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Formation Budget SIFAC Direction des Finances Caroline WOLFF.

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1 Formation Budget SIFAC Direction des Finances Caroline WOLFF

2 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 2 Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

3 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 3 Adresse budgétaire Axes budgétaires obligatoires Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes : 1/ Les centres financiers représentent lorganisation détaillée dun établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le centre financier est lunité au sein de laquelle est mis en place le budget et quil est potentiellement exécuté. 2/ Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. Cest le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM. 3/ Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de budgétisation et danalyse pour représenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, …) Ces 3 axes sont obligatoires.

4 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 4 5/ Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent sorganiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles. 4/ Les fonds peuvent représenter lorigine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification) simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP. Ces 2 axes sont facultatifs. Adresse budgétaire Axes budgétaires facultatifs

5 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 5 Adresse budgétaire Adresse de budgétisation, adresse dimputation L« Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse. Ladresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante : Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui caractérisent un budget, à savoir : Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut sexécuter le budget : le centre financier La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnel Et éventuellement : La source de son financement : le fonds Lopération ou la convention à laquelle elle se rapporte : le programme de financement. Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à ladresse budgétaire saisie dans les pièces dexécution.

6 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget A lUDS, les éléments budgétaires et analytiques (c-à-d les centres financiers, les centres de profits et les centre de coûts) ont été codifiés de manière homogène Le budget et son exécution sont portés par des « centres financiers », cest également sur ces éléments de structure que sont définis les contrôles de disponibilité des crédits. Les CF de niveaux 1 sont les CF du rang le plus haut de chaque SACD ( société dans Sifac ) ETAB pour létablissement principal hors SACD VALO pour le service de valorisation UNOH pour luniversité ouverte des humanités Les CF de niveau 2 correspondent aux composantes ou aux services communs et sont codés par les 3 caractères alphabétiques correspondant Exemple : « ART » pour lUFR des arts, « GEO » pour la faculté de géographie, « ILL » pour lIUT dIllkirch, « MED » pour la faculté de médecine, « SCD » pour le service commun de documentation « VIE » pour lUFR des sciences de la vie Adresse budgétaire 1/ Centre financier 6

7 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget Les CF de niveau 3 reposent sur une distinction par mission codée sur 1 caractère numérique : « 1 » pour la logistique immobilière « 2 » pour la logistique administrative « 3 » pour la formation aux diplômes nationaux « 4 » pour la formation aux diplômes universitaires « 5 » pour la formation non diplômante « 6 » pour les collections « 7 » pour les activités spécifiques (services de reprographie, magasins,…) « 8 » pour les bibliothèques Exemple : GEO2 -> logistique administrative de la faculté de géographie IEP3 -> diplômes nationaux de lIEP Les CF de niveau 4 peuvent être créés pour adapter la structure budgétaire à lorganisation et/ou aux besoins de suivi de chaque composante Exemple : GEO2VE -> véhicules de la faculté de géographie IEP3MR1 -> IEP master droit de lunion européenne Le budget devra être prévu sur les seuls CF de niveau 3 et de niveau 4 Adresse budgétaire 1/ Centre financier 7

8 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget Licône spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour lexercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci se définit lors de louverture de lexercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de lexercice. 8 Adresse budgétaire 1/ Centre financier La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle dun périmètre financier (Etablissement) La hiérarchie des centres financiers est définie par année (variante de hiérarchie) de manière à prendre en compte les changements de structure financière de létablissement dune année sur lautre, tout en conservant lhistorique des budgets votés et exécutés les années précédentes Il est possible en cours dannée de créer des nouveaux centres financiers Il est possible de créer jusquà quatre niveaux de centres financiers Il est possible de visualiser la fiche dun centre financier en double cliquant sur le code du centre

9 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 9 Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier Téléphone, fax … Libellé, Nom dutilisateur, Niveau de contrôle des disponibilités, Adresse de facturation Code de la hiérarchie, Centre financier supérieur Nom, rue, ville pour ladresse de livraison Adresse budgétaire 1/ Centre financier

