurez complété & validé cette 1 ere étape, la demande se positionnera automatiquement sur le 2eme onglet. Le N° Siret identifie lexpéditeur. Cette information est obligatoire, pour insérer votre opération dans la Déclaration dEchanges de Biens du CNRS (voir rubrique DEB sur notre site), ou pour identifier votre Unité lors de la saisie de la Déclaration Douanière imposée par les réglementations Vous devez identifier les moyens de manutention disponibles chez lexpéditeur, ainsi que les moyens demandés.

7 Le N° Siret identifie également le destinataire. Cette information est obligatoire, lors déchange à lintérieur de lUE, pour permettre linsertion de votre opération dans la Déclaration dEchanges de Biens du CNRS (voir rubrique DEB sur notre site). Dans ce cas précis (opération dexportation Hors de lUE, cette information nest pas indispensable Ce carnet dadresse vous est dédié, dès lors que vous avez forfaitisé vos prestations auprès dUlisse. Il se complète au fur & à mesure des saisies réalisées par les chercheurs & agents de votre Unité. Il vous est strictement réservé et est lié à lidentification de votre Unité comme expéditeur. Le N° de TVA nest pas une information obligatoire dans le cadre dune opération internationale

8 19/05/2014UliSSE.P.BRION 8 LUnité de manutention est la résultante de plusieurs colis, manutentionnés durant le transport Le colis est lUnité de base composant votre envoi La saisie de cet onglet est particulièrement importante, dans la mesure où toute la fiabilité du processus de transport découlera de la qualité des informations qui y auront été portées. Vous devrez indiquer, Unité de manutention par Unité de manutention, colis par colis, tous les éléments composant votre envoi. Ces informations sont INDISPENSABLES à la réalisation des listes de colisage, factures proforma, réservations de fret, informations à notre assureur…….) VOIR LES DIAPOSITIVES SUIVANTES EXPLIQUANT LE PROCESSUS DE SAISIE. Si vous deviez modifier cet onglet après notre validation, vous perdriez tout le bénéfice de votre demande, et seriez contraint dattendre une nouvelle validation, sans aucune priorité daccès.

9 Dans ce cas, vous estimerez les dimensions du colis. Vous indiquerez les conditions de manutention de vos colis durant le transport Les colis composant votre envoi peuvent être fabriqués sur votre demande. Vous devrez mentionner les caractéristiques techniques de cette demande dans un document que vous téléchargerez. Dans ce cas, vous indiquerez des dimensions estimées dans les cadres prévus Après avoir enregistré tous vos colis, vous enregistrerez l étape

10 LUnité de manutention est « lemballage qui sera manutentionné lors des opérations de transport ». Elle peut être une palette, contenant plusieurs cartons, un conteneur, contenant des caisses en bois, ou tout autre type demballage. Attention : Le vrac est assimilé à un colis, pas à une Unité de manutention ? Signifie que vous avez demandé un emballage spécifique Si votre expédition comporte plusieurs Unités de Manutention, cliquez ici Si vous désirez ajouter un colis, non contenu dans une Unité de manutention, cliquez ici Si vous désirez ajouter un colis dans cette Unité de manutention, cliquez ici

11 19/05/2014UliSSE.P.BRION 11 Si vous navez pas de dossier particulier à transmettre, complétez le document spécifique, et téléchargez le dans le formulaire Si vous demandez à Ulisse un colisage spécifique, téléchargez votre dossier, contenant, plans, photos, ou tout autre élément danalyse Enregistrez votre colis Sélectionnez votre emballage Notez les dimensions de ce colis

12 19/05/2014UliSSE.P.BRION 12 Si vous envoyez plusieurs palettes identiques, ou si votre palette contient plusieurs colis identiques, dupliquez votre saisie. Votre colisage prend forme ! Vous avez désormais enregistré 1 palette UA, contenant un seul colis, référencé UA 1/1 Si vous expédiez, en sus de votre palette UA, un colis séparé, « Ajoutez un colis » Si votre palette contient plusieurs colis, insérez un autre colis

13 19/05/2014UliSSE.P.BRION 13 Votre colisage est désormais constitué. Vous expédiez donc une palette contenant 2 colis : 1 colis en carboglace & 1 valise aluminium + Un colis {caisse plastique}. Vous devez maintenant indiquer le contenu de chaque colis. Saisissez le contenu de chaque colis (voir diapositive suivante)

14 19/05/2014UliSSE.P.BRION 14 Les références des colis vous permettront, lorsque votre demande sera validée, dimprimer les étiquettes que vous apposerez sur chaque colis Saisie type dun article standard

15 19/05/2014UliSSE.P.BRION 15 ATTENTION : Lorsque vous aurez saisi les informations concernant votre colis, vous devrez identifier le contenu de chacun dentre eux. Pour nous permettre de réaliser une facture proforma, pour nous permettre de rédiger une liste de colisage, pour nous permettre de présenter votre matériel en douane, pour gérer un litige de transport auprès de notre assureur, vous devrez identifier le matériel par : 1.Sa désignation commerciale ou technique & ses références 2.Son N° de série ( autant de N°s que darticles!) Si vous expédiez des cables, ou des articles non identifiables, car trop petits pour porter un N°, indiquez « Sans N° » et référencez larticle par « 1 lot »). 3.Si vous expédiez un prototype, vous devrez « inventer » un N°, coller sa référence sur le matériel (étiquette) et reporter cette mention sur le formulaire de saisie. 4.ATTENTION : La saisie dun N° de série est la REGLE, son absence LEXCEPTION! 5.Si vous « trichez » en inventant « un lot » pour des articles parfaitement définis, votre demande ne sera pas validée, et donc, non traitée! 6.Lorigine dun matériel est le pays de fabrication de ce matériel

16 Le N° UN est impératif 1.Si votre matériel ou produit est dangereux, merci de fournir TOUTES les informations demandées. : 2.Le N° UN est la 1ere de ces informations. 3.La Fiche de Données de Sécurité (que vous devrez télécharger) est indispensable à la préparation dun emballage conforme au type dexpédition souhaitée. Sil sagit dun produit ou matériel radioactif, merci de suivre précisément la demande dinformation Le N° UN est Impératif Cadre à remplir pour un produit dangereux, non radioactif Téléchargez la Fiche de Données de Sécurite de votre produit Cadre à remplir pour un produit dangereux, radioactif Si vous ne disposez pas de Fiche de Données de Sécurité, remplissez & téléchargez ce document Noubliez pas denregistrer la saisie de votre matériel {enregistrement successif de tous les matériels} avant de valider létape

17 Lorsque votre saisie de longlet « matériel » est terminée, et longlet validé, elle doit ressembler à ceci. Dans ce cas précis, vous expédiez une palette contenant 3 colis. Votre palette UA a fait lobjet dune demande demballage spécifique. Le colis UA 1/1 Contient un produit radioactif & dangereux. Les références : UA, UA 1/3, UA 1/2 & UA 1/3 seront reprises sur les étiquettes que vous pourrez imprimer, après validation de votre demande. Il est important de coller les « bonnes étiquettes » sur les « bons colis ». La cohérence entre saisie et étiquetage est particulièrement importante lorsque se produit un évènement du type perte, ou casse. Lidentification immédiate de lélément manquant ou cassé facilite le lancement des recherches ou louverture du dossier litige et, par conséquent, augmente les chances de retrouver cet élément manquant, ou den obtenir la meilleure indemnisation. Cette identification précise est également un élément indispensable à la bonne réalisation dune Déclaration Douanière. Lors dun transport routier, elle aide le transporteur à faire les meilleurs choix (volume disponible, précautions particulières, etc…)


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