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7- Conduite du changement 1.Évaluation des changements et plan dactions. 2.Actions de la conduite du changement. 3.Actions de support et de reprise des.

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1 7- Conduite du changement 1.Évaluation des changements et plan dactions. 2.Actions de la conduite du changement. 3.Actions de support et de reprise des données

2 Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION DUNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI- SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE LEQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME DINFORMATION

3 Évaluation des changements Identification et évaluation Plan général daction

4 Objectif appropriation ! Identification et évaluation des changements Plan général dactions Élaboration du plan de communication Élaboration du plan de formation Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

5 Identification et évaluation Nature et ampleur des changements qui vont affecter les postes de travail concernés par le nouveau système. Étude dimpact. Réquisits : –Spécifications détaillées, –Organigramme des services.

6 Réalisation dentretiens Pour chaque type de poste de travail, un entretien est mené avec les personnes concernées. Objectif : –Présentation du nouveau système, –Recueil dinformation sur le poste de travail.

7 Le poste de travail Environnement externe Outils utilisés Réglementation et activités Profil type et charge de travail Échanges dinformation et de documents

8 Déroulement des entretiens Cadrage général du futur système : –Présentation des objectifs et enjeux, –Présentation des avantages attendus, –Cadrage des grandes échéances. Recueil dinformation sur la situation actuelle : –Caractéristiques : activité, réglementation, documents produits, flux échangés, outils utilisés, volume de données, profil des compétences, –Recueil de lappréciation actuelle : limites, contraintes. Présentation du poste de travail cible : –Description des nouvelles activités ou règles, –Précision des responsabilités, de lautonomie, –Description des caractéristiques techniques des outils.

9 Synthèse : cartographie A lissue des entretiens une cartographie des postes de travail futurs peut être dressée. Sous forme dun tableau …

10 Cartographie des Postes Cartographie des postes de travail Situation actuelleSituation cible SERVICE Nom Mission POSTE Nom Mission Activité Flux entrants Flux sortants Niveaux dautomatisation et outils Compétences requises Autres informations

11 Description & évaluation A partir des entretiens, la nature et lampleur de limpact des changements sont décris par poste. Les impacts sont appréciés en évaluant lécart entre les caractéristiques des postes présents et futurs. 3 écarts sont considérés: –Écart sur les activités (nouveauté, ampleur) –Écart sur les niveaux dautomatisation, –Écart sur les profils demploi (compétences). Impact : Fort, Moyen, Faible => tableau.

12 Synthèse des impacts : ServicePoste actuel Poste cible ACTIVITEAUTOMATISATIONCOMPETENCE = Fort, Moyen, Faible

13 Objectif appropriation ! Identification et évaluation des changements Plan général dactions Élaboration du plan de communication Élaboration du plan de formation Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

14 Plan général daction Points majeurs de changement Difficultés ou freins pressentis Points dappui et points forts déjà existants Orientation de conduite du changement Les orientations portent sur les trois moyens mis en œuvre : La communication, La formation, La documentation.

15 Orientations : Planification des actions : –Communication, formation, documentation : Cadrage général, Spécification-conception, Réalisation, Test. –Support : Définition des missions. –Reprise des données : Peut constituer un projet à part entière. Moyens mis en Œuvre : –Globalement pas plus de 5% de la charge. –Conseil : sappuyer sur les utilisateurs motivés.

16 Objectif appropriation ! Identification et évaluation des changements Plan général dactions Élaboration du plan de communication Élaboration du plan de formation Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

17 Communication : lenjeu Réussir la communication sur un projet est aussi important sinon plus que la réussite technique du logiciel.

18 Élaboration du plan de communication Matérialiser la stratégie en 5points : –Récapitulatif des grands changements : Fonctionnels, organisationnels, techniques. –Identification des populations concernées : Position organisationnelle, géographique. –Élaboration des messages clés : Relatifs à un changement, une population… –Support : Bulletins dinformation, intranet, forums, –Calendrier général : Les grandes échéances de la communication.

19 Vue densemble Population 1Population 2Population N Message 1 Support Période Type (S/I) Message 2 Message y S = sensibilisation, I = information

20 Démarche Préciser les objectifs : –Informer, –Sensibiliser utilisateurs et services, –Créer des conditions favorables daccueil. Préciser le contenu de la communication : –Cibler la communication, –Positionner le produit par rapport à lexistant, –Présenter les grandes fonctions, –Présenter les plans de développement et de déploiement. Définir les modalités de communication : –Identifier tous les supports adaptés, –Rechercher toutes les circonstances opportunes.