10 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 10 Longlet donnée de base de la fiche du centre financier La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) Lidentifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom La nature de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau règlementaire (niveau 1), E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour lévaluativité du SAIC. Le type de centre financier permet de repérer la position du centre financier dans la hiérarchie et son type (Etablissement principal, N2, N3, N4, SAIC…) Ladresse de facturation, qui peut être différente de ladresse de livraison Les adresses restent à renseigner Adresse budgétaire 1/ Centre financier

11 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 11 La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier Lexécution se paramètre dans SIFAC en début dexercice. Pour les comptes marqués du symbole, il est possible de les doter mais ils ne sont pas exécutables Les comptes marqués du symbole peuvent être dotés et sont exécutables. Il est possible de visualiser la fiche dun compte budgétaire en double cliquant sur le code du compte Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse « dépenses de personnel » via le compte 63P Adresse budgétaire 2/ Compte budgétaire

12 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 12 Tous les comptes budgétaire sont ainsi dotables. A lUDS, pour des questions de présentation du budget et de lisibilité des états budgétaires, le choix a été fait de budgétiser et dexécuter les recettes et les dépenses sur les mêmes comptes budgétaires. (pas de contrôle automatisé du caractère non dotable dun compte) Le compte budgétaire est un élément obligatoire de ladresse budgétaire Adresse budgétaire 2/ Compte budgétaire

13 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 13 Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel A lUDS, les domaines fonctionnels sont des axes de comptabilité budgétaire et analytique décrivant une activité relative à une mission assurée par la composante, et permettant dassocier cette activité à une destination LOLF. En effet, les domaines fonctionnels retenus dans lapplication SIFAC constituent des déclinaisons fines des destinations réglementaires. Les destinations LOLF sont : 111 Recherche en sc de lhomme 101 Formation de niveau L112 Recherche transversale 102 Formation de niveau M113 Diffusion des savoirs 103 Formation de niveau D114 Immobilier 105 Bibliothèque et documentation115 Pilotage 106 Recherche en sc de la vie201 Aides directes vie étud 107 Recherche en math202 Aides indirectes vie étud 108 Recherche en physique203 Santé des étudiants 109 Recherche en phy nucléaireDZ… Dépenses non décaissables 110 Recherche en sc de la terreR… Recettes A lUDS, le budget devra être prévu sur les seules domaines fonctionnels correspondant aux actions LOLF (pas de contrôle automatisé)

14 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 14 Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel Les activités correspondent aux missions assurées par létablissement et constituent des déclinaisons plus fines des destinations LOLF Exemples : 101ENS = réaliser les enseignements en présentiel en licence 102MOBETU = favoriser la mobilité des étudiants en master 105ARCH = archiver les ressources documentaires des bibliothèques 106ADM = administrer les unités de recherche en sc de la vie 107SRCH = réaliser une prestation de recherche en math 111PVALO = réaliser un programme de recherche valorisée en sc de lhomme 114TSEC = effectuer des travaux de mise en sécurité 115ADM = administrer les services A lUDS, lexécution budget devra être réalisée sur les seules activités (pas de contrôle automatisé)

15 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 15 Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel Les domaines fonctionnels correspondant à une même action LOLF réglementaire sont regroupés dans un groupe. Il a été procédé à la création dun groupe de domaines fonctionnels « 100 », permettant dimputer les dépenses de niveaux licence et master, ces dépenses devront être ventilées a posteriori sur les actions LOLF réglementaires. (Les activités déclinées dans ce domaine « 100 » ne peuvent être utilisées quen exécution, mais ne peuvent lêtre lors de la construction du budget.) Lélaboration budgétaire et lexécution ne doivent pas être réalisées sur les groupes de domaines fonctionnels -> Lélaboration budgétaire seffectue sur les actions LOLF réglementaires (ex : 101) -> Lexécution budgétaire se réalise sur les activités proposées (ex: 101ENS).

