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1 Publispostage Menu Outils / Lettres et publipostage Création dun document principal Lettre, étiquettes, enveloppes Création dune source de données =

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Présentation au sujet: "1 Publispostage Menu Outils / Lettres et publipostage Création dun document principal Lettre, étiquettes, enveloppes Création dune source de données ="— Transcription de la présentation:

1 1 Publispostage Menu Outils / Lettres et publipostage Création dun document principal Lettre, étiquettes, enveloppes Création dune source de données = liste dadresses. Dans Word, Excel Fusion entre le document principal et la source de données = LETTRES TYPES Requêtes

2 2 Publipostage Créer un mailing requiert 2 fichiers : Un document principal Contenant le texte fixe et les champs qui serviront de liens avec le fichier de données. Un fichier de données Contenant des informations variables Créé dans Excel ou dans Word Composé de champs et d enregistrements. Page 190

3 3 Créer un mailing Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage Suivre toutes les étapes dans lassistant de publipostage Etape 1 : sélectionner le type de document (lettres…) Etape 2 : sélectionner le document de base Utiliser le document actuel Utiliser un modèle Utiliser un document existant Etape 3 : sélection des destinataires Utilisation dune liste existante / Parcourir / sélectionner le fichier OU Sélection à partir des contacts Outlook / Choisir le dossier Contacts / double-cliquer sur le nom du dossier contacts contenant la liste des destinataires OU Saisir une nouvelle liste / Créer Page

4 4 Publipostage Etape 4 : écrire une lettre Insérer les champs dans le document principal Positionner le point dinsertion à lendroit où doit être imprimé le contenu du champ. Autres éléments / Sélectionner le champ concerné / Insérer / Fermer. Etape 5 : Aperçu de vos lettres Dans le document principal, vous avez un aperçu de la lettre contenant les informations du premier enregistrement de la liste de données. Utiliser les boutons et pour avoir un aperçu de la lettre contenant linformation du précédent ou du prochain enregistrement. Exclure le destinataire pour exclure lenregistrement actif de la fusion. Page

5 5 Publipostage Etape 6 : Fin de la fusion Imprimer pour fusionner vers limprimante (le mailing est imprimé) OU Modifier les lettres individuelles pour créer les lettres fusionnées dans un nouveau document. Tous : pour fusionner tous les enregistrements sélectionnés dans la liste des données Enregistrement en cours : pour fusionner lenregistrement actif De: pour limiter la fusion à certains des enregistrements sélectionnés dans liste des données. Page 195

6 6 Créer une liste de données Définir les champs de la nouvelle liste de données depuis létape 3 Saisir une nouvelle liste / Créer Personnaliser pour définir les champs Supprimer un champ ou ajouter un nouveau champ / OK Entrer les données dans les champs de saisie Cliquer Nouvelle entrée pour créer un enregistrement Fermer Saisir un Nom de fichier pour la liste des données / Enregistrer La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires apparaît à lécran permettant de visualiser la liste de données. Page

7 7 Gérer les enregistrements dune liste de données Ajouter un enregistrement Grille de saisie Ouvrir le document principal Etape 5 : Modifier la liste des destinataires OU Bouton de la barre doutils Fusion et publipostage : Destinataires Nouvelle entrée Modifier un enregistrement Aller à la grille de saisie Afficher lenregistrement à modifier Effectuer modifications Annuler / OK Supprimer un enregistrement Aller à la grille de saisie Afficher lenregistrement à supprimer Supprimer lentrée Oui / Annuler / OK Seuls les enregistrements dun liste saisie lors de la création du mailing créé dans Word peuvent être gérés par le biais de la grille de saisie. Page Si vous utilisez une liste de données contenue dans un classeur Excel ou dans une table ou requête dune base données Access, vous devrez gérer les enregistrements de la liste de données en ouvrant le fichier correspondant dans son application.

8 8 Poser des critères sur léxecution dun mailing Filtrer sur une des valeurs dun ou de plusieurs champs Fusion et publipostage : destinataires Pour chaque champ à filtrer : Ouvrir la liste concernée Cliquer sur la valeur recherchée Tout pour afficher toutes les valeurs dun champ. Filtrer sur plusieurs valeurs dun ou plusieurs champs Fusion et publipostage : destinataires Ouvrir la liste associée à un des champs Option Avancées Filtrer les enregistrements Sélectionner nom du champ à laide de la liste Champ Modifier lélément de Comparaison Cliquer dans la zone de saisie Comparer à Taper la valeur cherchée Choisir ET ou OU Poser dautres critères / OK Seuls les enregistrements répondant au filtre sont affichés. La pointe de flèche des champs sur lesquels a été appliqué un filtre, apparaît en bleu. Effacer tout pour effacer tous les critères posés. Page

9 9 Publipostage Poser une condition pour laffichage dun texte Positionner le curseur dans le document principal à lendroit où devra être imprimé le texte. Insérer un mot-clé / Si…Alors…Sinon Entrer vos conditions en utilisant Nom du champ, Elément de comparaison, Comparer avec Entrer le texte à imprimer : Dans la zone Insérer le texte suivant, si la condition est vérifiée. Dans la zone Sinon, celui-ci si la condition nest pas vérifiée. Trier une liste de données Fusion et publipostage : destinataires Ouvrir la liste associée à un des champs Option Avancées Filtrer les enregistrements Ordre de tri / cliquer le nom du champ Choisir lordre de tri Croissant ou Décroissant Utiliser la liste Puis par pour indiquer une seconde clé de tri / OK Les enregistrements sont triés en fonction du première critère de tri. Quand cette valeur est identique pour plusieurs enregistrements, ils sont triés en fonction du second critère Page

10 10 Etiquettes de publipostage Outils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostage Suivre toutes les étapes dans lassistant Etape 1 : Sélection du type de document Etiquettes Etape 2 : sélectionner le document de base Modifier la disposition du document OU Utiliser un document existant Choisir Options détiquettes Etape 3 : sélectionner les destinataires Utilisation dune liste existante / Parcourir / sélectionner fichier OU Sélection à partir des contacts Outlook / Choisir le dossier Contacts / double-cliquer sur le nom du dossier contacts contenant la liste des destinataires OU Saisie dune nouvelle liste / Créer Page

11 11 Etiquettes de publipostage Etape 4 : Disposition des étiquettes Insérer les champs dans le document principal Placer le curseur à lendroit où doit être imprimé le contenu du champ. Autres éléments/ Sélectionner le champ concerné / Insérer / Fermer Si nécessaire, effectuer la mise en forme de votre étiquette Copier la disposition de la première étiquette sur les autres étiquettes de la page –Mise à jour de toutes les étiquettes Etape 5 : Aperçu des étiquettes Dans le document principal, vous visualisez laperçu de la première page détiquettes. Utiliser les boutons et de la zone Aperçu de vos étiquettes pour afficher laperçu de létiquette correspondant à lenregistrement précédent ou à lenregistrement suivant. Etape 6 : Fin de la fusion Cliquer sur le lien Imprimer pour imprimer les étiquettes OU Modifier les étiquettes individuelles pour créer les étiquettes fusionnées dans un nouveau document nommé Etiquettes. Page


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