21 Formation : lenjeu Composante déterminante qui peut constituer un projet à part entière : –Produit novateur, –Nombre dutilisateurs.

22 Plan général : 4 parties (1) Précision des objectifs de formation : –Type de formation : application ou métier, –Niveau visé : débutant, perfectionnement, expertise, –Couverture : totale ou partielle. Identification des personnes concernées : –Description précise des profils types, –Préconisation des pré-requis (expérience, compétence), –Relais internes (train the trainer).

23 Plan général : 4 parties (2) Contenu et forme de la formation : –Orientée sur les cas pratiques, –Scénarios construits selon les cas de gestion les plus fréquents, –Différences avec lexistant, –Mise en situation (cas réel, documentation réelle), –Consolidations intermédiaires, lessentiel doit être assimilé par tous, –Exercices supplémentaires (vitesses dassimilation).

24 Plan général : 4 parties (3) Modalités de la formation : –Prévoir un délai suffisant pour la planification, –Planifier juste à temps ! –Prévoir la logistique technique. Postes installés et opérationnels ! –Veiller au confort de linstallation et du déroulement. Nombre maximum de participants, pauses. –Évaluer la formation sur tous ses aspects.

25 Démarche Cadrage général : –Contenu par rapport aux populations types, –Mode de formation, –Calendrier général, –Moyens mis en œuvre. Conception de la formation : –Identification et description des modules, –Logistique générale, Fabrication : –Support animateur, participants, exercices… Test : –Validation par formation test auprès dutilisateurs volontaires. Animation : –Loccasion de répondre à toute les questions !

26 La Documentation : lenjeu Tous les documents de description et dexplication du fonctionnement du nouveau système.

27 Documentation:composants Contenu classique : –Manuel dutilisation, –Aide-mémoire, –Guide utilisateur, –Aide en ligne. Tendance à lintégration dans le logiciel, afin de supprimer complètement le support papier.

28 Élaboration des Composants Élaboration du manuel dutilisation : –Présentation densemble, –Description des dispositions communes à toutes les fonctions, –Description par fonction : saisie, messages danomalie, –Règles de confidentialité et sécurité, –Description des utilitaires et interfaces, –Glossaires des mots et expressions techniques. Élaboration du plan de communication.

29 Élaboration des Composants Réalisation daide mémoire : –Quelques feuillets toujours appréciés, –Aide à construire la vision densemble, –Schémas. Réalisations de guides dutilisateurs : –Fiches guides par procédure, –Élaborées avec les utilisateurs, –Dans leur vocabulaire.

30 Élaboration des Composants Aide en ligne : –Structurée en deux niveaux : Laide sur les zones affichées, Laide par écran ou par fonction. –Renvoi vers le dictionnaire de données.

31 Objectif appropriation ! Identification et évaluation des changements Plan général dactions Élaboration du plan de communication Élaboration du plan de formation Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

32 Le support : lenjeu Toutes les actions dassistance aux utilisateurs visant à faciliter lexploitation dun produit donné.

33 Démarche Cadrage général : –Champ couvert par rapport aux populations, –Mode dassistance, –Calendrier de préparation et de démarrage, –Les moyens mis en œuvre. Organisation générale : –Répartition des missions, –Structure centralisée, ou répartie, –Nécessité dindicateurs de mesure de lactivité et de lefficacité. –Distinguer support métier, et support applicatif.

34 Schéma type SITE Assistance sur site (cas exceptionnel) Hot-line 1er niveau Expertise 2ème niveau Assistance de proximité Échanges inter-sites Journée thématique de soutien Rappel de formation

35 La reprise des données Transposer les données dune base de données existante vers la base du nouveau système de la façon la plus automatisée possible.

36 La reprise des Données 7 actions : –Établir le calendrier de la reprise, –Définir les procédures, –Mettre en place lorganisation, –Développer et installer les outils de reprise, –Remettre à niveau les bases existantes –Exécuter la reprise et charger les nouvelles bases, –Prévoir une solution de repli.

37 Objectif appropriation ! Identification et évaluation des changements Plan général dactions Élaboration du plan de communication Élaboration du plan de formation Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

38 Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION DUNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI- SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE LEQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME DINFORMATION


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