16 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 16 La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF. Deux sous groupes « prog.150 » et « prog.231 » permettent de regrouper les destinations par leur appartenance à un programme Il est possible de créer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations Le budget peut être doté et exécuté seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels. Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting. Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel Le domaine fonctionnel est un champs obligatoire de ladresse budgétaire

17 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 17 Le fonds constitue également un axe de comptabilité budgétaire et analytique, il traduit lorigine des financements. A lUDS, il a été convenu de renseigner les fonds de la manière suivante : impérativement pour les recettes de la recherche et de la valorisation de la recherche afin de répondre aux enquêtes ministérielles (SIREDO…) impérativement, en recettes et en dépenses, dans le cas des financements internes à lUDS (dotations du CEVU, CS…) afin de pouvoir suivre un certain nombre de dépenses (investissement pédagogique, plan réussite en licence, appels doffre du CS...) Adresse budgétaire 4/ Fonds

18 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 18 La transaction FM_SETS_FUND3 permet dafficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds supérieur sappelle « FONDS » Les groupes de fonds apparaissent en bleu, les fonds en vert Seuls les fonds peuvent être renseignés dans les transactions de budgétisation et dexécution. Les groupes de fonds servent à modéliser une hiérarchie et peuvent être utilisés dans certains états budgétaires Il est possible de voir le détail dun fonds en cliquant sur le code Adresse budgétaire 4/ Fonds Le fonds est un élément facultatif de ladresse budgétaire

19 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 19 Les opérations et les conventions sont modélisées dans Sifac par : un programme de financement qui porte le budget un ou plusieurs éléments dOTP (organigramme technique de projet) qui permettent de décrire le projet Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de lélément dOTP qui lui est associé. Adresse budgétaire 5/ Programme de financement Le PFI est un élément facultatif de ladresse budgétaire (à renseigner dans le cadre dune convention)

20 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget Adresse de budgétisation Centre Financier Centre Financier Compte budgétaire Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Actions LOLF Domaine Fonctionnel Actions LOLF Fonds Programme de financement Programme de financement Adresse dimputation Centre de coût / Centre de profit Centre de coût / Centre de profit Groupe de marchandises / Article Groupe de marchandises / Article Domaine Fonctionnel Activités Domaine Fonctionnel Activités Fonds éOTP Adresse budgétaire Conclusion : adresse de budgétisation, adresse dimputation 20

21 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 21 Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

22 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 22 Pour chaque centre financier, sont associés des centres de coûts et des centres de profit. Ces éléments constituent la structure analytique de larborescence et sont le point dentrée de toutes les dépenses et les recettes de la composante. La dépense est imputée sur un centre de coûts duquel est dérivé le centre financier. La recette est imputée sur un centre de profit duquel est dérivé le centre financier. Ces éléments analytiques doivent permettre limputation directe sur des objets de coûts « finaux » (diplôme ou labos de recherche) ou intermédiaires, cest-à-dire nécessitant une re- ventilation ultérieure (ex Logistique immobilière de lUFR). Enfin, les activités relevant de chaque mission assurée par la composante sont décrites par le « Domaine fonctionnel » (à rapprocher des destinations au sens de la LOLF). Ainsi, toute imputation de dépenses ou de recettes devra nécessairement référencer le groupe de marchandises (groupes articles pour les recettes), le centre de coût ou (de profit), le domaine fonctionnel, et éventuellement le fonds (cad lorigine du financement) et léOTP. Eléments de comptabilité analytique Principes de modélisation

23 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 23 Eléments de comptabilité analytique Structure analytique de létablissement Coût de lactivité « faire connaître loffre de formation » à lUdS Coût de la Licence Arts visuels à lUdS Les activités sont détaillées au sein des domaines fonctionnels Les objets de coûts sont représentés par les centres de coûts

24 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 24 Eléments de comptabilité analytique Les missions de logistique immobilière, administrative et les activités spécifiques

25 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 25 Eléments de comptabilité analytique Les missions de formation

26 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 26 Eléments de comptabilité analytique Les dépenses de personnel Les dépenses de personnel dans SIFAC Pour répondre aux contraintes du logiciel HARPEGE et aux modalités de réalisation de la paie à façon dans SIFAC, une UB technique « PAIE » est constituée, lensemble des dépenses de personnel y seront retracées. Pour les personnels payés sur ressources propres des composantes hors contrats de recherche, un centre financier dédié, par composante, est crée dans lUB PAIE. Les dépenses des personnels payés sur contrats de recherche seront, quant à eux, imputés directement sur les eOTP correspondants. Les composantes conserveront par conséquent la maîtrise de la gestion de ce type de crédits. Lors de lélaboration budgétaire, il faudra veiller à construire des budgets de fonctionnement et dinvestissement sur les centres financiers des composantes, et à construire un budget de dépenses de personnels sur le centre financier dédié dans lUB PAIE. La re-ventilation des dépenses de personnels sur les centres de coûts de la composante sera fait a posteriori suivant des clés de ventilation définies en accord avec les composantes.

27 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 27 Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

28 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 28 Elaboration budgétaire Généralités L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration. La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion. Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration. Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire. Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives

29 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 29 La transaction « Génération de Budget » permet le passage dune Version de budget préparatoire vers un Budget Voté. Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes) Mise à disposition du Budget voté (BP, DM) Versions préparatoires Version exécutoire PR1V0 Vote du budget Saisie des rectifications et des amendements Vote des grandes masses Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2. Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central peut saisir sur PR2. Elaboration budgétaire Flux SIFAC PR2

30 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 30 FMBB : La transaction principale pour la saisie de budget est composé : De données den-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type de budget, version … De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie FMBB : Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation La variante de mise en forme à choisir est ZSAP04. Cette variante permet davoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants A lUDS, pour le budget 2011, cette transaction ne devrait pas être utilisée. Le budget devrait être saisi via un tableur excel ou un logiciel spécifique. Elaboration budgétaire Transactions utilisées

31 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 31 Pour saisir du budget (hors conventions), il faut dans un premier temps saisir les données den-tête : Renseigner : Lopération : saisie pour une saisie initiale Le type de pièce : PREV pour prévision Exercice : année du budget à voter Version : PR1 pour la première version de travail Période : TS pour toutes les périodes FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

32 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 32 Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes Renseigner : Le centre financier Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes Le domaine fonctionnel : destination LOLF Le fonds : origine de financement (optionnel) Le programme de financement (optionnel) Le montant de la prévision Il est possible : De saisir autant de lignes souhaitées Sur des comptes de dépenses et/ou de recettes FMBB Elaboration budgétaire Saisie de budget

33 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 33 Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification. Il est nécessaire de choisir lopération « Restituer » pour diminuer le montant dune prévision ou « Fonds supplémentaires » pour laugmenter. Lopération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine sil sagit dune augmentation ou dune diminution Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours positif, cest le système qui interprète le montant en fonction de lopération. FMBB Elaboration budgétaire Modification de saisie de budget

34 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 34 La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet davoir un récapitulatif des saisies budgétaires. La première page récapitule les critères de sélection de létat : Sélection de valeurs: Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9F), la version, et lexercice comptable Sélection de valeurs : Pour chaque élément, il est possible de renseigner: Un groupe de valeur Ex : CHM cumul de lUB CHM Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeurs Ex: Valeur PAG5 Centre financier PAG5 Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres dune UB ou tous les comptes dun chapitre. FMRP_RW_BUDGET Elaboration budgétaire Consultation des saisies

35 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 35 Une fois les critères de sélection saisis lédition apparaît Le budget dorigine (2) correspond aux saisies budgétaires Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4) Le budget actuel (1) correspond au budget dorigine + ou - les fonds supplémentaires et les restitutions Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune La ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les dépenses. Si aucun montant nest inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau établissement. Budget actuel = Budget origine - Restitutions + Fonds supp. FMRP_RW_BUDGET Elaboration budgétaire Consultation des saisies

36 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 36 Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce dorigine. FMRP_RW_BUDGET Elaboration budgétaire Consultation des saisies

37 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 37 Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation. Les données den-tête à saisir sont : Lopération « transfert » pour modéliser un mouvement budgétaire Les types de pièce : VIEX : Virements inter UB VIIN : Virements intra UB SAIC : Mouvements SAIC REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre les modifications budgétaires). FMBB Elaboration budgétaire Virements et réajustements

38 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 38 Lors dun transfert, il faut saisir au minimum deux lignes : Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en haut de lécran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer la pièce FMBB Elaboration budgétaire Virements et réajustements Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner lécran des postes pour séparer les lignes émettrices et les lignes destinataires. Pour changer le mode daffichage des lignes, il faut cliquer sur : ou

39 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 39 Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

40 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 40 Editions et Consultations Quatre états de gestion pour lélaboration budgétaire : FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet davoir une vue croisée nature/gestion FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions dun même exercice (Exemple: PR1 & PR2) FMEDDW permet davoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …) Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

41 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 1.Cliquer sur pour visualiser les variantes (personnelles ou établies par la DFI) 2.Sélectionner la variante ELAB BUDG UDS pour avoir la liste des ratios automatiquement 3.Il est possible de restreindre laffichage par une combinaison daxe budgétaire 41 La transaction FMKFR01 « Analyse selon ratios » permet davoir une vue croisée nature gestion FMKFR01 Editions et Consultations Analyse selon ratio

42 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget Lédition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts FMKFR01 Editions et Consultations Analyse selon ratio 42 Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires Permet de filtrer certaines valeurs Il est possible denregistrer la mise en forme grâce aux boutons Il est possible davoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant

43 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes daffichages suivantes: Variante dAffichage: BUDGET - CUMUL / NATURE Variante dAffichage: BUDGET - CUMUL / GESTION 43 FMKFR01 Editions et Consultations Analyse selon ratio

44 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 44 La transaction FMEDDW permet dafficher les pièces saisies lors de lélaboration et la modification budgétaires. Cela permet notamment déditer la liste des amendements ou des virements. Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et dexporter dans Excel FMEDDW Les critères de sélection peuvent se faire sur : Lexercice comptable, La version, Le type de pièce, Les axes budgétaires, Lutilisateur qui a saisi, … Editions et Consultations Liste des pièces budgétaires

45 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 45 La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires : ZSIFACFMTR_BUDGET Editions et Consultations Etats règlementaires

46 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 46 Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF) ZSIFACFMTR_BUDGET Editions et Consultations Etats règlementaires Sélection obligatoire du centre financier « père » (tous les fils de ce centre sélectionné sont automatiquement pris en compte)

47 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 47 ZSIFACFMTR_BUDGET Editions et Consultations Etats règlementaires LEtat suivant saffiche, directement éditable :

48 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 48 Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

49 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 49 Contrôles budgétaires Généralités Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions dexécution : engagement financier, commande dachat, facture etc. Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message davertissement apparaît. ( Seuil fixe non paramétrable ) Lorsque que le budget est épuisé (100% du budget consommé), un message derreur bloquant apparaît

50 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 50 Étanchéité des trois masses Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle règlementaire UB/Chapitre disparait, au profit dun contrôle Etablissement/Masse La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle dinvestissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de létablissement Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au- delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de lenveloppe dune convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA Contrôles budgétaires Contrôles règlementaires

51 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 51 A lUDS, les contrôles de disponible ont été paramétrés de la manière suivante Au niveau 1 c-à-d au niveau de létablissement principal hors SACD, du service de valorisation et de lUOH, le disponible est contrôlé par masse. Ce contrôle est prévu par la réglementation et seule une DBM permet de modifier les masses. Au niveau 2 c-à-d au niveau des composantes, des services communs et centraux, le disponible est contrôlé par masse. Ce contrôle est paramétrable et seffectue sur lensemble des crédits budgétisés au niveau 2 et aux niveaux inférieurs 3 et 4 (contrôles « agrégés »). Aux niveau 3 et 4 c-à-d au sein des CF correspondant à lorganisation interne des composantes et des services, le disponible est contrôlé sur lenveloppe totale du CF. Ce contrôle est paramétrable et seffectue uniquement sur les crédits du CF (contrôle « à plat »). A lUDS, le budget devra être prévu et saisi sur les seuls niveaux 3 et 4 (pas de contrôle automatisé) Contrôles budgétaires Contrôles mis en place à lUniversité de Strasbourg

52 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 52 Sifac - Séminaire métier novembre 2007 Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire Ressource Affectée RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée Convention CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Opération sans contrat OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent

53 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 53 Lactivation du contrôle optionnel sur lenveloppe dune convention simple ou dune opération, se fait au cas par cas : Cest le type de programme de financement, déterminé au moment de sa création, qui déterminent les contrôles à appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible détanchéifier les conventions simples de certaines composantes, qui demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles dautres composantes Le contrôle détanchéité nest pas optionnel pour les conventions à ressources affectées Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions

54 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 54 Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

55 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 55 Gestion des opérations et des conventions Généralités Il ne sera vu dans cette formation que la modélisation budgétaire (saisie de budget) des opérations et des conventions. La partie création et exécution est traitée dans la formation « conventions ». Les opérations et les conventions : Sont modélisées dans SIFAC par un programme de financement ; Lélément dOTP est laxe à partir duquel est dérivé le programme de financement. Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de lélément dOTP qui lui est associé.

56 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 56 La transaction FMMEASURE « traiter programme de financement » permet de créer des programmes de financement Le code du programme de financement comprend 8 caractères. Le type de programme de financement est renseigné dans les données de base Les désignations : Une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue Les dates de début et de fin de validité FMMEASURE Gestion des opérations et des conventions Création du programme de financement

57 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 57 Les conventions et les opérations peuvent être budgétisées de différentes façons suivant le type de la convention ou de lopération : Soit par saisie lors de lélaboration budgétaire (Toutes les conventions et les opérations) Soit par saisie directe sans nécessité de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors du vote précédent mais que la convention ou lopération na pas encore été codifiée (Toutes les conventions et les opérations) Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra, inter ou réajustement si les crédits ont été prévus lors des votes précédents La transaction FMBB « Workbench de budgétisation » permet de saisir le budget pour les conventions sur lélément « programme de financement », un des cinq axes de ladresse budgétaire. FMBB Gestion des opérations et des conventions Principes de budgétisation

58 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 58 Données den-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CONV Exercice : année du vote Type de budget : Vote correspondant DM1 Version : Version préparatoire PR1 Données de postes Faire autant de lignes que dadresses budgétaires à renseigner. Les conventions et les opérations peuvent être budgétées lors de lélaboration budgétaire dans une version préparatoire : FMBB Gestion des opérations et des conventions Budgétisation au cours de lélaboration budgétaire (ou DBM)

59 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 59 Données den-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CVRA Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Faire autant de lignes que dadresses budgétaires à renseigner. Les conventions RA peuvent être budgétées en cours dexercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 exécutoire. Lors de la budgétisation de la convention RA, un contrôle est effectué sur léquilibre recette/dépense. FMBB Gestion des opérations et des conventions Budgétisation en cours dexercice (Conventions RA uniquement)

60 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Budget 60 Données den-tête Opération : Transfert Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : VIIN (virement intra UB) Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Ligne émettrice (-) avec le programme de financement NA Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention à budgéter Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou réajustement (REAJ) si les crédits ont été prévus lors des votes précédents. FMBB Gestion des opérations et des conventions Budgétisation par virements de crédits


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